สร้างเวิร์กโฟลว์การอนุมัติแบบขนานด้วย Power Automate

ในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติแบบขนาน ผู้ใช้หลายรายจะต้องอนุมัติรายการต่างๆ เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ คำขอวันหยุด ฯลฯ การอนุมัติของแต่ละบุคคลไม่ขึ้นอยู่กับผู้อนุมัติรายอื่นๆ ทั้งหมด

ในการฝึกปฏิบัตินี้ เราใช้ Power Automate เพื่อสร้างโฟลว์ระบบคลาวด์ที่ทำให้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติแบบขนานเป็นอัตโนมัติ โฟลว์นี้คล้ายกระบวนการคำขอวันลาพักร้อนของพนักงาน ที่จำเป็นต้องมีการอนุมัติจากบุคคลทั้งหมด (หรือทีม) ที่พนักงานทำงานให้ พนักงานใช้ รายการ SharePoint เพื่อร้องขอวันหยุดพักผ่อน การอนุมัติวันลาพักร้อนจำเป็นต้องทำจากผู้จัดการโดยตรงของพนักงาน ทีมขาย และทีมทรัพยากรบุคคล คำขอวันลาพักร้อนแต่ละรายการจะถูกส่งไปให้ผู้อนุมัติแต่ละคนตัดสินใจ โฟลว์ส่งอีเมลที่มีการเปลี่ยนแปลงสถานะ และจากนั้น ปรับปรุง SharePoint ด้วยการตัดสินใจ

ข้อกำหนดเบื้องต้น

• Power Automate
• รายการ SharePoint Online
• บัญชีผู้ใช้ Office 365 Outlook และ Office 365

ก่อนที่คุณจะสร้างโฟลว์ ให้สร้าง รายการ SharePoint Online จากนั้น คุณจะใช้รายการนี้เพื่อขอการอนุมัติสำหรับวันลาพักร้อน

รายการ SharePoint Online ที่คุณสร้าง ต้องมีคอลัมน์ต่อไปนี้:

จดบันทึกชื่อและ URL ของรายการ SharePoint Online เราใช้รายการเหล่านี้ในภายหลังเพื่อตั้งค่าคอนฟิกทริกเกอร์ SharePoint - เมื่อรายการหนึ่งถูกสร้างขึ้น

สร้างโฟลว์ของคุณจากเทมเพลตว่างเปล่า

1. ลงชื่อเข้าใช้ Power Automate

2. ในบานหน้าต่างนำทางด้านซ้าย เลือก โฟลว์ของฉัน

3. บนแถบคำสั่ง เลือก สร้างใหม่>โฟลว์ระบบคลาวด์แบบอัตโนมัติ

เพิ่มทริกเกอร์

1. ตั้งชื่อให้โฟลว์ของคุณ

2. ภายใต้ เลือกทริกเกอร์ของโฟลว์ของคุณ เลือก เมื่อมีการสร้างรายการ - SharePoint จากนั้นเลือก สร้าง

3. บนการ์ด เมื่อมีการสร้างรายการ เลือก ที่อยู่ไซต์ และรายการ ชื่อรายการ สำหรับรายการ SharePoint ที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้า

รับผู้จัดการสำหรับบุคคลที่สร้างคำขอวันลาพักร้อน

1. เลือก +ขั้นตอนใหม่ จากนั้นพิมพ์ รับผู้จัดการ ลงในกล่องค้นหา เลือกการดำเนินการ

2. ค้นหา จากนั้นเลือกการดำเนินการ รับผู้จัดการ (V2) - Office 365 Users

3. ใส่ค่าแบบไดนามิกของ สร้างโดยอีเมล ลงในกล่อง ผู้ใช้ (UPN) บนการ์ด รับผู้จัดการ

   การดำเนินการนี้จะทำให้ได้ผู้จัดการสำหรับบุคคลที่สร้างคำขอวันลาพักร้อนใน SharePoint

