วิเคราะห์และแชร์ข้อมูลของคุณด้วยเท็มเพลต Excel

Excel ให้วิธีที่มีประสิทธิภาพในการวิเคราะห์และนำเสนอข้อมูลของคุณ ด้วยการใช้เทมเพลต Excel คุณสามารถสร้างและแชร์การวิเคราะห์แบบกําหนดเองของคุณกับผู้อื่นในองค์กรของคุณได้อย่างง่ายดาย

ใช้เท็มเพลต Excel สำหรับ

• การคาดการณ์ยอดขาย

• การจัดการไปป์ไลน์

• การให้คะแนนลูกค้าเป้าหมาย

• การวางแผนด้านอาณาเขต

• และอีกมากมาย...

เพื่อดูแบบย่อว่าการวิเคราะห์ประเภทใดเป็นไปได้ ลองใช้เทมเพลต Excel ที่มาพร้อมกับแอป customer engagement (การขาย Dynamics 365, การบริการลูกค้าของ Dynamics 365, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing และ Dynamics 365 Project Service Automation)

สร้างเท็มเพลต Excel ใหม่

ทำตามขั้นตอนเพื่อสร้างเทมเพลต Excel

ขั้นตอนที่ 1: สร้างเท็มเพลตใหม่จากข้อมูลที่มีอยู่

คุณสามารถสร้างเทมเพลต Excel ได้ในสองที่:

• จาก Power Platform ศูนย์ผู้ดูแลระบบ

คุณจําเป็นต้องมีสิทธิ์เพียงพอ เช่น ผู้ดูแลระบบหรือบทบาทผู้กําหนดค่าระบบ เมื่อต้องการตรวจสอบบทบาทความปลอดภัยของคุณ ดูที่ ดูโปรไฟล์ผู้ใช้ของคุณ คุณไม่มีสิทธิ์ที่ถูกต้อง โปรดติดต่อผู้ดูแลระบบของคุณ

1. ลงชื่อเข้าใช้ใน ศูนย์จัดการ Power Platform
2. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้เลือก จัดการ
3. ในบานหน้าต่าง จัดการ ให้เลือก สภาพแวดล้อม
4. ในหน้า สภาพแวดล้อม ให้เลือกสภาพแวดล้อม
5. ในแถบคำสั่ง เลือก การตั้งค่า
6. ขยาย เทมเพลต จากนั้นเลือก เทมเพลตเอกสาร
7. ในแถบคําสั่ง เลือกใหม่แล้วเลือกเทมเพลต Excel
8. ในหน้าต่างกล่องโต้ตอบ เลือก เอนทิตี เพื่อกรองและ มุมมอง ที่จะใช้ จากนั้นเลือก ดาวน์โหลด เพื่อดาวน์โหลดเทมเพลต

• จากรายการของเรกคอร์ด ตัวอย่าง

1. ลงชื่อเข้าใช้แอป ฮับการขาย
2. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้เลือก โอกาส
3. จากตัวเลือกมุมมองกริดในแถบคำสั่ง เลือก โอกาสที่เปิดอยู่ของฉัน เพื่อแสดงรายการบันทึก
4. ในแถบคําสั่ง เลือกเทมเพลต Excel จากนั้นเลือกสร้างเทมเพลต Excel - ดาวน์โหลดเทมเพลต
5. ในหน้าต่างกล่องโต้ตอบ เลือก เอนทิตี เพื่อกรองและ มุมมอง ที่จะใช้ จากนั้นเลือก ดาวน์โหลด เพื่อสร้างไฟล์แม่แบบ

เลือกข้อมูลเพื่อรวมในเท็มเพลต

ทําตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ก่อนหน้านี้:

1. ในหน้าต่างโต้ตอบ ให้เลือก เอนทิตี ที่จะกรอง และ มุมมอง ที่จะใช้
2. เลือก แก้ไขคอลัมน์ เพื่อกําหนดคอลัมน์ - เพิ่ม ลบ และปรับเปลี่ยนคุณสมบัติตามความจําเป็น
3. เลือก ดาวน์โหลด เพื่อสร้างไฟล์เทมเพลต

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดข้อมูลใน Excel

เปิดเทมเพลตใหม่ในอินสแตนซ์ภายในเครื่องของ Excel เพื่อกําหนดข้อมูลเอง

ลองทําตามตัวอย่างง่าย ๆ ของการกําหนดค่าเทมเพลต Excel โดยใช้ข้อมูลตัวอย่าง

การกำหนดเองตัวอย่างของข้อมูลโอกาสทางการขาย

1. เลือก เปิดใช้งานการแก้ไข เพื่ออนุญาตให้มีการกำหนดเองของกระดาษคำนวณ Excel ได้

2. เพิ่มคอลัมน์ใหม่และตั้งชื่อเป็น รายได้ที่คาดหวัง

   

