Wizjonowanie i odkrywanie przypadków użycia o wysokiej wartości Power Platform

Inwestowanie w to Power Platform wymaga czasu i zasobów. Identyfikacja obszarów, w których platforma zwiększa wydajność, obniża koszty i usprawnia podejmowanie decyzji, pomaga organizacjom w pełni wykorzystać potencjał technologii. Przypadki użycia o wysokiej wartości często obejmują automatyzację powtarzalnych zadań, dostarczanie wglądu w dane w czasie rzeczywistym i usprawnianie procesów, co łącznie zwiększa produktywność pracowników i satysfakcję z pracy.

Warsztaty dotyczące wizji rozwiązań to skuteczny sposób na odkrycie przypadków użycia o wysokiej wartości poprzez zebranie interesariuszy w celu wspólnego zbadania możliwości i zdefiniowania rozwiązań. Ten artykuł przeprowadzi Cię przez organizację tych warsztatów oraz działania związane z identyfikacją i udoskonalaniem przypadków użycia o wysokiej wartości.

Organizowanie warsztatów dotyczących wizji rozwiązań

W tej sekcji przedstawiono podejście do organizowania warsztatów dotyczących wizji rozwiązań.

1. Określ cele i zakres: Jasno określ cele warsztatu. Czy próbujesz ulepszyć konkretny proces, zbadać możliwości wykorzystania nowszych technologii lub poprawić jakość obsługi klienta? Określ zakres warsztatów, w tym obszary biznesowe, którymi należy się zająć, oraz oczekiwane rezultaty.
2. Zidentyfikuj i zaproś interesariuszy: Zidentyfikuj kluczowych interesariuszy na podstawie celów warsztatów. Do tej grupy należą liderzy biznesowi, specjaliści IT i użytkownicy końcowi. Tak zróżnicowana grupa zapewnia kompleksowe spojrzenie na potrzeby organizacji. W zależności od zakresu, skieruj się do konkretnego działu lub całej organizacji, aby zebrać szeroki zakres spostrzeżeń i perspektyw.
3. Zaproszenie i komunikacja: Wyślij zaproszenia z dużym wyprzedzeniem, jasno określając cel, agendę i oczekiwane wyniki warsztatów.
4. Przygotuj materiały warsztatowe: Przekaż uczestnikom odpowiednie informacje ogólne, takie jak istniejące rozwiązania o wysokiej wartości Power Platform w Twojej organizacji. Przygotuj szablony do burzy mózgów, ustalania priorytetów i dokumentacji. Narzędzia takie jak tablice, karteczki samoprzylepne i aplikacja Microsoft Whiteboard mogą ułatwić ten proces.
5. Wybierz facylitatora: Wyznacz osobę do prowadzenia i zarządzania warsztatem. Osoba ta jest odpowiedzialna za wyjaśnianie zasad, ustalanie limitów czasowych, prowadzenie uczestników przez każdy etap i ułatwianie dyskusji.

Zidentyfikuj przypadki użycia o wysokiej wartości

Najpierw zidentyfikuj przypadki użycia, prosząc uczestników warsztatów o przygotowanie prezentacji swojego pomysłu. W zależności od liczby uczestników możesz podzielić ich na grupy przed tym działaniem. Celem działania elevator pitch jest zidentyfikowanie konkretnego problemu w organizacji, który rozwiązanie może rozwiązać, Power Platform oraz opracowanie przekonującej prezentacji dla tego pomysłu.

Przygotuj szablon, który zachęci uczestników warsztatów do:

