Planifier une actualisation des données (PowerPivot pour SharePoint)

Vous pouvez planifier l’actualisation des données pour obtenir des mises à jour automatiques des données PowerPivot dans un classeur Excel que vous avez publié sur un site SharePoint.

S’applique à : SharePoint 2010

Dans cette rubrique :

Conditions préalables

Vue d’ensemble de l’actualisation des données

Activer et planifier l’actualisation des données

Vérifier l’actualisation des données

Conditions préalables

Vous devez disposer d’un niveau d’autorisation de contribution ou supérieur sur le classeur pour créer une planification d’actualisation des données.

Les sources de données externes accessibles pendant l’actualisation des données doivent être disponibles et les informations d’identification que vous spécifiez dans la planification doivent avoir l’autorisation d’accéder à ces sources de données. L’actualisation planifiée des données nécessite un emplacement de source de données accessible via une connexion réseau (par exemple, à partir d’un partage de fichiers réseau plutôt qu’un dossier local sur votre station de travail).

La source de données ne peut pas être un document Office ou une base de données Access. Office ne prend pas en charge l’utilisation des composants de connectivité des données Office dans un environnement serveur. Si votre classeur contient des données de ces sources, veillez à supprimer ces sources de la liste des sources de données dans votre planification d’actualisation des données.

Le classeur doit être une version de SQL Server 2012. Si vous utilisez des classeurs créés dans la version précédente de PowerPivot pour Excel, la planification de l’actualisation des données ne fonctionnera pas, sauf si vous mettez à niveau la base de données vers la version la plus récente.

Le classeur doit être enregistré au moment où l’opération d’actualisation est terminée. Un verrou sur le classeur est placé sur le fichier à la fin de l’actualisation des données, lorsque le fichier est enregistré, plutôt que lors du démarrage de l’actualisation.

Vue d’ensemble de l’actualisation des données

Les données PowerPivot dans un classeur Excel peuvent provenir de plusieurs sources de données externes, notamment des bases de données externes ou des fichiers de données auxquels vous accédez à partir de serveurs distants ou de partages de fichiers réseau. Pour les classeurs PowerPivot qui contiennent des données importées à partir de sources de données connectées ou externes, vous pouvez configurer l’actualisation des données pour planifier une importation automatique de données mises à jour à partir de ces sources d’origine.

Une source de données externe est accessible via une chaîne de connexion incorporée, une URL ou un chemin UNC que vous avez spécifié lorsque vous avez importé les données d’origine dans le classeur à l’aide de l’application cliente PowerPivot. Les informations de connexion d’origine stockées dans le classeur PowerPivot sont réutilisées pour les opérations d’actualisation des données suivantes. Bien que vous puissiez remplacer les informations d’identification utilisées pour vous connecter à des sources de données, vous ne pouvez pas remplacer les chaînes de connexion à des fins d’actualisation des données ; seules les informations de connexion existantes sont utilisées.

Il n’existe qu’une seule page de planification d’actualisation des données pour chaque classeur, et toutes les informations de planification sont spécifiées sur cette page. En règle générale, la personne qui a rédigé le classeur définit le calendrier.

En tant que responsable de l'emploi du temps, vous effectuez les tâches suivantes :

• Définissez la planification par défaut. Il s’agit de la planification utilisée s’il n’y a pas de planification définie au niveau de la source de données.

• Spécifier les informations d’identification utilisées pour exécuter l’actualisation des données

• Choisissez les sources de données à inclure dans l’opération d’actualisation.

• Si vous le souhaitez, spécifiez des planifications et des informations d’identification individuelles pour chaque source de données interrogée lors de l’actualisation des données. Chaque source de données peut être actualisée indépendamment. Si vous créez des planifications personnalisées pour chaque source de données, la planification par défaut est ignorée.

La création de planifications granulaires pour des sources de données individuelles vous permet de faire correspondre la planification d’actualisation aux fluctuations des sources de données externes. Par exemple, si une source de données externe contient des données transactionnelles générées tout au long de la journée, vous pouvez créer une planification d’actualisation des données individuelle pour cette source de données afin d’obtenir ses informations mises à jour tous les soirs.

Activer et planifier l’actualisation des données

Utilisez les instructions suivantes pour planifier l’actualisation des données pour les données PowerPivot dans un classeur Excel publié dans une bibliothèque SharePoint.

1. Dans la bibliothèque qui contient le classeur, sélectionnez le classeur, puis cliquez sur la flèche vers le bas pour afficher une liste de commandes.

2. Cliquez sur Gérer l’actualisation des données PowerPivot. Si une planification d’actualisation des données est déjà définie, la page Afficher l’historique des actualisations des données s’affiche à la place. Vous pouvez cliquer sur Configurer l’actualisation des données pour ouvrir la page de définition de planification.

3. Dans la page définition de planification, cochez la case Activer .

4. Dans Détails de la planification, spécifiez le type de planification et spécifiez ses détails. Cette étape crée la planification par défaut.

