Responder a pedidos de Direitos de Titulares de Dados (DSR) para dados de clientes do Microsoft Dataverse

O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) da União Europeia (UE) concede direitos importantes às pessoas singulares relativamente aos respetivos dados. Consulte o Resumo do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados do Microsoft Learn para obter uma descrição geral do RGPD, incluindo terminologia, um plano de ação e listas de verificação de preparação que ajudam a cumprir as suas obrigações nos termos do RGPD quando utiliza produtos e serviços da Microsoft.

Pode obter mais informações sobre o RGPD e a forma como a Microsoft o ajuda a suportá-lo e aos nossos clientes que são afetados por ele.

• O Centro de Confiança da Microsoft fornece informações gerais, melhores práticas de conformidade e documentação útil para a responsabilidade do RGPD, tais como Avaliações do Impacto da Proteção de Dados, Pedidos de Titulares de Dados e notificação de falha de segurança de dados.
• O Portal de Confiança do Serviço fornece informações sobre como os serviços da Microsoft ajudam a suportar a conformidade com o RGPD.

Este artigo fornece exemplos de passos que pode seguir para assegurar a conformidade em matéria de privacidade ao utilizar o Power Apps, o Power Automate e o Dataverse. Saiba como utilizar os produtos, serviços e ferramentas administrativas da Microsoft para ajudar os clientes controladores a localizar, aceder e agir em dados pessoais na Microsoft Cloud em resposta a pedidos de Direitos de Titulares de Dados (DSR).

As ações que se seguem são abrangidas neste artigo:

• Deteção — utilize ferramentas de pesquisa e deteção para localizar mais facilmente dados de clientes que possam ser sujeitos a um pedido de DSR. Quando são recolhidos documentos potencialmente responsivos, pode efetuar uma ou mais das seguintes ações DSR para responder ao pedido. Alternativamente, poderá determinar que o pedido não corresponde às diretrizes da sua organização para responder a pedidos DSR.

• Acesso — obtenha dados pessoais que residam na nuvem da Microsoft e, se necessário, disponibilize uma cópia dos dados para o titular de dados.

• Retificar — efetue alterações ou implemente outras ações pedidas nos dados pessoais, quando aplicável.

• Restringir — restrinja o processamento de dados pessoais, seja removendo licenças para vários serviços online ou desativando os serviços pretendidos sempre que possível. Também pode remover dados da nuvem Microsoft e mantê-los no local ou noutra localização.

• Eliminar — remova permanentemente dados pessoais que residem na nuvem da Microsoft.

• Exportar — fornecer uma cópia eletrónica (num formato legível por máquina) de dados pessoais para o titular de dados.

Dados de clientes do Dataverse

O Dataverse e a versão anterior do Dataverse têm processos separados para interagir com dados pessoais.

Pode identificar o tipo de ambiente que tem iniciando sessão no Power Apps e seguindo estes passos:

1. Na lista pendente Ambiente, selecione o seu ambiente.

2. No painel de navegação esquerdo, selecione Dataverse e, em seguida, selecione Tabelas.

   O seu ambiente é o Dataverse se vir as seguintes tabelas indicadas:

   

Depois de determinar o tipo de ambiente que tem, siga os passos indicados nas secções seguintes para identificar dados pessoais.

Dados pessoais dos utilizadores no Dataverse

Pré-requisitos

Tem de criar utilizadores no centro de administração do Microsoft 365 e atribuir-lhes uma função de segurança e licença de utilizador adequada antes de poderem aceder ao Dataverse e utilizá-lo.

Os dados pessoais de utilizador padrão (por exemplo, nome de utilizador, ID de utilizador, telefone, e-mail e endereço) são guardados e mantidos no centro de administração do Microsoft 365. Os administradores de sistema podem atualizar estes dados pessoais apenas no centro de administração do Microsoft 365 e, em seguida, os dados são automaticamente sincronizados com a tabelas Utilizador do sistema do Dataverse em todos os ambientes. Os administradores de sistema também podem criar atributos personalizados para capturar mais dados pessoais do utilizador na tabela Utilizador do sistema do Dataverse e, em seguida, manter e gerir manualmente esses atributos.

