Optymalizowanie procesu biznesowego

Teraz, gdy sprawdzono cały proces biznesowy, zadaj sobie wyzwanie, aby go zoptymalizować. Usprawnianie procesu pozwala uniknąć nadmiarowych kroków, przy których pracownicy są przeciążeni lub zdezorientowani.

Kilka przydatnych sposobów optymalizacji procesu:

• Zacznij od celu. Zidentyfikuj cele, które chcesz osiągnąć w procesie biznesowym. Te cele powinny zapewnić ogólną wizję Twoich nadziei na przyszły proces.

• Zastanów się, czy coś można wykonać wydajniej, taniej, czy z wyższą jakością.

• Poszukaj kluczowych wskaźników wydajności, aby określić, co działa dobrze i co wymaga poprawy.

• Cofnij się i zbierz opinie, udostępniając dokument procesu zespołowi.

• Udostępnij dokument procesu zarządzaniu, aby uzyskać perspektywę wyższego poziomu i zapewnić przezroczystą odpowiedzialność dla każdego kroku w procesie. ​

• Przyjrzyj się procesowi z punktu widzenia użytkownika lub klienta, który może korzystać z tego procesu, i rozważ sposoby poprawy ich doświadczenia i ogólnej satysfakcji.

Niektóre kluczowe pytania, które należy zadać:

• Czy pozostałe działania mogą zostać zmniejszone z procesu w celu zwiększenia wydajności lub jakości, czy obniżenia kosztów?

• Jeśli proces cięcia jest ważny dla całości działalności biznesowej, czy można go obsłużyć w osobnym procesie biznesowym?

• Czy można ulepszyć krok w celu osiągnięcia celu w lepszy sposób?

• Czy kolejność kroków można zmienić?

• Czy można połączyć kroki?

• Czy kroki w tym procesie mogą być uruchamiane współbieżnie?

• Czy można zmniejszyć liczbę osób potrzebnych do wykonania procesu?

• Czy możesz zmienić sposób powiadamiania następnej osoby w procesie, aby szybciej reagować?

• Czy istnieją aspekty procesu, który można zautomatyzować dalej? Taki jak:

  • Automatyczne przechwytywanie danych w porównaniu z wprowadzaniem ręcznym

  • Automatyzowanie decyzji na podstawie danych

  • Automatyzowanie podjętej akcji

  • Zastępowanie uwagi człowieka przy użyciu sztucznej inteligencji

Przykład: Optymalizowanie procesu raportu wydatków

Przejrzeliśmy bieżący proces wydatków i znaleźliśmy pewne oczywiste ulepszenia, które należy wprowadzić:

• Przejdź cały proces bez użycia papieru. (Zauważyliśmy również oszczędności i wpływ na środowisko jako korzyści w projekcie).

• Przed przystąpieniem do zatwierdzania raportu wykonaj wszystkie możliwe sprawdzanie zgodności. (Znacznie skraca czas przeróbek i proces od początku do końca).

• Automatycznie wyszukuj i dodawaj kody księgowe po przesłaniu raportu wydatków.

• Włącz księgowość, aby przenieść zatwierdzone wydatki do systemu finansowego bez ponownego wprowadzania żadnych danych.

• Automatyczne tworzenie cotygodniowych raportów wydatków na podstawie danych cyfrowych.

Charlotte rozważa dalsze sposoby optymalizacji procesu przeglądu budżetu. Rebecca bada sposób optymalizacji półrocznej inspekcji przy użyciu sztucznej inteligencji.

Proponowany proces zoptymalizowany wygląda podobnie do poniższej ilustracji.