   Important

   Veillez à cocher Également actualiser dès que possible . Cela vous permet de vérifier que l’actualisation des données est opérationnelle pour ce classeur. Notez qu’après avoir enregistré la planification, l’actualisation des données peut prendre jusqu’à une minute.

5. Dans l'heure de début la plus tôt, choisissez l'une des options suivantes :

   1. Après les heures d’ouverture spécifie une période de traitement hors heures lorsque les serveurs de base de données sont plus susceptibles d’avoir des données actuelles générées tout au long de la journée d’activité.

   2. L’heure de début la plus ancienne spécifique est l’heure et les minutes de l’heure la plus ancienne du jour où la demande d’actualisation des données est ajoutée à une file d’attente de processus. Vous pouvez spécifier des minutes dans des intervalles de 15 minutes. Le paramètre s’applique au jour actuel ainsi qu’aux dates futures. Par exemple, si vous spécifiez une valeur de 6:30 A.M. et que l’heure actuelle est 4:30 P.M., la demande d’actualisation est ajoutée à la file d’attente dans le jour actuel, car 4:30 P.M. est après 6:30 A.M.

   L’heure de début la plus ancienne définit quand une requête est ajoutée à la file d’attente de processus. Le traitement réel se produit lorsque le serveur dispose de ressources adéquates pour commencer le traitement des données. Le temps de traitement réel est enregistré dans l’historique d’actualisation des données une fois le traitement terminé.

6. Cochez la case Également actualiser dès que possible pour exécuter l’actualisation des données dès que le serveur peut le traiter. Un résultat réussi d’un travail d’actualisation des données vérifie que les sources de données sont disponibles et que les autorisations et la configuration du serveur sont correctement définies.

7. Dans les notifications par e-mail, entrez l’adresse de messagerie de la personne qui doit être avertie en cas d’erreur de traitement.

8. Dans Informations d’identification, spécifiez un compte utilisé pour exécuter le travail d’actualisation des données. Le compte doit disposer d’autorisations Contribuer sur le classeur afin qu’il puisse ouvrir le classeur pour actualiser ses données. Il doit s’agir d’un compte d’utilisateur de domaine Windows. Dans de nombreux cas, ce compte doit également disposer d’autorisations de lecture sur les sources de données externes utilisées lors de l’actualisation des données. Plus précisément, si vous avez importé les données à l’origine à l’aide de l’option Utiliser l’authentification Windows, la chaîne de connexion est générée pour utiliser les informations d’identification Windows de l’utilisateur actuel. Si l’utilisateur actuel est le compte d’actualisation des données, ce compte doit disposer d’autorisations de lecture sur la source de données externe pour que l’actualisation des données réussisse. Choisissez l’une des options suivantes :

   1. Choisissez Utiliser le compte d’actualisation des données configuré par l’administrateur pour traiter l’opération d’actualisation des données à l’aide du compte d’actualisation des données sans assistance PowerPivot.

   2. Choisissez Se connecter à l’aide des informations d’identification utilisateur Windows suivantes si vous souhaitez entrer un nom d’utilisateur et un mot de passe. Entrez les informations de compte au format domaine\utilisateur.

   3. Choisissez Se connecter à l’aide des informations d’identification enregistrées dans le service Banque d’informations sécurisé si vous connaissez l’ID d’une application cible qui contient des informations d’identification précédemment stockées que vous souhaitez utiliser.

   Pour plus d’informations sur ces options, consultez Configurer les informations d’identification stockées pour l’actualisation des données PowerPivot (PowerPivot pour SharePoint) et configurer le compte d’actualisation des données sans assistance PowerPivot (PowerPivot pour SharePoint).

9. Dans Sources de données, cochez la case Toutes les sources de données si vous souhaitez que l’actualisation des données réexécrite toutes les sources de données d’origine.

   Si vous sélectionnez cette option, toute source de données externe qui fournit des données PowerPivot est automatiquement incluse dans l’actualisation, même si la liste des sources de données change au fil du temps lorsque vous ajoutez ou supprimez des sources de données qui fournissent des données au classeur.

   Désactivez la case à cocher Toutes les sources de données si vous souhaitez sélectionner manuellement les sources de données à inclure. Si vous modifiez ultérieurement le classeur en ajoutant une nouvelle source de données, veillez à mettre à jour la liste des sources de données dans la planification. Sinon, les sources de données plus récentes ne seront pas incluses dans l’opération d’actualisation.

   La liste des sources de données parmi lesquelles vous pouvez choisir est récupérée à partir du classeur PowerPivot lorsque vous ouvrez la page Gérer l’actualisation des données PowerPivot pour le classeur.

   Veillez à sélectionner uniquement les sources de données qui répondent aux critères suivants :

   • La source de données doit être disponible au moment où l’actualisation des données se produit et à l’emplacement indiqué. Si la source de données d’origine se trouve sur un lecteur de disque local de la personne qui a créé le classeur, vous devez exclure cette source de données de l’opération d’actualisation des données ou trouver un moyen de publier cette source de données dans un emplacement accessible via une connexion réseau. Si vous déplacez une source de données vers un emplacement réseau, veillez à ouvrir le classeur dans PowerPivot pour Excel et à mettre à jour les informations de connexion de la source de données. Cela est nécessaire pour rétablir les informations de connexion stockées dans le classeur PowerPivot.