1. Nazwij ich pomysł: Zacznij od nazwania pomysłu. Zapadająca w pamięć nazwa przykuwa uwagę i sprawia, że prezentacja jest wciągająca.
2. Zidentyfikuj ważny proces: Pomyśl o ważnym procesie w organizacji. Wyjaśnij proces i dlaczego jest to ważne. To ćwiczenie ustala kontekst dla idei i podkreśla znaczenie rozwiązywanego problemu.
3. Podkreśl wyzwania: Zidentyfikuj wyzwania związane z tym procesem. Czy są etapy, na których często dochodzi do błędów ludzkich? Czy istnieją niespójności, które wpływają na wydajność? Jasno nakreśl te trudności, aby podkreślić potrzebę autonomicznego rozwiązania.
4. Wyobraź sobie rozwiązanie: Wyobraź sobie Power Platform rozwiązanie, które rozwiązuje trudne aspekty procesu. Opisz, do czego służy rozwiązanie i jak działa. Czy wykorzystuje przepływy do automatyzacji procesów podatnych na błędy? Czy aplikacja ułatwia dostęp do danych z dowolnego miejsca? Ta sekcja powinna dać jasny obraz proponowanego rozwiązania.
5. Wyjaśnij korzyści: Podkreśl korzyści wynikające z wdrożenia rozwiązania. Weź pod uwagę takie czynniki, jak oszczędność czasu, redukcja kosztów i większa dokładność. Pomyśl również o innych obszarach w organizacji, które mogą skorzystać z podobnej automatyzacji.

Przykładowy skok

Aby pomóc Ci zacząć, oto przykładowa prezentacja, która ilustruje ten proces:

1. Nazwa pomysłu: Smart Expense Tracker
2. Ważny proces: Zarządzanie raportami wydatków zapewnia pracownikom zwrot kosztów związanych z działalnością i pomaga w utrzymaniu dokładnej dokumentacji finansowej. Jednak obecny proces ręczny jest czasochłonny i podatny na błędy.
3. Wyzwania:
   • Ręczne wprowadzanie danych: Pracownicy ręcznie wprowadzają wydatki do arkuszy kalkulacyjnych, co często powoduje błędy i niespójności.
   • Opóźnienia w zatwierdzaniu: proces zatwierdzania jest powolny, ponieważ menedżerowie muszą przeglądać i zatwierdzać każde zgłoszenie indywidualnie.
   • Brak widoczności: Zespoły finansowe mają trudności z uzyskaniem wglądu w dane o wydatkach w czasie rzeczywistym, co utrudnia efektywne zarządzanie budżetami.
4. Rozwiązanie:
   • Zautomatyzowane przepływy w chmurze: Smart Expense Tracker wykorzystuje Power Automate przepływy w chmurze do automatyzacji całego procesu raportowania wydatków. Pracownicy zgłaszają swoje wydatki za pośrednictwem przyjaznej dla użytkownika aplikacji, która automatycznie kategoryzuje i weryfikuje wpisy.
   • Aplikacja Power App: Aplikacja zapewnia pracownikom bezproblemowy interfejs do przesyłania paragonów, a model wyodrębnia AI Builder odpowiednie dane, oszczędzając pracownikom ręcznego wprowadzania szczegółów wydatków. Aplikacja pozwala również pracownikom śledzić status swoich zgłoszeń. Menedżerowie otrzymują automatyczne powiadomienia o zatwierdzeniach, a zespoły finansowe uzyskują dostęp do pulpitów nawigacyjnych w czasie rzeczywistym w celu monitorowania wydatków.
5. Korzyści:
   • Oszczędność czasu: Automatyzacja procesu raportowania wydatków skraca czas, jaki pracownicy poświęcają na wprowadzanie danych, a menedżerowie na zatwierdzanie.
   • Zwiększona dokładność: Zautomatyzowane kontrole poprawności minimalizują błędy i niespójności w raportach wydatków.
   • Lepsza widoczność: pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym zapewniają zespołom finansowym aktualny wgląd w dane dotyczące wydatków, umożliwiając lepsze zarządzanie budżetem.
   • Skalowalność: Rozwiązanie można łatwo skalować do innych działów lub procesów, takich jak wnioski o podróże lub zatwierdzanie zamówień, co jeszcze bardziej zwiększa wydajność organizacji.

Przypadki użycia boiska

Gdy uczestnicy warsztatów zidentyfikują potencjalne przypadki użycia, następnym krokiem jest poproszenie ich o przedstawienie swoich pomysłów grupie i udoskonalenie ich poprzez wspólne działania. Każdy uczestnik przedstawia swój przypadek użycia, szczegółowo opisując problem, proponowane rozwiązanie i potencjalny wpływ. Grupa przekazuje informacje zwrotne, zadaje pytania i sugeruje ulepszenia. Aby przekazać najlepsze pomysły, uczestnicy głosują na swoje pomysły, a pomysły, na które oddano najwięcej głosów, przechodzą do następnego działania. Proces ten nie tylko dokładnie weryfikuje i rozwija przypadki użycia, ale także promuje wzajemną edukację wśród członków zespołu. Uczestnicy dzielą się wiedzą i uczą się nowych umiejętności, upewniając się, że przypadki użycia są solidne, wykonalne i zgodne z celami warsztatów.

