ใช้แม่แบบ Word เพื่อสร้างเอกสารมาตรฐาน

หลังจากที่คุณสร้างและนําเข้าเทมเพลต Office Word ลงในแอปมีส่วนร่วมกับลูกค้า (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing และ Dynamics 365 Project Service Automation) ผู้ใช้เลือกหนึ่งปุ่มเพื่อสร้างเอกสารที่ได้มาตรฐานที่เติมข้อมูลโดยอัตโนมัติ คุณลักษณะนี้มีข้อควรพิจารณาพิเศษบางอย่างที่คุณจําเป็นต้องทราบเพื่อสร้างแม่แบบ Word ให้สําเร็จ

Word รุ่นที่สนับสนุน

ทําตามขั้นตอนในบทความนี้เพื่อสร้างและใช้เทมเพลต Word ในแอป customer engagement ให้สําเร็จ

ขั้นตอนที่ 1: สร้างเทมเพลต Word

สถานที่ที่คุณสามารถสร้างเท็มเพลต

มีสองตําแหน่งในแอป customer engagement ที่คุณสามารถสร้างเทมเพลต Word ได้:

• จาก ศูนย์การจัดการ Power Platform

  การเข้าถึงต้องได้รับสิทธิ์ที่เพียงพอ เช่น บทบาทของผู้ดูแลระบบหรือผู้ปรับแต่งระบบ เมื่อต้องการตรวจสอบบทบาทความปลอดภัยของคุณ ดูที่ ดูโปรไฟล์ผู้ใช้ของคุณ หากคุณไม่มีสิทธิ์ที่ถูกต้อง โปรดติดต่อผู้ดูแลระบบของคุณ

  1. ลงชื่อเข้าใช้ใน ศูนย์จัดการ Power Platform

  2. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้เลือก จัดการ

  3. ในบานหน้าต่าง จัดการ ให้เลือก สภาพแวดล้อม และเลือกสภาพแวดล้อม

  4. บนหน้า สภาพแวดล้อม ให้ไปที่แถบคําสั่งและเลือก การตั้งค่า

  5. ขยาย เทมเพลต จากนั้นเลือก เทมเพลตเอกสาร

  6. ใน Microsoft Dynamics 365 ไปที่แถบคําสั่ง และเลือก ใหม่ เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ สร้างเทมเพลตจากข้อมูล CRM

• จากรายการของเรกคอร์ด เช่น:

  1. ลงชื่อเข้าใช้แอป ฮับการขาย
  2. ในบานหน้าต่างนําทาง ให้เลือก โอกาส
  3. จากตัวเลือกมุมมองตารางในแถบคําสั่ง เลือก โอกาสเปิดของฉัน เพื่อแสดงรายการของระเบียน
  4. ในรายการ เลือกเทมเพลต Word จากนั้นเลือกสร้างเทมเพลต Word เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบสร้างเทมเพลตจากข้อมูล CRM

  

ในกล่องโต้ตอบ สร้างเทมเพลตจากข้อมูล CRM :

1. เลือกเทมเพลต Word
2. เลือกเอนทิตีที่จะกรองด้วย
3. เลือกเอนทิตีเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบเลือกเอนทิตี

ในกล่องโต้ตอบ เลือกเอนทิตี คุณกําหนดค่าความสัมพันธ์ของเอนทิตี

อะไรคือความสัมพันธ์ 1:N, N:1, และ N:N

หน้าจอนี้จำเป็นต้องมีความเข้าใจเกี่ยวกับโครงสร้างข้อมูลแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า ของคุณ ผู้ดูแลระบบหรือผู้กําหนดค่าของคุณสามารถให้ข้อมูลเกี่ยวกับความสัมพันธ์ของเอนทิตีได้ สำหรับผู้ดูแลเนื้อหา ให้ดู: ภาพรวมความสัมพันธ์ของเอนทิตี

นี่คือตัวอย่างบางความสัมพันธ์สำหรับบัญชีเอนทิตี้

ความสัมพันธ์	รายละเอียด
	บัญชีสามารถมีหลายผู้ติดต่อ
	เป้าหมาย บัญชี หรือผู้ติดต่อสามารถมีหลายบัญชี
	บัญชีสามารถมีหลายรายชื่อเพื่อทำการตลาด รายชื่อเพื่อทำการตลาดสามารถมีหลายบัญชี

ความสัมพันธ์ที่คุณเลือกบนหน้าจอ จะกำหนดว่าเอนทิตีและฟิลด์ใดที่จะพร้อมใช้งานต่อไปเมื่อคุณกำหนดแม่แบบ เลือกเฉพาะความสัมพันธ์ที่คุณต้องการเพิ่มข้อมูลไปยังแม่แบบ Word

