電子情報開示ワークフローを使用すると、organization内の電子保存情報 (ESI) をすばやく特定、調査、およびアクションを実行できます。 電子情報開示を使用して ESI アイテムを特定してアクションを実行するには、次の改善されたワークフローを使用します。
手順 1: トリガー イベントからエスカレートする
トリガー イベントは、organizationでエスカレートし、電子情報開示で新しいケースの作成を開始するアクティビティです。 これらのイベントには、内部または外部のパートナーからの要求、他の Microsoft Purview ソリューションのアラートに関連付けられた統合イベント ( Insider Risk Management のケースなど)、電子情報開示に含まれる検索、調査、軽減アクションの恩恵を受ける可能性があるその他のアクティビティなどがあります。
手順 2: ケースを作成して管理する
電子情報開示の ケース には、特定の調査に関連するすべての検索、保留、レビュー セットが含まれています。 ケースには、規制、調査、訴訟の要求への対応が含まれる場合があります。 また、ケースにメンバーを割り当てて、ケースにアクセスできるユーザーを制御し、ケースの内容を表示することもできます。 電子情報開示では、Microsoft Purview インサイダー リスク管理 ケースとの新しいケース作成統合もサポートされています。
手順 3: 結果を検索、評価、絞り込む
ケースを作成したら、電子情報開示の組み込みの検索ツールを使用して、organization内のコンテンツの場所を検索します。 ケースに関連付けられているさまざまな検索を作成して実行できます。 条件 (キーワードなど) を使用して、ケースに関連する可能性が最も高いデータで検索結果を返す複数の検索クエリを作成します。 以下のことも実行できます。
- 検索クエリを絞り込んで結果を絞り込むのに役立つ可能性のある検索統計を表示します。
- 検索結果をプレビューして、関連するデータが見つかったかどうかをすばやく確認します。
- クエリを修正し、検索を再実行します。
手順 4a: 検索結果からのアクション
- 検索結果のエクスポート: 電子情報開示ケースの検索が正常に完了したら、 検索結果をエクスポートできます。 検索結果をエクスポートすると、メールボックスアイテムは PST ファイルまたは個々のメッセージとしてダウンロードされます。 SharePoint サイトと OneDrive サイトからコンテンツをエクスポートすると、ネイティブの Office ドキュメントやその他のドキュメントのコピーがエクスポートされます。
- レビュー セットの作成: レビュー セット は、Microsoft クラウド内のセキュリティで保護された Microsoft が提供する Azure Storage の場所です。 レビュー セットにデータを追加すると、収集されたアイテムが元のコンテンツの場所からレビュー セットにコピーされます。 レビュー セットには、検索、フィルター、タグ付け、分析できる静的な既知のコンテンツ セットが用意されています。 また、レビュー セットに追加されたコンテンツを追跡してレポートすることもできます。
手順 4b: 保留を作成する
調査に関連するデータを保持および保護するには、ケースに関連付けられているデータ ソースに 電子情報開示ホールドを設定 します。 ケースを作成した後、調査に関心のあるユーザーのコンテンツの場所をすぐに保留にすることができます。 必要に応じて、クエリ ベースの保留を作成することもできます。 コンテンツの場所には、Exchange メールボックス、SharePoint サイト、OneDrive アカウント、Microsoft TeamsとMicrosoft 365 グループに関連付けられているメールボックスとサイトが含まれます。 保留は省略可能ですが、ホールドを作成すると、調査中にケースに関連する可能性があるコンテンツが保持されます。
保留を作成するときに、すべてのコンテンツを特定のコンテンツの場所に保持することも、クエリベースの保留を作成して、保留クエリに一致するコンテンツのみを保持することもできます。 コンテンツを保持するだけでなく、次の手順で検索を作成して実行するときに、保留状態のコンテンツの場所をすばやく検索する (検索する場所を選択する代わりに) もう 1 つの理由があります。 調査が完了したら、作成した保留を解放できます。 詳細については、「 電子情報開示での保留の管理」を参照してください。
手順 5: レビュー セットを確認してアクションを実行する
- コンテンツを検索する: ほとんどの場合、レビュー セット内のコンテンツをさらに深く掘り下げ、より効率的なレビューを容易にするために整理すると便利です。 レビュー セットで フィルターとクエリ を使用すると、レビューの条件を満たすドキュメントのサブセットに焦点を当てるのに役立ちます。
- 分析の実行: 電子情報開示は、調査に関連しないと判断したレビュー セットからデータをさらに収集するのに役立つ統合分析ツールを提供します。 電子情報開示は、関連するデータの量を減らすだけでなく、レビュー プロセスをより簡単かつ効率的にするためにコンテンツを整理できるようにすることで、法的レビューコストを節約するのにも役立ちます。 詳細については、「 電子情報開示のレビュー セットでデータを分析する」を参照してください。
- タグ項目: 電子情報開示プロセスでさまざまなワークフローを完了するには、レビュー セット内のコンテンツを整理することが重要です。 このorganizationには、多くの場合、関連するコンテンツの特定、不要なコンテンツのカリング、専門家または弁護士によるレビューが必要なコンテンツの特定が含まれます。 専門家、弁護士、または他のユーザーがレビュー セット内のコンテンツをレビューする場合、コンテンツに関連する彼らの意見は、タグを使用してキャプチャできます。 タグは、調査に含まれる構造とorganization項目を提供します。 詳細については、「 電子情報開示のレビュー セットでドキュメントにタグを付ける」を参照してください。
- クエリ レポートの作成 (プレビュー): レビュー セットの複数のクエリに対して 統合レポート を生成してダウンロードします。 このレポートを使用すると、特定のキーワード (keyword)検索または複数の複合KeyQLクエリでフィルター処理されたアイテムの合計数と量をすばやく確認できます。
- レビュー セットから別のレビュー セットにアイテムを追加する: 場合によっては、あるレビュー セットからドキュメントを選択し、 別のレビュー セットで個別に操作することが必要になる場合があります。
- アイテムのエクスポート: 調査に関連するデータを検索して見つけたら、Microsoft 365 organizationからエクスポートして、調査チームの外部のユーザーによるレビューを行うことができます。 エクスポートされたデータ ファイルに加えて、エクスポート パッケージには、エクスポート レポート、概要レポート、およびエラー レポートが含まれています。 詳細については、「 電子情報開示のレビュー セットからドキュメントをエクスポートする」を参照してください。