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A Teck automatiza a extração de dados com Power Automate e AI Builder

Neste estudo de caso, você aprenderá como a Teck costumava Microsoft Power Platform transformar seus processos de rotina automatizando a extração de dados de documentos aduaneiros. A Teck, uma empresa canadense líder em recursos, concentra-se na produção responsável dos metais essenciais para o desenvolvimento global e a transição energética.

Desafios empresariais

A equipa liderada por Rodolfo Rodrigues Jr., supervisor aduaneiro da Teck baseado em Toronto, enfrentou uma rotina diária. Tiveram de comparar manualmente a documentação aduaneira recebida com os documentos gerados pelo sistema. Era um trabalho ineficiente, tedioso e demorado, exigindo horas de verificação linha a linha para garantir a precisão dos dados aduaneiros. O grande volume deste "trabalho ocupado" colocou um enorme stress na equipa e impediu-a de se concentrar em trabalhos que tivessem um maior impacto no negócio.

O processo fortemente manual também era propenso a erros humanos, o que poderia levar a problemas de conformidade e sanções financeiras. A equipa precisava de uma solução que não apenas simplificasse seu fluxo de trabalho, mas também aumentasse a precisão e reduzisse o risco de não conformidade.

Vi uma necessidade e quis resolvê-la. É isso que eu adoro Power Platform: não há limite para o que você pode construir. Ver o fluxo se juntar e vê-lo em ação... é como assistir a uma sinfonia.

— Rodolfo Rodrigues Jr., Supervisor Aduaneiro, Teck

Na solução

Apesar de não ter formação em desenvolvimento de software, Rodrigues começou a explorar Microsoft Power Platform através de tutoriais online. Colaborou com o colega de trabalho Jorge Obregon para desenvolver uma solução automatizada que acabou por incorporar Power Automate Power BI, e AI Builder juntamente com SharePoint, o Outlook e o Excel.

Agora, quando os membros da equipa recebem e-mails com documentos alfandegários, o sistema salva automaticamente os anexos em uma pasta SharePoint compartilhada. AI Builder extrai informações importantes dos documentos e as compara com dados do sistema da empresa. Quaisquer incompatibilidades são sinalizadas para revisão humana. Os relatórios da base de dados da empresa são gerados e carregados automaticamente para apoiar as verificações. Um painel de fácil Power BI utilização exibe visualmente os resultados, permitindo que a equipa se concentre nos problemas sinalizados.

No geral, o novo fluxo de trabalho economiza 40 horas por semana — centenas de horas anuais — e reduz os erros em incríveis 99%. Gerenciar o processo de conformidade anteriormente exigia cinco pessoas, mas agora apenas uma pessoa conclui as tarefas — um aumento de cinco vezes na eficiência. A solução também melhorou a capacidade da equipa de monitorar os níveis de conformidade dos corretores e promover melhorias contínuas em suas parcerias externas.

O processo melhorado não só liberta recursos para o trabalho estratégico, mas também aumenta a precisão através de verificações consistentes que minimizam o erro humano. Ao reduzir as chances de não conformidade, mitiga os riscos financeiros e reputacionais para a Teck.

Caso prático

Neste estudo de caso técnico, aprende como:

  • Teck extração automatizada de dados para documentos aduaneiros usando Power Platform e IA.
  • Power Automate pode concluir tarefas demoradas de processamento de e-mail, armazenamento de arquivos e validação de dados.
  • Você pode relatar os resultados da extração e comparação de dados automaticamente.
  • Você pode usar Power Automate e automatizar tarefas repetitivas e Power Platform demoradas, liberando seus funcionários para um trabalho mais envolvente e estratégico.

A arquitetura

A imagem a seguir mostra a arquitetura da solução automatizada. A ferramenta usa Power Automate, incluindo fluxos de nuvem e fluxos de desktop de automação de processos robóticos (RPA), AI Builder e Power BI, juntamente com outros softwares como Outlook SharePoint e Excel.

Fluxograma mostrando o processo automatizado de conformidade aduaneira usando Outlook, SharePoint, Power Automate,, AI Builder Excel, SAP e Power BI.

O Power Automate fluxo verifica a caixa de correio compartilhada da equipa no Outlook e reúne as informações de referência, como agente, data e ID de remessa, com base no remetente. Em seguida, o fluxo salva os arquivos em uma pasta predeterminada SharePoint , juntamente com os metadados. Enquanto isso, um Power Automate fluxo de desktop baixa relatórios do feed de dados do agente aduaneiro interno da equipa e os salva SharePoint.

In SharePoint, AI Builder extrai os dados de cada documento e do sistema automatizado. AI Builder em seguida, usa o Excel para comparar os dados entre os documentos aduaneiros enviados por e-mail e os dados gerados pelo sistema. Ele confirma que as transações têm toda a documentação necessária e garante que as fontes não contenham informações incompatíveis. Se o fluxo encontrar dados incompatíveis, ele sinalizará as informações para revisão posterior.

Os resultados aparecem em um painel de conformidade personalizado criado usando Power BI.

Conclusões principais

O estudo de caso da extração de dados e relatórios da Teck demonstra o potencial do uso Power Platform para configurar ferramentas de comparação e processamento de arquivos ou dados. Aqui estão algumas das principais conclusões para os profissionais que procuram implementar uma solução semelhante nas suas próprias organizações:

  • Arquivos de processo: Use Power Automate para processar arquivos enviados por e-mail e para comparar os dados.
  • Extrair e comparar dados: Use AI Builder para extrair e comparar os dados.
  • Armazenar documentos: use Power Automate para atualizar e armazenar automaticamente os documentos SharePoint.
  • Monitorar os resultados: use um painel automatizado Power BI para visualizar e relatar os resultados da comparação de dados.

A Teck desfruta dos seguintes benefícios de sua ferramenta de extração automatizada de dados:

  • Aumento da produtividade: A equipa da Teck aumentou a eficiência em cinco vezes nessas tarefas, economizando centenas de horas.
  • Redução de erros: A solução reduziu os erros de processamento de dados em 99%.

Perspetivas futuras

À medida que Rodrigues olha para o futuro, o seu foco está em capacitar os outros. Ele está ansioso para compartilhar seu conhecimento, orientando colegas e inspirando-os a explorar Power Platform as capacidades do grupo. Ele acredita que, em um mercado de trabalho em rápida mudança, essas habilidades não são apenas valiosas, elas são essenciais.

"Se você não está a construir essas habilidades agora, vai ficar para trás", diz Rodrigues. "O futuro pertence a quem sabe adaptar, automatizar e inovar. Quero ajudar as pessoas a chegar lá."

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