Para evitar a interrupção de aplicações empresariais que possam ser fundamentais para as operações da sua organização, as linhas de um utilizador não são automaticamente removidas da tabela Utilizador do sistema do Dataverse quando esse utilizador é eliminado do centro de administração do Microsoft 365. O estado do utilizador está definido para Desativado no Dataverse, mas um Administrador de Sistema do Dataverse tem de localizar e remover os dados pessoais do utilizador a partir do Dataverse na aplicação.

Os Administradores de Sistema do Dataverse podem realizar as ações de deteção, retificação, exportação e eliminação listadas abaixo.

Detetar

Os administradores de sistema podem criar vários ambientes. Estes ambientes podem ser utilizados para fins de avaliação, desenvolvimento ou produção. Cada um destes ambientes tem uma cópia da tabela Utilizador do sistema com todos os atributos personalizados que foram adicionados pelo administrador de sistema e os dados pessoais do utilizador sincronizados a partir do centro de administração do Microsoft 365.

Os administradores de sistema podem encontrar uma lista de todos os ambientes navegando para o centro de administração do Microsoft Power Platform.

Pode encontrar dados pessoais dos utilizadores do Dataverse nos seguintes recursos:

Utilizador

Os dados pessoais do utilizador são armazenados no Microsoft Entra e são sincronizados automaticamente com todos os ambientes com uma base de dados do Dataverse. Os administradores de sistema não podem atualizar estes dados pessoais diretamente no Dataverse enquanto o utilizador está ativo, devendo atualizá-los no centro de administração do Microsoft 365. Os administradores de sistema podem adicionar dados pessoais (por exemplo, atributos personalizados) diretamente ao Dataverse, mas têm de gerir manualmente estes dados.

Para encontrar um utilizador e os seus dados pessoais, faça o seguinte:

1. Inicie sessão no Centro de administração do Power Platform.

2. No painel de navegação, selecione Gerenciar.

3. No painel Gerir, selecione Ambientes.

4. Na página Ambientes selecione um ambiente.

1 Ir a Definições>Utilizadores> +Permissões Utilizadores.

1. Introduza o nome do utilizador na caixa Procurar e selecione Introduzir.

2. Para ver os dados pessoais do utilizador, selecione o nome do utilizador clicando ou tocando duas vezes nele.

3. Para efetuar alterações às Informações de Contacto, expanda nos reticências e clique em Gerir utilizador no Dynamics 365

   

Histórico de auditoria

Quando a monitorização de auditoria está ativada para uma tabela no Dataverse, os dados pessoais de um utilizador estão registados no histórico de auditorias, juntamente com as ações que o utilizador efetua.

Retificar

Se um titular de dados lhe pedir para retificar os dados pessoais que residem nos dados da sua organização, o utilizador e a sua organização têm de determinar se é adequado honrar esse pedido. A retificação de dados pode incluir a edição, a retenção ou a remoção de dados pessoais a partir de um documento ou outro tipo de item.

Pode utilizar o Microsoft Entra para gerir as identidades (dados pessoais) dos seus utilizadores dentro do Dataverse. Os clientes empresariais podem gerir pedidos de retificação DSR utilizando as funcionalidades de edição limitadas num determinado serviço Microsoft. Como processador de dados, a Microsoft não oferece a capacidade de corrigir registos gerados pelo sistema, porque estes refletem atividades factuais e constituem um registo histórico de eventos nos serviços Microsoft.

Assim que a linha do utilizador for eliminado do Microsoft Entra ID, os Administradores de Sistema podem remover quaisquer dados pessoais restantes relacionados com esse utilizador (tais como atributos personalizados) de todos os ambientes.

Exportar

Utilizador do sistema

Pode exportar os dados pessoais de um utilizador armazenados na tabela Utilizador do sistema para o Excel a partir da lista de utilizadores no centro de administração.

