価値の高い Power Platform の使用用途を想定し、発見する

Power Platform への投資には時間と資源が必要となります。 プラットフォームによって効率が向上し、コストが削減され、意思決定が改善される領域を特定することで、組織はテクノロジーを最大限に活用できます。 価値の高いユースケースには、多くの場合、反復的なタスクの自動化、リアルタイムのデータインサイトの提供、プロセスの合理化が含まれ、従業員の生産性と仕事の満足度が総合的に向上します。

ソリューション構想ワークショップは、関係者を集めて共同で機会を模索し、ソリューションを定義することで、価値の高いユース ケースを明らかにする効果的な方法です。 この記事では、このようなワークショップを開催し、価値の高い使用用途を特定し、洗練させるための活動について説明します。

ソリューション構想ワークショップの開催

このセクションでは、ソリューション構想ワークショップを開催するためのアプローチを提供します。

1. 目的と範囲を定義する: ワークショップの目標を明確に定義します。 特定のプロセスを改善しようとしているのか、新しいテクノロジーを使用する機会を模索しているのか、それとも顧客体験を向上させようとしているのか。 取り組むべきビジネス分野や期待される結果など、ワークショップの範囲を定義します。
2. 関係者を特定して招待する: ワークショップの目的に基づいて、主要な関係者を特定します。 このグループには、ビジネス リーダー、IT プロフェッショナル、エンド ユーザーが含まれます。 このような多様なグループは、組織のニーズを包括的に把握することができます。 範囲に応じて、特定の部門または組織全体を対象とし、幅広い分析情報と視点を収集します。
3. 招待とコミュニケーション: ワークショップの目的、議題、期待される成果を明記した招待状を、余裕をもって事前に送付します。
4. ワークショップの資料を準備する: 参加者に、組織内の既存の価値の高い Power Platform ソリューションなど、関連する背景情報を提供します。 ブレインストーミング、優先順位付け、文書化のためのテンプレートを準備します。 ホワイトボード、付箋、Microsoft のホワイトボードなどのツールは、プロセスを容易にします。
5. ファシリテーターの選択: ワークショップをリードし、管理する人を指名します。 この担当者は、ルールの説明、制限時間の設定、各段階での参加者の誘導、およびディスカッションの促進を担当します。

価値の高いユース ケースを特定する

まず、ワークショップの参加者にアイデアのエレベーターピッチを準備してもらい、ユースケースを特定します。 参加者の数によっては、このアクティビティの前に参加者をグループに分けることができます。 エレベーター ピッチ活動の目標は、Power Platform のソリューションが解決できる組織内の具体的な問題を特定し、そのアイデアについて説得力のあるピッチを展開することです。

ワークショップの参加者に次のことを求めるテンプレートを用意します。

1. アイデアに名前を付ける: アイデアに名前を付けることから始めます。 記憶に残る名前は注目を集め、ピッチを魅力的にします。
2. 重要なプロセスを特定する: 組織内の重要なプロセスについて考えます。 プロセスとそれが重要な理由を説明します。 この演習では、アイデアのコンテキストを設定し、解決する問題の重要性を強調します。
3. 課題を強調する: このプロセスに関連する課題を特定します。 ヒューマンエラーが頻発するステップはありますか? 効率に影響を与える不整合はありますか? これらの困難を明確に概説し、自律的なソリューションの必要性を強調します。
4. 解決策を思い描く: プロセスの困難な側面を解決する Power Platform ソリューションについて想像してください。 ソリューションが何をし、どのように機能するかを説明する。 フローを使用してエラーが発生しやすいプロセスを自動化しますか? アプリはどこからでもデータへのアクセスを容易にしますか? このセクションは、提案されたソリューションを明確に示す必要があります。
5. 利点を説明する: ソリューションを実装する利点を強調します。 時間の節約、コストの削減、精度の向上などの要因を考慮してください。 また、同様の自動化の恩恵を受ける可能性のある組織内の他の領域についても検討します。