ดาวน์โหลดเท็มเพลต

เลือก ดาวน์โหลดเทมเพลต บนหน้า เลือกเอนทิตี เพื่อสร้างไฟล์ Word บนคอมพิวเตอร์ของคุณที่มีเอนทิตีที่ส่งออกที่รวมอยู่เป็นข้อมูล XML

ขั้นตอนที่ 2: เปิดใช้งานแท็บนักพัฒนา

เปิดไฟล์เทมเพลต Word ในจุดนี้ เอกสารที่ปรากฎจะว่างเปล่า

เพื่อดูและเพิ่มข้อมูล XML ในแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า คุณต้องเปิดใช้งานแท็บนักพัฒนา Word

1. ไปยัง ไฟล์>ตัวเลือก>แก้ไข/ปรับปรุง Ribbon ตามคำสั่ง และหลังจากนั้นให้เปิดใช้งาน นักพัฒนา

   

2. เลือก ตกลง

   ในตอนนี้ นักพัฒนา จะปรากฎขึ้นใน Ribbon ของ Word

   

หลีกเลี่ยงปัญหาที่ทราบเมื่อสร้างเทมเพลต

มีปัญหาที่ทราบแล้วเกี่ยวกับเทมเพลต Word ที่สร้างโดยแอปพลิเคชันเพื่อการมีส่วนร่วมของลูกค้าและไมโครซอฟต์เวิร์ด ทําตามคําแนะนําในส่วนนี้เพื่อป้องกันปัญหาเกี่ยวกับเขตข้อมูลตัวควบคุมก่อนที่จะไปยัง ขั้นตอนที่สาม ที่คุณเพิ่มเขตข้อมูลตัวควบคุมเนื้อหา XML ไปยังเทมเพลต Word

สร้างฟิลด์เป็นตัวอักษรหรือรูปภาพเท่านั้น

คุณใช้บานหน้าต่างการแม็บ XML เพื่อเพิ่มเอนทิตีฟิลด์ไปยังแม่แบบ Word ของคุณ ให้แน่ใจว่าเพิ่มฟิลด์เป็น ตัวอักษร หรือ รูปภาพเท่านั้น

ห้ามทำการเปลี่ยนแปลงข้อความใดๆ ไปยังการควบคุมเนื้อหาที่ถูกเพิ่ม

คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงไปยังฟิลด์ควบคุมเนื้อหา เช่น การทำตัวหนังสือเป็นตัวหนา แต่ไม่มีการเปลี่ยนแปลงข้อความอื่นๆ รวมถึงการการเปลี่ยนตัวพิมพ์ใหญ่

ถ้าคุณพบว่าการตรึง Word หรือประสิทธิภาพการทํางานลดลง ให้ลองปิดการแก้ไขอัตโนมัติ

ปิดการแก้ไขอัตโนมัติ

1. ในการเปิดไฟล์แม่แบบใน Word ให้ไปยัง ไฟล์>ตัวเลือก>การตรวจทาน>ตัวเลือกแก้ไขอัตโนมัติ

   

2. ให้ยกเลิกการเลือก ทำอักษรตัวแรกของประโยคเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ และ ใช้การแนะนำจากตัวตรวจการสะกดโดยอัตโนมัติ

   

3. ให้ยกเลิกการเลิก เครื่องหมายขีดกลาง (--) กับเครื่องหมายขีดคั่น (-) บนแท็บ การเปลี่ยนแปลงอัตโนมัติ และ เปลี่ยนแปลงอัตโนมัติเมื่อคุณพิมพ์

4. เลือก ตกลง

ขั้นตอนที่ 3: กําหนดเทมเพลต

ให้ใช้บานหน้าต่างการแม็บ XML เพื่อกำหนดแม่แบบ Word กับฟิลด์เอนทิตี

1. ในเทมเพลต Word ของคุณ ให้เลือกบานหน้าต่างการแมป XML ของ> เพื่อเลือก XML schema เริ่มต้น

   

   

2. ให้เลือก XML schema ซึ่งจะขึ้นต้นด้วย "urn:microsoft-crm/document-template/"

   

   สำคัญ

   ถ้าคุณมีการแก้ไขโดยไม่ได้ตั้งใจบ่อยครั้งที่ทําให้ Word หยุดทํางานหรือลดประสิทธิภาพการทํางาน โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปิดตัวเลือก การแก้ไขอัตโนมัติ ตามส่วน หลีกเลี่ยงปัญหาที่ทราบแล้วเมื่อสร้างเทมเพลต

