การตอบสนองต่อคำขอที่เป็นสิทธิ์ของเจ้าของข้อมูล (DSR) สำหรับข้อมูลลูกค้า Microsoft Dataverse

ข้อบังคับทั่วไปเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูล (GDPR) ของสหภาพยุโรป (EU) ให้สิทธิ์ที่สำคัญแก่บุคคลเกี่ยวกับข้อมูลของตน อ้างถึง Microsoft Learn สรุปข้อบังคับทั่วไปเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูล สำหรับภาพรวมของ GDPR รวมถึงคำศัพท์เฉพาะ แผนปฏิบัติการ และรายการตรวจสอบความพร้อมเพื่อช่วยให้คุณปฏิบัติตามข้อผูกพันภายใต้ GDPR เมื่อใช้ผลิตภัณฑ์และบริการของ Microsoft

คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ GDPR และวิธีที่ Microsoft ช่วยสนับสนุนและลูกค้าของเราที่ได้รับผลกระทบจาก GDPR

• ศูนย์ความเชื่อถือของ Microsoft ให้ข้อมูลทั่วไป แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการปฏิบัติตามข้อกำหนด และเอกสารที่เป็นประโยชน์สำหรับความรับผิดชอบของ GDPR เช่น การประเมินผลกระทบของการปกป้องข้อมูล คำขอของเจ้าของข้อมูล และการแจ้งเตือนการละเมิดข้อมูล
• พอร์ทัลความน่าเชื่อถือการบริการ ให้ข้อมูลเกี่ยวกับวิธีที่บริการของ Microsoft ช่วยสนับสนุนการปฏิบัติตาม GDPR

บทความนี้แสดงตัวอย่างขั้นตอนที่คุณทำได้เพื่อสนับสนุนการปฏิบัติตามข้อกำหนดความเป็นส่วนตัวเมื่อใช้ Power Apps, Power Automate และ Dataverse เรียนรู้วิธีใช้ผลิตภัณฑ์ บริการ และเครื่องมือการดูแลระบบของ Microsoft เพื่อช่วยให้ลูกค้าค้นหาควบคุม เข้าถึง และดำเนินการกับข้อมูลส่วนบุคคลในระบบคลาวด์ของ Microsoft เพื่อตอบสนองต่อคำขอสิทธิ์ของเจ้าของข้อมูล (DSR)

การดำเนินการต่อไปนี้ครอบคลุมในบทความนี้:

• ค้นพบ - ใช้เครื่องมือค้นหาและค้นพบเพื่อค้นหาข้อมูลลูกค้าที่อาจเป็นเรื่องของคำขอ DSR ได้ง่ายขึ้น เมื่อรวบรวมเอกสารที่อาจตอบสนองแล้ว คุณสามารถดำเนินการ DSR ต่อไปนี้หนึ่งรายการขึ้นไปเพื่อตอบสนองต่อคำขอ หรือคุณอาจพิจารณาว่าคำขอไม่เป็นไปตามแนวทางขององค์กรของคุณสำหรับการตอบสนองต่อคำขอ DSR

• การเข้าถึง - ดึงข้อมูลส่วนบุคคลที่อยู่ในคลาวด์ของ Microsoft และหากได้รับการร้องขอ ให้ทำสำเนาของข้อมูลนั้นในหัวเรื่องข้อมูล

• แก้ปัญหา - ทำการเปลี่ยนแปลงหรือดำเนินการตามที่ขอในข้อมูลส่วนบุคคล ตามความเหมาะสม

• จำกัด - จำกัดการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลไม่ว่าจะโดยการลบสิทธิ์การใช้งานสำหรับบริการออนไลน์ต่างๆ หรือปิดบริการที่ต้องการหากเป็นไปได้ คุณยังสามารถลบข้อมูลออกจากคลาวด์ของ Microsoft และเก็บไว้แบบ on-premises หรือในสถานที่อื่น

• ลบ - ลบข้อมูลส่วนบุคคลอย่างถาวรที่อยู่ในคลาวด์ของ Microsoft

• ส่งออก - ให้สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ (ในรูปแบบที่เครื่องอ่านได้) ของข้อมูลส่วนบุคคลไปยังหัวเรื่องข้อมูล

ข้อมูลลูกค้า Dataverse

Dataverse และรุ่นก่อนหน้าของ Dataverse มีกระบวนการแยกต่างหากสำหรับการโต้ตอบกับข้อมูลส่วนบุคคล

คุณสามารถระบุประเภทของสภาพแวดล้อมที่คุณมีโดยการเข้าสู่ระบบ Power Apps และทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. ในรายการแบบหล่นลง สภาพแวดล้อม ให้เลือกสภาพแวดล้อมของคุณ