ตั้งชื่อให้โฟลว์ของคุณและบันทึก

ใส่ชื่อสำหรับโฟลว์ของคุณ จากนั้นเลือกไอคอน บันทึก เพื่อบันทึกงานที่เราได้ทำไว้

เพิ่มการดำเนินการอนุมัติสำหรับผู้จัดการโดยตรง

1. เลือก ขั้นตอนใหม่

2. พิมพ์ การอนุมัติ ลงในกล่องค้นหา เลือกการดำเนินการ

3. เลือกการดำเนินการ เริ่มต้นและรอการอนุมัติ

   

4. กำหนดค่าการ์ด เริ่มต้นและรอการอนุมัติ ให้เหมาะกับความต้องการของคุณ

   หมายเหตุ

   ต้องระบุฟิลด์ ชนิดการอนุมัติชื่อเรื่อง และ มอบหมายให้กับ คุณสามารถใช้ Markdown เพื่อจัดรูปแบบฟิลด์ รายละเอียด ได้

   

แทรกการดำเนินการ Parallel branch ของทีมงานขาย

1. เลือกลูกศรที่อยู่ระหว่าง ผู้จัดการ (v2) และบัตร เริ่มและรอการอนุมัติ

2. เลือกเครื่องหมายบวกที่แสดงขึ้นด้านบนของลูกศรหัวลงหลังจากที่คุณเลือก

3. เลือก เพิ่มสาขาแบบขนาน

   

4. ค้นหา เลือก แล้วกำหนดค่าการดำเนินการ เริ่มและรอการอนุมัติ ที่ส่งคำขอวันลาพักร้อนให้กับทีมขาย ดู ขั้นตอนที่ใช้เมื่อต้องเพิ่มการดำเนินการอนุมัติสำหรับผู้จัดการโดยตรง ถ้าคุณไม่แน่ใจวิธีการเพิ่มการดำเนินการ เริ่มและรอการอนุมัติ

   สำคัญ

   ใช้ที่อยู่อีเมลของของทีมขายในกล่อง กำหนดให้ ของการดำเนินการ เริ่มการอนุมัติ 2

แทรกการดำเนินการการอนุมัติ Parallel branch ของทีมทรัพยากรบุคคล

ทำซ้ำขั้นตอนเพื่อ แทรก Parallel branch ของทีมขาย เพื่อเพิ่ม และกำหนดค่าดำเนินการ เริ่มการอนุมัติ เพื่อส่งคำขอวันลาพักร้อนไปยังฝ่ายทรัพยากรบุคคล

ถ้าคุณได้ติดตามมาตลอด โฟลว์ของคุณควรมีลักษณะเช่นนี้:

ตัวเลือกหลังจากเพิ่ม Parallel branch

หลังจากที่คุณเพิ่มการดำเนินการไปยัง Parallel branch แล้ว คุณสามารถเพิ่มขั้นตอนในโฟลว์ของคุณได้ 2 วิธี:

• แทรกขั้นตอนภายในเงื่อนไขย่อย:ใช้ แทรกขั้นตอนใหม่ (+) ด้านบนหรือด้านล่างบัตร ปุ่มนี้จะปรากฏขึ้นเมื่อคุณเลือกเงื่อนไขย่อยหรือวางเมาส์เหนือลูกศรตัวเชื่อมต่อ) ปุ่มนี้เพิ่มขั้นตอนที่ เงื่อนไขย่อยเฉพาะ ปุ่มนี้แสดงที่นี่:

• เพิ่มขั้นตอนในโฟลว์: ใช้ปุ่ม +ขั้นตอนใหม่ ที่ใหญ่ขึ้นด้านล่างของเวิร์กโฟลว์ทั้งหมด ขั้นตอนที่คุณเพิ่มด้วยปุ่มนี้เรียกใช้หลังจากที่เงื่อนไขย่อยก่อนหน้าหมดเสร็จสมบูรณ์ ปุ่มนี้แสดงที่นี่:

ในส่วนต่อไปนี้ เราจะเพิ่มขั้นตอนภายในแต่ละเงื่อนไขย่อย:

• เพิ่มเงื่อนไขที่ตรวจสอบถ้ามีอนุมัติ หรือปฏิเสธคำขอวันลาพักร้อน
• ส่งอีเมลที่จะแจ้งพนักงานเกี่ยวกับผลการตัดสินใจ
• ปรับปรุงคำขอวันหยุดพักผ่อนใน SharePoint ด้วยการผลการอนุมัติ

