Criar e enviar uma mensagem de email

Em geral, você pode enviar diretamente mensagens de email para os clientes do Dynamics 365 Sales. No entanto, ao habilitar o recurso de envolvimento por email, você obtém mais opções para emails, como seguir ou não seguir, ao redigir um email.

Entre em contato com o administrador se não vir os recursos de interação com email descritos aqui. Mais informações: Configurar interação com email.

Consideração

Antes de usar recursos de compromisso de email, verifique se o fuso horário pessoal do aplicativo de vendas corresponde ao fuso horário atual. Essa configuração é usada quando você agenda o tempo de entrega de email e os lembretes de acompanhamento. Se você não definir esse valor, o aplicativo usará o fuso horário pessoal do aplicativo, que pode não corresponder ao fuso horário real. Por exemplo, se o fuso horário pessoal no aplicativo estiver definido como IST (Hora Padrão Indiana) e sua hora atual estiver definida como GMT (Horário médio de Greenwich), agendar um email para 10:00 GMT definirá a hora de entrega como 3:30 PM IST, que pode não ser o horário de entrega pretendido.
Para definir o fuso horário pessoal, vá até as configurações de personalização e altere Definir o fuso horário no qual você está como o fuso horário atual. Para obter mais informações, consulte Definir suas opções pessoais.

Criar uma mensagem

Os recursos de engajamento por email se aplicam a todos os emails enviados por meio do Dynamics 365 Sales. Quando você envia um email, ele adiciona automaticamente uma atividade de email ao registro, e esse registro é definido como valor Referente a da mensagem. Além disso, o recurso de interação com email coleta indicadores-chave de desempenho (KPIs) e determina onde o email é exibido com base nos destinatários (endereços Para, De e Copiar para).

Antes de criar o email, entenda as diferentes opções disponíveis no formulário de email:

1. Anexo: uma lista de arquivos anexados ao email com controles para adicionar, remover e modificar os anexos.
2. Seguir/Deixar de Acompanhar: ative o acompanhamento para rastrear a participação do cliente com a mensagem ou desative-o para interromper o acompanhamento. Outros controles e links aparecem conforme necessário, como quando um destinatário não permite o acompanhamento. Para obter mais informações, consulte Seguir ou deixar de seguir uma mensagem.
3. Enviar Mais Tarde: defina o tempo de entrega da sua mensagem se não desejar enviá-la imediatamente. Os horários de entrega recomendados podem aparecer aqui, dependendo do fuso horário do destinatário.
4. Definir um Lembrete: defina um lembrete para acompanhar em um horário específico. Por exemplo, talvez você deseje receber um alerta se a mensagem permanecer fechada por três dias.
5. Inserir Modelo: insira texto padrão que você possa revisar conforme necessário. Sua organização pode ter vários modelos dependendo dos requisitos de negócios, como acompanhamento de reunião ou introdução. A interação com email sugere um modelo com base no desempenho anterior.

Para criar e enviar um email:

1. Abra o registro ao qual deseja adicionar a atividade (geralmente um contato, uma oportunidade, um cliente potencial ou uma conta).
2. Na seção Linha do tempo, selecione + (Create a timeline record) >Email.
3. Selecione um destinatário e insira o assunto da mensagem.
4. Insira o corpo da sua mensagem, ou insira um modelo de email.
5. Selecione Enviar ou Salvar para salvar a mensagem como um rascunho e finalizá-la.

Use um modelo de email

Modelos de email são mensagens padrão que você envia com frequência, como apresentações, confirmações, mensagens de agradecimento e lembretes. Eles podem incluir valores dinâmicos que o sistema preenche automaticamente, como o nome do destinatário ou um número de pedido. Permitem início rápido quando estiver escrevendo mensagens comuns.

Engajamento de e-mail analisa o desempenho de todas as mensagens que sua equipe de vendas envia do Dynamics 365 Sales e identifica os templates mais bem-sucedidos. Ele mostra todos os modelos disponíveis, mas realça os que geram mais aberturas, respostas ou vendas.

1. Criar uma mensagem.
2. Na barra de comandos, selecione Inserir Modelo.
3. Na janela Modelos de email, selecione o idioma, se necessário e, depois, procure e selecione um modelo.
4. Selecione Aplicar um modelo.
   O conteúdo do modelo é inserido no corpo da mensagem.
5. Personalize o conteúdo do modelo conforme necessário.
6. Selecione Enviar ou Salvar para salvar a mensagem como um rascunho e finalizá-la.