2. ในบานหน้าต่างการนำทาง เลือก Dataverse และจากนั้นเลือก ตาราง

   สภาพแวดล้อมของคุณคือ Dataverse ถ้าคุณเห็นตารางต่อไปนี้แสดง:

   

หลังจากที่คุณกำหนดชนิดของสภาพแวดล้อมที่คุณมี ให้ทำตามขั้นตอนในส่วนต่อไปนี้เพื่อระบุข้อมูลส่วนบุคคล

ข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้ใน Dataverse

ข้อกำหนดเบื้องต้น

คุณต้องสร้างผู้ใช้ในศูนย์การจัดการ Microsoft 365 และกำหนดสิทธิ์การใช้งานผู้ใช้และบทบาทการรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสมให้กับพวกเขา ก่อนที่พวกเขาจะสามารถเข้าถึงและใช้ Dataverse

ข้อมูลส่วนบุคคลมาตรฐานของผู้ใช้ (ตัวอย่างเช่น UserName, UserID, โทรศัพท์, อีเมล และที่อยู่) จะถูกเก็บและบำรุงรักษาในศูนย์การจัดการ Microsoft 365 ผู้ดูแลระบบสามารถอัปเดตข้อมูลส่วนบุคคลนี้ในศูนย์การจัดการ Microsoft 365 เท่านั้น จากนั้น ข้อมูลจะถูกซิงค์กับตารางผู้ใช้ระบบ Dataverse ในสภาพแวดล้อมทั้งหมดโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ ผู้ดูแลระบบยังสามารถสร้างแอตทริบิวต์แบบกำหนดเองเพื่อเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้เพิ่มเติมภายในตารางผู้ใช้ระบบ Dataverse แล้วจากนั้น บำรุงรักษาและจัดการแอตทริบิวต์เหล่านี้ด้วยตนเอง

เพื่อเป็นการหลีกเลี่ยงการรบกวนแอปพลิเคชันทางธุรกิจที่อาจสำคัญต่อการปฏิบัติการขององค์กร จึงไม่ลบแถวของผู้ใช้ออกจากตารางผู้ใช้ระบบ Dataverse โดยอัตโนมัติ เมื่อลบผู้ใช้ออกจากภายในศูนย์การจัดการ Microsoft 365 สถานะของผู้ใช้ถูกตั้งเป็น ปิดใช้งาน ใน Dataverse แต่ผู้ดูแลระบบ Dataverse ต้องค้นหาและลบข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้ออกจาก Dataverse ภายในแอปพลิเคชัน

ผู้ดูแลระบบ Dataverse สามารถดำเนินการค้นหา แก้ไข ส่งออก และลบ การดำเนินการที่ระบุไว้ด้านล่าง

ค้นหา

ผู้ดูแลระบบสามารถสร้างสภาพแวดล้อมได้หลายรายการ สภาพแวดล้อมเหล่านี้สามารถใช้สำหรับวัตถุประสงค์ การทดลอง การพัฒนา หรือการผลิต สภาพแวดล้อมแต่ละรายการเหล่านี้มีสำเนาของตารางผู้ใช้ระบบ ซึ่งมีแอตทริบิวต์แบบกำหนดเองใดๆ ที่อาจมีการเพิ่มโดยผู้ดูแลระบบ ตลอดจนข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้ที่ซิงค์จากศูนย์การจัดการ Microsoft 365

ผู้ดูแลระบบสามารถค้นหารายการของสภาพแวดล้อมทั้งหมดได้โดยการนำทางไปยัง Microsoft ศูนย์การจัดการ Power Platform

คุณสามารถค้นหาข้อมูลส่วนบุคคลได้จากผู้ใช้ Dataverse ภายในทรัพยากรต่อไปนี้:

User

ข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้จะถูกเก็บไว้ใน Microsoft Entra และซิงค์กับทุกสภาพแวดล้อมโดยอัตโนมัติด้วยฐานข้อมูล Dataverse ผู้ดูแลระบบไม่สามารถอัปเดตข้อมูลส่วนบุคคลโดยตรงใน Dataverse ในขณะที่ผู้ใช้ทำงานอยู่พวกเขาต้องอัปเดตข้อมูลจากภายในศูนย์การจัดการ Microsoft 365 ผู้ดูแลระบบสามารถเพิ่มข้อมูลส่วนบุคคล (ตัวอย่าง เช่น แอตทริบิวต์ที่กำหนดเอง) ได้โดยตรงกับ Dataverse แต่พวกเขาต้องจัดการข้อมูลนี้ด้วยตนเอง

