Tworzenie i wysyłanie wiadomości e-mail

Ogólnie mówiąc, możesz wysyłać wiadomości e-mail do swoich klientów bezpośrednio z aplikacji Dynamics 365 Sales. Jednak po włączeniu funkcji zaangażowania w poczcie e-mail, można uzyskać więcej wyborów dotyczących wiadomości e-mail, takich jak śledzenie lub zaprzestanie śledzenia, podczas tworzenia wiadomości e-mail.

Skontaktuj się z administratorem, jeśli nie widzisz opisanych tutaj funkcji interakcji z użyciem poczty e-mail. Więcej informacji: Konfigurowanie interakcja z użyciem poczty e-mail.

Kwestie wymagające rozważenia

Przed użyciem funkcji interakcji z użyciem poczty e-mail upewnij się, że strefa czasowa aplikacji sprzedaży jest zgodna z bieżącą strefą czasową. To ustawienie jest używane podczas planowania czasu dostarczania wiadomości e-mail i przypomnień dotyczących kolejnych czynności. Jeśli ta wartość nie zostanie ustawiona, aplikacja używa osobistej strefy czasowej aplikacji, która może nie być zgodna z rzeczywistą strefą czasową. Jeśli na przykład twoja osobista strefa czasowa w aplikacji jest ustawiona na IST (indyjski czas standardowy), a bieżący czas jest ustawiony na GMT (Greenwich Mean Time), zaplanowanie wiadomości e-mail na 10:00 CZASU GMT ustawia czas dostawy na 13:30 PM IST, co może nie być zamierzonym czasem dostawy.
Aby ustawić swoją osobistą strefę czasową, przejdź do ustawień personalizacji i zmień opcję Ustaw strefę czasową, w której się znajdujesz na swoją bieżącą strefę czasową. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Ustawianie opcji osobistych.

Utwórz wiadomość

Funkcje interakcji e-mailowej dotyczą każdej wiadomości e-mail wysyłanej za pośrednictwem Dynamics 365 Sales. Podczas wysyłania wiadomości e-mail dodawane jest działanie dotyczące wiadomości e-mail do obserwowanego rekordu, a w rekordzie jest ustawiana wartość Dotyczy danej wiadomości. Ponadto funkcja zaangażowania e-mailowego zbiera kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) i określa, gdzie wiadomość e-mail jest wyświetlana w oparciu o odbiorców (adresy Do, Od i Kopiuj do).

Przed utworzeniem wiadomości e-mail zapoznaj się z różnymi opcjami dostępnymi w formularzu wiadomości e-mail:

1. Załącznik: lista plików dołączonych do wiadomości e-mail oraz kontrolki do dodawania, usuwania i modyfikowania załączników.
2. Obserwuj/Nie obserwuj: włącz obserwowanie, aby śledzić zaangażowanie klienta za pomocą wiadomości lub wyłącz je, aby przerwać śledzenie. Inne formanty i łącza są wyświetlane zgodnie z potrzebami, na przykład gdy adresat nie zezwala na następujące działania. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Obserwowanie lub anulowanie obserwowania komunikatu.
3. Wyślij później: ustaw czas wysłania wiadomości, jeśli nie chcesz jej od razu wysłać. W tym miejscu mogą pojawić się zalecane czasy dostawy w zależności od strefy czasowej odbiorcy.
4. Ustaw przypomnienie: ustawianie przypomnienia o kolejnych czynnościach o określonej godzinie. Jeśli na przykład wiadomość pozostanie nieotwarta przez trzy dni, można chcieć uzyskać alert.
5. Wstaw szablon: wstaw standardowy tekst, który można poprawić w razie potrzeby. Twoja organizacja może mieć wiele szablonów w zależności od wymagań biznesowych, takich jak kontynuacja spotkania lub wprowadzenie. Interakcja z użyciem poczty e-mail sugeruje szablon na podstawie poprzednich wyników.

Tworzenie i wysyłanie wiadomości e-mail:

1. Otwórz rekord, do którego chcesz dodać działanie (zazwyczaj kontakt, szansa sprzedaży, potencjalny klient lub konto).
2. W sekcji Oś czasu wybierz + pozycję (Tworzenie rekordu osi czasu) >e-mail.
3. Wybierz co najmniej jednego odbiorcę i wprowadź temat wiadomości.
4. Wprowadź treść wiadomości lub wstaw szablon wiadomości e-mail.
5. Wybierz opcję Wyślij lub wybierz opcję Zapisz, aby zapisać wiadomość jako wersję roboczą i zakończyć ją później.

