Exportar registros de vendas para PDF

Compartilhe registros de vendas com os clientes em um formato PDF profissional, somente leitura, criado usando modelos do Word padrão.

Pré-requisitos

O administrador deve,

• Habilitar geração de PDF usando registros de vendas.
• Verifique se os modelos do Word estão disponíveis para entidades para as quais você deseja gerar arquivos PDF. Os modelos integrados estão disponíveis para as entidades Conta, Oportunidade, Ordem, Cotação e Fatura. Para habilitar a geração de PDFs para outras entidades, o administrador deve criar novos modelos do Word.

Exportar para PDF

Use o recurso de geração de PDF para criar e compartilhar arquivos PDF somente leitura com aspecto profissional para registros do Dynamics 365 com seus clientes. O arquivo PDF é gerado usando um modelo padrão do Word de sua organização. Você pode criar arquivos PDF de registros a partir de todas as entidades que têm o recurso de geração de PDF habilitado. Se você precisar de arquivos PDF acessíveis, siga as etapas em Como gerar um arquivo PDF acessível?.

1. Abra o registro que você deseja exportar como um PDF. Por exemplo, se você quiser criar um arquivo PDF para uma cotação, abra o registro da cotação.

2. Na barra de comandos, selecione Exportar para PDF.

   Observação

   Se você não vir a opção Exportar para PDF na barra de comandos, procure-a em Mais comandos (⋮). Se você ainda não o vir, entre em contato com o administrador para habilitar a geração de arquivos PDF para a entidade.

   A caixa de diálogo Exportar para PDF é exibida.

   

   Uma visualização com base no modelo selecionado é exibida e o nome do arquivo PDF é preenchido. Se quiser usar um modelo diferente do selecionado, pesquise e selecione-o na caixa Selecionar um modelo para gerar o documento PDF. Depois de selecionar o modelo, a visualização será atualizada.

   Importante

   • Se houver vários modelos do Word disponíveis para a entidade, por padrão, o primeiro modelo da lista será selecionado.
   • Se a configuração para visualizar ou baixar um arquivo PDF automaticamente estiver desabilitada nas configurações do seu navegador, a funcionalidade de visualização não funcionará.

3. No campo Salvar como, altere o nome do arquivo PDF, se desejar.

4. Siga um destes procedimentos:

   1. Para baixar o arquivo PDF em seu computador, selecione Baixar.

   2. Para enviar o arquivo PDF para o seu cliente por e-mail, selecione Email.

      O formulário de email é aberto com os campos importantes preenchidos automaticamente.

      

      Observação

      O campo Referente a é populado com o registro a partir do qual o email foi disparado. O sinalizador Enviando email na entidade primária não deve estar habilitado na área Personalização para o campo Referente a a ser populado. Para obter mais informações sobre este sinalizador, consulte Opções da entidade que podem apenas ser habilitadas.

   3. Selecione Salvar no SharePoint ou Salvar no Dynamics.

   • Use Salvar no SharePoint para salvar o arquivo PDF em um site do SharePoint. Este botão fica disponível somente quando a integração com o SharePoint está habilitada para sua organização e a caixa de seleção Gerenciamento de Documentos está marcada na página da entidade na área Personalização. Se você não visualizar este botão, entre em contato com o administrador do sistema.
   • Se a integração do SharePoint não estiver habilitada, você verá o botão Salvar no Dynamics. Este comando salva o arquivo PDF como uma nota no registro principal. O botão Salvar no Dynamics fica disponível, se as notas forem habilitadas para a entidade principal. Se você não visualizar este botão, entre em contato com o administrador do sistema.

Exportar para PDF a partir do aplicativo móvel Dynamics 365 para telefones

Se estiver usando o Dynamics 365 para telefones em um dispositivo móvel, a funcionalidade para gerar arquivos PDF está limitada às seguintes entidades: Conta, Contato, Lead, Oportunidade, Cotação, Pedido e Fatura.

1. Abra o registro que você deseja exportar como um PDF. Por exemplo, se você quiser criar um arquivo PDF para uma cotação, abra o registro da cotação.

2. Na barra de comandos, selecione Criar PDF e o modelo que você deseja usar para criar o PDF.

   

3. Na caixa de diálogo exibida, salve ou baixe o PDF.

   • Se você selecionar Salvar, o arquivo PDF será armazenado no site do SharePoint padrão, se o SharePoint estiver configurado e habilitado para a entidade principal. Se o SharePoint não estiver configurado, o PDF será salvo como um anexo de Notas para o registro da entidade principal no Dynamics 365 Sales.

