Itens parcialmente indexados na Deteção de Dados Eletrónicos

Quando seleciona Incluir itens parcialmente indexados, as pesquisas de Deteção de Dados Eletrónicos incluem automaticamente itens parcialmente indexados nos resultados estimados da pesquisa. Os itens parcialmente indexados são itens de caixa de correio do Exchange e documentos em sites do SharePoint e do OneDrive que não foram completamente indexados para pesquisa. No Exchange, um item parcialmente indexado normalmente contém um ficheiro (de um tipo de ficheiro que não pode ser indexado) anexado a uma mensagem de e-mail.

Os seguintes motivos explicam por que motivo os itens não podem ser indexados para pesquisa e são devolvidos como itens parcialmente indexados:

• O tipo de arquivo não é reconhecido ou não tem suporte para indexação.
• As mensagens têm um ficheiro anexado que não pode ser aberto; este problema é a causa mais comum de itens de e-mail parcialmente indexados.
• O tipo de arquivo é compatível com a indexação, mas ocorreu um erro de indexação com um arquivo específico.
• Muitos arquivos anexados a uma mensagem de email.
• Um arquivo anexado a uma mensagem de email é muito grande.
• Um arquivo foi criptografado com tecnologias que não são da Microsoft.
• Um arquivo está protegido por senha.

Para investigações legais, a sua organização poderá ter de rever itens parcialmente indexados. Pode especificar se pretende incluir itens parcialmente indexados quando exporta os resultados da pesquisa ou quando adiciona resultados de pesquisa a um conjunto de revisões.

Tipos de arquivo não indexados para pesquisa

Determinados tipos de ficheiros, como o Mapa de Bits (.bmp) ou ficheiros MP3 (.mp3), não contêm conteúdo que possa ser indexado. Os servidores de indexação de pesquisa no Exchange e no SharePoint não efetuam a indexação em texto completo sobre estes tipos de ficheiros e são considerados tipos de ficheiro não suportados. Também existem tipos de ficheiro para os quais a indexação de texto completo está desativada, por predefinição ou por um administrador. Os tipos de ficheiro não suportados e desativados são identificados como itens não identificados nas pesquisas.

Para obter uma lista de formatos de ficheiro suportados e desativados, consulte os seguintes artigos:

• Exchange: formatos de ficheiro indexados pela Pesquisa do Exchange
• Exchange: Get-SearchDocumentFormat
• SharePoint: extensões de nome de ficheiro pesquisadas predefinidas e tipos de ficheiro analisados no SharePoint

Mensagens e documentos com tipos de ficheiro parcialmente indexados devolvidos nos resultados da pesquisa

Nem todas as mensagens de e-mail com um anexo de ficheiro parcialmente indexado ou todos os documentos do SharePoint parcialmente indexados são devolvidos automaticamente como um item parcialmente indexado. Tal deve-se ao facto de outras propriedades de mensagem ou documento, como a propriedade Assunto nas mensagens de e-mail e as propriedades Título ou Autor dos documentos estarem indexadas e disponíveis para pesquisa. Por exemplo, uma palavra-chave procurar itens de devoluções financeiras com um anexo de ficheiro parcialmente indexado se essa palavra-chave aparecer no assunto de uma mensagem de e-mail ou no nome de ficheiro ou título de um documento. No entanto, se o palavra-chave aparecer apenas no corpo do ficheiro, a mensagem ou documento é devolvido como um item parcialmente indexado.

Da mesma forma, as mensagens com anexos de ficheiro parcialmente indexados e documentos de um tipo de ficheiro parcialmente indexado são incluídas nos resultados da pesquisa quando outras propriedades de documento ou mensagem, indexadas e pesquisáveis, correspondem aos critérios de pesquisa. Propriedades de mensagem indexadas para pesquisa incluem datas enviadas e recebidas, remetente e destinatário, o nome do arquivo de um anexo e o texto no corpo da mensagem. Propriedades do documento indexadas para pesquisa incluem datas criadas e modificadas. Assim, embora um anexo de mensagem possa ser um item parcialmente indexado, a mensagem é incluída nos resultados de pesquisa regulares se o valor de outras propriedades de documento ou mensagem corresponder aos critérios de pesquisa.