3. สร้างสูตรสำหรับรายได้ที่คาดหวัง อย่าอ้างอิงไปยังเซลล์โดยใช้ที่อยู่ของเซลล์นั้น ให้กําหนดและใช้ชื่อแทน

   

4. สร้างแผนภูมิและตารางสาระสำคัญ ขั้นตอนการสาธิตเหล่านี้และขั้นตอนอื่นๆ จะอธิบายไว้ในการอัปเดตในอนาคตสําหรับหัวข้อนี้

   วางเนื้อหาที่เพิ่มโดยผู้ใช้ไว้ด้านบน หรือทางด้านขวาของตารางข้อมูลที่มีอยู่ ตําแหน่งนี้จะป้องกันไม่ให้เนื้อหาถูกเขียนทับหากคุณเพิ่มข้อมูลใหม่ในภายหลังและคุณสร้างเทมเพลต Excel ใหม่ คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมได้ในบทความ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและข้อควรพิจารณาสำหรับการใช้เทมเพลต Excel

   

5. บันทึกกระดาษคำนวณ

   ตอนนี้ ท่านพร้อมที่จะอัปโหลดเทมเพลต Excel แล้ว

ขั้นตอนที่ 3: อัพโหลดเท็มเพลต และใช้ร่วมกันกับผู้อื่น

เมื่อคุณกําหนดค่าเทมเพลต Excel ของคุณ คุณสามารถอัปโหลดได้ ที่ที่คุณอัพโหลดเท็มเพลต จะกำหนดความพร้อมใช้งาน

ผู้ดูแลระบบสามารถไปที่ Power Platform ศูนย์ผู้ดูแลระบบ เพื่ออัปโหลดเทมเพลต Excel ผู้ใช้ทั้งหมดสามารถเข้าถึงเทมเพลตที่ผู้ดูแลระบบอัปโหลดได้

สำหรับผู้ดูแลระบบ: อัปโหลดเทมเพลต Excel

1. ลงชื่อเข้าใช้ใน ศูนย์จัดการ Power Platform
2. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้เลือก จัดการ
3. ในบานหน้าต่าง จัดการ ให้เลือก สภาพแวดล้อม
4. ในหน้า สภาพแวดล้อม ให้เลือกสภาพแวดล้อม
5. ในแถบคำสั่ง เลือก การตั้งค่า
6. ขยาย เทมเพลต จากนั้นเลือก เทมเพลตเอกสาร
7. ในแถบคําสั่ง เลือกอัปโหลดเทมเพลต แล้วเลือกเทมเพลต Excel
8. ในหน้าต่างโต้ตอบ ให้เลือกไฟล์ที่จะอัปโหลด จากนั้นเลือก อัปโหลด เพื่ออัปโหลดไฟล์เทมเพลต

สำหรับผู้ที่ไม่ใช่ผู้ดูแลระบบหรือผู้ดูแลระบบที่ต้องการจะสร้างเทมเพลตส่วนบุคคล: อัปโหลดเทมเพลต Excel

ผู้ใช้ที่ไม่ใช่ผู้ดูแลสามารถอัพโหลดเท็มเพลตสำหรับการใช้งานส่วนตัวจากรายการเรคคอร์ด

ตัวอย่าง

1. ลงชื่อเข้าใช้แอป ฮับการขาย
2. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้เลือก โอกาส
3. จากตัวเลือกมุมมองกริดในแถบคำสั่ง เลือก โอกาสที่เปิดอยู่ของฉัน เพื่อแสดงรายการบันทึก
4. ในแถบคําสั่ง เลือกเทมเพลต Excel จากนั้นเลือกสร้างเทมเพลต Excel - อัปโหลดเทมเพลต
5. ในหน้าต่างโต้ตอบ ให้เลือกไฟล์ที่จะอัปโหลด จากนั้นเลือก อัปโหลด เพื่ออัปโหลดไฟล์เทมเพลต

ขั้นตอนที่ 4: เลือกผู้ที่สามารถใช้เท็มเพลตใหม่ได้

การเข้าถึงเท็มเพลต Excel ที่ถูกสร้างขึ้นใหม่ ขึ้นอยู่กับวิธีการที่ท่านอัพโหลด และการเข้าถึงที่ได้รับอนุญาตไปยังบทบาทความปลอดภัย ดูใช้บทบาทความปลอดภัยเพื่อควบคุมการเข้าถึงเทมเพลต