Korzystanie z szablonu wiadomości e-mail

Szablony wiadomości e-mail to standardowe, często wysyłane wiadomości, takie jak wstępy, potwierdzenia, podziękowania i przypomnienia. Mogą zawierać wartości dynamiczne wypełniane automatycznie przez system, takie jak nazwa odbiorcy lub numer zamówienia. Dają one szybki start podczas pisania typowych wiadomości.

Zaangażowanie e-mailowe analizuje wydajność wszystkich wiadomości wysyłanych przez zespół sprzedaży z Dynamics 365 Sales i identyfikuje najbardziej skuteczne szablony. Przedstawia wszystkie dostępne szablony, ale wyróżnia te, które generują najwięcej otwarć, odpowiedzi lub sprzedaży.

1. Tworzenie wiadomości.
2. Na pasku poleceń wybierz Wstaw szablon.
3. W oknie Szablony wiadomości e-mail wybierz w razie potrzeby język, a następnie wyszukaj i wybierz szablon.
4. Wybierz Zastosuj szablon.
   Zawartość szablonu zostanie wstawiona do treści wiadomości.
5. Dostosuj treść szablonu zgodnie z potrzebami.
6. Wybierz opcję Wyślij lub wybierz opcję Zapisz, aby zapisać wiadomość jako wersję roboczą i zakończyć ją później.

Dodawanie załączników

Gdy dołączasz dokumenty, arkusze kalkulacyjne lub obrazy do wiadomości e-mail, możesz śledzić te załączniki, aby dowiedzieć się, czy odbiorca je otworzył. Do tej samej wiadomości e-mail możesz dołączyć zarówno obserwowane, jak i nieobserwowane załączniki.
Domyślnie załączniki nie są obserwowane. Musisz ręcznie postępować zgodnie z każdym załącznikiem, który chcesz śledzić. Ponadto nie można obserwować załączników, gdy adresaci wiadomości nie zezwalają na obserwowanie.

1. Tworzenie wiadomości.

2. W sekcji załącznik wybierz +.

3. Znajdź i wybierz plik, który chcesz dołączyć.

4. Wybierz Otwórz.
   W zależności od rozmiaru pliku dołączanie może potrwać kilka sekund.

5. Wybierz załącznik do śledzenia, a następnie wybierz więcej opcji >Obserwuj.
   Załącznik jest teraz obserwowany, a w kolumnie Obserwowane jest wyświetlany komunikat Tak.

   Notatka

   Opcja Obserwuj jest dostępna tylko wtedy, gdy funkcja rozszerzonego załącznika jest wyłączona. Skontaktuj się z administratorem, aby wyłączyć rozszerzoną funkcję załączników.

6. Wybierz opcję Wyślij lub wybierz opcję Zapisz, aby zapisać wiadomość jako wersję roboczą i zakończyć ją później.

Obserwowanie lub zaprzestanie obserwowania wiadomości

Gdy obserwujesz wiadomość e-mail, funkcja interakcji z użyciem poczty e-mail może poinformować Cię, czy adresat ją otworzył, odpowiedział na nią, otworzył załącznik lub wybrał w nim link. Więcej informacji: Wyświetlanie komunikatów funkcji interakcji z użyciem poczty e-mail.

Sekcja Interakcja z użyciem poczty e-mail zawiera następujące wskaźniki i formanty:

Wskaźnik lub kontrolka	Opis
	Wskazuje, że obserwujesz bieżącą wiadomość e-mail, w tym wszystkie łącza zawarte w wysłanej przez siebie wiadomości, możesz też obserwować dołączone przez siebie pliki. Zaznacz opcję Nie obserwuj, aby zaprzestać śledzenia wiadomości. Ten stan jest domyślny dla nowych wiadomości, gdy organizacja włącza zaangażowanie w pocztę e-mail i wszyscy adresaci zezwalają na śledzenie.
	Wskazuje, że nie obserwujesz bieżącej wiadomości ani zawartych w niej łączy. Nie można także obserwować załączników. Wybierz opcję Obserwuj, aby włączyć obserwację, jeśli odbiorcy na to zezwalają.
	Wskazuje, że co najmniej jeden adresat ustawił opcję na Nie zezwalaj. Wiadomości nie można obserwować, dopóki nie usunie się adresatów, którzy nie zezwalają na obserwowanie lub nie zmieni ich ustawień. - Wybierz opcję Wyświetl preferencje, aby wyświetlić nazwy adresatów i poniższe preferencje w nowym oknie. Aby otworzyć rekord adresata, wybierz nazwisko. - Jeśli usunięto odbiorców, którzy nie chcą dozwolić obserwowania lub zmieniono ich ustawienia, zezwalając na poniższe działania, wybierz opcję Ponów próbę, aby spróbować ponownie. - Zaznacz opcję Nie obserwuj, aby zaprzestać próby obserwowania tej wiadomości. W ciągu około 15 minut od otwarcia obserwowanej wiadomości system tworzy kartę akcji w asystencie. Karta zawiera łącza do wiadomości, powiązanych rekordów oraz przycisków akcji generujących działanie dotyczące rozmowy telefonicznej, odłożenia alertu lub odrzucenia go. Informacje na temat nadzorowanej komunikacji klienta z asystentem.

Wybierz najbardziej efektywny czas dostawy

Wiadomości e-mail mogą się cieszyć mniejszym lub większym zainteresowaniem, w zależności od czasu, kiedy to pojawią się w skrzynkach odbiorczych adresatów. Na przykład wiele osób zaczyna dzień z pełną skrzynką odbiorczą, więc wiadomości, które przychodzą przez noc, muszą konkurować o uwagę i mogą zostać przełożone lub nawet zapomniane. E-maile, które nadejdą później w ciągu dnia, mogą zostać zauważone i obsłużone od razu. Dzięki interakcji z użyciem wiadomościami e-mail można tworzyć wiadomości e-mail w najbardziej dogodnym momencie, ale aplikacja Dynamics 365 Sales dostarczy je w czasie, gdy będzie to najdogodniejsza pora dla adresata.

System zaleca czasami dostarczenie jej w zależności od strefy czasowej odbiorcy. Przyjęto założenie, że jest to standardowy dzień pracy od 8:00 do 17:00, od poniedziałku do piątku, oraz sugeruje najbliższą godzinę pracy adresata, jeśli godziny pracy adresata i nadawcy nie pokrywają się. Jeśli wiadomość ma więcej niż jednego adresata lub nie jest podany adres, system nie wydaje rekomendacji.

Organizacja musi włączyć Mapy Bing, a odbiorca musi mieć fizyczny adres w danych rozwiązania Sales dla interakcji e-mail, aby określić strefę czasową.

Jeśli nie zostanie podane żadna rekomendacja lub użytkownik woli używać własnej metody, może określić dowolny czas dostarczenia.

Funkcja czasu dostarczenia jest dostępna zarówno dla wiadomości obserwowanych jak i nieobserwowanych.

1. Tworzenie wiadomości.

2. Gdy wszystko jest gotowe do wysłania, sprawdź w obszarze Wyślij później w sekcji Interakcja z użyciem poczty e-mail e-mail.

   Jeśli system może zalecać czas dostawy, jedna z możliwości jest widoczna tutaj. Niezależnie od tego, czy tak jest, można i tak opóźnić dostawę.

3. Wybierz opcję Wyślij później.

   

   Jeśli system zalecił godzinę lub datę, te informacje są wprowadzane dla ciebie. Jeśli nie, data jest pusta. W obu przypadkach jest używany czas lokalny, a nie czas adresata.

4. W oknie dialogowym Zaplanuj wiadomość e-mail wybierz datę i godzinę dostarczenia.

   

   Uwaga

   Selektor dat używa osobistej strefy czasowej aplikacji. Upewnij się, że jest ona ustawiona na bieżącą strefę czasową. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz sekcję Uwagi.

5. Wybierz Harmonogram e-maili.

   Wskaźnik Opóźnienie wysyłania zmieni kolor na zielony. Wybierz opcję Zmień harmonogram lub Usuń opóźnienie, jeśli trzeba zmienić opóźnienie lub wysłać wiadomość od razu. Zaplanowaną dostawę można zmienić w dowolnym momencie przed wysłaniem wiadomości.