Uściślanie przypadków użycia

Następnie podziel uczestników na małe grupy. Każda grupa ocenia przedstawione pomysły w oparciu o interesariuszy, cele, wyzwania i wyniki.

Celem tego działania jest:

• Skoncentruj się na najważniejszych interesariuszach i celach.
• Zidentyfikuj i ogranicz kluczowe wyzwania.
• Definiuj wskaźniki sukcesu za pomocą wyników.

Przygotuj i rozdaj wydruki przykładowej listy interesariuszy, celów, wyzwań i wyników. Zapewnij znaczniki, karteczki samoprzylepne i szablony do dokumentowania dyskusji.

Grupy wybierają elementy z listy i omawiają znaczenie każdego elementu dla przypadku użycia, biorąc pod uwagę następujące kategorie:

• Cel pracy:
  • Podstawowe: cele, które są niezbędne dla powodzenia przypadku użycia.
  • Drugorzędne: Cele, które są ważne, ale nie krytyczne.
• Zainteresowane strony:
  • Krytyczne: Interesariusze, którzy mają znaczący wpływ na powodzenie przypadku użycia.
  • Wpływowi: interesariusze, którzy mogą mieć wpływ na przypadek użycia, ale nie są tak krytyczni.
• Wyzwania:
  • Duży wpływ: Wyzwania, które mogą znacznie utrudnić powodzenie przypadku użycia.
  • Łatwe do opanowania: wyzwania, którym można sprostać ze względną łatwością.
• Wyniki:
  • Niezbędne: wyniki, które są niezbędne do powodzenia przypadku użycia.
  • Korzystne: wyniki, które dodają wartości, ale nie są niezbędne.

Grupy przypisują poziom ważności do każdego elementu na podstawie dyskusji i dokumentują przypisane poziomy ważności oraz uzasadnienie każdej decyzji.

Oczekiwanym rezultatem tego działania jest zrozumienie najważniejszych interesariuszy i celów dla danego przypadku użycia, zidentyfikowanie kluczowych wyzwań i ich potencjalnego wpływu oraz rozpoczęcie definiowania konkretnych wskaźników sukcesu poprzez dobrze zdefiniowane wyniki. Wyniki te wyznaczają jasną ścieżkę do mierzenia sukcesu proponowanych rozwiązań.

Aby ułatwić Ci rozpoczęcie pracy, oto lista przykładowych interesariuszy, celów, wyzwań i wyników. Doprecyzuj tę listę w oparciu o swoje cele i upewnij się, że jest dostępna dla uczestników, na przykład w formie wydruków w danym dniu.

Przedstaw swój pomysł

Pod koniec warsztatu każda grupa przedstawia swoje pomysły i rozważania na temat rozwiązań dla całego warsztatu. Zachęcaj do konstruktywnych informacji zwrotnych i dyskusji, aby jeszcze bardziej udoskonalić rozwiązania.

Następny krok

Planuj i przeprowadzaj hackathony, aby podjąć kolejne kroki i przekształcić pomysły w rozwiązania.

Informacje pokrewne

Artykuły w temacie Planowanie Power Apps projektu pokazują, jak przekształcić pomysł w w pełni działającą aplikację za pomocą Power Apps.

Artykuły w temacie Planowanie Power Automate projektu ułatwiają planowanie i projektowanie projektu automatyzacji.

Przewodnik Copilot Studio implementacji zapewnia ramy do przeprowadzenia oceny 360 stopni Twojego Copilot Studio projektu. Poprzez dociekliwe pytania podkreśla potencjalne zagrożenia i luki, ma na celu dostosowanie projektu do mapy drogowej produktu oraz udostępnia wskazówki, najlepsze praktyki i przykłady architektury referencyjnej.