3. ขยายเอนทิตี คลิกขวาที่เขตข้อมูลเอนทิตี จากนั้นเลือก แทรกตัวควบคุม>เนื้อหาข้อความธรรมดา

   

   ฟิลด์เอนทิตีถูกเพิ่มไปยังแม่แบบ Word

   

   เพิ่มฟิลด์เอนทิตี้เพิ่มเติม เพิ่มการอธิบายป้ายชื่อและตัวอักษร และจัดรูปแบบเอกสาร

   เท็มเพลตที่สมบูรณ์จะคล้ายสิ่งนี้:

   

   ฟิลด์ควบคุมเนื่อหาบางฟิลด์ที่คุณเพิ่มไว้นั้นเป็นไปได้ที่จะมีข้อมูลหลายรายการ ตัวอย่างเช้น บัญชีมีมากกว่าหนึ่งผู้ติดต่อ เพื่อรวมข้อมูลทั้งหมดในเทมเพลต Word ของคุณ ให้ตั้งค่าฟิลด์ควบคุมเนื้อหาให้ทำซ้ำ

ตั้งค่าฟิลด์ควบคุมเนื้อหาให้ทำซ้ำ

1. ใส่ฟิลด์ที่มีการทำซ้ำของข้อมูลในแถวของตาราง

2. ให้เลือกทั้งแถวในเท็มเพลต

   

3. ในบางหน้าต่างการแม็บ XML ให้คลิกขวาที่ความสัมพันธ์ที่มีฟิลด์ควบคุมเนื้อหา และหลังจากนั้นให้คลิก ทำซ้ำ

   

   เมื่อคุณใช้เทมเพลต Word ในแอป customer engagement เพื่อสร้างเอกสาร ตารางจะเติมข้อมูลหลายแถว

   เมื่อแม่แบบมีฟิลด์และการจัดรูปแบบที่คุณต้องการ ให้บันทึกและอัปโหลดไปยังแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า

ขั้นตอนที่ 4: อัปโหลดแม่แบบ Word กลับเข้าไปในแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า

เมื่อคุณได้สร้างแม่แบบ Word ในแบบที่คุณต้องการแล้ว ให้บันทึกเพื่อที่คุณจะสามารถอัปโหลดไปยังแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า

การเข้าไปยังเท็มเพลต Word ที่ถูกสร้างขึ้นใหม่ขึ้นอยู่กับวิธีการอัพโหลดและการเข้าถึงที่ได้รับไปยังบทบาทความปลอดภัย ให้แน่ใจว่าได้เช็ค ใช้ Security Role เพื่อควบคุมการเข้าใช้งานแม่แบบ

ผู้ดูแลระบบสามารถใช้หน้าการตั้งค่าเพื่ออัปโหลดแม่แบบ Word ไปยังแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า แม่แบบที่อัปโหลดในการตั้งค่านั้นพร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรของคุณ

สำหรับผู้ดูแลระบบ: อัปโหลดแม่แบบ Word ไปยังแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า

1. ไปยัง การตั้งค่า>เทมเพลต>เทมเพลตเอกสาร

2. เลือก อัปโหลดเทมเพลต

3. ให้ลาก Word ไฟล์ในกล่องโต้ตอบหรือเรียกดูไฟล์

   

4. เลือก อัปโหลด

   ผู้ใช้ที่ไม่ใช่ผู้ดูแลสามารถอัพโหลดเท็มเพลตสำหรับการใช้งานส่วนตัวจากรายการเรคคอร์ด

สำหรับผู้ที่ไม่ใช่ผู้ดูแลหรือผู้ดูแลที่ต้องการจะสร้างแม่แบบส่วนบุคคล: ให้อัปโหลดแม่แบบ Word ไปยังแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า

1. เปิดหน้าที่มีรายการเรคคอร์ด ตัวอย่างเช่น รายชื่อบัญชีลูกค้าในการขาย

2. เลือกรายการเดียว เช่น บัญชี เลือก เพิ่มเติม (...) >เทมเพลต> Wordสร้างเทมเพลต Word

3. เลือก>

   

4. ให้ลาก Word ไฟล์ในกล่องโต้ตอบหรือเรียกดูไฟล์

5. เลือก อัปโหลด

ขั้นตอนที่ 5: สร้างเอกสารจากแม่แบบ Word

เพื่อใช้แม่แบบ Word ที่คุณได้สร้างไว้ ให้ปฎิบัติดังนี้:

