기존 보존 설정을 재정의해야 하거나 eDiscovery 보류를 사용하여 OneDrive 및 SharePoint에서 콘텐츠를 삭제해야 하는 경우 Microsoft Purview의 데이터 수명 주기 관리에서 우선 순위 정리 기능을 사용합니다. 기존 보류에도 불구하고 항목은 2단계 휴지통으로 이동되고, 여기에서 동일한 기간의 동일한 프로세스를 통해 준수 삭제 프로세스를 보장합니다.
인시던트에 대응하거나 규정 요구 사항을 준수하기 위해 보안 또는 개인 정보 보호에 우선 순위 정리가 필요할 수 있지만 SharePoint 및 OneDrive의 일반적인 사용 사례에는 다음이 포함됩니다.
부실 Teams 모임 녹음 및 대본 삭제, Copilot 요약을 위해 켜짐: Teams 요약의 Copilot 기능은보존 정책에서 다룰 수 있는 Teams 모임 녹음 및 대본을 사용합니다. 이러한 파일은 일반적으로 크며 1~3개월 후에는 비즈니스 가치가 거의 없습니다. 이러한 파일 또는 보존 정책으로 보존할 필요가 없는 다른 유사하게 큰 파일에서 공간을 회수하려면 제거 작업을 수행할 수 있습니다.
팁
대부분의 모임 녹음/녹화 및 대본은 OneDrive에 저장됩니다. 그러나 채널 모임의 녹음/녹화는 SharePoint에 저장됩니다. 자세한 내용은 OneDrive 및 SharePoint를 사용하여 모임 녹음/녹화 저장을 참조하세요.
우선 순위 정리를 사용하면 스토리지 요구 사항을 더 잘 관리할 수 있도록 기존 보존 정책을 재정의하여 이러한 파일을 삭제할 수 있습니다. 이러한 파일은 지속적으로 생성되므로 우선 순위 정리 정책을 실행하여 부실 파일을 자동으로 찾아 삭제합니다.
사용자가 organization 떠날 때 OneDrive의 보존 보존 라이브러리에서 레이블이 지정된 항목 삭제: 보존 보존 라이브러리의 하나 이상의 항목에 만료되지 않은 보존 기간이 있는 경우 사용자의 OneDrive 사이트를 삭제할 수 없습니다. 따라서 사용자가 organization 나가면 가장 긴 보존 기간이 만료될 때까지 OneDrive 사이트를 삭제하지 못할 수 있습니다. 우선 순위 정리는 만료 기간이 끝날 때까지 기다리지 않고 이러한 파일을 삭제할 수 있으므로 OneDrive 계정의 사이트를 삭제하고 OneDrive 저장소 공간을 회수할 수 있습니다. 사용자가 organization 두고 OneDrive 계정이 삭제되지 않도록 차단된 후 우선 순위 정리 정책을 만듭니다.
우선 순위 정리에서 삭제하면 보존 설정이 삭제 전용인 경우 기존 보존 및 유지 잠금 을 재정의할 수 있으므로 프로세스에는 여러 승인, 특정 역할이 필요하며 감사됩니다. 이러한 보호 조치를 고려한 후에도 organization 여전히 이 기능에 대한 우려가 있는 경우, 우선 순위 정리를 사용하는 대신 보존 정책 및 보존 레이블을 계속 사용하여 콘텐츠의 규정을 준수하는 삭제를 보장할 수 있습니다.
우선 순위 정리는 자동 적용 정책과 함께 보존 레이블을 사용합니다. 그러나 이러한 레이블 및 정책과 수동으로 상호 작용하지 않고 보존 원칙 을 대체하므로 가장 긴 보존 기간이 만료될 때까지 기다릴 필요가 없습니다.
참고
항목에 여러 우선 순위 정리가 적용되는 경우 최신 항목이 우선 순위를 지정합니다.
우선 순위 정리에 대한 중요한 예외:
레코드 또는 규정 레코드로 표시된 항목에는 우선 순위 정리를 사용할 수 없습니다.