1. Inicie sessão no Centro de administração do Power Platform.
2. No painel de navegação, selecione Gerenciar.
3. No painel Gerir, selecione Ambientes.
4. Na página Ambientes selecione um ambiente.
5. Aceda a Definições>Utilizadores + permissões>Utilizadores.
6. Selecione Gerir utilizadores no Dynamics 365 a partir da barra de comandos.
7. Selecione a vista Utilizadores ativados na lista pendente de vista se o utilizador que deseja exportar estiver Ativado, caso contrário, selecione a vista Utilizadores desativados.
8. Introduza o nome do utilizador na caixa Procurar e selecione Introduzir.
9. Selecione a caixa de verificação do utilizador que deseja exportar.
10. Expanda as reticências, se necessário, e selecione Exportar para Excel.

Histórico de auditorias

Pode obter capturas de ecrã do histórico de auditoria a partir do centro de administração.

1. Inicie sessão no Centro de administração do Power Platform.
2. No painel de navegação, selecione Gerenciar.
3. No painel Gerir, selecione Ambientes.
4. Na página Ambientes selecione um ambiente.
5. Aceda a Definições>Auditoria e registos> e selecione Vista de Resumo de Auditoria.
6. Localize o registo de auditoria de utilizador e, em seguida, prima Alt + PrtScn para tirar a captura de ecrã.
7. Guarde a captura de ecrã num ficheiro, que pode ser enviado para o solicitante DSR.

Eliminar

Utilizador

Para evitar a interrupção de aplicações empresariais que possam ser fundamentais para as operações da sua organização, os registos de um utilizador não são automaticamente removidos da tabela Utilizador do sistema do Dataverse quando esse utilizador é eliminado do centro de administração do Microsoft 365. O estado do utilizador está definido como Desativado no Dataverse, mas um Administrador de Sistema do Dataverse tem de localizar e remover os dados pessoais do utilizador a partir do Dataverse na aplicação ou eliminar o utilizador de cada ambiente. Pode remover os dados pessoais do utilizador ou eliminar permanentemente o utilizador.

Remover dados pessoais de um utilizador da página de resumo do utilizador

Quando um registo de utilizador for eliminado do Microsoft Entra, é apresentada a seguinte mensagem na página Resumo do utilizador:

As informações deste utilizador já não são geridas pelo Office 365. Pode atualizar este registo para responder a pedidos DSR através da remoção ou substituição de todos os dados pessoais associados a este utilizador.

1. Inicie sessão no Centro de administração do Power Platform.
2. No painel de navegação, selecione Gerenciar.
3. No painel Gerir, selecione Ambientes.
4. Na página Ambientes selecione um ambiente.
5. Aceda a Definições>Utilizadores + permissões>Utilizadores.
6. Selecione Filtrar e selecione vista de utilizadores ativados no menu pendente.
7. Introduza o nome do utilizador na caixa Procurar e prima Enter.
8. Para ver os dados pessoais do utilizador, selecione o nome do utilizador selecionando o nome ou clicando duas vezes no nome.
9. Para fazer alterações nas informações do utilizador, selecione o botão de reticências e selecione Gerir utilizador no Dynamics 365.
10. Na página Resumo do utilizador, remova todos os dados pessoais e, em seguida, selecione Guardar.

Remover dados pessoais de um utilizador utilizando o Excel

1. Inicie sessão no Centro de administração do Power Platform.
2. No painel de navegação, selecione Gerenciar.
3. No painel Gerir, selecione Ambientes.
4. Na página Ambientes selecione um ambiente.
5. Aceda a Definições>Utilizadores + permissões>Utilizadores.
6. Selecione Gerir utilizadores no Dynamics 365 a partir da barra de comandos.
7. Selecione a vista Utilizadores desativados.
8. Introduza o nome do utilizador na caixa Procurar e prima Enter.
9. Selecione a caixa de verificação do utilizador que deseja exportar.
10. Selecione o botão de reticências, se necessário e, em seguida, selecione Exportar para o Excel.
11. Crie e transfira um ficheiro de modelo do Excel dos dados pessoais do utilizador. Para obter instruções passo-a-passo, consulte criar um novo modelo do Excel.
12. Abra o ficheiro de modelo do Excel transferido, remova os dados pessoais do utilizador e, em seguida, guarde o ficheiro.
13. Regresse à página de vista Utilizadores desativados e selecione Importar do Excel.
14. Selecione Escolher ficheiro e selecione o seu ficheiro do Excel atualizado.
15. Selecione Seguinte duas vezes.
16. Faça todas as alterações necessárias na janela Campos do mapa, por exemplo, altere a ação Nome completo para Ignorar.
17. Selecione Seguinte duas vezes e, em seguida, selecione Submeter.

