Visualize e descubra casos de uso de alto valor Power Platform

Investir no Power Platform leva tempo e recursos. Identificar áreas onde a plataforma aumenta a eficiência, reduz custos e melhora a tomada de decisões ajuda as organizações a usar a tecnologia em todo o seu potencial. Casos de uso de alto valor geralmente envolvem a automação de tarefas repetitivas, o fornecimento de insights de dados em tempo real e a simplificação de processos, o que, coletivamente, aumenta a produtividade dos funcionários e a satisfação no trabalho.

Os workshops de previsão de soluções são uma maneira eficaz de descobrir casos de uso de alto valor, reunindo as partes interessadas para explorar oportunidades e definir soluções de forma colaborativa. Este artigo orienta você através da organização desses workshops e das atividades envolvidas na identificação e refinamento de casos de uso de alto valor.

Organizar workshops de previsão de soluções

Esta secção fornece uma abordagem para organizar workshops de previsão de soluções.

1. Definir objetivos e âmbito: Definir claramente as metas do workshop. Você está a tentar melhorar um processo específico, explorar oportunidades de usar tecnologias mais recentes ou melhorar a experiência do cliente? Definir o âmbito do workshop, incluindo as áreas de negócio a abordar e os resultados esperados.
2. Identificar e convidar as partes interessadas: Identificar as principais partes interessadas com base nos objetivos do workshop. Esse grupo inclui líderes de negócios, profissionais de TI e usuários finais. Um grupo tão diversificado fornece uma visão abrangente das necessidades da organização. Dependendo do escopo, segmente um departamento específico ou toda a organização para reunir uma ampla gama de perceções e perspetivas.
3. Convite e comunicação: Envie convites com bastante antecedência, indicando claramente o propósito, a agenda e os resultados esperados do workshop.
4. Preparar materiais do workshop: Forneça aos participantes informações básicas relevantes, como soluções de alto valor Power Platform existentes em sua organização. Prepare modelos para brainstorming, priorização e documentação. Ferramentas como quadros brancos, notas adesivas e quadro de comunicações da Microsoft podem facilitar o processo.
5. Selecione um facilitador: Designe alguém para liderar e gerenciar o workshop. Esta pessoa é responsável por explicar as regras, estabelecer prazos, orientar os participantes ao longo de cada etapa e facilitar as discussões.

Identificar casos de uso de alto valor

Primeiro, identifique os casos de uso pedindo aos participantes do workshop que preparem um pitch de elevador de sua ideia. Dependendo do número de participantes, talvez você queira dividi-los em grupos antes dessa atividade. O objetivo da atividade elevator pitch é identificar um problema específico dentro da organização que uma Power Platform solução pode resolver e desenvolver um pitch convincente para a ideia.

Prepare um modelo que leve os participantes do workshop a:

1. Dê um nome à ideia: comece por nomear a ideia. Um nome memorável chama a atenção e torna o pitch envolvente.
2. Identifique um processo importante: pense em um processo importante dentro da organização. Explique o processo e por que ele é importante. Este exercício define o contexto para a ideia e enfatiza a importância do problema que está a ser resolvido.
3. Destacar os desafios: Identificar os desafios associados a este processo. Existem etapas em que os erros humanos ocorrem com frequência? Existem incoerências que afetam a eficiência? Descreva claramente essas dificuldades para enfatizar a necessidade de uma solução autônoma.
4. Imagine a solução: Imagine uma Power Platform solução que resolva os aspetos desafiadores do processo. Descreva o que a solução faz e como funciona. Ele usa fluxos para automatizar processos propensos a erros? Um aplicativo facilita o acesso aos dados de qualquer lugar? Esta secção deve fornecer uma imagem clara da solução proposta.
5. Explique os benefícios: destaque os benefícios da implementação da solução. Considere fatores como economia de tempo, redução de custos e maior precisão. Pense também em outras áreas dentro da organização que podem se beneficiar de automação semelhante.

Exemplo de pitch

Para ajudá-lo a começar, aqui está um exemplo de pitch que ilustra o processo:

1. Nome da ideia: Smart Expense Tracker
2. Processo importante: gerenciar relatórios de despesas garante que os funcionários sejam reembolsados por despesas relacionadas ao negócio e ajuda a manter registros financeiros precisos. No entanto, o processo manual atual é demorado e propenso a erros.
3. Desafios:
   • Entrada manual de dados: os funcionários inserem manualmente as despesas em planilhas, o que muitas vezes causa erros e inconsistências.
   • Atrasos na aprovação: o processo de aprovação é lento, pois os gerentes precisam revisar e aprovar cada relatório individualmente.
   • Falta de visibilidade: as equipas financeiras têm dificuldade em obter informações em tempo real sobre os dados de despesas, o que dificulta a gestão eficaz dos orçamentos.
4. Solução:
   • Fluxos de nuvem automatizados: o Smart Expense Tracker usa Power Automate fluxos de nuvem para automatizar todo o processo de relatório de despesas. Os funcionários enviam suas despesas por meio de um aplicativo amigável, que categoriza e valida automaticamente as entradas.
   • Aplicativo Power App: o aplicativo fornece uma interface perfeita para os funcionários carregarem recibos, e um AI Builder modelo extrai os dados relevantes, evitando que os funcionários insiram manualmente os detalhes das despesas. O aplicativo também permite que os funcionários acompanhem o estatuto de seus relatórios. Os gerentes recebem notificações automatizadas para aprovações e as equipes financeiras acessam painéis em tempo real para monitorar as despesas.
5. Benefícios:
   • Economia de tempo: automatizar o processo de relatório de despesas reduz o tempo que os funcionários gastam na entrada de dados e os gerentes gastam em aprovações.
   • Maior precisão: as verificações de validação automatizadas minimizam erros e inconsistências nos relatórios de despesas.
   • Visibilidade aprimorada: os painéis em tempo real fornecem às equipes financeiras informações atualizadas sobre os dados de despesas, permitindo uma melhor gestão do orçamento.
   • Escalabilidade: A solução pode ser facilmente dimensionada para outros departamentos ou processos, como solicitações de viagens ou aprovações de compras, aumentando ainda mais a eficiência organizacional.

Casos de uso de pitch

Uma vez que os participantes do workshop tenham identificado potenciais casos de uso, o próximo passo é fazê-los apresentar suas ideias ao grupo e refiná-las por meio de atividades colaborativas. Cada participante apresenta seu caso de uso, detalhando o problema, a solução proposta e o impacto potencial. O grupo fornece feedback, faz perguntas e sugere melhorias. Para levar as melhores ideias adiante, os participantes votam nas ideias uns dos outros, e as ideias mais votadas seguem para a próxima atividade. Este processo não só examina e desenvolve minuciosamente os casos de uso, mas também promove a educação cruzada entre os membros da equipa. Os participantes compartilham conhecimentos e aprendem novas habilidades, garantindo que os casos de uso sejam robustos, viáveis e alinhados com os objetivos do workshop.

Refinar casos de uso

Em seguida, divida os participantes em pequenos grupos. Cada grupo avalia as ideias apresentadas com base nas partes interessadas, objetivos, desafios e resultados.

O objetivo desta atividade é:

• Alinhar com as partes interessadas e objetivos mais críticos.
• Identificar e mitigar os principais desafios.
• Defina métricas de sucesso através de resultados.

Prepare e distribua impressões da lista de exemplo de partes interessadas, objetivos, desafios e resultados. Forneça marcadores, notas adesivas e modelos para documentar discussões.

Os grupos escolhem itens da lista e discutem a relevância de cada item para o caso de uso, considerando as seguintes categorias:

• Objetivos:
  • Primário: Objetivos essenciais para o sucesso do caso de uso.
  • Secundário: Objetivos importantes, mas não críticos.
• Partes interessadas:
  • Crítico: partes interessadas que têm um impacto significativo no sucesso do caso de uso.
  • Influente: partes interessadas que podem afetar o caso de uso, mas não são tão críticas.
• Desafios:
  • Alto Impacto: Desafios que podem prejudicar significativamente o sucesso do caso de uso.
  • Gerível: desafios que podem ser enfrentados com relativa facilidade.
• Resultados:
  • Essencial: Resultados que são necessários para o sucesso do caso de uso.
  • Benéfico: Resultados que agregam valor, mas não são essenciais.

Os grupos atribuem um nível de importância a cada item com base em sua discussão e documentam os níveis de importância atribuídos e a lógica por trás de cada decisão.

O resultado esperado desta atividade é compreender as partes interessadas e os objetivos mais importantes para o caso de uso, identificar os principais desafios e o seu impacto potencial, e começar a definir métricas de sucesso concretas através de resultados bem definidos. Estes resultados fornecem um caminho claro para medir o sucesso das soluções propostas.

Para ajudá-lo a começar, aqui está uma lista de exemplos de partes interessadas, objetivos, desafios e resultados. Refine esta lista com base nos seus objetivos e certifique-se de que está disponível para os participantes, por exemplo, através de impressões no dia.

Apresente a sua ideia

No final do workshop, cada grupo apresenta as suas ideias de solução e considerações a todo o workshop. Incentivar o feedback construtivo e a discussão para refinar ainda mais as soluções.

Próximo passo

Planeje e execute hackathons para dar os próximos passos e transformar ideias em soluções.

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