1. เปิดเรกคอร์ดที่มีข้อมูลที่คุณต้องการจะสร้างเอกสาร ตัวอย่างเช่น เปิดเรคคอร์ดบัญชีลูกค้าในแผนกขาย

2. เลือก เพิ่มเติม (...) > แม่แบบ Word จากนั้นภายใต้ แม่แบบของ Word ให้เลือกแม่แบบที่คุณสร้างขึ้น

   หากเท็มเพลตที่คุณสร้างไว้ไม่ปรากฎ มีความเป็นไปได้อยู่สองอย่าง:

   1. เท็มเพลตที่สร้างไว้สำหรับชนิดเรกคอร์ดที่ถูกเลือก (เอนทิตี้) เท่านั้นที่จะปรากฎ ตัวอย่างเช่น หากคุณเปิดเรกคอร์ดโอกาส คุณจะไม่เห็นเท็มเพลตที่คุณสร้างไว้กับเอนทิตี้บัญชี

   2. คุณต้องรีเฟรชแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า เพื่อดูแม่แบบ รีเฟรชเบราว์เซอร์ของคุณหรือปิดแล้วเปิดแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า ใหม่

   หลังจากเลือกแม่แบบ Word ของคุณ แอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า จะสร้างเอกสาร Word จากเรกคอร์ดที่คุณเลือก

ลองแม่แบบ Word ตัวอย่าง

มีแม่แบบ Word ห้าแม่แบบที่มาพร้อมกับแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า

ตัวอย่างแม่แบบ Word ถูกสร้างขึ้นด้วยชนิดของเรกคอร์ดนั้นๆ (เอนทิตี) คุณจะสามารถใช้งานแม่แบบกับเรกคอร์ดของเรกคอร์ดชนิดเดียวกันเท่านั้น

เพื่อใช้งานแม่แบบ Word ตัวอย่าง

1. ให้เปิดเรกคอร์ดที่มีข้อมูลกับชนิดเอนทิตี้ที่ตรงกับเท็มเพลตตัวอย่าง ตัวอย่างเช่น เปิดเรกคอร์ดบัญชีลูกค้าในการขายเพื่อใช้งานเท็มเพลตสรุปบัญชี

2. เลือก เพิ่มเติม (...) > เทมเพลต Word จากนั้นภายใต้ เทมเพลต Word ให้เลือกเทมเพลตตัวอย่าง

   เปิดแม่แบบ Word ที่ถูกสร้างใหม่และลองดู

ข้อควรพิจารณาเพิ่มเติม

ใช้บทบาทความปลอดภัยเพื่อควบคุมการเข้าใช้งานเท็มเพลต

ผู้ดูแลสามารถควบคุมการเข้าถึงแม่แบบ Words ในระดับหนึ่ง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถให้พนักงานขายเข้าถึงท็มเพลต Word แบบการอ่าน แต่ไม่ใช่การพิมพ์

1. เลือกตั้งค่า>บทบาทความปลอดภัย>ความปลอดภัย

2. เลือกบทบาท และหลังจากนั้นให้เลือกแท็บการจัดการธุรกิจ

3. ให้เลือก เท็มเพลตเอกสาร เพื่อตั้งค่าการเข้าถึงสำหรับเท็มเพลตที่พร้อมใช้งานไปยังทั้งองค์กร ให้เลือก เท็มเพลตเอกสารส่วนบุคคล สำหรับเท็มเพลตที่ใช้ร่วมกันกับผู้ใช้แต่ละคน

4. เลือกวงกลมเพื่อปรับระดับการเข้าถึง

   

รายการในเอกสารที่ถูกสร้างจะไม่อยู่ในลำดับเดียวกันกับเรกคอร์ด

รายการเรกคอร์ดที่ถูกสร้างจากแม่แบบที่กำหนดเองอาจจะไม่ปรากฎในลำดับเดียวกันในเอกสาร Word เหมือนกับลำดับในแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า เรกคอร์ดจะถูกลงรายการตามลำดับเวลาและวันที่ถูกสร้างขึ้น

ปัญหาเกี่ยวกับภาษาที่อ่านจากขวาไปซ้าย

เนื้อหาในภาษาที่อ่านจากขวาไปซ้าย (RTL) อาจมีปัญหาเกี่ยวกับการจัดรูปแบบในไฟล์ Word หลังจากสร้างเอกสาร

ดูเพิ่มเติม

วิเคราะห์ข้อมูลของคุณด้วยแม่แบบ Excel

การแก้ไขปัญหาเทมเพลต Word