Para obter uma lista das propriedades do e-mail e do documento que pode procurar com as ferramentas de Deteção de Dados Eletrónicos no portal do Microsoft Purview, veja Consultas de palavras-chave e condições de pesquisa para Deteção de Dados Eletrónicos.

Itens parcialmente indexados incluídos nos resultados da pesquisa

A sua organização poderá ter de identificar e analisar itens parcialmente indexados para determinar o que são, o que contêm e se são relevantes para uma investigação específica. Se selecionar Incluir itens parcialmente indexados, os itens parcialmente indexados nas localizações de conteúdo que pesquisa são automaticamente incluídos nos resultados estimados da pesquisa. Consoante a definição específica que selecionar, pode controlar se pretende incluir itens parcialmente indexados em localizações com resultados de pesquisa indexados, itens parcialmente indexados em localizações sem resultados de pesquisa indexados ou ambos. Também pode incluir estes itens parcialmente indexados quando exporta os resultados da pesquisa ou adiciona itens para rever conjuntos.

Tenha em atenção os seguintes pontos sobre os itens parcialmente indexados:

• Quando executa uma pesquisa de Deteção de Dados Eletrónicos, o número total e o tamanho dos itens do Exchange parcialmente indexados (devolvidos pela consulta de pesquisa) aparecem na vista de estatísticas de pesquisa e são etiquetados como itens parcialmente indexados. As estatísticas sobre itens parcialmente indexados não incluem itens parcialmente indexados em sites do SharePoint ou contas do OneDrive.

• Se exportar resultados de uma pesquisa de localizações de conteúdo específicas ou de todas as localizações de conteúdo na sua organização, apenas os itens não identificados de localizações de conteúdo que contenham itens que correspondam aos critérios de pesquisa são exportados. Por outras palavras, se não forem encontrados resultados de pesquisa numa caixa de correio ou site, os itens não identificados nessa caixa de correio ou site não serão exportados. Este comportamento deve-se ao facto de a exportação de itens parcialmente indexados a partir de muitas localizações na organização poder aumentar a probabilidade de erros de exportação e aumentar o tempo necessário para exportar e transferir os resultados da pesquisa.

  Para exportar itens parcialmente indexados de todas as localizações de conteúdo para uma pesquisa, configure a pesquisa para devolver todos os itens (removendo quaisquer palavras-chave da consulta de pesquisa) e, em seguida, exporte apenas itens parcialmente indexados quando exportar os resultados da pesquisa (ao selecionar itens parcialmente indexados em Selecionar itens a incluir nas opções de exportação).

• Se optar por incluir todos os itens da caixa de correio nos resultados da pesquisa ou se uma consulta de pesquisa não especificar palavras-chave ou apenas especificar um intervalo de datas, os itens parcialmente indexados poderão não ser copiados para o ficheiro PST que contém os itens parcialmente indexados. Este comportamento ocorre porque todos os itens, incluindo itens parcialmente indexados, são automaticamente incluídos nos resultados de pesquisa regulares.

• Não pode pré-visualizar itens parcialmente indexados. Para ver os itens parcialmente indexados devolvidos pela pesquisa, tem de exportar os resultados da pesquisa.

  Além disso, quando exporta os resultados da pesquisa e inclui itens parcialmente indexados na exportação, os itens parcialmente indexados dos itens do SharePoint são exportados para uma pasta denominada Incrawlable. Quando exporta itens do Exchange parcialmente indexados, estes são exportados de forma diferente consoante os itens parcialmente indexados correspondam à consulta de pesquisa e à configuração das definições de exportação.

• A tabela seguinte mostra o comportamento de exportação de itens indexados e parcialmente indexados e se cada um está incluído para as diferentes definições de configuração de exportação.

