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A Gestão Avançada do SharePoint (SAM) é uma solução de governação abrangente para o SharePoint e o OneDrive. Com o SAM, pode gerir eficientemente o crescimento dos conteúdos, proteger o acesso e monitorizar as alterações em toda a sua organização. Estas capacidades ajudam-no a manter o controlo sobre a área de trabalho digital e a preparar o seu ambiente para Microsoft 365 Copilot.
Neste artigo, vai aprender como o SAM lhe permite:
- Impedir a expansão de conteúdos com políticas e informações automatizadas
- Gerir o ciclo de vida dos conteúdos através de ferramentas de relatórios e conformidade
- Simplificar as permissões e a gestão de acesso para sites do SharePoint e do OneDrive
Explore cada uma das secções seguintes para descobrir como o SAM suporta as suas necessidades de governação de conteúdos e melhora a colaboração no Microsoft 365.
O que é preciso para começar
Antes de começar, certifique-se de que as funcionalidades de Gestão Avançada (SAM) do SharePoint estão disponíveis para as suas organizações através de uma das duas opções de licenciamento seguintes:
- Se a sua organização tiver uma licença copilot e for atribuída uma licença copilot a pelo menos um utilizador, os administradores do SharePoint obterão automaticamente acesso às funcionalidades de Gestão Avançada do SharePoint necessárias para a implementação do Copilot. A única funcionalidade SAM não incluída no Copilot é a Criação Restrita de Sites.
- As organizações sem uma licença copilot podem aceder às funcionalidades de Gestão Avançada do SharePoint ao comprar uma licença autónoma de Gestão Avançada do SharePoint.
As funcionalidades SAM são geridas por administradores de TI com acesso ao centro de administração do SharePoint. Algumas funcionalidades também podem ser utilizadas pelos proprietários do site.
Com o licenciamento correto implementado, pode tirar o máximo partido das três principais capacidades da Gestão Avançada do SharePoint: impedir a expansão de conteúdos, gerir o ciclo de vida dos conteúdos e simplificar as permissões e a gestão de acesso para sites do SharePoint e do OneDrive. As secções seguintes fornecem uma visão detalhada de cada área, ajudando-o a compreender como o SAM lhe permite governar as informações da sua organização de forma eficaz e segura.
O que é a expansão de conteúdos e como pode impedi-lo?
A expansão de conteúdos ocorre quando os ficheiros digitais e as informações se acumulam na sua organização sem supervisão eficaz. Isto pode dificultar a localização do que precisa, aumentar os custos de armazenamento e criar riscos de segurança ou conformidade. Para o ajudar a evitar a expansão de conteúdos, a Gestão Avançada do SharePoint oferece três funcionalidades principais:
- Política de propriedade do site: Certifique-se de que todos os sites do SharePoint têm uma propriedade e responsabilidade claras com políticas automatizadas que o ajudam a gerir o ciclo de vida e a governação do site.
- Informações de IA: Utilize recomendações com tecnologia de IA para identificar padrões, detetar potenciais problemas e tomar medidas para manter os seus conteúdos organizados e seguros.
- Gerir sites inativos: Detetar e endereçar automaticamente sites do SharePoint inativos, reduzindo a desorganização e otimizando o armazenamento.
- Atestado de site de pedido: Solicita regularmente aos proprietários do site que revejam e confirmem a relevância dos respetivos sites, ajudando-o a manter um ambiente digital organizado e propositado.
Ao utilizar estas funcionalidades em conjunto, pode manter o controlo sobre a sua área de trabalho digital e suportar uma colaboração segura e eficiente.
Política de propriedade do site
As políticas de propriedade do site fazem parte da gestão do ciclo de vida do site. Estas políticas ajudam-no a monitorizar e impor automaticamente os requisitos de propriedade do site em toda a sua organização. Pode criar estas políticas para definir quem deve ser responsável por cada site, definir contagens mínimas de proprietário ou administrador e automatizar notificações quando os sites não cumprem os seus critérios. Ao identificar regularmente sites não conformes e pedir aos utilizadores que tomem medidas, as políticas de propriedade do site suportam uma gestão de sites eficaz, reduzem o risco de sites sem proprietário e ajudam a manter a segurança e a conformidade no seu ambiente do SharePoint.
Insights da IA
A funcionalidade informações de IA para a Gestão Avançada do SharePoint utiliza um modelo de linguagem para identificar padrões e potenciais problemas de relatórios e receber recomendações acionáveis para resolver problemas.