Eliminar permanentemente o utilizador

Pode remover os dados pessoais do utilizador ou eliminar permanentemente o registo de utilizador da tabela do utilizador do Dataverse. Mais informações: Eliminar utilizadores permanentemente no Power Platform.

Quando o registo de utilizador é eliminado permanentemente, o nome do utilizador em todos os registos em que o utilizador eliminado foi o criador ou modificado pela última vez por e nos registos de auditoria é mostrado como Sem Nome.

Remover histórico de auditoria da página vista de Resumo de auditoria

1. Inicie sessão no Centro de administração do Power Platform.
2. No painel de navegação, selecione Gerenciar.
3. No painel Gerir, selecione Ambientes.
4. Na página Ambientes selecione um ambiente.
5. Aceda a Definições>Auditoria e registos> e selecione Vista de resumo de auditoria.
6. Localize o histórico de alterações do utilizador, selecione a caixa de verificação junto às linhas e, em seguida, selecione Eliminar Histórico de Alterações.

Dados pessoais armazenados em bases de dados do Dataverse

Pré-requisitos

Pode estar a armazenar dados pessoais de indivíduos (como os seus próprios clientes) nas suas tabelas do Dataverse.

Os Administradores de Sistema do Dataverse são responsáveis por manter um inventário de onde os dados pessoais estão a ser armazenados em várias tabelas para cada pessoa, de modo a poderem localizar esses dados em resposta a quaisquer pedidos de DSR.

Os dados pessoais podem, em seguida, ser exportados, retificados ou eliminados numa tabela com a funcionalidade integrada no produto.

Detetar

Quando os Administradores de Sistema do Dataverse recebem um pedido de DSR de uma pessoa, têm de identificar quais são os ambientes/ambientes com uma base de dados do Dataverse que contêm dados pessoais dessa pessoa. Normalmente, os dados pessoais são armazenados em tabelas-chave (por exemplo, Conta, Contacto, Oportunidade Potencial, Oportunidade, etc.) mas é da responsabilidade do cliente desenvolver políticas e procedimentos para manter um inventário de onde armazena os dados pessoais de cada pessoa para estar preparado para responder a pedidos de DSR.

Com um inventário, os Administradores de Sistema do Dataverse podem configurar campos e tabelas de pesquisa e, em seguida, aceder ao ambiente para detetar dados pessoais. Para mais informações: consulte Configurar a Pesquisa por relevância.

1. Inicie sessão no Centro de administração do Power Platform.
2. No painel de navegação, selecione Gerenciar.
3. No painel Gerir, selecione Ambientes.
4. Na página Ambientes selecione um ambiente.
5. Selecione Abrir da barra de comandos.
6. Selecione uma aplicação.
7. Introduza o utilizador na caixa Pesquisar.
8. Reveja os resultados da pesquisa para todas as tabelas que o utilizador está a ser referenciado.

Retificar

Os Administradores de Sistema do Dataverse podem atualizar os dados pessoais de uma pessoa, utilizando a lista de resultados da pesquisa do Dataverse. No entanto, os dados pessoais de uma pessoa também podem ser armazenados noutras tabelas personalizadas. Os Administradores de Sistema do Dataverse são responsáveis por manter um inventário destas outras tabelas personalizadas e efetuar as atualizações adequadas aos dados pessoais de uma pessoa.

A partir dos resultados da pesquisa do Dataverse (acima), faça o seguinte:

1. Selecione um item que contenha os dados pessoais da pessoa.
2. Atualize os dados pessoais de uma pessoa quando for apropriado e, em seguida, selecione Guardar.