จากนั้น เราใช้ปุ่ม +ขั้นตอนใหม่ ขนาดใหญ่ขึ้นเพื่อส่งอีเมลที่สรุปตัดสินใจทั้งหมดของคำขอวันลาพักร้อน

ลองทำต่อไป:

เพิ่มเงื่อนไขให้แต่ละเงื่อนไขย่อย

1. เลือกเงื่อนไขย่อย เริ่มและรอการอนุมัติ รายการแรก

2. เลือกปุ่ม แทรกขั้นตอนใหม่ (+) ขนาดเล็กที่ด้านล่างบัตร (ปุ่มบวกในวงกลมที่ปรากฏขึ้นเมื่อคุณวางเมาส์เหนือลูกศรตัวเชื่อมต่อ)

3. เลือก เพิ่มการดำเนินการ จากเมนูที่ปรากฏขึ้น จากนั้นเลือก เงื่อนไข ในรายการของการดำเนินการ

4. เลือกกล่องแรกบนบัตร เงื่อนไข จากนั้นเลือกโทเค็น ตอบสนอง จากประเภท เริ่มและรอการอนุมัติ ในรายการเนื้อหาแบบไดนามิก

   

5. ยืนยันรายชื่อ (ในตรงกลางของ บัตรเงื่อนไข) ถูกตั้งค่าให้เป็น เท่ากับ

6. ป้อน อนุมัติ (ข้อความนี้ต้องตรงตามตัวพิมพ์ใหญ่-เล็ก) ลงในกล่องสุดท้าย

7. ตอนนี้บัตรเงื่อนไขของคุณต้องเหมือนกับรูปภาพนี้:

   

   หมายเหตุ

   เงื่อนไขนี้ตรวจสอบการตอบสนองจาก การดำเนินการ เริ่มการอนุมัติ ที่จะส่งไปยังผู้จัดการของพนักงาน

8. ทำซ้ำขั้นตอนก่อนหน้านี้ที่เงื่อนไขย่อย เริ่มการอนุมัติ 2 (คำขออนุมัติไปยังฝ่ายขาย) และ เริ่มการอนุมัติ 3 (คำขออนุมัติไปยังฝ่ายทรัพยากรบุคคล)

เพิ่มการดำเนินการอีเมลไปยังแต่ละเงื่อนไขย่อย

ดำเนินการขั้นตอนต่อไปนี้ ถ้าใช่ ด้านข้างของเงื่อนไขย่อย เงื่อนไข

หมายเหตุ: โฟลว์ของคุณใช้ขั้นตอนเหล่านี้เพื่อส่งอีเมลเมื่อมีการอนุมัติคำขอ:

1. หากต้องการเพิ่มการดำเนินการ เงื่อนไข ให้เลือก ขั้นตอนใหม่

2. ในฟิลด์ค้นหา ให้พิมพ์ เงื่อนไข

3. ในรายการ การดำเนินการ ด้านล่างฟิลด์ค้นหา ให้เลือกการดำเนินการ เงื่อนไข

4. ในฟิลด์ เงื่อนไข ให้เลือกฟิลด์ เลือกค่า ฟิลด์แรก

5. ในรายการ เนื้อหาแบบไดนามิก ให้เลือกค่า ตอบสนองต่อการตอบอนุมัติ

6. ในฟิลด์ถัดไป ให้เลือก เท่ากับ จากเมนูดรอปดาวน์

7. ในฟิลด์ เลือกค่า อื่นๆ ให้พิมพ์ อนุมัติ

8. ในสาขา ถ้าใช่ ของเงื่อนไข ให้เลือก เพิ่มการดำเนินการ

   

9. บนบัตร เลือกการทำงาน ให้ป้อน ส่งอีเมล ในฟิลด์ค้นหา

10. เลือกการดำเนินการ ส่งอีเมล (V2)

    

11. ในฟิลด์ ถึง ให้เลือก เพิ่มเนื้อหาแบบไดนามิก

12. เลือกค่าแบบไดนามิกของ สร้างตามอีเมล จากการดำเนินการ การอนุมัติ - เริ่มต้นและรอการอนุมัติ ที่คุณสร้างขึ้นใน เพิ่มการดำเนินการอนุมัติ