หากคุณอัปโหลดเทมเพลตจาก Power Platform ศูนย์ผู้ดูแลระบบ

ผู้ใช้ทั้งหมดสามารถเข้าถึงเทมเพลตได้ คุณไม่จำเป็นต้องดำเนินการใดๆ เพิ่มเติม

ถ้าคุณอัพโหลดเท็มเพลตจากรายการของเรกคอร์ด

คุณสามารถเข้าถึงเทมเพลตได้ หากต้องการแชร์เทมเพลตกับผู้อื่น ให้ทําตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. จากหน้าข้อมูลเทมเพลต ให้เลือก แชร์

2. ใช้หน้า แชร์เท็มเพลตเอกสารส่วนบุคคล เพื่อแชร์เท็มเพลต Excel กับผู้อื่น และเพื่อกำหนดสิทธิต่างๆ

   

ส่งออกและวิเคราะห์ข้อมูลโดยใช้เท็มเพลตใหม่

กระบวนการสำหรับการใช้แม่แบบ Excel มีลักษณะเช่นนี้

ขั้นตอนที่ 1: เลือกเอนทิตีเพื่อวิเคราะห์

เลือกเอนทิตี (ชนิดเรกคอร์ด) เพื่อวิเคราะห์ด้วยเทมเพลต Excel ที่ท่านสร้างขึ้น ตัวอย่างเช่น ไปที่ การขาย>โอกาสทางการขาย>โอกาสทางการขายที่เปิดของฉัน โอกาสใหม่สองโอกาสถูกเพิ่มเข้ามาหลังจากที่มีการสร้างเท็มเพลต

ขั้นตอนที่ 2: ส่งออกข้อมูลใช้เทเทมเพลต Excel ใหม่ของคุณ

เลือกเทมเพลต Excel ที่ท่านสร้างขึ้น

คุณสร้างเทมเพลตจากหน้า การตั้งค่า เพื่อให้คุณสามารถค้นหาได้ในเมนูภายใต้ เทมเพลต Excel หากคุณสร้างเทมเพลตจากรายการบันทึก คุณจะพบเทมเพลตดังกล่าวภายใต้ เทมเพลต Excel ส่วนบุคคล

ถ้าท่านมี Microsoft Excel Online ท่านจะสามารถดูข้อมูลในหน้าต่าง Excel ในแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า (เช่น Dynamics 365 Sales and Customer Service) หากไม่เป็นเช่นนั้น หรือหากคุณต้องการสร้างไฟล์ Excel ให้เลือก ดาวน์โหลด <ชื่อเทมเพลต>

ขั้นตอนที่ 3: วิเคราะห์ข้อมูลของคุณใน Excel

สิ่งที่คุณเห็นในกระดาษคำนวณ Excel จะขึ้นอยู่กับสองสิ่งนี้:

• เรกคอร์ด. มุมมองที่ท่านเลือกที่จะส่งออกจากตัวกำหนดที่จะเรกคอร์ดสิ่งทีท่านเห็นในไฟล์ Excel ที่ถูกส่งออก ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเลือกโอกาสทางการขายที่ปิด คุณจะเห็นเรกคอร์ดเหล่านั้น แม้ว่าคุณใช้เทมเพลตที่สร้างขึ้นด้วยโอกาสทางการขายที่เปิดของฉัน

• คอลัมน์ เทมเพลตที่คุณใช้จะกำหนดว่าคอลัมน์ใดจะปรากฏในตารางในไฟล์ Excel ที่ส่งออก ตัวอย่างเช่น มุมมอง โอกาสที่ปิดแล้ว จะมีคอลัมน์เหล่านี้: ลูกค้าที่มีศักยภาพ สถานะ รายได้จริง และวันที่ปิดจริง แต่หากคุณใช้เทมเพลตที่อิงตาม โอกาสที่เปิดอยู่ของฉัน คุณจะเห็นคอลัมน์ที่เชื่อมโยงกับมุมมองนั้นและการกรองคอลัมน์ใดๆ ที่ทำเมื่อคุณสร้างเทมเพลต

ขั้นตอนที่ 4: ใช้ผลลัพธ์ร่วมกันกับผู้อื่น

ถ้าท่านกำลังใช้ Excel ให้บันทึกสำเนาแบบออนไลน์หรือไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณ ส่งไฟล์ให้ผู้อื่นเพื่อการตรวจทานและการป้อนข้อมูล

