จัดระเบียบ Hackathons

แฮ็กกาธอนเป็นช่องทางที่สนุกสนานในการดึงดูดผู้คนในองค์กรของคุณให้เข้ามามีส่วนร่วมเกี่ยวกับวัฒนธรรมดิจิทัลแห่งการเปลี่ยนแปลง เป้าหมายหลักคือการสร้างแอปตัวอย่างและสร้างสรรค์ไอเดียเพื่อขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล ทีมงานจากบทบาทและแผนกต่างๆ มารวมตัวกันในระดับธุรกิจหรือระดับโลกเพื่อแข่งขันและสร้างแอปที่ตอบสนองความต้องการขององค์กร

ยิ่งมีทักษะและบทบาทที่หลากหลายมากเท่าไรก็ยิ่งดีเท่านั้น ผู้อำนวยความสะดวกอย่างน้อยหนึ่งคนควรมีส่วนร่วมในการจัดระเบียบ Hackathon และกำหนดทีมและกฎ พิจารณาเริ่มต้นวันใหม่ด้วยการทบทวนและสาธิต Power Apps, Power Automate, Power BI, Copilot Studio, AI Builder และ Dataverse

แฮ็กกาธอนที่ประสบความสำเร็จมักประกอบไปด้วยสีประจำทีม รางวัล อาหาร ดนตรี เสียงหัวเราะ และการแข่งขัน

แผน

การเตรียมตัวถือเป็นกุญแจสำคัญของการแฮ็กกาธอนที่ประสบความสำเร็จ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

• หาผู้สนับสนุนฝ่ายบริหารเพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับกิจกรรม
• กำหนดวันที่และแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบให้มากที่สุด
• เลือกคณะกรรมการจากทีมธุรกิจ ไอที และผู้บริหารเพื่อจัดตั้งเป็นคณะกรรมการ
• หากต้องจัดงานในสถานที่จริง ควรเลือกสถานที่ที่มีที่นั่งเพียงพอ มีไวท์บอร์ด ปลั๊กไฟ Wi-Fi ที่เชื่อถือได้ และโปรเจ็กเตอร์สำหรับการนำเสนอโซลูชั่น สำหรับกิจกรรมเสมือนจริง ให้ตั้งค่า Teams พร้อมช่องส่วนตัวเพื่อให้แต่ละทีมทำงานร่วมกันและเป็นสะพานสำหรับการโทรเข้า
• แหล่งรางวัลเพื่อเป็นแรงจูงใจให้ผู้คนเข้าร่วม
• ตั้งค่ากลไกการลงทะเบียน เช่น Microsoft Forms, ไซต์ หรือแอปที่กำหนดเอง SharePoint
• กำหนดกลยุทธ์การสื่อสารของคุณ เช่น จดหมายข่าว อินทราเน็ต หรือ Viva Engage/ทีม

เตรียมความพร้อมผู้เข้าร่วม

ให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมมีความพร้อมก่อนการแฮ็กกาธอน

• จัดให้มีการอบรมแก่ผู้เข้าร่วมอบรม ยิ่งพวกเขารู้ข้อมูลก่อนงานมากเท่าไหร่ การส่งแอปก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น แนะนำให้สมัครเข้าร่วมโปรแกรม Power Up ลงทะเบียนเข้าร่วมเวิร์กช็อป Power Platform แบบรายวัน หรือทำตาม Power Platform เส้นทางการเรียนรู้ให้สำเร็จ
• กำหนดเวลาโทรก่อนการแฮ็กกาธอนเพื่อให้ทีมงานและบุคคลต่างๆ สามารถนำแนวคิดและคำถามของตนเองมาพูดคุย ความเป็นไปได้ และเปิดเผยช่องว่างความรู้
• ค้นหาแหล่งข้อมูลที่ทีมต้องการเชื่อมต่อ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทดสอบพร้อมใช้งาน และยืนยันว่าทีมมีสิทธิ์เข้าถึงที่ถูกต้อง อีกวิธีหนึ่งคือให้ข้อมูลตัวอย่างในสเปรดชีต Excel ที่ทีมสามารถใช้จำลองโซลูชันของพวกเขาได้
• สร้างความเชื่อมั่น เพราะเป็นกุญแจสำคัญในการเพิ่มประสิทธิผลสูงสุดของการแฮ็กกาธอน

ระบุกรณีการใช้งาน

ขอให้ผู้เข้าร่วมคิดเกี่ยวกับกรณีการใช้งานที่พวกเขาต้องการแก้ไขก่อนการแฮ็กกาธอน การขอให้พวกเขาให้ข้อมูลในแบบฟอร์มลงทะเบียนจะช่วยให้พวกเขาเริ่มคิดว่าพวกเขาต้องการบรรลุอะไร

ถามคำถามต่อไปนี้:

• กระบวนการปัจจุบันเป็นอย่างไร?
• กระบวนการในอนาคตควรเป็นอย่างไร?
• จุดเจ็บปวดในกระบวนการปัจจุบันมีอะไรบ้าง?
• จำเป็นต้องใช้แหล่งข้อมูลใดในการแก้ไขปัญหา?

