จินตนาการและค้นพบกรณีการใช้งาน Power Platform ที่มีมูลค่าสูง

การลงทุนใน Power Platform ต้องใช้เวลาและทรัพยากร การระบุพื้นที่ที่แพลตฟอร์มช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และปรับปรุงการตัดสินใจ ช่วยให้องค์กรใช้เทคโนโลยีได้อย่างเต็มศักยภาพ กรณีการใช้งานที่มีมูลค่าสูงมักเกี่ยวข้องกับการทำให้การทำงานซ้ำๆ เป็นระบบอัตโนมัติ การให้ข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์ และการปรับกระบวนการให้เหมาะสม ซึ่งโดยรวมแล้วจะช่วยเพิ่มผลผลิตและความพึงพอใจในงานของพนักงาน

การประชุมเชิงปฏิบัติการเกี่ยวกับการมองเห็นโซลูชันเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการค้นหาเคสการใช้งานที่มีมูลค่าสูงโดยนำผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมารวมกันเพื่อสำรวจโอกาสและกำหนดโซลูชันร่วมกัน บทความนี้จะแนะนำคุณเกี่ยวกับการจัดเวิร์กช็อปเหล่านี้และกิจกรรมต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการระบุและปรับแต่งกรณีการใช้งานที่มีมูลค่าสูง

จัดการประชุมเชิงปฏิบัติการเพื่อกำหนดวิสัยทัศน์การแก้ปัญหา

หัวข้อนี้ให้แนวทางในการจัดเวิร์กช็อปเพื่อกำหนดแนวทางการแก้ปัญหา

1. กำหนดวัตถุประสงค์และขอบเขต: กำหนดเป้าหมายของการประชุมเชิงปฏิบัติการอย่างชัดเจน คุณกำลังพยายามปรับปรุงกระบวนการเฉพาะเจาะจง สำรวจโอกาสในการใช้เทคโนโลยีใหม่ ๆ หรือปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าหรือไม่ กำหนดขอบเขตของการประชุมเชิงปฏิบัติการ รวมถึงพื้นที่ทางธุรกิจที่จะจัดการ และผลลัพธ์ที่คาดหวัง
2. ระบุและเชิญผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญตามวัตถุประสงค์ของการประชุมเชิงปฏิบัติการ กลุ่มนี้ประกอบด้วยผู้นำทางธุรกิจ ผู้เชี่ยวชาญด้านไอที และผู้ใช้ปลายทาง กลุ่มที่มีความหลากหลายดังกล่าวทำให้มีมุมมองที่ครอบคลุมเกี่ยวกับความต้องการขององค์กร ขึ้นอยู่กับขอบเขต กำหนดเป้าหมายไปที่แผนกเฉพาะหรือองค์กรทั้งหมดเพื่อรวบรวมข้อมูลเชิงลึกและมุมมองที่หลากหลาย
3. คำเชิญและการสื่อสาร: ส่งคำเชิญล่วงหน้า โดยระบุวัตถุประสงค์ วาระการประชุม และผลลัพธ์ที่คาดหวังจากการประชุมเชิงปฏิบัติการอย่างชัดเจน
4. เตรียมเอกสารการประชุมเชิงปฏิบัติการ: ให้ข้อมูลพื้นฐานที่เกี่ยวข้องแก่ผู้เข้าร่วม เช่น โซลูชันที่มีมูลค่าสูง Power Platform ที่มีอยู่ในองค์กรของคุณ เตรียมเทมเพลตสำหรับการระดมความคิด การกำหนดลำดับความสำคัญ และการจัดทำเอกสาร เครื่องมือต่างๆ เช่น ไวท์บอร์ด โน้ต และ Microsoft Whiteboard สามารถอำนวยความสะดวกให้กับกระบวนการนี้ได้
5. เลือกวิทยากร: แต่งตั้งผู้ที่จะเป็นผู้นำและจัดการเวิร์กช็อป บุคคลนี้มีหน้าที่อธิบายกฎเกณฑ์ กำหนดระยะเวลา แนะนำผู้เข้าร่วมในแต่ละขั้นตอน และอำนวยความสะดวกในการอภิปราย