เมื่อต้องการค้นหาผู้ใช้และข้อมูลส่วนบุคคลของพวกเขา ให้ทําดังต่อไปนี้:

1. ลงชื่อเข้าใช้ใน ศูนย์การจัดการ Power Platform

2. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้เลือก จัดการ

3. ในบานหน้าต่าง จัดการ ให้เลือก สภาพแวดล้อม

4. บนแท็บ สภาพแวดล้อม ให้เลือกสภาพแวดล้อม

1 ไปที่ การตั้งค่า>ผู้ใช้ +>สิทธิ์

1. ป้อนชื่อของผู้ใช้ลงในช่อง ค้นหา แล้วเลือก แล้วเลือก Enter

2. หากต้องการดูข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้ ให้เลือกชื่อผู้ใช้โดยการคลิกหรือแตะสองครั้ง

3. หากต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูลการติดต่อ ให้ขยายจุดไข่ปลาและคลิก จัดการผู้ใช้ใน Dynamics 365

   

ประวัติการตรวจสอบ

เมื่อ การติดตามการตรวจสอบ เปิดใช้งานสำหรับตาราง ใน Dataverse ข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้จะถูกบันทึกในประวัติการตรวจสอบพร้อมกับการดำเนินการของผู้ใช้

แก้ปัญหา

หากหัวเรื่องข้อมูลขอให้คุณแก้ไขข้อมูลส่วนบุคคลที่อยู่ในข้อมูลองค์กรของคุณ คุณและองค์กรของคุณต้องพิจารณาว่าเหมาะสมหรือไม่ที่จะปฏิบัติตามคำขอ การแก้ไขข้อมูลอาจรวมถึงการแก้ไข ทำซ้ำ หรือลบ ข้อมูลส่วนบุคคลออกจากเอกสารหรือรายการประเภทอื่น

คุณสามารถใช้ Microsoft Entra เพื่อจัดการข้อมูลประจำตัว (ข้อมูลส่วนบุคคล) ของผู้ใช้ของคุณภายใน Dataverse ลูกค้าองค์กรสามารถจัดการแก้ไขคำขอ DSR โดยใช้คุณลักษณะการแก้ไขที่จำกัด ภายในบริการ Microsoft ที่กำหนด ในฐานะที่เป็นผู้ประมวลผลข้อมูล Microsoft ไม่ได้ให้ความสามารถในการแก้ไขบันทึกที่ระบบสร้างขึ้น เนื่องจากบันทึกนี้แสดงถึงกิจกรรมที่เกิดขึ้นจริง และเป็นบันทึกประวัติเหตุการณ์ในบริการต่างๆ ของ Microsoft

เมื่อแถวของผู้ใช้จะถูกลบออกจาก Microsoft Entra ID ผู้ดูแลระบบสามารถลบข้อมูลส่วนบุคคลที่เหลือที่เกี่ยวข้องกับผู้ใช้นั้น (เช่นแอตทริบิวต์ที่กำหนดเอง) จากสภาพแวดล้อมทั้งหมด

ส่งออก

ผู้ใช้ของระบบ

คุณสามารถส่งออกข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้ที่จัดเก็บไว้ในตารางผู้ใช้ระบบไปยัง Excel ได้จากรายชื่อผู้ใช้ภายในศูนย์การจัดการ

1. ลงชื่อเข้าใช้ใน ศูนย์การจัดการ Power Platform
2. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้เลือก จัดการ
3. ในบานหน้าต่าง จัดการ ให้เลือก สภาพแวดล้อม
4. บนแท็บ สภาพแวดล้อม ให้เลือกสภาพแวดล้อม
5. ไปที่ การตั้งค่า>ผู้ใช้ + สิทธิ์>ผู้ใช้
6. เลือก จัดการผู้ใช้ใน Dynamics 365 จากแถบคำสั่ง
7. เลือกมุมมอง ผู้ใช้ที่เปิดใช้งาน จากดรอปดาวน์เมนูมุมมอง หากผู้ใช้ที่คุณต้องการส่งออก เปิดใช้งาน มิฉะนั้น ให้เลือกมุมมอง ผู้ใช้ที่ปิดใช้งาน
8. ป้อนชื่อของผู้ใช้ลงในช่อง ค้นหา แล้วเลือก แล้วเลือก Enter
9. เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับผู้ใช้ที่คุณต้องการส่งออก
10. ขยายจุดไข่ปลา ถ้าจำเป็น แล้วเลือก ส่งออกไปยัง Excel

