Monitorizar a partilha "Todos, exceto utilizadores externos" (EEEU) com o relatório de atividade EEEU

"Todos, exceto os utilizadores externos" (EEEU) é um grupo do SharePoint incorporado que inclui automaticamente todos os utilizadores internos, mas exclui quaisquer convidados externos. O relatório "Todos exceto utilizadores externos" (EEEU) é um dos dois tipos de relatórios de atividade de governação de acesso a dados disponíveis com a Gestão Avançada do SharePoint. Os relatórios de atividade EEEU ajudam-no a identificar sites onde o conteúdo é partilhado com toda a organização nos últimos 28 dias. Recomendamos que execute primeiro o relatório de permissões do site para compreender a linha de base de partilha EEEU atual da sua organização e, em seguida, utilize o relatório de atividade EEEU para monitorizar as atividades de partilha EEEU em curso.

Quando ocorre a partilha EEEU?

Os conteúdos podem ser partilhados com a EEEU de duas formas:

1. Sites públicos: quando um site é configurado como público, o grupo EEEU torna-se parte da associação do site (proprietários, membros ou visitantes). Definir um site como público torna todos os conteúdos do site visíveis para todas as pessoas na sua organização.

2. Itens públicos: os ficheiros ou pastas individuais podem ser partilhados diretamente com o EEEU através do seletor de pessoas. Definir um ficheiro ou pasta como público torna-o acessível a toda a organização, mantendo o resto do site privado.

Porquê monitorizar a partilha EEEU?

A partilha com o EEEU pode levar a uma exposição de dados não intencional, uma vez que concede acesso a todos os colaboradores atuais e futuros. Pode combinar os relatórios de atividade EEEU com o relatório de permissões do site para o ajudar:

• Descobrir sites com mais atividade de partilha EEEU nos últimos 28 dias
• Identificar potenciais riscos de partilha excedam antes de afetarem a sua organização
• Tomar as medidas adequadas para limitar o acesso quando necessário

O que me mostram os relatórios de atividade do EEEU?

Cada relatório de atividade EEEU mostra:

• 100 principais sites: sites com o maior número de itens ou grupos partilhados com o EEEU nos últimos 28 dias
• Políticas de segurança: políticas atuais aplicadas a cada site:
  • Etiquetas de confidencialidade do site
  • Definições de privacidade do site
  • Definições de partilha externa do site
• Administrador principal: o administrador designado responsável por cada site

Quando utilizar relatórios de atividade EEEU?

Recomendamos que execute os relatórios de atividade EEEU em combinação com outros relatórios de governação de acesso a dados, especialmente o relatório de permissões do site, para obter uma imagem completa e contínua do panorama de acesso aos dados da sua organização. Veja como:

1. Comece com snapshot relatórios: execute primeiro relatórios de permissões de sites para compreender a sua estrutura de permissões de linha de base, especificamente, para obter o estado atual da partilha EEEU.
2. Dar seguimento aos relatórios de atividade: execute os relatórios de atividade EEEU para monitorizar atividades de partilha EEEU recentes e detetar riscos emergentes. Recomendamos que execute estes passos mensais para se manter a par das atividades de partilha em curso.

Como criar um relatório Todos, exceto utilizadores externos?

Ao criar um relatório EEEU, pode configurar várias opções para focar a sua análise:

Eis como: Opções de configuração do relatório:

• Nome do relatório: introduza um nome exclusivo para identificar este relatório
• Modelo: selecione os modelos de site do SharePoint a incluir (pode selecionar vários tipos de modelo ou selecionar "Todos os sites"):
  • Sites clássicos
  • Sites de comunicação
  • Sites de equipe
  • Outros
  • Todos os sites (para incluir tudo)
• Privacidade: para sites de equipa, filtre por definição de privacidade:
  • Privado
  • Público
  • Todos (privados e públicos)
• Sensibilidade do site: selecione etiquetas de confidencialidade específicas para se concentrar em sites com classificações de segurança específicas. Por exemplo, pode identificar ficheiros partilhados com eEEU em sites identificados como "Confidenciais" nos últimos 28 dias
• Tipo de relatório: selecione o cenário EEEU a analisar:
  • Sites públicos: sites onde o EEEU faz parte da associação ao site
  • Itens públicos: ficheiros ou pastas individuais partilhados com o EEEU

Executar o relatório Todos exceto utilizadores externos

Para obter os dados mais recentes, tem de executar manualmente cada relatório. Pode executar todos os relatórios de uma só vez ou selecionar relatórios individuais. Verifique a coluna Estado para ver se um relatório está pronto ou quando foi atualizado pela última vez.

Ver Todos, exceto relatórios de utilizadores externos

Após a conclusão do relatório, apresenta as principais informações sobre a atividade de partilha EEEU:

Transferir Todos, exceto relatórios de utilizadores externos

Pode transferir os dados completos do relatório como um ficheiro CSV para uma análise detalhada:

Conteúdos do relatório transferidos:

• Até 1 milhão de sites ordenados pela atividade de partilha EEEU (o primeiro mais alto)
• Informações completas do site, incluindo:
  • Nome e e-mail do administrador principal
  • Tipo de modelo de site
  • Configurações de privacidade
  • Rótulos de confidencialidade
  • Metadados adicionais do site

Tomar medidas com base nos resultados dos relatórios EEEU

Depois de detetar potenciais partilhas em excesso através de relatórios EEEU, pode tomar medidas para remediar os riscos e melhorar a governação de acesso aos dados da sua organização. Saiba mais aqui.