13. ในฟิลด์ หัวเรื่อง ให้พิมพ์หัวเรื่องสำหรับอีเมล ตัวอย่างนี้ใช้ คำขอลาพักร้อนของคุณได้รับการอนุมัติแล้ว เป็นหัวเรื่อง

14. ในฟิลด์ เนื้อความ ให้พิมพ์ข้อความสำหรับอีเมล:

    1. พิมพ์ข้อความมาตรฐานที่คุณต้องการให้ปรากฏในอีเมล เช่น คำขอลาพักร้อนของคุณได้รับการอนุมัติโดย
    2. เมื่อต้องการแทรกชื่อของบุคคลที่อนุมัติคำขอลาพักร้อน ให้วางเคอร์เซอร์ของคุณลงในฟิลด์ เนื้อความ ในตำแหน่งที่คุณต้องการให้ชื่อปรากฏ แล้วเลือก เพิ่มเนื้อหาแบบไดนามิก
    3. เลือกค่าไดนามิกจากเมนูดรอปดาวน์ ตัวอย่างต่อไปนี้ใช้ค่าแบบไดนามิกของ ตอบกลับชื่อผู้อนุมัติ
    4. เมื่อต้องการแทรกข้อคิดเห็นจากผู้อนุมัติ ให้พิมพ์ ข้อคิดเห็นของผู้อนุมัติ
    5. วางเคอร์เซอร์ของคุณในฟิลด์ เนื้อความ ในตำแหน่งที่คุณต้องการให้ข้อคิดเห็นปรากฏ จากนั้นเลือก เพิ่มเนื้อหาแบบไดนามิก
    6. เลือกค่าไดนามิกจากเมนูดรอปดาวน์ ตัวอย่างต่อไปนี้ใช้ค่าแบบไดนามิกของ ตอบกลับข้อคิดเห็น

เพื่อส่งอีเมลเมื่อคำขอถูกปฏิเสธ ให้ใช้ ถ้าไม่ใช่ ที่ด้านข้างของเงื่อนไขย่อย เงื่อนไข จากนั้นทำซ้ำขั้นตอนก่อนหน้าเมื่อต้องเพิ่มเทมเพลตสำหรับอีเมลการปฏิเสธ

ทำซ้ำขั้นตอนก่อนหน้านี้ที่เงื่อนไขย่อย เริ่มและรอการอนุมัติ 2 (คำขออนุมัติไปยังฝ่ายขาย) และ เริ่มและรอการอนุมัติ 3 (คำขออนุมัติไปยังฝ่ายทรัพยากรบุคคล)

ปรับปรุงคำขอวันลาพักร้อนด้วยการตัดสินใจ

ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อปรับปรุง SharePoint เมื่อทำการตัดสินใจ

หมายเหตุ: ให้แน่ใจว่าทำตามขั้นตอนเหล่านี้ในทั้งสองด้าน ถ้าใช่ และ ถ้าไม่ใช่ ของเงื่อนไขย่อย

1. เลือก เพิ่มการดำเนินการ ในสาขา ถ้าใช่

2. ป้อน SharePoint ในกล่องค้นหาบนการ์ด เลือกการดำเนินการ เลือกตัวกรอง SharePoint แล้วเลือกการดำเนินการ ปรับปรุงรายการ

   

3. กำหนดค่าการ์ด ปรับปรุงรายการ ให้เหมาะกับความต้องการของคุณ

ทำซ้ำขั้นตอนก่อนหน้านี้ที่เงื่อนไขย่อย เริ่มการอนุมัติ 2 และ เริ่มการอนุมัติ 3

ทำให้โฟลว์เสร็จสมบูรณ์

1. เลือก +ขั้นตอนใหม่

2. ใช้ขั้นตอนที่ระบุไว้ก่อนหน้านี้เพื่อส่งอีเมลสรุปผลลัพธ์ของการอนุมัติแต่ละรายการ ส่งอีเมลนี้ไปยังพนักงานที่ร้องขอวันลาพักร้อน บัตรของคุณอาจมีลักษณะเช่นนี้:

   

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการอนุมัติที่ทันสมัย

บทนำสู่การอนุมัติที่ทันสมัย