ประวัติการตรวจสอบ

คุณสามารถจับภาพหน้าจอของประวัติการตรวจสอบจากภายในศูนย์การจัดการ

1. ลงชื่อเข้าใช้ใน ศูนย์การจัดการ Power Platform
2. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้เลือก จัดการ
3. ในบานหน้าต่าง จัดการ ให้เลือก สภาพแวดล้อม
4. บนแท็บ สภาพแวดล้อม ให้เลือกสภาพแวดล้อม
5. ไปที่ การตั้งค่า>ตรวจสอบและบันทึก> และเลือก มุมมองสรุปการตรวจสอบ
6. ค้นหาเรกคอร์ดการตรวจสอบผู้ใช้ จากนั้นกด Alt+PrtScn เพื่อจับภาพหน้าจอ
7. บันทึกภาพหน้าจอเป็นไฟล์ ซึ่งคุณสามารถส่งไปยังผู้ร้องขอ DSR

Delete

User

เพื่อเป็นการหลีกเลี่ยงการรบกวนแอปพลิเคชันทางธุรกิจที่อาจสำคัญต่อการปฏิบัติการขององค์กร จึงไม่ลบเรกคอร์ดของผู้ใช้ออกจากตารางผู้ใช้ระบบ Dataverse โดยอัตโนมัติ เมื่อลบผู้ใช้ออกจากภายในศูนย์การจัดการ Microsoft 365 สถานะของผู้ใช้ถูกตั้งค่าเป็น ปิดใช้งาน ใน Dataverse แต่ผู้ดูแลระบบ Dataverse ต้องค้นหาและลบข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้ออกจาก Dataverse แอปภายในแอปพลิเคชันหรือลบผู้ใช้ออกจากแต่ละสภาพแวดล้อม คุณสามารถลบข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้หรือ ลบผู้ใช้ออกอย่างถาวร

ลบข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้ออกจากหน้าข้อมูลสรุปของผู้ใช้

เมื่อมีการลบเรกคอร์ดผู้ใช้ออกจาก Microsoft Entra ข้อความต่อไปนี้จะแสดงบนหน้าสรุปผู้ใช้:

ข้อมูลของผู้ใช้นี้ไม่ได้รับการจัดการโดย Office 365 อีกต่อไป ท่านสามารถอัปเดตเรกคอร์ดนี้เพื่อตอบสนองต่อคำขอของ DSR โดยเปลี่ยนหรือนำข้อมูลส่วนบุคคลทั้งหมดที่เชื่อมโยงกับผู้ใช้รายนี้ออก

1. ลงชื่อเข้าใช้ใน ศูนย์การจัดการ Power Platform
2. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้เลือก จัดการ
3. ในบานหน้าต่าง จัดการ ให้เลือก สภาพแวดล้อม
4. บนแท็บ สภาพแวดล้อม ให้เลือกสภาพแวดล้อม
5. ไปที่ การตั้งค่า>ผู้ใช้ + สิทธิ์>ผู้ใช้
6. เลือก กรอง และเลือกมุมมอง ผู้ใช้ที่ปิดใช้งาน จากเมนูดรอปดาวน์
7. ป้อนชื่อของผู้ใช้ลงในช่อง ค้นหา แล้วเลือก แล้วกด Enter
8. หากต้องการดูข้อมูลส่วนตัวของผู้ใช้ ให้เลือกชื่อผู้ใช้โดยเลือกชื่อหรือดับเบิลคลิกที่ชื่อ
9. หากต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูลผู้ใช้ ให้เลือกปุ่มจุดไข่ปลา แล้วเลือก จัดการผู้ใช้ใน Dynamics 365
10. บนหน้า สรุป ของผู้ใช้ ให้ลบข้อมูลส่วนบุคคลทั้งหมดออก แล้วเลือก บันทึก

ลบข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้โดยใช้ Excel

1. ลงชื่อเข้าใช้ใน ศูนย์การจัดการ Power Platform
2. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้เลือก จัดการ
3. ในบานหน้าต่าง จัดการ ให้เลือก สภาพแวดล้อม
4. บนแท็บ สภาพแวดล้อม ให้เลือกสภาพแวดล้อม
5. ไปที่ การตั้งค่า>ผู้ใช้ + สิทธิ์>ผู้ใช้
6. เลือก จัดการผู้ใช้ใน Dynamics 365 จากแถบคำสั่ง
7. เลือกมุมมอง ผู้ใช้ที่ถูกปิดใช้งาน
8. ป้อนชื่อของผู้ใช้ลงในช่อง ค้นหา แล้วเลือก แล้วกด Enter
9. เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับผู้ใช้ที่คุณต้องการส่งออก
10. เลือกปุ่มจุดไข่ปลา หากจำเป็น และจากนั้น เลือก ส่งออกไปยัง Excel
11. สร้างและดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลต Excel ของข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้ สำหรับคำแนะนำแบบทีละขั้นตอน ดู สร้างแม่แบบ Excel ใหม่
12. เปิดไฟล์แม่แบบ Excel ที่ดาวน์โหลด ลบข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้ และบันทึกไฟล์
13. กลับไปยังหน้ามุมมอง ผู้ใช้ที่ถูกปิดใช้งาน และเลือก นำเข้าจาก Excel
14. เลือก เลือกไฟล์ และเลือกไฟล์ Excel ที่อัปเดตของคุณ
15. เลือก ถัดไป สองครั้ง
16. ทำการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่จำเป็นในหน้าต่าง แมปฟิลด์ เช่น เปลี่ยนการดำเนินการ ชื่อเต็ม เป็น ละเว้น
17. เลือก ถัดไป สองครั้ง และจากนั้น เลือก ส่ง

