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Informer les employés du début d’une enquête et envoyer des rappels tout au long de la fenêtre d’enquête sont essentiels pour améliorer la participation à l’enquête.
Remarque
Always-On programmes n’incluent pas de section Communications. Ignorez cette étape.
Il existe quatre sections à configurer, en fonction de votre configuration Viva Glint :
- Minutage des notifications
- Canaux
- paramètres de Email
- Configurer les notifications
Minutage des notifications
Envoyez des invitations et des rappels d’enquête entre les heures que vous sélectionnez. Le fuseau horaire par défaut de votre organization est sélectionné dans Paramètres généraux. Si votre organization choisit d’envoyer des e-mails en fonction des fuseaux horaires des utilisateurs, le texte de ce paramètre le reflète.
Importante
Viva Glint pouvez traiter avec succès 10 000 à 15 000 enquêtes et invitations par e-mail par heure. Tenez compte de ces limitations de traitement et du nombre d’employés dans votre liste de distribution lors de la sélection d’une fenêtre de livraison.
Par exemple, si votre organization prévoit d’envoyer des invitations à 100 000 employés, étendez votre fenêtre de livraison à 10 heures pour autoriser tous les e-mails à être remis le jour de début de l’enquête.
Pour les grandes organisations et les listes de distribution (plus de 250 000 employés), certains e-mails peuvent être envoyés au lendemain.
Canaux
Lorsque Microsoft Teams est activé pour les notifications Viva Glint, choisissez d’envoyer des invitations et des rappels d’enquête dans des e-mails ou également dans Microsoft Teams.
paramètres de Email
Utilisez la section Paramètres Email pour déterminer les adresses e-mail utilisées pour contacter les utilisateurs et s’il faut utiliser plusieurs langues dans les modèles de messagerie.
Choisir l’emplacement d’envoi des Notifications par e-mail
Lorsque l’e-mail personnel est configuré en tant qu’attribut système facultatif, cette option d’e-mail devient visible. Sélectionnez E-mail d’entreprise et e-mail personnel pour mieux contacter les employés sortants.
Envoyer des notifications d’enquête dans plusieurs langues dans un seul e-mail
Si votre organization a des employés dans des zones où les directives locales vous obligent à communiquer dans plusieurs langues, envisagez de basculer sur Activé et de configurer les e-mails dans plusieurs langues.
Configurer les notifications
Les sections suivantes s’affichent sous forme d’actions de configuration et chaque champ peut être modifié en sélectionnant le symbole crayon qui s’affiche lors de la sélection d’une ligne.
Modification de l’invitation à l’enquête
Sélectionnez Enquête Démarrer pour activer la fenêtre de curseur Invitation à l’enquête .
Cochez Envoyer une notification pour vous assurer que la date est correcte.
Désactivation de l’invitation à l’enquête
Si vous souhaitez inclure du contenu que Viva Glint les e-mails ne prennent pas en charge (par exemple, les liens, html, images ou vidéos), basculez le paramètre Envoyer des notifications sur Désactivé et utilisez votre propre service de messagerie pour les notifications d’enquête.
Conseil
Envoyez toujours votre organization une invitation à un sondage ! La participation est essentielle pour découvrir les commentaires utiles.
Utiliser des rappels
Pour encourager les utilisateurs à participer, utilisez les premier, deuxième, troisième et dernier modèles d’e-mail de rappel pendant la fenêtre d’enquête.
Remarque
Les répondants reçoivent des rappels uniquement lorsque leurs enquêtes ne sont pas terminées.
Utilisez le symbole Crayon pour ouvrir la fenêtre, puis :
- Modifier les dates des e-mails de rappel, qui sont prédéfinies.
- Affichez un aperçu de votre rappel. Vous pouvez modifier la langue et afficher un aperçu du message dans d’autres langues.
Ajouter des rappels d’enquête
Le menu déroulant du bouton Ajouter un rappel d’enquête permet aux administrateurs d’ajouter des rappels. Les rappels s’affichent sur la page Communications avec un symbole d’alarme.
Personnaliser le contenu de l’e-mail
Utilisez ce guide de personnalisation des e-mails pour ajouter du texte personnalisé à vos e-mails d’enquête Viva Glint.
Notifications lorsque les résultats de l’enquête sont disponibles
L’e-mail de notification des résultats est une notification unique pour informer les utilisateurs que les résultats de l’enquête sont disponibles. L’e-mail est envoyé aux utilisateurs dans des rôles disposant d’un accès aux rapports en direct .
Importante
- L’e-mail est envoyé uniquement aux utilisateurs dont les rôles sont inclus dans la section Rapports du Résumé du programme.
- Publiez les résultats aux utilisateurs disposant d’un accès par phases au moins 48 heures avant l’envoi de l’e-mail de fin de l’enquête. Suivez ces instructions
Pour configurer l’e-mail de notification des résultats :
- Dans le tableau de bord de l’administrateur, accédez à Configuration et choisissez Programmes d’enquête.
- Sélectionnez une enquête et accédez à la section Communications dans Résumé du programme.
- Sélectionnez l’option Modifier & préversion dans l’e-mail De fin de l’enquête .
- Cet e-mail est désactivé par défaut.
- Dans le volet d’édition qui s’affiche, basculez Envoyer une notification sur Activé.
- Dans le champ Envoyer , entrez jours après la date de fin de l’enquête pour envoyer l’e-mail.
- La valeur par défaut est trois (3) et la valeur maximale est de 30 jours.
- Sélectionnez Enregistrer les modifications en haut à droite du volet d’édition.
Remarque
Pour modifier les notifications des conversations d’équipe , suivez ces conseils.
Configurer des nudges
Configurez qui dans votre organization reçoit des nudges pour promouvoir une action continue sur les commentaires.
Sélectionnez Configurer les nudges pour ouvrir la page de configuration de nudges . Suivez les instructions de la plateforme.
Enregistrement final des modifications de communication
Après avoir ajouté ou modifié des dates de rappel, sélectionnez la flèche vers la droite , puis Enregistrer et continuer.