Microsoft 365용 문서 처리 채택 추진

Microsoft 365용 문서 처리는 AI(인공 지능)를 사용하여 콘텐츠 처리를 자동화하고 비정형 데이터에서 지식을 추출하는 클라우드 기반 서비스 제품군입니다. 이러한 서비스는 콘텐츠를 organization 통해 쉽게 검색, 분석 및 재사용할 수 있는 구조화되고 실행 가능한 정보로 변환하는 데 도움이 됩니다.

문서 처리를 워크플로에 통합하면 작업을 간소화하고 규정 준수를 개선하며 검색 가능성을 향상시킬 수 있습니다. 서비스를 적용하는 방법에 대한 몇 가지 예는 다음과 같습니다.

• 문서를 구성하고 관리합니다. SharePoint 문서 라이브러리에 업로드된 파일에서 콘텐츠를 자동으로 추출, 요약 또는 생성합니다.

• 전역 범위를 확장합니다. 선택한 파일 또는 파일 집합의 번역된 복사본을 지원되는 모든 언어로 만듭니다.

• 일상적인 문서를 자동으로 생성합니다. 유지 관리 보고서, 상태 업데이트 또는 규정 준수 요약과 같은 되풀이 문서 만들기를 간소화합니다.

• 대량으로 문서를 생성합니다. 콘텐츠 어셈블리 도구를 사용하여 계약 갱신 또는 온보딩 패킷과 같은 유사한 문서의 대량 생성을 자동화합니다.

• 들어오는 문서를 처리합니다. 보험 양식, 비즈니스 확인 및 임대 계약을 포함하여 들어오는 비즈니스 문서에서 데이터를 관리하고 추출합니다.

• 콘텐츠 검색 기능을 향상시킵니다. 정책 및 절차와 같은 비즈니스 문서 및 직원 정보가 문서 라이브러리에 구성되고 표시되는 방식을 개선합니다.

• 특정 콘텐츠 세부 정보를 추출합니다. 특허 번호 또는 규정 준수 데이터와 같은 주요 정보를 중앙 집중화하고 검색하여 더 쉽게 찾아서 작업할 수 있도록 합니다.

• 규정 준수 및 거버넌스를 지원합니다. 이벤트 자료 및 회의 파일을 포함하여 비즈니스 문서에 대한 보존 및 민감도 요구 사항을 충족하는 데 도움이 되는 문서 처리를 적용합니다.

비즈니스 시나리오 식별

organization 문서 처리 서비스를 구현하기 전에 이러한 기능이 가장 많은 가치를 추가하는 비즈니스 시나리오를 식별하는 것이 중요합니다. 사용 사례의 "이유"를 이해하면 가장 유용한 기능과 문서 처리가 필요한지 여부를 결정하는 데 도움이 됩니다. 또한 적절한 모델 형식의 선택을 안내합니다.

원하는 비즈니스 결과를 얻으려면 여러 기능을 결합할 수 있습니다. 예제 시나리오 및 사용 사례를 사용하여 문서 처리가 organization 목표를 지원하는 방법에 대한 아이디어를 촉발합니다.

중요한 이유

콘텐츠는 organization 생명선입니다. 많은 사업부는 여러 단계를 포함하는 수동 또는 반자동 워크플로를 사용하는 데이터 처리에 의존합니다. 문서 처리 서비스는 다음을 사용하도록 설정하여 이러한 노력을 간소화하고 콘텐츠 관리 사례를 향상시킬 수 있습니다.

• 검색 가능성 및 검색을 개선하기 위한 고급 검색 및 필터링

• 문서 검토 및 필터링을 간소화하기 위한 조건부 서식입니다.

• 추출된 메타데이터를 사용하여 Power BI 보고서 생성을 한 번 클릭합니다.

• Power Automate를 통한 자동화된 규칙 및 워크플로.

• 보존 및 민감도 레이블을 통한 규정 준수 적용.

콘텐츠 수명 주기 고려

콘텐츠는 생성 및 다시 만들기부터 이해, 처리, 검색 및 검색에 이르기까지 일반적인 수명 주기를 거치게 됩니다. 이러한 각 단계에서 비즈니스를 지원하는 데 사용할 수 있는 많은 서비스가 있습니다.

콘텐츠 만들기 및 다시 사용

콘텐츠의 수명 주기 내에 콘텐츠 만들기를 자동화하는 데 사용하는 경우가 있을 수 있습니다. 특히 트랜잭션 또는 표준화된 콘텐츠 및 콘텐츠 어셈블리 가 유용할 수 있습니다. 콘텐츠 어셈블리는 계약서, 작업 명세서, 서비스 계약서, 동의서, 판매 피치 및 기타 일상적인 서신과 같은 일반 또는 반복적인 비즈니스 문서를 자동으로 만들 수 있습니다.