ลบผู้ใช้ออกอย่างถาวร

คุณสามารถเอาข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้ออกหรือลบเรกคอร์ดผู้ใช้ออกจากตารางผู้ใช้ Dataverse อย่างถาวรได้ ข้อมูลเพิ่มเติม: ลบผู้ใช้ออกอย่างถาวรใน Power Platform

เมื่อเรกคอร์ดผู้ใช้ถูกลบอย่างถาวร ชื่อผู้ใช้ในเรกคอร์ดทั้งหมดที่ผู้ใช้ที่ถูกลบเป็นผู้สร้างหรือแก้ไขล่าสุดและในบันทึกการตรวจสอบจะแสดงเป็น ไม่มีชื่อ

ลบประวัติการตรวจสอบออกจากหน้ามุมมองสรุปการตรวจสอบ

1. ลงชื่อเข้าใช้ใน ศูนย์การจัดการ Power Platform
2. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้เลือก จัดการ
3. ในบานหน้าต่าง จัดการ ให้เลือก สภาพแวดล้อม
4. บนแท็บ สภาพแวดล้อม ให้เลือกสภาพแวดล้อม
5. ไปที่ การตั้งค่า>ตรวจสอบและบันทึก> และเลือก มุมมองสรุปการตรวจสอบ
6. ค้นหาประวัติการเปลี่ยนแปลงของผู้ใช้ เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากแถว แล้วเลือก ลบประวัติการเปลี่ยนแปลง

ข้อมูลส่วนบุคคลที่เก็บในฐานข้อมูลของ Dataverse

ข้อกำหนดเบื้องต้น

คุณอาจจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลจากบุคคลต่างๆ (เช่น ลูกค้าของคุณเอง) ภายในตาราง Dataverse

ผู้ดูแลระบบ Dataverse มีหน้าที่รับผิดชอบการบำรุงรักษาที่เก็บข้อมูลส่วนบุคคลภายในตารางต่างๆ ของแต่ละบุคคล เพื่อให้พวกเขาสามารถค้นหาข้อมูลดังกล่าวเพื่อตอบกลับคำขอ DSR ใดๆ ได้

จากนั้น จะสามารถส่งออก แก้ไข หรือลบข้อมูลส่วนบุคคลในตารางได้โดยใช้ฟังก์ชันการทำงานในผลิตภัณฑ์

ค้นหา

เมื่อผู้ดูแลระบบ Dataverse ได้รับคำขอ DSR จากบุคคลหนึ่ง พวกเขาต้องระบุว่าอินสแตนซ์ใดของสภาพแวดล้อม/สภาพแวดล้อมด้วยฐานข้อมูล Dataverse มีข้อมูลส่วนบุคคลสำหรับบุคคลดังกล่าว โดยทั่วไป ข้อมูลส่วนบุคคลจะจัดเก็บอยู่ในตารางคีย์ (ตัวอย่างเช่น บัญชี ที่ติดต่อ ลูกค้าเป้าหมาย โอกาส เป็นต้น) แต่คุณมีหน้าที่รับผิดชอบการพัฒนานโยบายและขั้นตอนสำหรับการบำรุงรักษาที่เก็บข้อมูลส่วนบุคคลของแต่ละบุคคลเพื่อให้คุณสามารถเตรียมตัวสำหรับการปฏิบัติตามคำขอ DSR ได้

โดยใช้ที่เก็บข้อมูล ผู้ดูแลระบบ Dataverse สามารถตั้งค่าคอนฟิกตารางและฟิลด์การค้นหาเหล่านี้ แล้วจากนั้น เข้าถึงสภาพแวดล้อมเพื่อค้นหาข้อมูลส่วนบุคคล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดู กำหนดค่าการค้นหาความเกี่ยวข้อง