ระบุกรณีการใช้งานที่มีมูลค่าสูง

ขั้นแรก ให้ระบุกรณีการใช้งานโดยขอให้ผู้เข้าร่วมเวิร์กช็อปเตรียมการนำเสนอแนวคิดของตนเอง คุณอาจต้องการแบ่งผู้เข้าร่วมออกเป็นกลุ่มก่อนทำกิจกรรมนี้ ขึ้นอยู่กับจำนวนผู้เข้าร่วม เป้าหมายของกิจกรรมการนำเสนอแบบลิฟต์คือการระบุปัญหาเฉพาะภายในองค์กรที่โซลูชันสามารถแก้ไขได้ และพัฒนาการนำเสนอที่น่าสนใจสำหรับแนวคิดนั้น Power Platform

เตรียมเทมเพลตที่แจ้งให้ผู้เข้าร่วมเวิร์กช็อปดำเนินการดังต่อไปนี้:

1. ตั้งชื่อความคิดของพวกเขา: เริ่มต้นด้วยการตั้งชื่อความคิด ชื่อที่น่าจดจำจะดึงดูดความสนใจและทำให้การนำเสนอน่าสนใจ
2. ระบุกระบวนการที่สำคัญ: ลองนึกถึงกระบวนการที่สำคัญภายในองค์กร อธิบายกระบวนการและเหตุใดจึงสำคัญ แบบฝึกหัดนี้กำหนดบริบทสำหรับแนวคิดและเน้นย้ำถึงความสำคัญของปัญหาที่กำลังได้รับการแก้ไข
3. เน้นย้ำความท้าทาย: ระบุความท้าทายที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการนี้ มีขั้นตอนที่เกิดข้อผิดพลาดของมนุษย์บ่อยครั้งหรือไม่? มีสิ่งไม่สอดคล้องกันที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพหรือไม่? อธิบายปัญหาเหล่านี้อย่างชัดเจนเพื่อเน้นย้ำถึงความจำเป็นของโซลูชันอัตโนมัติ
4. ลองนึกภาพโซลูชัน: ลองจินตนาการถึงโซลูชัน Power Platform ที่สามารถแก้ไขปัญหาที่ท้าทายของกระบวนการได้ อธิบายว่าโซลูชันนี้ทำอะไรและทำงานอย่างไร ใช้โฟลว์เพื่อทำให้กระบวนการที่มีแนวโน้มเกิดข้อผิดพลาดเป็นแบบอัตโนมัติหรือไม่ มีแอปที่ช่วยให้เข้าถึงข้อมูลจากทุกที่ได้หรือไม่? ส่วนนี้ควรให้ภาพที่ชัดเจนของวิธีแก้ปัญหาที่เสนอ
5. อธิบายประโยชน์: เน้นย้ำประโยชน์ของการนำโซลูชันไปใช้ พิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น เวลาที่ประหยัด ต้นทุนลดลง และความแม่นยำที่เพิ่มขึ้น นอกจากนี้ ให้คิดถึงพื้นที่อื่นๆ ภายในองค์กรที่อาจได้รับประโยชน์จากระบบอัตโนมัติที่คล้ายคลึงกัน

ตัวอย่างสนาม

เพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นได้ นี่คือตัวอย่างการนำเสนอที่แสดงให้เห็นกระบวนการ:

1. ชื่อไอเดีย: Smart Expense Tracker
2. กระบวนการที่สำคัญ: การจัดการรายงานค่าใช้จ่ายช่วยให้แน่ใจว่าพนักงานได้รับการชดเชยค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจและช่วยรักษาบันทึกทางการเงินที่ถูกต้อง อย่างไรก็ตาม กระบวนการด้วยตนเองในปัจจุบันใช้เวลานานและมีแนวโน้มเกิดข้อผิดพลาด
3. ความท้าทาย:
   • การป้อนข้อมูลด้วยตนเอง: พนักงานป้อนค่าใช้จ่ายลงในสเปรดชีตด้วยตนเอง ซึ่งมักทำให้เกิดข้อผิดพลาดและความไม่สอดคล้องกัน
   • ความล่าช้าในการอนุมัติ :กระบวนการอนุมัติจะช้า เนื่องจากผู้จัดการจำเป็นต้องตรวจสอบและอนุมัติรายงานแต่ละรายการทีละรายการ
   • ขาดการมองเห็น :ทีมงานการเงินประสบปัญหาในการรับข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับข้อมูลค่าใช้จ่าย ส่งผลให้การจัดการงบประมาณอย่างมีประสิทธิภาพทำได้ยาก
4. สารละลาย -
   • การไหลของคลาวด์อัตโนมัติ :ตัวติดตามค่าใช้จ่ายอัจฉริยะใช้ Power Automate กระแสคลาวด์ช่วยให้กระบวนการรายงานค่าใช้จ่ายทั้งหมดเป็นอัตโนมัติ พนักงานส่งค่าใช้จ่ายของตนผ่านแอปพลิเคชันที่ใช้งานง่าย ซึ่งจะจัดหมวดหมู่และตรวจสอบรายการโดยอัตโนมัติ
   • แอป Power App: แอปนี้มอบอินเทอร์เฟซที่ราบรื่นให้พนักงานอัปโหลดใบเสร็จ และ AI Builder โมเดลจะดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องออกมา ช่วยให้พนักงานไม่ต้องป้อนรายละเอียดค่าใช้จ่ายด้วยตนเอง แอปนี้ยังให้พนักงานติดตามสถานะรายงานของตนได้อีกด้วย ผู้จัดการจะได้รับการแจ้งเตือนอัตโนมัติสำหรับการอนุมัติ และทีมการเงินสามารถเข้าถึงแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์เพื่อตรวจสอบค่าใช้จ่าย
5. ประโยชน์:
   • ประหยัดเวลา: การทำให้กระบวนการรายงานค่าใช้จ่ายเป็นแบบอัตโนมัติช่วยลดเวลาที่พนักงานใช้ในการป้อนข้อมูล และเวลาที่ผู้จัดการใช้ในการอนุมัติ
   • ความแม่นยำที่ได้รับการปรับปรุง: การตรวจสอบความถูกต้องอัตโนมัติช่วยลดข้อผิดพลาดและความไม่สอดคล้องกันในรายงานค่าใช้จ่าย
   • การมองเห็นที่เพิ่มขึ้น: แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์มอบข้อมูลเชิงลึกที่อัปเดตเกี่ยวกับข้อมูลค่าใช้จ่ายให้กับทีมการเงิน ช่วยให้จัดการงบประมาณได้ดีขึ้น
   • ความสามารถในการปรับขนาด: สามารถปรับขนาดโซลูชันไปยังแผนกหรือกระบวนการอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย เช่น คำขอเดินทางหรือการอนุมัติการจัดซื้อจัดจ้าง ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรมากยิ่งขึ้น

กรณีการใช้งานสนาม

เมื่อผู้เข้าร่วมเวิร์กช็อปได้ระบุกรณีการใช้งานที่เป็นไปได้แล้ว ขั้นตอนถัดไปคือให้พวกเขาเสนอแนวคิดของตนต่อกลุ่มและปรับปรุงแนวคิดเหล่านั้นผ่านกิจกรรมการทำงานร่วมกัน ผู้เข้าร่วมแต่ละคนจะนำเสนอกรณีการใช้งานของตนเอง พร้อมทั้งให้รายละเอียดเกี่ยวกับปัญหา วิธีแก้ปัญหาที่เสนอ และผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น กลุ่มให้ข้อเสนอแนะ ถามคำถาม และเสนอแนะแนวทางปรับปรุง เพื่อนำเสนอแนวคิดที่ดีที่สุด ผู้เข้าร่วมจะโหวตแนวคิดของกันและกัน และแนวคิดที่ได้รับการโหวตมากที่สุดจะดำเนินการในกิจกรรมถัดไป กระบวนการนี้ไม่เพียงแต่ตรวจสอบและพัฒนากรณีการใช้งานอย่างละเอียดถี่ถ้วนเท่านั้น แต่ยังส่งเสริมการเรียนรู้ข้ามสายงานระหว่างสมาชิกในทีมอีกด้วย ผู้เข้าร่วมแบ่งปันความเชี่ยวชาญและเรียนรู้ทักษะใหม่ๆ เพื่อให้แน่ใจว่ากรณีการใช้งานมีความแข็งแกร่ง เป็นไปได้ และสอดคล้องกับเป้าหมายของเวิร์กช็อป

ปรับปรุงกรณีการใช้งาน

จากนั้นแบ่งผู้เข้าร่วมออกเป็นกลุ่มย่อย แต่ละกลุ่มจะประเมินแนวคิดที่นำเสนอโดยพิจารณาจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย วัตถุประสงค์ ความท้าทาย และผลลัพธ์

วัตถุประสงค์ของกิจกรรมนี้คือ:

• จัดแนวทางให้สอดคล้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและวัตถุประสงค์ที่สำคัญที่สุด
• ระบุและลดความท้าทายที่สำคัญ
• กำหนดตัวชี้วัดความสำเร็จผ่านผลลัพธ์