우선 순위 정리는 eDiscovery 보류를 재정의할 수 있지만 우선 순위 정리를 통해 삭제할 수 없는 eDiscovery 검토 집합 에 데이터가 이미 복사되었을 수 있습니다. eDiscovery 관리자가 전체 eDiscovery 사례를 삭제하면 이 데이터가 자동으로 삭제됩니다.
보존 레이블 자동 적용과 마찬가지로 우선 순위 정리는 시뮬레이션을 지원하여 정책 구성에 미세 조정이 필요한 경우 반환된 샘플을 검사. SharePoint 및 OneDrive의 경우 시뮬레이션을 한 번 이상 실행하고 정책 설명 이외의 변경에 대해 실행해야 합니다.
다른 워크로드에 대한 우선 순위 정리 비교
사서함 및 SharePoint 및 OneDrive의 파일에 우선 순위 정리 기능을 사용할 수 있지만 일반적인 사용 사례는 다릅니다. 다음 표에 요약된 동작 및 구성에는 몇 가지 다른 차이점이 있습니다. 이러한 차이로 인해 동일한 정책의 세 위치 모두에 대한 정리 정책을 만들 수 없습니다.
| 동작 또는 구성 | Exchange | SharePoint/OneDrive |
|---|---|---|
| 일반적인 사용 사례: | 데이터 유출 규정 준수 요구 사항에 대한 중요한 데이터 삭제 |
오래된 Teams 모임 녹음/녹화 및 대본 삭제 보존 보존 라이브러리에서 보존된 파일 삭제 |
| 일반적인 정책 사용: | 드문 | Teams 모임 녹음/녹화 및 대본의 경우: 계속 보존 보존 라이브러리의 경우: 사용자가 organization |
| 2인 규칙: | 정책을 설정한 후 항목을 검토하기 위해 정책에 또 다른 우선 순위 정리 관리자가 할당됩니다. | 정책이 켜지기 전에 정책 구성 흐름에 또 다른 우선 순위 정리 관리자가 포함됩니다. |
| 정책 승인자 할당: | - 우선 순위 정리 관리자 - eDiscovery 관리자 - 보존 관리자 |
- eDiscovery 관리자 |
| 정책을 실행하기 전에 시뮬레이션이 필요합니다. | 아니요(권장) | 예 |
| 보존 잠금 재정의: | 예 | 정책이 삭제 전용으로 구성된 경우에만 |
또한 Exchange에 필요한 사용 권한 은 SharePoint 및 OneDrive에 필요한 사용 권한과 다릅니다.
우선 순위 정리를 위한 필수 구성 요소
우선 순위 정리를 사용하여 SharePoint 및 OneDrive에 대한 기존 보류를 재정의하기 전에 준비해야 하는 필수 조건을 충족할 수 있는지 확인합니다. 이러한 요구 사항에는 권한 및 승인자가 포함됩니다.
기본 제공 보호 기능으로 인해 기능 자체는 기본적으로 테넌트 수준에서 사용하도록 설정됩니다. 그러나 우선 순위 정리 설정 페이지에서 우선 순위 정리를 해제할 수 있습니다. 새 우선 순위 정리 정책을 만들 수 없는 경우 기능을 해제하여 상태 검사 구성을 되돌리는 지침을 참조하세요.
우선 순위 정리에 대한 권한
Microsoft Purview 포털에서 우선 순위 정리에 성공적으로 액세스하고 관리하려면 우선 순위 정리 관리 역할이 있어야 합니다. SharePoint 및 OneDrive의 경우 우선 순위 정리 정책을 만들고 관리하고 기능을 사용하거나 사용하지 않도록 설정하는 데 이 역할이 필요합니다. 이 역할은 조직 관리 역할 그룹에 자동으로 추가되지만 다른 역할 그룹에 수동으로 추가해야 합니다.
또는 우선 순위 정리 뷰어 역할은 변경하거나 새 정책을 만들 수 없는 우선 순위 정리 정책 및 설정의 표시 여부만 허용합니다.