반복적인 문서 형식을 식별한 후에는 문서의 원본으로 사용할 수 있는 데이터 원본을 식별하려고 합니다. 문서를 채우는 목록 또는 데이터 원본을 사용하면 최신 템플릿을 만들고 해당 템플릿을 사용하여 문서를 생성하여 더 빠르고 일관되게 더 적은 오류로 이 작업을 수행할 수 있습니다.

콘텐츠 공동 작업

주석 기능은 직접 또는 다른 사용자와 공동 작업하기 위해 문서 라이브러리의 콘텐츠에 메모와 메모를 추가하는 데 사용됩니다. 주석 기능은 원래 파일을 수정하지 않고도 사용할 수 있으므로 원래 레코드는 유지됩니다.

주석 도구에는 현재 잉크 스트로크 및 이전 주석을 제거하기 위한 지우개와 함께 색을 선택할 수 있는 펜과 형광펜이 포함되어 있습니다. 종량제 서비스에 대한 테넌트에서 Azure 구독을 구성하면 이 기능이 사용자에 대해 사용하도록 설정됩니다. 특히 문서를 크게 태그하거나 주석을 달 수 있는 비즈니스 그룹에 이 기능에 대한 세부 정보를 최종 사용자에게 제공하는 것이 좋습니다.

콘텐츠 이해 및 처리

문서 처리 모델을 사용하여 문서 처리 및 분류 태그 지정 또는 이미지 태그 지정 기능을 사용하여 콘텐츠에서 분류 및 데이터 추출을 자동화하면 오타 또는 누락된 정보의 위험을 최소화하면서 시간과 비용을 절약할 수 있습니다.

문서 처리 모델은 분류, 추출 및 키워드를 포함하여 콘텐츠 전체에서 다양한 유형의 작업을 수행할 수 있습니다. 다음 표에서는 이러한 작업 및 관련 기능을 보여 줍니다.

콘텐츠 규정 준수

문서 처리 모델을 사용하여 민감 도 레이블 및 보존 레이블 을 문서 라이브러리에 추가된 콘텐츠에 적용하고 모델을 구성하여 규정 준수를 추가할 수도 있습니다.

문서 라이브러리에서 콘텐츠 형식 및 메타데이터를 사용할 수 있게 되면 비즈니스 사용자는 여러 기능을 활용할 수 있습니다. 특정 메타데이터에 따라 규칙을 사용하여 콘텐츠의 새 보기를 만들고, 보고서를 빌드하고, 콘텐츠를 자동으로 이동할 수 있습니다. 또한 승인, 다른 시스템과 데이터 통합, 작업 주문 생성 및 이전에 수동으로 수행한 많은 작업 자동화와 같은 작업에 대한 비즈니스 프로세스 워크플로를 설계할 수 있습니다.

콘텐츠 검색 가능성

문서 처리 서비스를 사용하면 이제 콘텐츠에서 추출된 각 메타데이터를 검색할 수 있으므로 검색 환경이 향상될 수 있습니다. 콘텐츠 쿼리 기능을 사용하면 SharePoint 문서 라이브러리에서 특정 메타데이터 기반 쿼리를 수행할 수 있습니다. 단순히 키워드를 검색하는 것보다 특정 메타데이터 열 값을 기반으로 더 빠르고 정확한 쿼리를 만들 수 있습니다.

SharePoint 라이브러리에 추가된 콘텐츠에서 데이터를 분류하고 추출하는 것 외에도 organization 현재 찾기 어려운 이미지에 잠겨 있는 콘텐츠가 있을 수 있습니다. OCR( 광학 문자 인식 ) 서비스를 사용하면 이미지 및 문서에서 인쇄되거나 필기된 텍스트를 추출할 수 있습니다. 이미지의 예로는 포스터, 드로잉 및 제품 레이블이 있습니다. 문서의 예로는 문서, 보고서, 양식 및 청구서가 있습니다. 텍스트는 일반적으로 단어, 텍스트 줄, 단락 또는 텍스트 블록으로 추출되므로 스캔한 텍스트의 디지털 버전에 액세스할 수 있습니다. 추출된 정보는 검색에서 인덱싱되며 DLP( 데이터 손실 방지 )와 같은 규정 준수 기능에 사용할 수 있습니다.

시작 계획

문서 처리 서비스를 시작하려면 먼저 organization 현재 상태 및 콘텐츠 관리, 처리 및 분석에 대한 요구 사항을 평가합니다. 여러 팀에서 사용하는 주요 콘텐츠 리포지토리를 식별하고 해당 그룹과 협력하여 비즈니스 프로세스 및 시나리오를 이해합니다.

수동 콘텐츠 처리를 자동화할 수 있는 기회를 찾습니다. 이러한 작업에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 표준 양식 또는 문서의 섭취 및 처리(예: HR 양식 또는 구매 주문의 경우).

• 반복 가능한 콘텐츠를 대규모로 생성합니다(예: 제안서 또는 제안).