พิจารณาจัดเวิร์กช็อปการสร้างภาพโซลูชันก่อนการแฮ็กกาธอนเพื่อระบุแนวคิดที่มีคุณค่าที่สุด

ขอให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียระดับสูงโหวตให้กับแนวคิดที่ส่งเข้ามา และในระหว่างการแฮ็กกาธอน ให้ทีมทำงานเฉพาะกับแนวคิดที่ได้รับการโหวตสูงสุดเท่านั้น กลยุทธ์นี้ช่วยเพิ่มการสนับสนุนจากผู้นำระดับสูงและทำให้แน่ใจว่ามีการจัดการกับโซลูชันที่สำคัญ

หากผู้เข้าร่วมต้องการเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลของบุคคลที่สามสำหรับโซลูชันของพวกเขา โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ อาจง่ายเหมือนกับการเตรียมข้อมูลทดสอบในไฟล์ Excel หรือเติมข้อมูลตัวอย่างลงในเอนทิตีเพื่อให้ผู้เข้าร่วมใช้ Dataverse

รวบรวมทีม

ขอให้ผู้เข้าร่วมจัดตั้งทีมของตนเองหรือมอบหมายทีมให้กับพวกเขา ให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมรู้จักกันและสื่อสารกันก่อนงานเพื่อเตรียมความพร้อม สร้างช่องสำหรับแฮ็กกาธอนและช่องส่วนตัวสำหรับแต่ละทีมเพื่อสนับสนุนการทำงานร่วมกัน Microsoft Teams

เตรียมพร้อมสำหรับวัน

ทำให้วันเป็นวันแห่งความสุขด้วยการเสนอของว่างและกาแฟ ออกแบบโลโก้แฮ็กกาธอนและสร้างเสื้อยืด สติกเกอร์ หรือปุ่มเพื่อสร้างแรงบันดาลใจให้กับผู้เข้าร่วม จัดเตรียมผู้สนับสนุนเพื่อช่วยเหลือผู้เข้าร่วมด้วยคำถามทางเทคนิค และจัดเตรียมวิทยากรเพื่อจัดการด้านโลจิสติกส์ เช่น การจัดหาอุปกรณ์หรือแก้ไขปัญหาการเข้าถึง Power Platform ("มีโพสต์อิทอีกไหม" "เราต้องการปากกาเมจิกสีม่วง!" "เราไม่มีสิทธิ์เข้าถึง xyz" "ฉันจะแชร์ไวท์บอร์ดกับสมาชิกคนอื่นๆ ในทีมได้อย่างไร")

แฮ็กกาธอนของคุณสามารถใช้เวลาได้หนึ่งวันหรือมากกว่านั้น วางแผนวาระการประชุมล่วงหน้าและแบ่งปันให้ผู้เข้าร่วมประชุมอย่างชัดเจนเพื่อให้พวกเขารู้ว่าจะต้องจัดสรรเวลาเท่าใด

นี่คือตัวอย่างวาระการประชุม:

เตรียมความพร้อมสำหรับการนำเสนอทีมและการตัดสิน

เตรียมเทมเพลตที่ทีมสามารถใช้สำหรับการนำเสนอ เทมเพลตควรมีชื่อทีม ประโยชน์ของโซลูชัน ข้อควรพิจารณาทางเทคนิค และวิสัยทัศน์ นอกเหนือจากภาพหน้าจอหรือไดอะแกรมกระบวนการ

เตรียมเกณฑ์การประเมินให้กรรมการใช้ในการพิจารณาแนวทางแก้ไขปัญหา เกณฑ์ควรครอบคลุมตั้งแต่ธุรกิจ ไปจนถึงด้านเทคนิค ไปจนถึงการออกแบบ และต้องคำนึงถึงระดับนวัตกรรม วิสัยทัศน์ระยะสั้นและระยะยาว และความครบถ้วนสมบูรณ์ มอบคะแนนโบนัสให้กับการสาธิตสดในระหว่างการนำเสนอ

วางแผนขั้นตอนต่อไปหลังจากเหตุการณ์

อย่าหยุดอยู่แค่การแฮ็กกาธอน สร้างแผนระยะสั้นและระยะยาว:

• แอพพลิเคชั่นที่จะถูกสร้างขึ้นมีขั้นตอนอย่างไรบ้าง?
• แอปใด ๆ ที่สร้างขึ้นระหว่างการแฮ็กกาธอนจะเข้าสู่การผลิตหรือไม่ และผู้สร้างของคุณจะได้รับการสนับสนุนในกระบวนการนั้นได้อย่างไร
• สร้างความกระตือรือร้นหลังจากงานด้วยการแบ่งปันเรื่องราวในจดหมายข่าวภายในหรือบนอินทราเน็ตของคุณ Power Platform แสดงความคิดสร้างสรรค์ของคุณด้วยการขอคำพูดหรือสัมภาษณ์จากผู้เข้าร่วม

แบ่งปัน เรื่องราวความสำเร็จ เพื่อส่งเสริมการมีส่วนร่วม สร้างแรงบันดาลใจด้านนวัตกรรม และผลักดันการนำไปใช้