ピッチの例

作業の開始に役立つように、プロセスを示すピッチの例を次に示します。

1. アイデア名: Smart Expense Tracker
2. 重要なプロセス: 経費報告書を管理することで、従業員が業務に関連する経費を確実に払い戻し、正確な財務記録を維持することができます。 しかし、現在の手作業は時間がかかり、ミスが起こりやすいプロセスです。
3. 課題:
   • 手動データ入力: 従業員は経費をスプレッドシートに手動で入力するため、エラーや不整合が発生することがよくあります。
   • 承認の遅延: マネージャーが各レポートを個別に確認して承認する必要があるため、承認プロセスに時間がかかります。
   • 可視性の欠如: 財務チームは、経費データに対するリアルタイムの分析情報に苦慮しており、効果的な予算管理が困難になっています。
4. ソリューション:
   • 自動化された クラウド フロー: Smart Expense Tracker は Power Automate のクラウド フローを使用して、経費報告プロセス全体を自動化します。 従業員は、エントリーを自動的に分類して検証するユーザーフレンドリーなアプリを介して経費を提出します。
   • Power App アプリ: このアプリは、従業員が領収書をアップロードするためのシームレスなインターフェイスを提供し、AI Builder モデルが関連データを抽出するため、従業員は経費の詳細を手入力する手間を省くことができます。 このアプリを使用すると、従業員はレポートのステータスを追跡することもできます。 マネージャーは承認の自動通知を受け取り、財務チームはリアルタイムのダッシュボードにアクセスして経費を監視します。
5. メリット:
   • 時間の節約: 経費報告プロセスを自動化することで、従業員がデータ入力に費やす時間や、マネージャーが承認に費やす時間を削減できます。
   • 精度の向上: 自動検証チェックにより、経費報告書のエラーや矛盾を最小限に抑えられます。
   • 可視性の向上: リアルタイムのダッシュボードにより、財務チームに経費データに関する最新の分析情報を提供し、より良い予算管理を実現します。
   • 拡張性: このソリューションにより、出張申請や調達承認など、他の部門やプロセスにも簡単に拡張でき、組織の効率をさらに高めることができます。

ピッチの使用用途

ワークショップの参加者が潜在的なユースケースを特定したら、次のステップは、参加者にアイデアをグループに売り込み、共同活動を通じてそれらを洗練させることです。 各参加者は、ユースケースを発表し、問題、提案されたソリューション、および潜在的な影響を詳しく説明します。 このグループは、フィードバックを提供し、質問をし、改善を提案します。 最高のアイデアを前進させるために、参加者は互いのアイデアに投票し、最も投票されたアイデアは次のアクティビティに進みます。 このプロセスでは、ユースケースを徹底的に吟味して開発するだけでなく、チームメンバー間の相互教育も促進します。 参加者は専門知識を共有し、新しいスキルを学習することで、使用用途が強固で実現可能であり、ワークショップの目標に沿ったものであることを確認します。

ユース ケースを絞り込む

次に、参加者を小グループに分けます。 各グループは、利害関係者、目的、課題、および結果に基づいて、提案されたアイデアを評価します。

この活動の目標は次のとおりです:

• 最も重要な利害関係者と目標を一致させます。
• 主要な課題を特定して軽減します。
• 結果を通じて成功指標を定義する。

利害関係者、目的、課題、および結果の例のリストの印刷物を準備して配布します。 ディスカッションを文書化するためのマーカー、付箋、テンプレートを提供します。

グループは、リストから項目を選択し、次のカテゴリを考慮して、各項目のユースケースとの関連性について話し合います。

• 目標:
  • プライマリ: 使用用途の成功に不可欠な目的。
  • セカンダリ: 重要ではあるが必達ではない目標。
• 関係者:
  • クリティカル: 使用用途の成功に大きな影響を与える関係者。
  • 影響力: 使用用途に影響を与えることができるが、それほど重要ではない関係者。
• 課題:
  • 大きな影響: 使用用途の成功を著しく妨げる可能性のある課題。
  • 管理可能: 比較的容易に対処できる課題。
• 結果:
  • 不可欠: 使用用途を成功させるために必要な成果。
  • 有益: 付加価値はあるが必須ではない成果。

グループは、ディスカッションに基づいて各項目に重要度レベルを割り当て、割り当てられた重要度レベルと各決定の背後にある理論的根拠を文書化します。

このアクティビティで期待される成果は、ユースケースの最も重要な利害関係者と目的を理解し、主要な課題とその潜在的な影響を特定し、明確に定義された結果を通じて具体的な成功指標の定義を開始することです。 これらの結果は、提案されたソリューションの成功を測定するための明確な道筋を提供します。

作業の開始に役立つように、関係者、目的、課題、および結果の例を以下に示します。 このリストを目的に基づいて絞り込み、当日の印刷物などで参加者が利用できるようにします。

アイデアの提示

ワークショップの最後には、各グループが解決策のアイデアや検討事項をワークショップ全体に発表します。 建設的なフィードバックと議論を奨励して、ソリューションをさらに洗練させます。

次のステップ

次のステップに進み、アイデアをソリューションに変えるためのハッカソンを企画 実行します。

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