Exportar

Pode tirar uma captura de ecrã dos dados e compartilhá-la com o seu solicitante DSR.

1. Inicie sessão no Centro de administração do Power Platform.
2. No painel de navegação, selecione Gerenciar.
3. No painel Gerir, selecione Ambientes.
4. Na página Ambientes selecione um ambiente.
5. Selecione Abrir da barra de comandos.
6. Selecione uma aplicação.
7. Introduza o utilizador na caixa Pesquisar.
8. Reveja os resultados da pesquisa para todas as tabelas que o utilizador está a ser referenciado.
9. Faça duplo clique no item da lista de resultados da pesquisa.
10. Prima Alt+PrtScn para tirar a captura de ecrã.
11. Guarde a captura de ecrã num ficheiro, que pode ser enviado para o solicitante DSR.

Eliminar

Os Administradores de Sistema do Dataverse podem eliminar os dados pessoais de uma pessoa dos registos onde os dados estão armazenados. O Administrador de Sistema do Dataverse pode optar por eliminar o registo onde os dados pessoais estão armazenados ou remover os conteúdos dos dados pessoais do registo.

A partir dos resultados da pesquisa do Dataverse, faça o seguinte:

1. Selecione um item que contenha os dados pessoais da pessoa.
2. No Friso, selecione Eliminar. (Note que a opção Eliminar não está disponível se não for possível eliminar o registo).

Dados pessoais armazenados nas bases de dados na versão anterior do Dataverse

Pré-requisitos

Pode estar a armazenar dados pessoais de indivíduos (como os seus próprios clientes) nas suas tabelas do Dataverse.

Os Administradores de Sistema do Dataverse são responsáveis por manter um inventário de onde os dados pessoais estão a ser armazenados em várias tabelas para cada pessoa, de modo a poderem localizar esses dados em resposta a quaisquer pedidos de DSR.

Os dados pessoais podem, em seguida, ser exportados, retificados ou eliminados numa tabela com a funcionalidade integrada no produto.

Detetar

Quando os Administradores de Sistema do Dataverse recebem um pedido de DSR de uma pessoa, têm de identificar quais são os ambientes/ambientes com uma base de dados do Dataverse que contêm dados pessoais dessa pessoa. Normalmente, os dados pessoais são armazenados em tabelas-chave (por exemplo, Conta, Contacto, Oportunidade Potencial, Oportunidade, etc.) mas é da responsabilidade do cliente desenvolver políticas e procedimentos para manter um inventário de onde armazena os dados pessoais de cada pessoa para estar preparado para responder a pedidos de DSR.

Pode localizar dados pessoais dos utilizadores da versão anterior do Dataverse nos seguintes recursos:

Linhas da tabela

Os dados pessoais de uma pessoa podem ser armazenados em qualquer tabela de negócio.

Esta versão do Dataverse contém o seu próprio esquema e infraestrutura de base de dados. Tem as suas próprias tabelas e gere estas tabelas no Power Apps.

Para ver uma lista das suas tabelas, faça o seguinte:

1. Na lista pendente Ambiente, selecione o seu ambiente.

2. No painel de navegação esquerdo, selecione Dataverse e, em seguida, selecione Tabelas.

   

3. Na lista de tabelas, selecione uma tabela (por exemplo, a tabela Conta), como mostrado abaixo.

   

4. Na barra de menus, selecione Exportar>Exportar dados.

5. Quando a exportação estiver concluída, selecione Transferir dados exportados.

6. Quando a exportação estiver concluída, selecione o ficheiro .zip na pasta Transferências e extraia o ficheiro. Abra o ficheiro .csv.

7. Selecione o botão de pesquisa, introduza os dados pessoais da pessoa na caixa de pesquisa e, em seguida, selecione Procurar.

8. Através da sua lista de inventário, repita os passos anteriores para cada uma das tabelas de negócio para detetar todos os dados pessoais da pessoa.

Retificar

Se um titular de dados lhe pedir para retificar os dados pessoais que residem nos dados da sua organização, o utilizador e a sua organização têm de determinar se é adequado honrar esse pedido. A retificação de dados pode incluir a edição, a retenção ou a remoção de dados pessoais a partir de um documento ou outro tipo de item.