콘텐츠 Explorer 목록 뷰어 및 콘텐츠 Explorer 콘텐츠 뷰어 역할은 시뮬레이션 모드 및 승인 단계에서 항목 콘텐츠 및 세부 정보를 보는 데 필요합니다.
레코드 관리 처리와 마찬가지로 우선 순위 정리>보류 중 정리 페이지에 액세스하는 각 사용자는 승인하도록 할당된 항목만 볼 수 있습니다. 우선 순위 정리의 엔드 투 엔드 프로세스를 모니터링하려면 감사 및 우선 순위 정리 ID를 검색 용어로 사용합니다.
정책 승인자
우발적이거나 악의적인 삭제를 방지하기 위해 우선 순위 정리가 적용되는 각 항목에는 우선 순위 정리 정책을 만든 사람 외에 항상 하나 이상의 다른 사용자가 삭제를 승인해야 합니다. 승인자는 개별 사용자여야 합니다. 메일 사용 보안 그룹은 현재 지원되지 않습니다.
- 모든 정책에 우선 순위 정리 관리자 승인이 필요합니다.
- 항목에 하나 이상의 eDiscovery 보류가 적용되는 경우 eDiscovery 관리자 승인도 필요합니다.
- 보존 설정을 재정의하려면 보존 관리자와 별도의 승인이 필요하지 않습니다.
승인자 역할 요구 사항
검토 프로세스의 각 단계에서 승인자에게는 올바른 역할이 할당되어 있어야 합니다.
| Reviewer | 필수 역할 |
|---|---|
| 우선 순위 정리 관리자 | - 우선 순위 정리 관리 - 데이터 분류 콘텐츠 뷰어 - 데이터 분류 목록 뷰어 - 보존 관리 |
| eDiscovery 관리자 | - 검색 및 제거 -들다 -복습 - 데이터 분류 콘텐츠 뷰어 - 데이터 분류 목록 뷰어 - 처리 관리 |
참고
eDiscovery 관리자의 검토자에게 올바른 역할이 미리 할당되지 않은 경우 오류와 함께 정책 만들기가 실패합니다.
기본 역할에 사용자를 추가하거나 고유한 역할 그룹을 만드는 지침은 다음 지침을 사용합니다.
eDiscovery에 대해 여러 승인자를 지정할 수 있지만 eDiscovery 보류 재정의를 승인하려면 한 사람만 필요합니다.
감사 사용
우선 순위 정리 정책을 만들고 실행하기 최소 하루 전에 감사를 사용하도록 설정해야 합니다. 시뮬레이션 결과를 보려면 감사도 필요합니다. 자세한 내용은 감사 로그 검색을 참조하세요.
우선 순위 정리의 제한 사항
시뮬레이션 모드에서는 보존 설정이 삭제 전용으로 구성된 보존 잠금 아래의 항목이 나타날 수 있습니다. 이러한 항목은 실제로 시뮬레이션 모드 외부의 우선 순위 정리를 위해 scope 없습니다.
-
- 전자 메일 알림을 사용자 지정할 수 없습니다.
- 승인자는 추가 승인자를 지명할 수 없습니다.
- 지정된 기간 이후에는 자동 승인이 없습니다.
승인자가 식별된 항목을 삭제하는 데 동의하지 않는 경우 항목에 기존 보존 레이블(모든 구성)을 할당해야 합니다. 승인자가 이 작업에 적합한 보존 레이블을 알고 있는지 확인합니다.
우선 순위 정리 정책을 삭제할 수 있지만 승인 프로세스가 완료되면 항목이 여전히 삭제될 수 있습니다.
우선 순위 정리 정책 만들기
우선 순위 정리 정책을 만들기 전에 적응형 또는 정적으로 만들 것인지 결정합니다. 자세한 내용은 보존을 위한 적응형 또는 정적 정책 범위를 참조하세요. 적응형 정책을 사용하기로 결정한 경우 정책 구성 중에 선택할 수 있도록 우선 순위 정리 정책을 만들기 전에 하나 이상의 적응형 범위가 있어야 합니다. 자세한 내용은 적응형 범위에 대한 구성 정보를 참조하세요.