Pode encontrar o botão Obter informações de IA junto a vários relatórios no centro de administração do SharePoint. Depois de selecionada, a funcionalidade informações de IA extrai padrões do relatório e oferece uma lista de potenciais ações.
Política de sites inativos
Pode executar políticas automatizadas baseadas em regras para gerir e reduzir sites inativos com a funcionalidade de política de sites do SharePoint Inativa da Gestão Avançada do SharePoint.
A política de sites inativos combate a expansão de conteúdos ao identificar e gerir automaticamente sites do SharePoint inativos. Funciona através da definição de critérios de inatividade, como a falta de atualizações ou a atividade do utilizador durante um período definido. Depois de identificados, os proprietários do site recebem notificações por email para confirmar o estado ativo/inativo do site.
Pedir atestado de site
O atestado de site de pedido é uma funcionalidade que o ajuda a garantir que os sites do SharePoint permanecem relevantes e necessários ao longo do tempo. Com esta funcionalidade, pode configurar revisões periódicas em que os proprietários do site e os administradores do site são solicitados a atestar a necessidade contínua dos respetivos sites. Este processo ajuda a identificar e limpo sites não utilizados ou desnecessários, reduzindo a expansão de conteúdos e mantendo um ambiente digital organizado.
Como pode gerir o ciclo de vida dos conteúdos?
Pode gerir o ciclo de vida dos conteúdos dos sites do SharePoint ao:
- Utilizar relatórios do histórico de alterações de sites para controlar as alterações de propriedades nos sites, ajudando-o a monitorizar as atualizações e a manter a conformidade.
- Reveja as ações recentes do site para ver as alterações mais recentes que efetuou, facilitando a auditoria da atividade e garantindo que as políticas de governação são seguidas.
Em conjunto, estas funcionalidades dão-lhe visibilidade sobre as modificações do site e suportam uma gestão eficaz do ciclo de vida.
Relatórios do histórico de alterações de sites
A funcionalidade Relatório de histórico de alterações de sites permite-lhe criar relatórios do histórico de alterações no centro de administração do SharePoint para rever as alterações de propriedade do site SharePoint efetuadas nos últimos 180 dias. Crie até cinco relatórios para um determinado intervalo de datas e filtre por sites e utilizadores. Pode transferir o relatório como um ficheiro de .csv para ver as alterações da propriedade do site.
Ações recentes do site
A política de ações de administração recentes do SharePoint permite-lhe rever e monitorizar as últimas 30 alterações efetuadas às propriedades de um site do SharePoint nos últimos 30 dias no centro de administração do SharePoint. Esta funcionalidade só mostra as alterações efetuadas por si e não por outros administradores.
Como pode gerir permissões e acesso
A colaboração e as experiências de IA do Microsoft 365 dependem de controlos de permissão e acesso fortes para o SharePoint e o OneDrive. A Gestão Avançada do SharePoint (SAM) fornece um conjunto de funcionalidades para ajudá-lo a governar o acesso, impedir a partilha excessiva e proteger dados confidenciais:
- Avaliar a gestão de conteúdos status: avalie as práticas de gestão de conteúdos da sua organização e receba informações acionáveis para melhorar a governação num único local.
- Bloquear política de transferência: Restrinja as transferências de ficheiros a partir de sites do SharePoint e do OneDrive, garantindo o acesso apenas ao browser e impedindo cópias offline.
- Gestão do catálogo: Forneça uma vista abrangente da distribuição de conteúdos entre regiões, departamentos, utilizadores, barreiras de informações e propriedades personalizadas definidas por si.
- Comparar políticas de site: Avalie e alinhe as políticas ao nível do site para manter uma governação consistente em todo o seu ambiente.
- Políticas de acesso condicional: Utilize contextos de autenticação para ligar uma política de Acesso Condicional Microsoft Entra a um site do SharePoint.
- Relatórios de governação de acesso a dados: Identifique sites com conteúdo sobrepartilhado ou confidencial e tome medidas para mitigar os riscos.
- Gerir a governação do acesso a dados através do PowerShell: Automatize e dimensione as suas tarefas de governação de acesso a dados com comandos do PowerShell.
- Informações do agente do SharePoint: Obtenha visibilidade sobre os agentes do SharePoint criados recentemente e as respetivas atividades.
- Informações sobre agentes que acedem ao conteúdo: Obtenha informações sobre como os agentes estão a aceder a conteúdos em todos os sites do SharePoint e do OneDrive na sua organização.
- Informações da aplicação: Monitorize e faça a gestão de aplicações não Microsoft registadas no seu centro de administração do Microsoft Entra que acedem aos seus conteúdos do SharePoint.
