Agendar requisitos para um conjunto de recursos

Os grupos de recursos são grupos de recursos semelhantes. Os expedidores gerem a capacidade e têm a opção de atribuir recursos mais tarde.

O agendamento do conjunto de recursos é ideal para vários cenários:

• Evite reservar recursos específicos de imediato. Por exemplo, um hotel verifica a disponibilidade de quartos (conjunto) e atribui um quarto (recurso) aos hóspedes quando chegam.

• Recolha os requisitos centralmente, mas deixe que um gestor local os reserve. Por exemplo, uma cadeia de oficinas de reparação aceita compromissos através de um centro de atendimento. O agente central agenda o compromisso na localização preferencial do cliente (conjunto). O gestor local da loja atribui compromissos a um especialista disponível (recurso).

• Conheça a capacidade de um conjunto, mas não o recurso específico que contém. Por exemplo, uma feira para profissionais oferece várias opções de stand. Considera a capacidade dos stands (conjunto) na reserva, mas atribui os stands específicos (recurso) mais tarde.

• Possibilite a reserva em excesso para cancelamentos esperados. Por exemplo, um hotel tem um número fixo de quartos, mas pode inflacionar a capacidade e aceitar mais reservas do que os quartos disponíveis para ter em consideração cancelamentos.

Criar um conjunto de recursos

Recomendamos a criação de conjuntos que utilizem o mesmo tipo de recurso. Se pretende criar grupos com tipos diferentes de recursos, crie uma equipa.

1. Abra a área Recursos , selecione Recursos e, em seguida, selecione Novo.

2. No separador Geral, defina Tipo de Recurso como Conjunto e escolhera um Tipo de Conjunto.

3. Introduza um Nome e escolha um Fuso Horário.

4. No separador Agendamento, escolha uma Localização de Início e Localização de Fim. Escolha Endereço da Unidade Organizacional para representar uma localização física onde o conjunto funciona ou Agnóstico de Localização para um conjunto de recursos que trabalham remotamente.

   Observação

   Não escolha a opção Endereço do recurso.

5. Escolha uma opção para Derivar Capacidade dos Membros do Grupo e, em seguida, selecione Guardar.

   • Sim: a capacidade do recurso do conjunto é calculada com base nos calendários de horário de trabalho do respetivo membro. A capacidade do conjunto muda quando adiciona ou remove membros do conjunto.
   • Não: o sistema define a capacidade do conjunto, mas pode alterá-la. Adicionar e remover membros do conjunto não altera a capacidade.

6. Adicione atributos de recurso a considerar para agendamento. Considere o conjunto como um recurso standard, pois está relacionado com a adição de atributos como características ou territórios.

7. Selecione Salvar & Fechar.

Adicionar membros ao conjunto

Adicionar membros a um conjunto. A localização do membro do conjunto é obtida do conjunto.

1. Num registo de conjunto de recursos, aceda a Relacionados>Elementos Subordinados do Recurso.

2. Selecione Novo Grupo de Recursos Reserváveis e introduza um Nome para o recurso. Esta entidade relacionada é chamada de BookableResourceGroup.

3. Escolha um Recurso Subordinado e defina um intervalo de datas para associação ao conjunto. Equipas e outros conjuntos não podem ser transformadas em elementos subordinados de um conjunto.

4. Selecione Guardar. Adicione outros membros do conjunto, conforme necessário.

   

Reservar um conjunto com o assistente da agenda

Os recursos do conjunto são mostrados como disponíveis no assistente da agenda se o sistema puder distribuir a duração de trabalho planeada por vários recursos subordinados. Por exemplo, se pretender agendar uma tarefa de uma hora e não estiver disponível nenhum recurso para a hora completa, o sistema sugere dois recursos que estão disponíveis por 30 minutos cada.

Os recursos do conjunto não serão apresentados como disponíveis no assistente da agenda se o conjunto estiver completamente reservado para o período de tempo, mesmo que o recurso individual não esteja reservado para o período.

1. Selecione Reservar num formulário de requisitos para abrir o assistente da agenda. O assistente da agenda mostra o conjunto e os membros individuais do conjunto com base na configuração do requisito.

2. Selecione o recurso do conjunto e um horário e selecione Reservar & Sair.

Gerir um conjunto no quadro da agenda

1. No Quadro da Agenda, abra o painel Filtros. Defina o filtro Tipos de Recursos como Conjunto e selecione Aplicar.

2. Para definir o conjunto como a vista predefinida para o separador do quadro da agenda selecionado, selecione as reticências (...) e, em seguida, Guardar como predefinido.

3. Clique com o botão direito do rato no conjunto de recursos e selecione Ver Membros do Grupo para ver o conjunto e os membros do conjunto.

   

Atribuir reservas ao conjunto

Atribuir recursos específicos a um requisito agendado para um conjunto. As reservas atribuídas a recursos de membros do conjunto durante o horário de folga contam para a capacidade do recurso do conjunto duas vezes.

1. Para alterar uma atribuição de reserva, escolha uma das seguintes opções:

   • Arrastar e largar manualmente: selecione e arraste uma reserva do conjunto de recursos e para um dos membros do conjunto.

   • Substituição: clique com o botão direito numa reserva no conjunto de recursos, selecione Substituto da Reserva e escolha um membro do conjunto.

   • Voltar a Reservar: clique com o botão direito numa reserva do conjunto e selecione Voltar a Reservar. Edite os critérios do filtro para não procurar mais conjuntos, mas para procurar recursos do tipo de Conta, Contacto e Utilizador.

   A duração é reposta para duração de reserva predefinida.

2. Edite a hora de fim para corresponder à duração original. De seguida, cancele a reserva original do conjunto.