  Exportar configuração	Itens indexados que correspondem à consulta de pesquisa	Itens parcialmente indexados que correspondem à consulta de pesquisa	Itens parcialmente indexados que não correspondem à consulta de pesquisa
  Exportar somente itens indexados	Exported	Exportado (incluído com os itens indexados exportados)	Não exportado
  Exportar apenas itens parcialmente indexados	Não exportado	Exportado (como itens parcialmente indexados)	Exportado (como itens parcialmente indexados)
  Exportar itens indexados e parcialmente indexados	Exported	Exportado (incluído com os itens indexados exportados)	Exportado (como itens parcialmente indexados)

Intervalos de datas e exclusão de itens parcialmente indexados

Nas pesquisas de Deteção de Dados Eletrónicos, não pode utilizar um intervalo de datas para excluir itens parcialmente indexados dos resultados numa consulta de pesquisa. Os itens parcialmente indexados que estão fora de um intervalo de datas são incluídos como itens parcialmente indexados nas estatísticas de pesquisa e quando exporta itens parcialmente indexados. Na Deteção de Dados Eletrónicos com suporte de funcionalidades premium, pode adicionar itens parcialmente indexados a um conjunto de revisões e, em seguida, filtrá-los num conjunto de revisão antes da exportação. Em alternativa, utilize a capacidade de indexação avançada (uma funcionalidade de Deteção de Dados Eletrónicos premium) para garantir que estes itens parcialmente indexados são reindexados para comparar com o intervalo de datas especificado e para evitar que um grande volume de dados seja exportado.

Para saber mais sobre os limites de indexação de mensagens de e-mail, veja Limites na Deteção de Dados Eletrónicos.

Mais informações sobre itens parcialmente indexados

• Uma vez que as propriedades da mensagem e do documento e os respetivos metadados estão indexados, uma pesquisa palavra-chave poderá devolver resultados se essa palavra-chave aparecer nos metadados indexados. No entanto, essa mesma pesquisa de palavra-chave poderá não retornar o mesmo item se a palavra-chave só aparece no conteúdo de um item com um tipo de arquivo sem suporte. Neste caso, o item é devolvido como um item parcialmente indexado.
• Se um item parcialmente indexado corresponder aos critérios da consulta de pesquisa, este será incluído nos resultados da pesquisa. No entanto, não é incluído com itens parcialmente indexados ao exportar os resultados da pesquisa.
• Embora um tipo de ficheiro seja suportado para indexação e indexado, pode haver erros de indexação ou pesquisa que fazem com que um ficheiro seja devolvido como um item parcialmente indexado. Por exemplo, procurar um ficheiro grande do Excel pode ser parcialmente bem-sucedido (porque os primeiros 4 MB estão indexados), mas depois falha porque o limite de tamanho do ficheiro foi excedido. Neste caso, é possível que o mesmo ficheiro seja devolvido com os resultados da pesquisa e como um item parcialmente indexado.
• Os ficheiros encriptados com tecnologias de encriptação da Microsoft e anexados a uma mensagem de e-mail que corresponda aos critérios de uma pesquisa podem ser pré-visualizados e desencriptados quando exportados. Neste momento, os ficheiros encriptados com tecnologias de encriptação da Microsoft (e armazenados no SharePoint ou no OneDrive) são parcialmente indexados.
• Email mensagens encriptadas com S/MIME são parcialmente indexadas. Esta limitação inclui mensagens encriptadas com ou sem anexos de ficheiros.
• Email mensagens protegidas com o Azure Rights Management são indexadas e são incluídas nos resultados da pesquisa se corresponderem à consulta de pesquisa. As mensagens de e-mail protegidas por direitos são desencriptadas e podem ser pré-visualizadas e exportadas. Esta funcionalidade requer que lhe seja atribuída a função Desencriptar do RMS, atribuída por predefinição ao grupo de funções Gestor de Deteção de Dados Eletrónicos.
• Não recomendamos a utilização de suspensões baseadas em consultas para resolver itens encriptados ou parcialmente indexados. A suspensão baseada em consultas com consultas que incluem condições para além de datas, participantes ou tipos de itens, como palavras-chave ou caminhos, pode não ser aplicável a estes itens. Existe o risco de a suspensão não ser aplicada conforme pretendido. Para garantir a cobertura, limite as condições de suspensão baseadas em consultas para intervalos de datas, participantes e tipos de itens apenas ou aplique uma suspensão baseada na localização. Para obter mais informações, veja Criar uma suspensão de Deteção de Dados Eletrónicos.