Adicionar anexos

Ao anexar documentos, planilhas ou imagens aos emails, você pode seguir esses anexos para saber se o destinatário os abriu. Você pode incluir anexos seguidos e não seguidos no mesmo email.
Por padrão, os anexos não são seguidos. Você deve seguir manualmente cada anexo que deseja acompanhar. Além disso, você não pode seguir anexos quando os destinatários da mensagem não permitem o acompanhamento.

1. Criar uma mensagem.

2. Na seção Anexo, selecione +.

3. Localize e selecione o arquivo a ser anexado.

4. Selecione Abrir.
   Dependendo do tamanho do arquivo, a anexação pode demorar diversos segundos.

5. Selecione o anexo a ser acompanhado e mais opções >Seguir.
   O anexo passa a ser acompanhado, e a coluna Acompanhado mostra Sim.

   Observação

   A opção Seguir só estará disponível quando o recurso de anexo avançado estiver desabilitado. Entre em contato com o administrador para desabilitar o recurso de anexo avançado.

6. Selecione Enviar ou Salvar para salvar a mensagem como um rascunho e finalizá-la.

Seguir ou deixar de acompanhar uma mensagem

Quando você segue um email, a interação com email pode informar se o destinatário o abriu, respondeu, abriu um anexo ou selecionou um link nele. Para obter mais informações, consulte Exibir interações de mensagens com o engajamento por e-mail.

A seção Interação com Email inclui os seguintes indicadores e controles:

Indicador ou controle	Descrição
	Indica que você está seguindo o email atual, inclusive os links incluídos, e você tem a opção de seguir arquivos anexados. Selecione Não Seguir para parar de rastrear a mensagem. Esse estado é o padrão para novas mensagens quando sua organização ativa o engajamento de email e todos os destinatários permitem o acompanhamento.
	Indica que você não está seguindo o email atual, inclusive os links incluídos. Você também não pode seguir nenhum anexo. Selecione Seguir para ativar o acompanhamento se os destinatários o permitirem.
	Indica que um ou mais destinatários definiram seguir como Não Permitir. Você não pode seguir esta mensagem, a menos que remova os destinatários que não permitem o acompanhamento ou altere as configurações. - Selecione Exibir Preferências para exibir os nomes dos destinatários e as preferências a seguir em uma nova janela. Selecione um nome para abrir o registro do destinatário. - Se você removeu destinatários que não querem ser seguidos ou alterou suas configurações para permitir a opção de seguir, selecione Repetir Acompanhamento para tentar novamente. - Selecione Não Seguir para parar de tentar seguir essa mensagem. Cerca de 15 minutos após a abertura de uma mensagem seguida, o sistema cria um cartão de ação no assistente. O cartão inclui links para a mensagem, registros relacionados e botões de ação para gerar uma atividade de chamada, pausar o alerta ou ignorá-lo. Saiba mais sobre comunicações com o cliente orientadas com o assistente.

Escolher o horário de entrega mais eficiente

Suas mensagens por email podem receber mais ou menos atenção dependendo de quando chegam nas caixas de entrada dos destinatários. Por exemplo, como muitas pessoas começam o dia com uma caixa de entrada cheia, as mensagens que chegam durante a noite devem competir por atenção e podem ser adiadas ou até esquecidas. Os emails que chegam mais tarde no dia podem ser notados e resolvidos de imediato. Com a interação com email, você poderá compor suas mensagens por email quando for conveniente para você, mas deixe o Dynamics 365 Sales as entregar quando for melhor para os destinatários.

Às vezes, o sistema recomenda um horário de entrega com base no fuso horário do destinatário. Ele supõe um dia de trabalho padrão das 8h às 17h, de segunda à sexta, e sugerirá a hora comercial mais próxima se você estiver trabalhando fora desse dia comercial do destinatário. Se a mensagem tiver mais de um destinatário ou nenhum endereço for fornecido, o sistema não fará uma recomendação.

Sua organização deve ativar o Bing Mapas e o destinatário deve ter um endereço físico em Vendas para interação com email para determinar o fuso horário.

Se não houver recomendação, ou se você preferir usar sua própria lógica, poderá especificar um horário de entrega de sua preferência.

O recurso de horário de entrega está disponível para mensagens acompanhadas e não acompanhadas.