ลองใช้เทมเพลต Excel ตัวอย่าง

แอป Customer engagement มีเทมเพลต Excel สี่เทมเพลต

ผู้สร้างออกแบบเทมเพลต Excel ตัวอย่างสําหรับชนิดของเรกคอร์ดเฉพาะ (เอนทิตี) คุณสามารถใช้เท็มเพลตกับเรกคอร์ดของเรกคอร์ดชนิดเดียวกันเท่านั้น

เพื่อใช้งานเท็มเพลต Excel ตัวอย่าง

1. เปิดรายการของระเบียนที่มีข้อมูลสําหรับชนิดเอนทิตีที่ตรงกับแม่แบบตัวอย่าง ตัวอย่างเช่น เปิดรายการโอกาสในการขายเพื่อใช้เทมเพลต การจัดการท่อ

2. ขยาย > เทมเพลต Excel จากนั้นเลือก เทมเพลตตัวอย่าง

3. ดาวน์โหลดเท็มเพลต หรือเปิดในตำแหน่งใน Excel

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและข้อควรพิจารณาสำหรับการใช้เทมเพลต Excel

หากต้องการสร้างและใช้เทมเพลต Excel ให้ได้ประโยชน์สูงสุด ควรระวังข้อควรพิจารณาต่อไปนี้

ทดสอบเท็มเพลต Excel ของคุณ

Excel มีคุณลักษณะมากมาย ทดสอบการกําหนดเองของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณลักษณะ Excel ทั้งหมดทํางานได้ตามที่คาดไว้ในเทมเพลตของคุณ

สิทธิส่วนบุคคลและแผนภูมิสาระสำคัญ

ตามค่าเริ่มต้น ข้อมูลแผนภูมิ pivot จะไม่ได้รับการอัปเดตเมื่อคุณเปิดสเปรดชีต การตั้งค่าเริ่มต้นนี้สามารถสร้างปัญหาด้านความปลอดภัยถ้าผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ไม่เพียงพอมองเห็นข้อมูลในแผนภูมิ pivot บางข้อมูลไม่ควรเห็น

พิจารณาสถานการณ์ต่อไปนี้

• ผู้ดูแลระบบสร้างเทมเพลตที่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนในแผนภูมิสาระสำคัญและอัปโหลดเทมเพลต

• พนักงานขายที่ไม่ควรเข้าถึงข้อมูลที่สําคัญในแผนภูมิ Pivot ใช้เทมเพลตเพื่อสร้างไฟล์ Excel สําหรับการวิเคราะห์ข้อมูล

  ผลลัพธ์ พนักงานขายสามารถดูข้อมูลแผนภูมิ pivot ตามที่ผู้ดูแลระบบอัปโหลด รวมถึงการเข้าถึงมุมมองที่พนักงานขายไม่ได้รับอนุญาต

  นอกจากนี้ iOS ไม่สนับสนุนการอัปเดตข้อมูล pivot และแผนภูมิ pivot เมื่อใช้แอป Excel บนอุปกรณ์ iOS

  คำแนะนำ อย่ารวมข้อมูลที่สําคัญในตาราง Pivot และแผนภูมิ Pivot

ตั้งค่าข้อมูลของแผนภูมิสาระสำคัญเพื่อให้รีเฟรชโดยอัตโนมัติ

ตามค่าเริ่มต้น ข้อมูลแผนภูมิ pivot จะไม่รีเฟรชโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเปิดสเปรดชีต แผนภูมิแบบธรรมดาจะอัพเดตโดยอัตโนมัติ

ใน [! INCLUDE[pn_Excel_short](.. /includes/pn-excel-short.md] คลิกขวาที่แผนภูมิ pivot จากนั้นเลือกข้อมูลการรีเฟรชตัวเลือก >PivotChartเมื่อเปิดไฟล์

การวางข้อมูลใหม่

ถ้าคุณต้องการเพิ่มเนื้อหาไปยังเทมเพลต Excel ให้วางข้อมูลของคุณที่ด้านบนหรือด้านขวาของข้อมูลที่มีอยู่ คุณยังสามารถวางเนื้อหาใหม่ของคุณลงบนแผ่นงานที่สองได้

เท็มเพลต Excel ที่มีรูปอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาด

ถ้าคุณพยายามวิเคราะห์ข้อมูลโดยใช้เทมเพลต Excel ที่มีรูปภาพ คุณอาจเห็นข้อผิดพลาดต่อไปนี้: มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นขณะพยายามบันทึกสมุดงานของคุณ ผลที่ได้คือ สมุดงานไม่ถูกบันทึก ลองเอารูปออกจากแม่แบบ และโหลดรูปใหม่