Microsoft Purview 포털>에 로그인솔루션>데이터 수명 주기 관리>우선 순위 정리를 선택한 다음 + 우선 순위 정리 만들기를 선택합니다.
우선 순위 정리 옵션이 표시되지 않으면 권한을 검사.
이 우선 순위 정리 정책의 이름과 설명을 입력한 다음, 다음을 선택합니다. 이름은 최종 사용자에게 표시되지만 선택적 설명은 우선 순위 정리 관리자와 정책의 지정된 승인자에게만 표시됩니다. 이 제한은 사용자가 입력하는 모든 세부 정보가 권한이 없는 사용자가 이러한 세부 정보를 볼 염려 없이 정보를 제공하고 구체적일 수 있음을 의미합니다.
우선 순위 정리 유형 선택에서적응 또는정적을 선택한 다음, 다음을 선택합니다.
- 적응형 scope 하나 이상의 적응형 범위를 추가합니다. OneDrive 계정의 경우 사용자에 대한 scope 추가합니다. 사이트의 경우 필요에 따라 SharePoint 사이트 또는 Microsoft 365 그룹 대한 scope 추가합니다. 그런 다음 범위와 일치하도록 하나 이상의 위치를 선택합니다.
- 정적 scope SharePoint/OneDrive에 대한 정책을 선택한 다음 사이트 및 OneDrive 계정의 위치 중 하나 이상을 선택합니다. 필요에 따라 포함하거나 제외할 사이트 및 사용자 계정을 편집할 수 있습니다.
다음을 선택합니다.
원하는 항목 확인 페이지의 경우 KeyQL 편집기 상자에 텍스트를 입력하여 특정 파일을 대상으로 하는 쿼리를 생성합니다. AND, OR 및 NOT과 같은 검색 연산자를 사용하여 쿼리를 구체화할 수 있습니다.
예를 들어 Teams 모임 녹음/녹화 및 대본을 찾으려면 ProgID:Media AND ProgID:Meeting을 사용합니다. 자료 보존 라이브러리의 파일의 경우 ParentLink:PreservationHoldLibrary를 사용합니다.
키워드 쿼리 언어(KeyQL)를 사용하는 쿼리 구문에 대한 자세한 내용은 키워드 쿼리 언어(KeyQL) 구문 참조를 참조하고 보존 레이블을 자동으로 적용하여 콘텐츠를 보존하거나 삭제합니다.
이 쿼리 기반 정책은 eDiscovery 콘텐츠 검색과 동일한 검색 인덱스 를 사용하여 콘텐츠를 식별합니다.
콘텐츠 삭제 시기 선택 페이지에서 일치하는 항목을 가능한 한 빨리 삭제할지 아니면 특정 기간 동안 보존할지 선택한 다음 삭제합니다. 대부분의 경우 가능한 한 빨리 항목을 삭제할 수 있도록 첫 번째 옵션을 선택합니다. 규정 준수 이유로 항목을 보존해야 하고 이 목적을 위해 보존 레이블을 사용할 수 없는 경우에만 대체 옵션을 사용합니다. 예를 들어 항목에는 보존 기간이 더 긴 보존 레이블이 이미 적용되어 있습니다.
참고
우선 순위 정리 정책은 일반적으로 항목을 보존하거나 삭제해야 하는 시기를 결정하는 보존 원칙 을 재정의합니다.
삭제되는 항목을 승인할 사용자 할당 페이지의 경우 식별된 항목에 하나 이상의 eDiscovery 보류가 적용된 경우 승인자를 지정해야 합니다.
- eDiscovery 관리자: eDiscovery 관리자 역할이 할당되어야 합니다. 식별된 콘텐츠에 하나 이상의 eDiscovery 보류가 적용되는 경우 지정된 사용자의 승인이 필요합니다.