1. Criar uma mensagem.

2. Quando estiver pronto para enviar a mensagem, consulte Enviar Mais Tarde na seção Interação com email.

   Se o sistema puder recomendar um horário de entrega, aparecerá um aqui. Seja como for, você poderá atrasar a entrega.

3. Selecione Enviar Mais Tarde.

   

   Se o sistema recomendou uma hora ou uma data, essas informações serão preenchidas para você. Caso contrário, a data ficará em branco. Em ambos os casos, ele usará seu horário local, não o do destinatário.

4. Na caixa de diálogo Agendar email, selecione a data e a hora para entrega.

   

   Nota

   O seletor de data usa o fuso horário pessoal do aplicativo. Verifique se está definido para o seu fuso horário atual. Para obter mais informações, consulte a seção Consideração.

5. Selecione Agendar email.

   O indicador Atrasar Envio fica verde. Selecione Alterar Agendamento ou Remover Atraso se precisar alterar o atraso ou enviar a mensagem imediatamente. Você pode alterar a entrega agendada a qualquer momento antes do envio da mensagem.

   

6. Selecione Enviar ou Salvar para salvar a mensagem como um rascunho e finalizá-la.

As mensagens agendadas aparecem na lista Atividades do registro Referente a. Até que o horário agendado chegue, você pode excluir ou reagendar a mensagem. Você também pode editar a data ou hora do lembrete de acompanhamento. Não é possível alterar outras configurações depois de selecionar Enviar.

Definir um lembrete de acompanhamento de mensagem

Para garantir que você não se esqueça de acompanhar um email importante, defina um lembrete. Este recurso só está disponível para email enviado.

1. Criar uma mensagem.

2. Quando tudo estiver pronto para definir o lembrete, na seção Interação com Email, selecione Definir um lembrete.

   

3. Na caixa de diálogo Definir Lembrete, preencha os campos a seguir.

   • Condição: selecione a condição que dispara o lembrete:
     • Se eu não receber uma resposta até: disparará o lembrete se nenhuma resposta for recebida até a data Lembrar até. Disponível apenas para mensagens acompanhadas.
     • Se o email não for aberto até: disparará o lembrete se a mensagem não for aberta até a data Lembrar até. Disponível apenas para mensagens acompanhadas.
     • Lembrar-me de qualquer forma às: aciona o lembrete na data ou no horário especificados, não importa qual seja.
   • Lembrete de: especifique a data e a hora para mostrar o lembrete quando a Condição for atendida.
   • Comentário: como opção, adicione uma observação ao lembrete.

   

   Nota

   O seletor de data usa o fuso horário pessoal do aplicativo. Verifique se ele está definido para o seu fuso horário atual. Para obter mais informações, consulte a seção Consideração.

4. Selecione OK para salvar suas configurações e fechar a janela.

   O indicador Definir Lembrete fica azul e um breve resumo de suas configurações de lembrete é exibido. Depois que o tempo do lembrete passar, o resumo será atualizado para indicar isso. Selecione Alterar Lembrete ou Remover Lembrete se precisar alterar o lembrete ou removê-lo.

   

5. Selecione Enviar ou Salvar para salvar a mensagem como um rascunho e finalizá-la.

Quando o lembrete é disparado, o sistema cria um cartão de ação no assistente. O cartão receberá maior prioridade, razão pela qual você deve vê-lo imediatamente. O cartão inclui links para a mensagem e registros relacionados, e botões de ação para adiar ou ignorar o alerta. Aprenda mais sobre cartão de lembrete por email.

Não consegue encontrar o recurso no aplicativo?

Há algumas possibilidades:

• Você não tem a licença necessária para usar esse recurso. Confira a tabela de comparação e o guia de licenciamento para ver quais recursos estão disponíveis com sua licença.
• Você não tem a função de segurança necessária para usar esse recurso.
  • Para configurar um recurso, você precisa ter as funções de Administração e personalização
  • Para usar recursos relacionados a vendas, você precisa ter as Funções principais de vendas
  • Algumas tarefas exigem funções funcionais específicas.
• Seu administrador não ativou o recurso.
• Sua organização está usando um aplicativo personalizado. Verifique com o administrador as etapas exatas. As etapas descritas neste artigo são específicas para os aplicativos Sales Professional e Hub de Vendas prontos para uso.

Informações relacionadas

Ativar a interação com email
Exibir interações de mensagem com interação com email
Configurar preferências de privacidade
Criar modelos para email