   • La source de données doit être accessible à l’aide des informations d’identification incorporées dans le classeur PowerPivot ou spécifiées dans la planification. Les informations d’identification incorporées sont stockées dans le classeur PowerPivot lorsque vous importez des données à l’aide de PowerPivot pour Excel. Les informations d’identification incorporées sont souvent SSPI=IntegratedSecurity ou SSPI=TrustedConnection, ce qui signifie utiliser les informations d’identification de l’utilisateur actuel pour se connecter à la source de données. Si vous souhaitez remplacer les informations d’identification dans votre planification d’actualisation des données, vous pouvez spécifier des informations d’identification stockées prédéfinies. Pour plus d’informations, consultez Configurer les informations d’identification stockées pour l’actualisation des données PowerPivot (PowerPivot pour SharePoint).

   • L’actualisation des données doit réussir pour toutes les sources de données que vous spécifiez. Sinon, les données actualisées sont ignorées, ce qui vous laisse avec la dernière version enregistrée du classeur. Excluez les sources de données dont vous n’êtes pas sûr.

   • L’actualisation des données ne doit pas invalider d’autres données dans votre classeur. Lorsque vous actualisez un sous-ensemble de vos données, il est important de comprendre si le classeur est toujours valide une fois que les données plus récentes sont agrégées avec des données statiques qui ne sont pas issues de la même période. En tant qu’auteur de classeur, il vous incombe de connaître vos dépendances de données et de vous assurer que l’actualisation des données est appropriée pour le classeur lui-même.

10. Si vous le souhaitez, vous pouvez définir des planifications individuelles pour des sources de données spécifiques. Cela est utile si vous avez des sources de données d’origine qui sont elles-mêmes mises à jour selon une planification. Par exemple, si une source de données PowerPivot utilise des données d’un magasin de données qui est actualisée tous les lundis à 02h00, vous pouvez définir une planification inline pour que le data mart récupère ses données actualisées tous les lundis à 04h00.

11. Cliquez sur OK pour enregistrer votre planification.

Vérifier l’actualisation des données

La meilleure façon de vérifier l’actualisation des données consiste à exécuter immédiatement l’actualisation des données, puis à passer en revue la page d’historique pour voir si elle s’est terminée correctement. La case à cocher Également actualiser dès que possible dans votre planification indique la vérification que l’actualisation des données est opérationnelle.

Vous pouvez afficher l’enregistrement actuel et passé des opérations d’actualisation des données dans la page Historique de l’actualisation des données du classeur. Cette page s’affiche uniquement si l’actualisation des données a été planifiée pour un classeur. S’il n’existe aucune planification d’actualisation des données, la page définition de planification s’affiche à la place.

Vous devez disposer des autorisations De contribution ou supérieures pour afficher l’historique d’actualisation des données.

1. Sur un site SharePoint, ouvrez la bibliothèque qui contient un classeur PowerPivot.

   Il n’existe aucun indicateur visuel qui identifie les classeurs d’une bibliothèque SharePoint qui contiennent des données PowerPivot. Vous devez savoir à l’avance quels classeurs contiennent des données PowerPivot actualisables.

2. Sélectionnez le document, puis cliquez sur la flèche vers le bas qui apparaît à droite.

3. Sélectionnez Gérer l’actualisation des données PowerPivot.

La page d’historique s’affiche, affichant un enregistrement complet pour toutes les activités d’actualisation des données PowerPivot dans le classeur Excel actuel, y compris l’état de l’opération d’actualisation des données la plus récente.

Dans certains cas, vous pouvez voir les temps de traitement réels qui diffèrent de l’heure que vous avez spécifiée. Cela se produit s’il existe une charge de traitement importante sur le serveur. Sous une charge importante, l’instance de service PowerPivot attend que suffisamment de ressources système soient gratuites avant de commencer une actualisation des données.

Le classeur doit être archivé lorsque l’opération d’actualisation est terminée. Le classeur sera enregistré avec les données actualisées à ce moment-là. Si le fichier est extrait, l’actualisation des données est suspendue jusqu’au prochain horaire planifié.

Si vous voyez un message d’état inattendu (par exemple, une opération d’actualisation a échoué ou a été annulée), vous pouvez examiner le problème en vérifiant les autorisations et la disponibilité du serveur.

Passez en revue la page de résolution des problèmes d’actualisation des données PowerPivot sur le WIKI TechNet pour obtenir de l’aide sur la résolution des problèmes d’actualisation des données. Pour plus d’informations, consultez Résolution des problèmes d’actualisation des données PowerPivot.

Voir aussi

Actualisation des données PowerPivot avec SharePoint 2010
Afficher l’historique d’actualisation des données (PowerPivot pour SharePoint)
Configurer les informations d’identification stockées pour l’actualisation des données PowerPivot (PowerPivot pour SharePoint)