เท็มเพลต Excel และแอพพลิเคชัน Office Mobile ใน Windows 8.1

เทมเพลต Excel ไม่เปิดขึ้นในอุปกรณ์ Windows 8.1 ด้วยแอป Office Mobile คุณได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาดต่อไปนี้: เรากู้คืนเอกสารของคุณมากเท่าที่เราทําได้ แต่ไม่สามารถแก้ไขได้ ลองเปิดและซ่อมแซมเอกสารบนพีซีของคุณเพื่อแก้ไขปัญหา

นี่เป็นปัญหาที่ทราบดี

ใช้ชื่อคอลัมน์ตารางและชื่อช่วงในสูตร

เมื่อคุณสร้างสูตร Excel ห้ามใช้หัวข้อของคอลัมน์หรือหมายเลขเซลล์ ใช้ชื่อคอลัมน์ตารางแทน และกำหนดชื่อสำหรับเซลล์หรือช่วงของเซลล์

ใช้บทบาทความปลอดภัยเพื่อควบคุมการเข้าใช้งานเท็มเพลต

ผู้ดูแลระบบจะสามารถควบคุมการเข้าถึงเทมเพลต Excel ในระดับหนึ่ง ตัวอย่างเช่น ท่านสามารถให้พนักงานขาย อ่าน แต่ ห้ามเขียน การเข้าถึงเท็มเพลต Excel

1. เลือก การตั้งค่า>ความปลอดภัย>บทบาทความปลอดภัย

2. เลือกบทบาท จากนั้นเลือกแท็บ การจัดการธุรกิจ

3. ให้เลือก เท็มเพลตเอกสาร เพื่อตั้งค่าการเข้าถึงสำหรับเท็มเพลตที่พร้อมใช้งานไปยังทั้งองค์กร เลือก เทมเพลตเอกสารส่วนบุคคล สำหรับเทมเพลตที่แชร์กับผู้ใช้แต่ละราย

4. เลือกวงกลมเพื่อปรับระดับการเข้าถึง

   

เพื่อดูและลบเท็มเพลตเอกสารส่วนบุคคล

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อลบเท็มเพลตเอกสารส่วนบุคคล:

1. เลือก การค้นหาขั้นสูง ()

2. สำหรับ มองหา ให้เลือก เท็มเพลตเอกสารส่วนบุคคล

3. เลือก ผลลัพธ์(!)

4. เลือกเทมเพลตเอกสารส่วนบุคคลที่ต้องการลบ จากนั้นเลือก ลบ ()

เทมเพลต Excel ไม่อัปโหลดใน Microsoft Edge

หากเทมเพลต Excel ของคุณไม่อัปโหลดเมื่อคุณใช้ Microsoft Edge เป็นเบราว์เซอร์ของคุณ ให้อัปเดต Microsoft Edge แล้วลองอีกครั้ง

ประกาศเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัว

หากคุณใช้ Microsoft Dynamics 365 (online) การส่งออกข้อมูลเป็นเวิร์กชีต แบบคงที่ จะสร้างสำเนาของข้อมูลที่ส่งออกและจัดเก็บไว้ภายในคอมพิวเตอร์ของคุณ ข้อมูลจะมีการโอนย้ายจาก Dynamics 365 (online) ไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณโดยใช้การเชื่อมต่อที่ปลอดภัย และไม่รักษาการเชื่อมโยงระหว่างสำเนาภายในเครื่องและ Dynamics 365 (online)

เมื่อคุณส่งออกเป็นเวิร์กชีต แบบไดนามิก หรือ PivotTable จะมีการรักษาการเชื่อมโยงระหว่างเวิร์กชีต Excel และ Dynamics 365 (online) ทุกครั้งที่เวิร์กชีตแบบไดนามิกหรือ PivotTable ได้รับการรีเฟรช คุณจะสามารถยืนยันตัวตนกับ Dynamics 365 (online) โดยใช้ข้อมูลประจำตัวของคุณ คุณจะสามารถดูข้อมูลที่คุณมีสิทธิ์ในการดู

ผู้ดูแลระบบจะกำหนดว่าผู้ใช้ขององค์กรของคุณได้รับอนุญาตให้ส่งออกข้อมูลเป็น Excel โดยใช้ Security role หรือไม่

ดูเพิ่มเติม

• การดาวน์โหลดเทมเพลตสำหรับการนำเข้าข้อมูล
• การใช้เทมเพลต Word