정책 모드 선택 페이지에서 시뮬레이션 모드에서 정책을 먼저 실행할지 아니면 꺼져 둘지 선택합니다.
처음에는 SharePoint 및 OneDrive 위치에 대한 우선 순위 정리를 설정하려면 시뮬레이션 모드에서 정책을 실행해야 합니다. 시뮬레이션 모드를 사용하면 샘플 결과가 쿼리와 일치하는지 확인할 수 있으므로 승인 전에 미세 조정할 수 있습니다. 또한 다른 우선 순위 정리 관리자와의 검토를 용이하게 합니다.
우선 순위 정리와 관련된 경우 이 정책이 eDiscovery 보존 및 기타 적용된 보존 설정을 재정의하는 방법을 이해하는 확인란을 선택하여 확인해야 합니다. 제출 선택
우선 순위 정리 정책이 생성되었습니다 페이지에 이 정책을 추적하고 모니터링하는 데 사용되는 정리 ID가 표시됩니다. 복사 함수를 사용하거나 나중에 정책 세부 정보에서 복사하여 이 정책의 진행 상황을 감사 세부 정보에서 모니터링할 수 있습니다.
시뮬레이션 결과를 사용할 수 있게 되면 우선 순위 정리 정책 페이지의 결과를 검토하도록 두 번째 우선 순위 정리 관리자에게 요청합니다. 목록에서 정책을 선택한 다음 시뮬레이션 세부 정보 보기를 선택해야 합니다.
결과가 만족스럽다면 이 두 번째 우선 순위 정리 관리자는 정책 설정을 선택할 수 있습니다. 그러나 항목을 추가하거나 제거하기 위해 정책을 재구성해야 하는 경우 이러한 편집 및 다시 실행 시뮬레이션을 수행하고 결과를 다시 확인해야 합니다. 매번 계속 편집하고 시뮬레이션을 다시 실행해야 합니다. 결과가 만족스럽으면 우선 순위 정리 관리자로서 정책을 켤 수 있습니다.
중요
정책을 마지막으로 편집한 사람도 정책을 켤 수 없습니다. 우선 순위 관리자 한 명만 정책을 처음 만든 후에 편집하는 것이 좋습니다. 따라서 12단계의 변형으로 원래 우선 순위 정리 관리자는 정책을 편집하고 시뮬레이션을 다시 실행할 수 있으며 두 번째 우선 순위 정리 관리자는 이를 켭니다.
위치 상자에는 검사된 영역이 표시되고 샘플 개수는 일치 횟수와 다를 수 있습니다. 정책을 설정한 후 최대 7일이 걸릴 수 있는 "사용(성공)" 상태 기다립니다.
우선 순위 정리 정책에 대한 승인 프로세스
우선 순위 정리 정책이 켜져 있고 eDiscovery의 적용을 받는 항목이 식별되면 정책에 대해 할당된 eDiscovery 승인자에게 일주일에 한 번 미리 알림과 함께 이메일로 알림을 받습니다. 알림 및 미리 알림 전자 메일의 링크를 선택하여 포털의 데이터 수명 주기 관리>우선 순위 정리>보류 중 정리 페이지로 직접 이동하여 승인할 콘텐츠를 검토할 수 있습니다. 또는 승인자는 포털에서 이 페이지로 수동으로 이동할 수 있습니다.
필요한 승인이 완료되면 항목이 2단계 휴지통으로 이동됩니다.
보류 중인 정리 페이지에서 우선 순위 정리 정책으로 식별된 항목은 보류 중인 처리 상태 확인되는 항목 수의 예상 수와 함께 나열됩니다. 이러한 항목은 다른 항목이거나 여러 위치에서 동일한 항목일 수 있습니다.
승인자가 목록 항목 중 하나를 선택하면 다음 페이지에 항목 이름, 위치 및 보낸 사람이 있는 개별 항목이 표시됩니다. 항목을 선택하면 미리 보기 창에 항목의 제목, 원본, 세부 정보 및 기록이 표시됩니다. 기록에는 해당 항목에 대한 현재까지의 우선 순위 정리 승인이 표시되며, 사용 가능한 경우 승인자 주석이 표시됩니다.