   

6. Wybierz opcję Wyślij lub wybierz opcję Zapisz, aby zapisać wiadomość jako wersję roboczą i zakończyć ją później.

Zaplanowane wiadomości są wyświetlane na liście Działania rekordu Dotyczy. Dopóki zaplanowany czas nie nadejdzie, można usunąć wiadomość lub zmienić jej termin. Można również edytować datę i czas przypomnienia o kolejnych czynnościach. Po wybraniu opcji Wyślij nie można już zmienić żadnych innych ustawień.

Ustaw przypomnienie dla wiadomości

Aby upewnić się, że nie zapomnij śledzić ważnych wiadomości e-mail, ustaw przypomnienie. Ta funkcja jest dostępna tylko dla wysłanej poczty e-mail.

1. Tworzenie wiadomości.

2. Gdy wszystko będzie gotowe do ustawienia przypomnienia, w sekcji Interakcja z użyciem poczty e-mail wybierz pozycję Ustaw przypomnienie.

   

3. W oknie dialogowym Ustaw przypomnienie ustaw następujące pola.

   • Warunek: wybierz warunek, który wyzwala przypomnienie:
     • Jeśli nie otrzymam odpowiedzi do: Wyzwala przypomnienie, jeśli do daty Przypomnij do nie otrzymano odpowiedzi. Dostępne tylko dla wiadomości obserwowanych.
     • Jeśli wiadomość e-mail nie została otwarta do: Wyzwala przypomnienie, jeśli wiadomość nie została otwarta do daty 'Przypomnij do'. Dostępne tylko dla wiadomości obserwowanych.
     • Przypomnij mi mimo wszystko o: Wyzwala przypomnienie w określonym terminie, niezależnie od okoliczności.
   • Przypomnienie o: Określ datę i godzinę wyświetlenia przypomnienia po spełnieniu warunku.
   • Komentarz: opcjonalnie dodaj notatkę do przypomnienia.

   

   Uwaga

   Selektor dat używa osobistej strefy czasowej aplikacji. Upewnij się, że jest ona ustawiona na bieżącą strefę czasową. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz sekcję Uwagi.

4. Wybierz przycisk OK, aby zapisać te ustawienia i zamknąć okno.

   Wskaźnik Ustaw przypomnienie zmieni kolor na niebieski i zostanie wyświetlone krótkie podsumowanie ustawień przypomnienia. Po upływie czasu przypomnienia podsumowanie zostanie zaktualizowane w celu wskazania zmiany. Wybierz opcję Zmień przypomnienie lub Usuń przypomnienie, jeśli jest to konieczne, aby zmienić lub usunąć przypomnienie.

   

5. Wybierz opcję Wyślij lub wybierz opcję Zapisz, aby zapisać wiadomość jako wersję roboczą i zakończyć ją później.

Po wyzwoleniu przypomnienia system tworzy kartę akcji w asystencie. Karta otrzyma wysoki priorytet, więc powinieneś ja od razu zobaczyć. Karta zawiera łącza do wiadomości, rekordy pokrewne i przyciski akcji do odrzucenia alertu lub jego odłożenia. Dowiedz się więcej o karcie przypomnienia o wiadomości e-mail.

Nie możesz znaleźć funkcji w swojej aplikacji?

Istnieje kilka możliwości:

• Nie masz licencji niezbędnej do korzystania z tej funkcji. Sprawdź tabelę porównawczą i przewodnik licencyjny, aby zobaczyć, które funkcje są dostępne z twoją licencją.
• Nie masz wymaganej roli zabezpieczeń, aby korzystać z tej funkcji.
  • Aby skonfigurować lub ustawić funkcję, musisz mieć role Administracja i dostosowywanie
  • Aby korzystać z funkcji związanych ze sprzedażą, musisz mieć Podstawowe role sprzedaży
  • Niektóre zadania wymagają określonych ról funkcyjnych..
• Administrator nie włączył tej funkcji.
• Organizacja używa niestandardowej aplikacji. Skontaktuj się z administratorem, aby poznać dokładne kroki. Kroki opisane w tym artykule są specyficzne dla gotowej aplikacjach Centrum sprzedaży lub Sales Professional.

Informacje pokrewne

Włączanie funkcji interakcji z użyciem poczty e-mail
Wyświetlanie komunikatów funkcji interakcji z użyciem poczty e-mail
Konfigurowanie ustawień prywatności oraz preferencji
Tworzenie szablonów wiadomości e-mail