1. ลงชื่อเข้าใช้ใน ศูนย์การจัดการ Power Platform
2. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้เลือก จัดการ
3. ในบานหน้าต่าง จัดการ ให้เลือก สภาพแวดล้อม
4. บนแท็บ สภาพแวดล้อม ให้เลือกสภาพแวดล้อม
5. เลือก เปิด จากแถบคำสั่ง
6. เลือกแอป
7. ป้อนผู้ใช้ในกล่อง ค้นหา
8. ตรวจทานผลลัพธ์การค้นหาสำหรับตารางทั้งหมดที่ผู้ใช้กำลังอ้างอิง

แก้ปัญหา

ผู้ดูแลระบบ Dataverse สามารถอัปเดตข้อมูลส่วนบุคคลของบุคคลนั้นๆ โดยใช้รายการผลลัพธ์จากการค้นหา Dataverse อย่างไรก็ตาม ข้อมูลส่วนบุคคลของแต่ละบุคคลยังอาจถูกจัดเก็บไว้ในตารางแบบกำหนดเองอื่นๆ ผู้ดูแลระบบ Dataverse มีหน้าที่รับผิดชอบในการบำรุงรักษาที่เก็บข้อมูลของตารางแบบกำหนดเองอื่นๆ เหล่านี้ และทำการอัปเดตที่เหมาะสมไปยังข้อมูลส่วนบุคคลของบุคคลดังกล่าว

จากผลลัพธ์การค้นหา Dataverse (ข้างต้น) ให้ทำดังต่อไปนี้:

1. เลือกรายการที่มีข้อมูลส่วนบุคคลของบุคคลที่ต้องการ
2. อัปเดตข้อมูลส่วนบุคคลของแต่ละบุคคลตามความเหมาะสม แล้วเลือก บันทึก

ส่งออก

คุณสามารถจับภาพหน้าจอของข้อมูลและแบ่งปันกับผู้ร้องขอ DSR ของคุณ

1. ลงชื่อเข้าใช้ใน ศูนย์การจัดการ Power Platform
2. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้เลือก จัดการ
3. ในบานหน้าต่าง จัดการ ให้เลือก สภาพแวดล้อม
4. บนแท็บ สภาพแวดล้อม ให้เลือกสภาพแวดล้อม
5. เลือก เปิด จากแถบคำสั่ง
6. เลือกแอป
7. ป้อนผู้ใช้ในกล่อง ค้นหา
8. ตรวจทานผลลัพธ์การค้นหาสำหรับตารางทั้งหมดที่ผู้ใช้กำลังอ้างอิง
9. คลิกสองครั้งที่รายการในรายการผลลัพธ์การค้นหา
10. กด Alt+PrtScn เพื่อจับภาพหน้าจอ
11. บันทึกภาพหน้าจอเป็นไฟล์ ซึ่งคุณสามารถส่งไปยังผู้ร้องขอ DSR

Delete

ผู้ดูแลระบบ Dataverse สามารถลบข้อมูลส่วนบุคคลของแต่ละบุคคลจากเรกคอร์ดที่มีการจัดเก็บข้อมูลนั้น ผู้ดูแลระบบ Dataverse สามารถเลือกที่จะลบเรกคอร์ดที่จัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคล หรือลบเนื้อหาของข้อมูลส่วนบุคคล ออกจากเรกคอร์ดได้

จากผลลัพธ์การค้นหา Dataverse ให้ทำดังต่อไปนี้:

1. เลือกรายการที่มีข้อมูลส่วนบุคคลของบุคคลที่ต้องการ
2. ใน Ribbon เลือก ลบ (โปรดสังเกตว่า ลบ ใช้งานไม่ได้หากเรกคอร์ดไม่สามารถลบได้)

ข้อมูลส่วนบุคคลที่จัดเก็บในฐานข้อมูลของรุ่นก่อนหน้าของ Dataverse

ข้อกำหนดเบื้องต้น

คุณอาจจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลจากบุคคลต่างๆ (เช่น ลูกค้าของคุณเอง) ภายในตาราง Dataverse

ผู้ดูแลระบบ Dataverse มีหน้าที่รับผิดชอบการบำรุงรักษาที่เก็บข้อมูลส่วนบุคคลภายในตารางต่างๆ ของแต่ละบุคคล เพื่อให้พวกเขาสามารถค้นหาข้อมูลดังกล่าวเพื่อตอบกลับคำขอ DSR ใดๆ ได้

จากนั้น จะสามารถส่งออก แก้ไข หรือลบข้อมูลส่วนบุคคลในตารางได้โดยใช้ฟังก์ชันการทำงานในผลิตภัณฑ์