• SharePoint 환경으로 전환할 수 있는 수동 주석 워크플로(예: 펜 및 종이 검토 또는 파트너 도구).

시나리오 계획을 안내하는 질문

우선 순위를 지정할 비즈니스 시나리오를 평가할 때 다음 질문을 고려합니다.

• 실제 문제를 해결하나요? 문제점 또는 비효율성을 해결하는 시나리오에 집중합니다.

• 널리 사용되거나 광범위한 영향을 미치나요? 여러 팀 또는 부서에 도움이 되는 사용 사례의 우선 순위를 지정합니다.

• 목표 달성이 가능한가? 현재 도구 및 리소스를 사용하여 시나리오가 가능한지 확인합니다.

• 성공을 측정할 수 있나요? 명확한 메트릭을 정의하여 영향 및 결과를 추적합니다.

Microsoft 365 평가 도구는 문서 처리 서비스의 이점을 얻을 수 있는 SharePoint 환경의 잠재적 영역을 식별하는 데 도움이 될 수도 있습니다.

사이트 서식 파일 시작

어디서부터 시작해야 할지 잘 모르는 경우 종량제 설정을 설정하고 Azure 구독을 구성한 후 테넌트에서 사용할 수 있는 사이트 템플릿 을 탐색합니다. 이러한 템플릿은 다음과 같습니다.

• 미리 빌드되고 배포할 준비가 된 것입니다.
• organization 요구 사항에 맞게 사용자 지정할 수 있습니다.
• 모든 팀 사이트에서 사용할 수 있습니다.

이러한 템플릿을 사용하여 여러 Microsoft 365 기능을 사용하여 비즈니스 문서를 관리, 처리 및 추적하는 데 도움이 되는 전문 사이트를 빠르게 시작할 수 있습니다. 이러한 사이트는 다음과 같은 경우에 적합합니다.

• 비즈니스 관련자에게 기능을 보여 줍니다.
• 시나리오 계획 및 구상 가속화.
• 계약 관리 및 회계와 같은 비즈니스 영역에 대한 가치를 보여주는 것입니다.

문서 워크플로를 간소화하고 콘텐츠 수명 주기 관리를 개선하는 솔루션을 빌드하기 위한 강력한 기반을 제공합니다.

역할과 책임 확인

문서 처리 프로젝트를 계획할 때 organization 참여해야 하는 사용자를 식별하는 것이 중요합니다. 먼저 사용하려는 기능을 매핑합니다. 이 프로세스는 필수 역할을 명확히 하는 데 도움이 됩니다.

예를 들어 문서 처리에 중점을 두는 경우 SharePoint 관리자 역할은 대규모 모델을 관리하는 데 필요한 콘텐츠 센터를 만들고 관리하는 데 핵심적인 역할을 합니다. OCR 및 규정 준수와 같은 기능에 중점을 두는 경우 Purview 규정 준수 관리자가 필요합니다. 분류 태그 지정을 추구하는 경우 회사 용어 저장소 관리를 이해하거나 콘텐츠 센터를 사용하는지 확인하는 것이 중요합니다.

역할을 기능에 조기에 매핑하면 적합한 사용자가 참여하고 프로젝트가 성공할 수 있도록 설정하는 데 도움이 됩니다.

설정 및 구성 고려 사항

문서 처리 서비스 사용에 대한 계획에는 사용하려는 기능을 결정하고 Microsoft SharePoint 비용 계산기를 사용하여 종량제 서비스에 대한 비용을 예측하는 데 도움이 되는 비용을 계획하는 작업이 포함됩니다. 이 도구를 사용하면 organization 사용 패턴과 예상 비용을 더 잘 이해할 수 있으므로 보다 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다. 또한 정보 아키텍처를 분석하고 AI 기반 자동화를 활용할 수 있는 사용자 지정 콘텐츠 형식 및 확장 열을 사용하여 라이브러리를 강조 표시하는 Microsoft 365 평가 도구와 함께 유용합니다.

준비 검사 목록

문서 처리 서비스를 구현할 준비를 하려면 다음을 수행해야 합니다.

1. 계획

   • 다음과 같은 영역에서 문서 처리 서비스의 가치를 활용하기 위한 계획:
     • 검색
     • 서식 필터링 및 보기
     • 규정 준수
     • 자동화

2. 식별

   • 기존 정보 아키텍처 및 콘텐츠 관리 기능 사용을 이해합니다.
   • 기존 콘텐츠 형식이 모델에 적합한 후보인가요?
   • 메타데이터로 개선될 기존 프로세스는 무엇인가요?
   • 얼마나 많은 콘텐츠를 처리할 것인가?

3. 디자인

   • 정보 아키텍처, 관리되는 메타데이터 및 콘텐츠 형식에 대한 접근 방식을 디자인합니다.
   • 정의, 만들기 및 관리를 위한 프로세스를 디자인합니다.