Visualize e descubra casos de uso de alto valor Power Platform

Investir em Power Platform leva tempo e recursos. Identificar áreas onde a plataforma aumenta a eficiência, reduz custos e melhora a tomada de decisões ajuda as organizações a usar a tecnologia em todo o seu potencial. Casos de uso de alto valor geralmente envolvem a automatização de tarefas repetitivas, o fornecimento de insights de dados em tempo real e a otimização de processos, o que aumenta coletivamente a produtividade e a satisfação dos funcionários no trabalho.

Workshops de visualização de soluções são uma maneira eficaz de descobrir casos de uso de alto valor, reunindo as partes interessadas para explorar oportunidades e definir soluções de forma colaborativa. Este artigo orienta você na organização desses workshops e nas atividades envolvidas na identificação e no refinamento de casos de uso de alto valor.

Organizar workshops de visualização de soluções

Esta seção fornece uma abordagem para organizar workshops de visualização de soluções.

1. Defina objetivos e escopo: Defina claramente as metas do workshop. Você está tentando melhorar um processo específico, explorar oportunidades para usar tecnologias mais novas ou aprimorar a experiência do cliente? Defina o escopo do workshop, incluindo as áreas de negócios a serem abordadas e os resultados esperados.
2. Identificar e convidar as partes interessadas: Identificar as principais partes interessadas com base nos objetivos do workshop. Este grupo inclui líderes empresariais, profissionais de TI e usuários finais. Um grupo tão diverso fornece uma visão abrangente das necessidades da organização. Dependendo do escopo, concentre-se em um departamento específico ou na organização inteira para reunir uma ampla gama de insights e perspectivas.
3. Convite e comunicação: Envie convites com bastante antecedência, declarando claramente o propósito, a agenda e os resultados esperados do workshop.
4. Prepare os materiais do workshop: Forneça aos participantes informações básicas relevantes, como soluções de alto valor existentes Power Platform em sua organização. Prepare modelos para brainstorming, priorização e documentação. Ferramentas como quadros brancos, notas adesivas e o Microsoft Whiteboard podem facilitar o processo.
5. Selecione um facilitador: Designe alguém para liderar e gerenciar o workshop. Essa pessoa é responsável por explicar as regras, definir limites de tempo, orientar os participantes em cada etapa e facilitar as discussões.

Identificar casos de uso de alto valor

Primeiro, identifique os casos de uso pedindo aos participantes do workshop que preparem um discurso rápido sobre suas ideias. Dependendo do número de participantes, você pode dividi-los em grupos antes desta atividade. O objetivo da atividade de pitch de elevador é identificar um problema específico dentro da organização que uma Power Platform solução pode resolver e desenvolver um pitch convincente para a ideia.

Prepare um modelo que incentive os participantes do workshop a:

1. Dê um nome à ideia: Comece dando um nome à ideia. Um nome memorável captura a atenção e torna o discurso envolvente.
2. Identifique um processo importante: Pense em um processo importante dentro da organização. Explique o processo e por que ele é importante. Este exercício define o contexto da ideia e enfatiza a importância do problema que está sendo resolvido.
3. Destaque os desafios: Identifique os desafios associados a este processo. Existem etapas onde erros humanos ocorrem com frequência? Existem inconsistências que afetam a eficiência? Descreva claramente essas dificuldades para enfatizar a necessidade de uma solução autônoma.
4. Visualize a solução: imagine uma Power Platform solução que resolva os aspectos desafiadores do processo. Descreva o que a solução faz e como ela funciona. Ele usa fluxos para automatizar processos propensos a erros? Um aplicativo facilita o acesso a dados de qualquer lugar? Esta seção deve fornecer uma imagem clara da solução proposta.
5. Explique os benefícios: Destaque os benefícios da implementação da solução. Considere fatores como economia de tempo, redução de custos e maior precisão. Pense também em outras áreas da organização que podem se beneficiar de uma automação semelhante.

Exemplo de pitch

Para ajudar você a começar, aqui está um exemplo de pitch que ilustra o processo:

1. Nome da ideia: Rastreador de Despesas Inteligente
2. Processo importante: Gerenciar relatórios de despesas garante que os funcionários sejam reembolsados por despesas relacionadas aos negócios e ajuda a manter registros financeiros precisos. Entretanto, o processo manual atual é demorado e propenso a erros.
3. Desafios:
   • Entrada manual de dados: os funcionários inserem manualmente as despesas em planilhas, o que geralmente causa erros e inconsistências.
   • Atrasos na aprovação :O processo de aprovação é lento, pois os gerentes precisam revisar e aprovar cada relatório individualmente.
   • Falta de visibilidade : As equipes financeiras têm dificuldade para obter insights em tempo real sobre dados de despesas, o que dificulta o geranciamento eficaz dos orçamentos.
4. Solução:
   • Fluxos de nuvem automatizados : O Smart Expense Tracker usa Power Automate fluxos de nuvem para automatizar todo o processo de relatórios de despesas. Os funcionários enviam suas despesas por meio de um aplicativo fácil de usar, que categoriza e valida automaticamente as entradas.
   • Aplicativo Power App: O aplicativo fornece uma interface perfeita para os funcionários enviarem recibos, e um AI Builder modelo extrai os dados relevantes, poupando os funcionários de inserir manualmente os detalhes das despesas. O aplicativo também permite que os funcionários acompanhem o status de seus relatórios. Os gerentes recebem notificações automatizadas para aprovações, e as equipes financeiras acessam painéis em tempo real para monitorar despesas.
5. Benefícios:
   • Economia de tempo: A automatização do processo de relatórios de despesas reduz o tempo que os funcionários gastam na entrada de dados e os gerentes gastam em aprovações.
   • Precisão aprimorada: verificações de validação automatizadas minimizam erros e inconsistências em relatórios de despesas.
   • Visibilidade aprimorada: painéis em tempo real fornecem às equipes financeiras insights atualizados sobre dados de despesas, permitindo melhor geranciamento do orçamento.
   • Escalabilidade: A solução pode ser facilmente dimensionada para outros departamentos ou processos, como solicitações de viagens ou aprovações de aquisições, aumentando ainda mais a eficiência organizacional.

Casos de uso de pitch

Depois que os participantes do workshop identificarem possíveis casos de uso, o próximo passo é fazer com que eles apresentem suas ideias ao grupo e as refinem por meio de atividades colaborativas. Cada participante apresenta seu caso de uso, detalhando o problema, a solução proposta e o impacto potencial. O grupo fornece feedback, faz perguntas e sugere melhorias. Para levar as melhores ideias adiante, os participantes votam nas ideias uns dos outros, e as ideias mais votadas passam para a próxima atividade. Esse processo não apenas analisa e desenvolve minuciosamente os casos de uso, mas também promove a educação cruzada entre os membros da equipe. Os participantes compartilham conhecimentos e aprendem novas habilidades, garantindo que os casos de uso sejam robustos, viáveis e alinhados com os objetivos do workshop.

Refinar casos de uso

Em seguida, divida os participantes em pequenos grupos. Cada grupo avalia as ideias apresentadas com base nas partes interessadas, objetivos, desafios e resultados.

O objetivo desta atividade é:

• Alinhe as partes interessadas e os objetivos mais críticos.
• Identifique e mitigue os principais desafios.
• Defina métricas de sucesso por meio de resultados.

Prepare e distribua impressões da lista de exemplos de partes interessadas, objetivos, desafios e resultados. Forneça marcadores, notas adesivas e modelos para documentar as discussões.

Os grupos escolhem itens da lista e discutem a relevância de cada item para o caso de uso, considerando as seguintes categorias:

• Objetivos:
  • Primário: Objetivos essenciais para o sucesso do caso de uso.
  • Secundário: Objetivos que são importantes, mas não críticos.
• Partes interessadas:
  • Crítico: partes interessadas que têm um impacto significativo no sucesso do caso de uso.
  • Influentes: partes interessadas que podem afetar o caso de uso, mas não são tão críticas.
• Desafios:
  • Alto impacto: Desafios que podem dificultar significativamente o sucesso do caso de uso.
  • Gerenciável: Desafios que podem ser enfrentados com relativa facilidade.
• Resultados:
  • Essencial: Resultados que são necessários para o sucesso do caso de uso.
  • Benéfico: Resultados que agregam valor, mas não são essenciais.

Os grupos atribuem um nível de importância a cada item com base na discussão e documentam os níveis de importância atribuídos e a justificativa por trás de cada decisão.

O resultado esperado desta atividade é entender as partes interessadas e os objetivos mais importantes para o caso de uso, identificar os principais desafios e seu impacto potencial e começar a definir métricas de sucesso concretas por meio de resultados bem definidos. Esses resultados fornecem um caminho claro para medir o sucesso das soluções propostas.

Para ajudar você a começar, aqui está uma lista de exemplos de partes interessadas, objetivos, desafios e resultados. Refine esta lista com base em seus objetivos e certifique-se de que ela esteja disponível aos participantes, por exemplo, por meio de impressões no dia.

Apresente sua ideia

No final do workshop, cada grupo apresenta suas ideias de soluções e considerações para todo o workshop. Incentive feedback construtivo e discussão para refinar ainda mais as soluções.

Próxima etapa

Planeje e execute hackathons para dar os próximos passos e transformar ideias em soluções.

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