모든 항목을 검토한 후 승인자는 개별적으로 또는 여러 항목을 선택하고 삭제 승인을 선택할 수 있습니다. 그런 다음 선택적 주석으로 작업을 승인하고 적용을 선택해야 합니다.
또는 항목을 삭제하지 않아야 하는 경우 승인자는 레이블 다시 지정을 선택하고 기존 보존 레이블을 선택해야 합니다.
승인되거나 레이블이 다시 지정된 항목은 삭제된 항목 탭으로 이동됩니다 . 항목을 삭제하는 데 최대 7일이 허용됩니다.
보기 내보내기
승인자는 보류 중인 정리 및 삭제된 항목 페이지의 내보내기 옵션을 사용하여 두 보기의 항목에 대한 정보를 Excel에서 정렬하고 관리할 수 있는 .csv 파일로 내보낼 수 있습니다.
우선 순위 정리를 모니터링하는 방법
데이터 수명 주기 관리>우선 순위 정리에서 각 정책에 대한 우선 순위 정리의 상태 모니터링할 수 있습니다. 예를 들어 상태 시뮬레이션에서 또는 사용(보류 중)에서 사용(성공)으로 변경됨을 표시합니다.
정책의 세부 정보를 사용하여 정리 ID를 식별하고 이 숫자를 감사 솔루션의 키워드(keyword) 검색 문자열로 붙여넣습니다. 날짜 범위를 사용하려면 UTC로 날짜를 지정해야 합니다.
SharePoint 및 OneDrive에 대한 우선 순위 정리와 관련된 두 가지 감사 이벤트가 있습니다.
- PriorityCleanupTagApplied의 작업 이름: 우선 순위 정리를 위해 항목이 식별되고 이로 인해 기존 보존 레이블이 제거된 경우
- PriorityCleanupFileRecycled의 작업 이름: 우선 순위 정리를 통해 SharePoint 또는 OneDrive에서 항목을 삭제하는 것입니다.
현재 이러한 이벤트에는 Microsoft Purview 포털에서 선택할 친숙한 이름이 없습니다.
다른 감사 이벤트는 보존 레이블 및 자동 레이블 지정 정책을 만들고 구성하는 데 사용되는 이벤트 및 처리 검토를 위한 이벤트와 동일합니다.
우선 순위 정리를 위한 최종 사용자 환경
우선 순위 정리를 위해 식별된 파일은 우선 순위 정리 정책과 이름이 같은 적용된 보존 레이블로 사용자에게 표시됩니다.
사용자가 이 보존 레이블을 제거하거나 바꾸면 정책에 의해 자동으로 다시 적용됩니다.
테넌트 우선 순위 정리 끄기
추가 권한 및 여러 승인의 보호 조치를 고려한 후 organization 이 기능에 대한 우려가 여전히 있는 경우 우선 순위 정리 정책을 만드는 기능을 해제할 수 있습니다. 우선 순위 정리를 해제하면 Exchange 뿐만 아니라 SharePoint 및 OneDrive에 대해서도 해제됩니다.
- Microsoft Purview 포털>에 로그인솔루션>데이터 수명 주기 관리.
- 오른쪽 위에서 우선 순위 정리 설정을 선택합니다.
- 구성 페이지에서 우선 순위 정리를 위해 컨트롤을 끄고 저장을 선택합니다.
컨트롤을 켜고 저장 을 다시 선택할 때까지 새 우선 순위 정리 정책을 만들 수 없습니다.
컨트롤을 끌 때 우선 순위 정리 정책이 이미 만들어진 경우:
기존 우선 순위 정리 정책은 계속 작동합니다.
기존 우선 순위 정리 정책을 삭제할 수 있습니다.
기존 우선 순위 정리 정책은 수정할 수 없습니다.