ค้นหา

เมื่อผู้ดูแลระบบ Dataverse ได้รับคำขอ DSR จากบุคคลหนึ่ง พวกเขาต้องระบุว่าอินสแตนซ์ใดของสภาพแวดล้อม/สภาพแวดล้อมด้วยฐานข้อมูล Dataverse มีข้อมูลส่วนบุคคลจากบุคคลดังกล่าว โดยทั่วไป ข้อมูลส่วนบุคคลจะจัดเก็บอยู่ในตารางคีย์ (ตัวอย่างเช่น บัญชี ที่ติดต่อ ลูกค้าเป้าหมาย โอกาส เป็นต้น) แต่คุณมีหน้าที่รับผิดชอบการพัฒนานโยบายและขั้นตอนสำหรับการบำรุงรักษาที่เก็บข้อมูลส่วนบุคคลของแต่ละบุคคลเพื่อให้คุณสามารถเตรียมตัวสำหรับการปฏิบัติตามคำขอ DSR ได้

คุณสามารถค้นหาข้อมูลส่วนบุคคลได้จากผู้ใช้ของรุ่นก่อนหน้าของ Dataverse ภายในทรัพยากรต่อไปนี้:

แถวตาราง

ข้อมูลส่วนบุคคลของบุคคลใดๆ สามารถจัดเก็บไว้ในตารางทางธุรกิจ

รุ่นนี้ของ Dataverse มี Schema ฐานข้อมูล และโครงสร้างพื้นฐานของตัวเอง มีตารางของตัวเอง และคุณจัดการตารางเหล่านี้ในรูปแบบ Power Apps

เมื่อต้องการดูรายการตารางของคุณ ให้ทำดังต่อไปนี้:

1. ในรายการแบบหล่นลง สภาพแวดล้อม ให้เลือกสภาพแวดล้อมของคุณ

2. ในบานหน้าต่างการนำทาง เลือก Dataverse และจากนั้นเลือก ตาราง

   

3. จากรายการตาราง ให้เลือกตาราง (ตัวอย่างเช่น ตารางลูกค้าองค์กร) ดังที่แสดงด้านล่าง

   

4. บนแถบเมนู เลือก ส่งออก>ส่งออกข้อมูล

5. เมื่อการส่งออกเสร็จสมบูรณ์ ให้เลือก ดาวน์โหลดข้อมูลที่ส่งออก

6. เมื่อการส่งออกเสร็จสิ้น ให้เลือกไฟล์ .zip ในโฟลเดอร์ ดาวน์โหลด และแตกไฟล์ เปิดไฟล์ .csv

7. เลือกปุ่มค้นหา ป้อนข้อมูลส่วนบุคคลของบุคคลดังกล่าวในกล่องค้นหา แล้วเลือก ค้นหา

8. ทำขั้นตอนข้างต้นซ้ำสำหรับแต่ละตารางทางธุรกิจเพื่อค้นหาข้อมูลส่วนบุคคลของแต่ละบุคคลโดยใช้รายการที่เก็บข้อมูล

แก้ปัญหา

หากหัวเรื่องข้อมูลขอให้คุณแก้ไขข้อมูลส่วนบุคคลที่อยู่ในข้อมูลองค์กรของคุณ คุณและองค์กรของคุณต้องพิจารณาว่าเหมาะสมหรือไม่ที่จะปฏิบัติตามคำขอ การแก้ไขข้อมูลอาจรวมถึงการแก้ไข ทำซ้ำ หรือลบ ข้อมูลส่วนบุคคลออกจากเอกสารหรือรายการประเภทอื่น

คุณสามารถใช้ Microsoft Entra เพื่อจัดการข้อมูลประจำตัว (ข้อมูลส่วนบุคคล) ของผู้ใช้ของคุณภายในรุ่นก่อนหน้าของ Dataverse ลูกค้าองค์กรสามารถจัดการแก้ไขคำขอ DSR โดยใช้คุณลักษณะการแก้ไขที่จำกัด ภายในบริการ Microsoft ที่กำหนด ในฐานะที่เป็นผู้ประมวลผลข้อมูล Microsoft ไม่ได้ให้ความสามารถในการแก้ไขบันทึกที่ระบบสร้างขึ้น เนื่องจากบันทึกนี้แสดงถึงกิจกรรมที่เกิดขึ้นจริง และเป็นบันทึกประวัติเหตุการณ์ในบริการต่างๆ ของ Microsoft

เมื่อต้องการแก้ไขข้อมูลส่วนบุคคลที่อยู่ในสภาพแวดล้อม คุณสามารถส่งออกข้อมูลตารางไปยังสเปรดชีต Excel อัปเดต แล้วนำเข้าการอัปเดตดังกล่าวกลับไปยังฐานข้อมูล