Pode utilizar o Microsoft Entra para gerir as identidades (dados pessoais) dos seus utilizadores dentro da versão anterior do Dataverse. Os clientes empresariais podem gerir pedidos de retificação DSR utilizando as funcionalidades de edição limitadas num determinado serviço Microsoft. Como processador de dados, a Microsoft não oferece a capacidade de corrigir registos gerados pelo sistema, porque estes refletem atividades factuais e constituem um registo histórico de eventos nos serviços Microsoft.

Para retificar os dados pessoais que residem no ambiente, pode exportar os dados da tabela para uma folha de cálculo do Excel, atualizá-los e importar as atualizações para a base de dados.

Os Administradores de Sistema do Dataverse são responsáveis por identificar todas as tabelas que contenham os dados pessoais de uma pessoa e repetir os passos seguintes para cada uma dessas tabelas.

No Power Apps, faça o seguinte:

1. No painel de navegação esquerdo, selecione Dataverse e, em seguida, selecione Tabelas.

   

2. Na lista de tabelas, selecione uma tabela (por exemplo, a tabela Conta), como mostrado abaixo.

   

3. Na barra de menus, selecione Exportar>Exportar dados.

4. Quando a exportação estiver concluída, selecione Transferir dados exportados.

5. Quando a exportação estiver concluída, selecione o ficheiro .zip na pasta Transferências e extraia o ficheiro. Abra o ficheiro .csv.

6. Na barra de menus, selecione Ficheiro, selecione Guardar Como e, em seguida, selecione uma localização na qual pretende guardar o ficheiro.

7. Faça as atualizações de dados pessoais necessárias e guarde a folha de cálculo.

8. No Power Apps, volte à tabela selecionada e, em seguida, selecione Importar>Importar dados.

9. Selecione Procurar e, em seguida, selecione e abra a folha de cálculo do Excel que acabou de atualizar.

10. Selecione Importar.

Exportar

Pode exportar os dados pessoais de cada tabela para uma folha de cálculo do Excel e vê-los.

No Power Apps, faça o seguinte:

1. No painel de navegação esquerdo, selecione Dataverse e, em seguida, selecione Tabelas.

   

2. Na lista de tabelas, selecione uma tabela (por exemplo, a tabela Conta), como mostrado abaixo.

   

3. Na barra de menus, selecione Exportar>Exportar dados.

4. Quando a exportação estiver concluída, selecione Transferir dados exportados.

5. Quando a exportação estiver concluída, selecione o ficheiro .zip na pasta Transferências e extraia o ficheiro. Abra o ficheiro .csv.

Eliminar

Pode eliminar os dados pessoais armazenados nas tabelas através da funcionalidade Exportar/Importar dados.

Os Administradores de Sistema do Dataverse são responsáveis por identificar todas as tabelas que contenham os dados pessoais de uma pessoa e repetir os passos seguintes para cada uma dessas tabelas.

No Power Apps, faça o seguinte:

1. No painel de navegação esquerdo, selecione Dataverse e, em seguida, selecione Tabelas.

   

2. Na lista de tabelas, selecione uma tabela (por exemplo, a tabela Conta), como mostrado abaixo.

   

3. Na barra de menus, selecione Exportar>Exportar dados.

4. Quando a exportação estiver concluída, selecione Transferir dados exportados.

5. Quando a exportação estiver concluída, selecione o ficheiro .zip na pasta Transferências e extraia o ficheiro. Abra o ficheiro .csv.

6. Na barra de menus, selecione Ficheiro, selecione Guardar Como e, em seguida, selecione uma localização na qual pretende guardar o ficheiro.

7. Elimine as linhas que contêm dados pessoais que pretende remover da tabela e guarde a folha de cálculo.

8. No Power Apps, volte à tabela selecionada e, em seguida, selecione Importar>Importar dados.

9. Selecione Procurar e, em seguida, selecione e abra a folha de cálculo do Excel que acabou de atualizar.

10. Selecione Importar.