จัดทำและแจกจ่ายเอกสารพิมพ์รายชื่อตัวอย่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย วัตถุประสงค์ ความท้าทาย และผลลัพธ์ จัดเตรียมเครื่องหมาย กระดาษโน้ต และเทมเพลตสำหรับบันทึกการอภิปราย

กลุ่มเลือกสินค้าจากรายการและหารือถึงความเกี่ยวข้องของแต่ละรายการกับกรณีการใช้งาน โดยพิจารณาหมวดหมู่ต่อไปนี้:

• วัตถุประสงค์:
  • หลัก: วัตถุประสงค์ที่สำคัญต่อความสำเร็จของกรณีการใช้งาน
  • รอง: วัตถุประสงค์ที่สำคัญแต่ไม่สำคัญ
• ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย:
  • วิกฤต: ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อความสำเร็จของกรณีการใช้งาน
  • มีอิทธิพล: ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สามารถส่งผลกระทบต่อกรณีการใช้งานแต่ไม่ได้มีความสำคัญมากนัก
• ความท้าทาย:
  • ผลกระทบสูง: ความท้าทายที่อาจขัดขวางความสำเร็จของกรณีการใช้งานได้อย่างมาก
  • จัดการได้: ความท้าทายที่สามารถแก้ไขได้ค่อนข้างง่าย
• ผลลัพธ์:
  • สิ่งสำคัญ: ผลลัพธ์ที่จำเป็นสำหรับความสำเร็จของกรณีการใช้งาน
  • ประโยชน์: ผลลัพธ์ที่เพิ่มมูลค่าแต่ไม่จำเป็น

กลุ่มกำหนดระดับความสำคัญให้กับแต่ละรายการตามการสนทนาของพวกเขา และบันทึกระดับความสำคัญที่ได้รับมอบหมายและเหตุผลเบื้องหลังการตัดสินใจแต่ละครั้ง

ผลลัพธ์ที่คาดหวังจากกิจกรรมนี้คือการทำความเข้าใจผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและวัตถุประสงค์ที่สำคัญที่สุดสำหรับกรณีการใช้งาน ระบุความท้าทายที่สำคัญและผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น และเริ่มกำหนดมาตรวัดความสำเร็จที่เป็นรูปธรรมผ่านผลลัพธ์ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน ผลลัพธ์เหล่านี้ให้แนวทางที่ชัดเจนในการวัดผลความสำเร็จของโซลูชันที่เสนอ

เพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นได้ นี่คือรายชื่อตัวอย่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย วัตถุประสงค์ ความท้าทาย และผลลัพธ์ ปรับปรุงรายการนี้ตามวัตถุประสงค์ของคุณ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมสามารถเข้าถึงได้ เช่น ผ่านทางเอกสารพิมพ์ในวันนั้น

นำเสนอความคิดของคุณ

เมื่อสิ้นสุดเวิร์กช็อป แต่ละกลุ่มจะนำเสนอแนวคิดและข้อพิจารณาในการแก้ปัญหาให้กับทั้งเวิร์กช็อปทราบ ส่งเสริมการตอบรับและการอภิปรายเชิงสร้างสรรค์เพื่อปรับปรุงวิธีแก้ปัญหาเพิ่มเติม

ขั้นตอนถัดไป

วางแผนและดำเนินการแฮ็กกาธอนเพื่อก้าวไปสู่ขั้นตอนต่อไปและเปลี่ยนแนวคิดให้เป็นโซลูชัน

ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

บทความใน การวางแผน Power Apps โครงการ จะแสดงวิธีการแปลงความคิดให้เป็นแอปพลิเคชันที่ทำงานได้เต็มรูปแบบโดยใช้ Power Apps

บทความใน การวางแผน Power Automate โครงการ จะช่วยคุณในการวางแผนและออกแบบโครงการระบบอัตโนมัติ

คู่มือการใช้งาน Copilot Studio นี้ให้กรอบการทำงานสำหรับการตรวจสอบโครงการ ของคุณแบบ 360 องศา Copilot Studio โดยผ่านการตั้งคำถามเชิงลึก จะเน้นย้ำถึงความเสี่ยงและช่องว่างที่อาจเกิดขึ้น มีเป้าหมายที่จะจัดแนวโครงการให้สอดคล้องกับแผนงานผลิตภัณฑ์ และแบ่งปันคำแนะนำ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด และตัวอย่างสถาปัตยกรรมอ้างอิง