- Iniciar revisões de acesso ao site: Delegue a revisão de sites sobrepartilhados aos proprietários do site, garantindo a validação regular das permissões de acesso.
- Restringir o acesso a todos os OneDrives por grupo de segurança: Limitar o acesso do OneDrive a grupos de segurança específicos, melhorando a proteção de dados.
- Restringir o acesso a OneDrives específicos: Controlar o acesso a contas individuais do OneDrive com base em funções de utilizador ou associações a grupos.
- Restringir a deteção de conteúdos de sites do SharePoint: Limite a capacidade de os utilizadores finais procurarem ficheiros de sites específicos do SharePoint.
- Restringir a criação de sites por utilizadores: Impor políticas para controlar quem pode criar novos sites do SharePoint, reduzindo a expansão desnecessária.
- Restringir a criação de sites por aplicações: Controle as aplicações que não sejam da Microsoft que podem criar sites do SharePoint, garantindo que apenas as aplicações fidedignas têm esta capacidade.
- Restringir o acesso ao SharePoint por grupos de segurança: Aplique políticas baseadas em grupos de segurança para refinar ainda mais quem pode aceder a sites específicos do SharePoint.
Ao utilizar estas funcionalidades em conjunto, pode garantir que apenas os utilizadores autorizados têm acesso aos dados da sua organização, reduzir o risco de fugas de dados e suportar uma colaboração segura e eficiente com Microsoft 365 Copilot.
Avaliar status de gestão de conteúdos
A funcionalidade avaliação da gestão de conteúdos na Gestão Avançada do SharePoint agrega um conjunto abrangente de ferramentas num único local para que possa avaliar e melhorar rapidamente as práticas de gestão de conteúdos da sua organização com informações e recomendações acionáveis.
Bloquear política de transferências para sites do SharePoint e do OneDrive
Bloquear política de transferências para sites do SharePoint e do OneDrive Pode bloquear a transferência de ficheiros a partir de sites do SharePoint ou do OneDrive sem ter de utilizar Microsoft Entra políticas de Acesso Condicional. Os utilizadores têm acesso apenas ao browser sem capacidade de transferir, imprimir ou sincronizar ficheiros. Eles também não poderão acessar conteúdo por meio de aplicativos, incluindo os aplicativos da área de trabalho do Microsoft Office.
Gestão do catálogo
A gestão de catálogos ajuda-o a organizar e a governar sites do SharePoint ao agrupá-los em categorias lógicas com base em regiões, departamentos, utilizadores, barreiras de informações e propriedades personalizadas. Esta funcionalidade utiliza metadados incorporados do Microsoft 365 para permitir ações direcionadas, como a monitorização de conteúdos, a aplicação de políticas e a base copilot, simplificando a governação e reduzindo a sobrecarga administrativa.
Comparar políticas de site
Comparar políticas de site permite-lhe avaliar e alinhar políticas ao nível do site para manter uma governação consistente nos seus sites do SharePoint. Pode comparar políticas como definições de partilha, etiquetas de confidencialidade e controlos de acesso entre diferentes sites para identificar discrepâncias e garantir uma aplicação uniforme das normas de segurança da sua organização.
Políticas de acesso condicional para sites do SharePoint
As políticas de acesso condicional para sites do SharePoint permitem-lhe impor condições de acesso rigorosas quando os utilizadores acedem a sites do SharePoint. Os contextos de autenticação podem ser aplicados diretamente a sites ou utilizados com etiquetas de confidencialidade para ligar Microsoft Entra políticas de Acesso Condicional a sites etiquetados. Isto garante que apenas os utilizadores autorizados podem aceder a conteúdos confidenciais com base em requisitos de segurança definidos.
Relatórios de controle de acesso a dados
Os relatórios de governação de acesso a dados permitem-lhe ver relatórios que identificam sites que contêm conteúdo potencialmente sobrepartilhado ou confidencial. Pode utilizar estes relatórios para avaliar e aplicar políticas de segurança e conformidade adequadas.
Gestão da Governação de Acesso a Dados através do PowerShell
Embora a governação de acesso a dados esteja disponível no portal do centro de administração do SharePoint, as grandes organizações geralmente procuram suporte do PowerShell para gerir o dimensionamento através de scripting e automatização.
Este documento aborda todos os comandos adequados do PowerShell disponíveis através do módulo powerShell do SharePoint Online para gerir relatórios a partir da governação de acesso a dados.