   • Se você selecionar a opção Baixar, o PDF será baixado em sua unidade local. Após o download, você poderá adicionar esse arquivo a uma anotação, enviá-lo como anexo em um email ou enviá-lo para o SharePoint.

Enviar por email um PDF a partir do aplicativo móvel Dynamics 365 para telefones

Você também pode gerar um arquivo PDF e enviá-lo diretamente para um cliente.

1. Abra o registro que você deseja exportar como um PDF.

2. Na barra de comandos, selecione Enviar Email como PDF e, em seguida, um modelo de documento.

   

   O formulário de email é aberto com os campos importantes preenchidos automaticamente.

3. Verifique ou altere todos os detalhes no formulário do email conforme necessário e selecione Enviar.

perguntas frequentes

O que acontece se mais de um local do documento do SharePoint estiver associado a um registro?

Independentemente do número de locais do documento do SharePoint existentes para um registro, o arquivo PDF gerado é sempre salvo no local padrão: [<record_name>_<record_id>].

Como gerar um arquivo PDF acessível?

A funcionalidade Exportar para PDF usa um recurso do Word que não gera um PDF totalmente acessível. Se o PDF gerado não for suficiente da perspectiva de acessibilidade, siga estas etapas:

1. Crie um modelo do Word que esteja em conformidade com seus padrões de acessibilidade.
2. Carregue o modelo no aplicativo de Vendas.
3. Exporte um registro para o Word e use o modelo que você criou.
4. Abra o documento no Microsoft Word.
5. Selecione Arquivo>Exportar>Criar Documento PDF/XPS.
6. Selecione Opções e verifique se a opção Marcas de estrutura do documento para acessibilidade está selecionada.

Esse método gera um arquivo PDF mais acessível.

Posso especificar um nome diferente para o arquivo PDF antes de gerá-lo?

Sim. Você pode especificar um nome de arquivo diferente se não estiver usando o Dynamics 365 para telefones em um dispositivo móvel.

Posso optar por salvar o arquivo PDF no aplicativo de Vendas como notas ou no SharePoint?

Não. Se o SharePoint estiver habilitado para a entidade para a qual você está gerando um PDF, o arquivo PDF será salvo no local do SharePoint, por padrão.

O recurso de geração de PDF está disponível em todas as entidades?

Sim. O recurso de geração de PDF está disponível em todas as entidades prontas para uso e entidades personalizadas que tenham modelos associados a elas.

O arquivo PDF gerado permite fontes personalizadas?

As fontes no arquivo gerado são limitadas às fontes instaladas no servidor que gera os arquivos PDF. Aqui está uma lista de fontes suportadas:

• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Courier
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Fixed
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Sans_Serif
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Serif
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-OEM
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Small
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-System
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Terminal
• Microsoft-Windows-Font-FMS
• Microsoft-Windows-Font-RegistrySettings
• Microsoft-Windows-Font-StaticCache
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Arial
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-ArialBlack
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Bahnschrift
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Calibri
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Cambria_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-ComicSansMS
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Consolas
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-CourierNew
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Ebrima
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-EbrimaBold
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-FontsRegistrySettingsMigration
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Gadugi
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Georgia
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Inkfree
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-JavaneseText
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LucidaConsole
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MalgunGothic
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftHimalaya
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftJhengHei
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftYaHei
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MongolianBaiti
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MVBoli
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MyanmarText
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NewTaiLue
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-PhagsPa
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoePrint
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SimSun
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TaiLe
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TimesNewRoman
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TrebuchetMS
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Verdana
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Webdings
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Wingdings
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-YiBaiti
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-YuGothicMedium
• Microsoft-Windows-Font-Vector
• Microsoft-Windows-Type1-Fonts

Não consegue encontrar o recurso no aplicativo?

Há algumas possibilidades:

• Você não tem a licença necessária para usar esse recurso. Confira a tabela de comparação e o guia de licenciamento para ver quais recursos estão disponíveis com sua licença.
• Você não tem a função de segurança necessária para usar esse recurso.
  • Para configurar um recurso, você precisa ter as funções de Administração e personalização
  • Para usar recursos relacionados a vendas, você precisa ter as Funções principais de vendas
  • Algumas tarefas exigem funções funcionais específicas.
• Seu administrador não ativou o recurso.
• Sua organização está usando um aplicativo personalizado. Verifique com o administrador as etapas exatas. As etapas descritas neste artigo são específicas para os aplicativos Sales Professional e Hub de Vendas prontos para uso.

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Habilitar ou desabilitar a geração de PDF em registros de vendas