ผู้ดูแลระบบ Dataverse มีหน้าที่รับผิดชอบการระบุตารางทั้งหมดที่มีข้อมูลส่วนบุคคลของแต่ละบุคคล และทำขั้นตอนต่อไปนี้ซ้ำสำหรับตารางเหล่านั้นแต่ละรายการ

จาก Power Apps ทำดังต่อไปนี้

1. ในบานหน้าต่างการนำทาง เลือก Dataverse และจากนั้นเลือก ตาราง

   

2. จากรายการตาราง ให้เลือกตาราง (ตัวอย่างเช่น ตารางลูกค้าองค์กร) ดังที่แสดงด้านล่าง

   

3. บนแถบเมนู เลือก ส่งออก>ส่งออกข้อมูล

4. เมื่อการส่งออกเสร็จสมบูรณ์ ให้เลือก ดาวน์โหลดข้อมูลที่ส่งออก

5. เมื่อการส่งออกเสร็จสิ้น ให้เลือกไฟล์ .zip ในโฟลเดอร์ ดาวน์โหลด และแตกไฟล์ เปิดไฟล์ .csv

6. ในแถบเมนู ให้เลือก ไฟล์ เลือก บันทึกเป็น แล้วเลือกตำแหน่งที่ตั้งที่ต้องการบันทึกไฟล์

7. ทำการปรับปรุงข้อมูลส่วนบุคคลที่จำเป็นและบันทึกสเปรดชีต

8. ใน Power Apps กลับไปที่ตารางที่เลือก แล้วเลือก นำเข้า>นำเข้าข้อมูล

9. เลือก ค้นหา แล้วเลือกและเปิดสเปรดชีต Excel ที่คุณอัปเดต

10. เลือก นำเข้า

ส่งออก

คุณสามารถส่งออกข้อมูลส่วนบุคคลจากแต่ละตารางลงในสเปรดชีต Excel และดู

จาก Power Apps ทำดังต่อไปนี้

1. ในบานหน้าต่างการนำทาง เลือก Dataverse และจากนั้นเลือก ตาราง

   

2. จากรายการตาราง ให้เลือกตาราง (ตัวอย่างเช่น ตารางลูกค้าองค์กร) ดังที่แสดงด้านล่าง

   

3. บนแถบเมนู เลือก ส่งออก>ส่งออกข้อมูล

4. เมื่อการส่งออกเสร็จสมบูรณ์ ให้เลือก ดาวน์โหลดข้อมูลที่ส่งออก

5. เมื่อการส่งออกเสร็จสิ้น ให้เลือกไฟล์ .zip ในโฟลเดอร์ ดาวน์โหลด และแตกไฟล์ เปิดไฟล์ .csv

Delete

คุณสามารถลบข้อมูลส่วนบุคคลที่จัดเก็บไว้ในตารางได้ โดยใช้คุณลักษณะส่งออก/นำเข้า ข้อมูล

ผู้ดูแลระบบ Dataverse มีหน้าที่รับผิดชอบการระบุตารางทั้งหมดที่มีข้อมูลส่วนบุคคลของแต่ละบุคคล และทำขั้นตอนต่อไปนี้ซ้ำสำหรับตารางเหล่านั้นแต่ละรายการ

จาก Power Apps ทำดังต่อไปนี้

1. ในบานหน้าต่างการนำทาง เลือก Dataverse และจากนั้นเลือก ตาราง

   

2. จากรายการตาราง ให้เลือกตาราง (ตัวอย่างเช่น ตารางลูกค้าองค์กร) ดังที่แสดงด้านล่าง

   

3. บนแถบเมนู เลือก ส่งออก>ส่งออกข้อมูล

4. เมื่อการส่งออกเสร็จสมบูรณ์ ให้เลือก ดาวน์โหลดข้อมูลที่ส่งออก

5. เมื่อการส่งออกเสร็จสิ้น ให้เลือกไฟล์ .zip ในโฟลเดอร์ ดาวน์โหลด และแตกไฟล์ เปิดไฟล์ .csv

6. ในแถบเมนู ให้เลือก ไฟล์ เลือก บันทึกเป็น แล้วเลือกตำแหน่งที่ตั้งที่ต้องการบันทึกไฟล์

7. ลบแถวที่มีข้อมูลส่วนบุคคลที่คุณต้องการลบออกจากตาราง และบันทึกสเปรดชีต

8. ใน Power Apps กลับไปที่ตารางที่เลือก แล้วเลือก นำเข้า>นำเข้าข้อมูล

9. เลือก ค้นหา แล้วเลือกและเปิดสเปรดชีต Excel ที่คุณอัปเดต

10. เลือก นำเข้า