Informações do agente do SharePoint
As informações do agente do SharePoint são uma funcionalidade de Gestão Avançada do SharePoint que lhe permite obter visibilidade sobre os agentes do SharePoint criados recentemente e as respetivas atividades. Este relatório pode ajudá-lo a monitorizar e gerir os agentes que acedem aos seus conteúdos do SharePoint.
Informações sobre o acesso dos agentes ao conteúdo
As informações sobre o acesso dos agentes ao conteúdo são uma funcionalidade de Gestão Avançada do SharePoint que lhe permite obter informações sobre como os agentes estão a aceder a conteúdos em todos os sites do SharePoint e do OneDrive na sua organização. Pode ver como os agentes interagem com os seus conteúdos, padrões de acesso spot e ver a distribuição de agentes entre sites.
Relatórios de informações de aplicações empresariais
O App Insights é uma funcionalidade de Gestão Avançada do SharePoint que lhe permite obter informações sobre as várias aplicações que não são da Microsoft registadas no seu centro de administração do Microsoft Entra e como acedem aos seus conteúdos do SharePoint. Este relatório pode ajudá-lo a manter e proteger a integridade dos seus conteúdos.
Revisões de acesso ao site
A funcionalidade de revisão de acesso ao site no centro de administração do SharePoint permite-lhe delegar o processo de revisão dos relatórios de governação de acesso a dados aos proprietários de sites partilhados em excesso.
A revisão do acesso ao site envolve os proprietários do site no processo de revisão para que possam abordar a preocupação de sites partilhados em excesso identificados em relatórios de governação de acesso a dados.
Controle de Acesso Restritos para o SharePoint
Pode impedir que sites e conteúdos sejam detetados ao nível do site ao ativar a Controle de Acesso Restrita para sites do SharePoint. A restrição de acesso ao site permite que apenas os utilizadores do grupo de segurança especificado ou do grupo do Microsoft 365 acedam ao conteúdo. Esta política pode ser utilizada com sites ligados a grupos do Microsoft 365, ligados ao Teams e não ligados a grupos.
Controle de Acesso Restritos para o OneDrive
Pode limitar o acesso a conteúdos partilhados do OneDrive de um utilizador específico a apenas pessoas num grupo de segurança com a política Controle de Acesso Restrita para o OneDrive. Assim que a política estiver ativada, qualquer pessoa que não esteja no grupo de segurança designado não poderá aceder ao conteúdo nesse OneDrive, mesmo que tenha sido partilhado anteriormente com os mesmos.
Para impedir que os utilizadores acedam a todos os OneDrives como um serviço, pode ativar a funcionalidade Restringir o acesso ao serviço Do OneDrive .
Restringir a criação de sites por utilizadores
Pode controlar quem pode criar novos sites do SharePoint na sua organização ao ativar a funcionalidade Restringir a criação de sites por utilizadores . Isto ajuda a reduzir a expansão desnecessária e garante que apenas os utilizadores autorizados podem criar sites.
Restringir a criação de sites por aplicações
Pode controlar que aplicações que não sejam da Microsoft podem criar sites do SharePoint na sua organização ao ativar a funcionalidade Restringir a criação de sites por aplicações . Isto garante que apenas as aplicações fidedignas têm a capacidade de criar sites, melhorando a segurança e a governação.
Licenciamento
Para utilizar a Gestão Avançada do SharePoint (SAM), a sua organização tem de ter o licenciamento adequado implementado. Saiba mais sobre as principais opções para aceder às funcionalidades SAM aqui.
Funcionalidades de Gestão Avançada do SharePoint em licenças Microsoft 365 Copilot
Saiba mais sobre as funcionalidades de Gestão Avançada do SharePoint incluídas no Microsoft 365 Copilot licenças aqui.
Que SKUs Microsoft 365 Copilot incluem a Gestão Avançada do SharePoint?
Saiba mais sobre o que Microsoft 365 Copilot SKUs incluem funcionalidades de Gestão Avançada do SharePoint aqui.
Como é que o SAM suporta Microsoft 365 Copilot implementação?
Quer esteja a preparar a implementação do Copilot ou a gerir conteúdos após a implementação, a Gestão Avançada do SharePoint oferece capacidades para o ajudar a governar os seus conteúdos do SharePoint e do OneDrive de forma eficaz.
Recomendamos que utilize as funcionalidades de Gestão Avançada do SharePoint, juntamente com as nossas melhores práticas para Microsoft 365 Copilot para reduzir o risco de partilha excessiva, controlar a expansão de conteúdos e gerir o ciclo de vida dos conteúdos.