Veeva QualityDocs Microsoft 365 Copilot 連接器將 Veeva QualityDocs 的內容整合進 Microsoft 365，讓 Microsoft 365 Copilot 與 Microsoft Search 能直接在 Teams、Outlook 和 SharePoint 等應用程式中顯示相關的標準作業程序（SOP）、工作指示、政策、CAPA、批次記錄及其他 GxP 文件。 透過將 Microsoft 的 AI 能力與 QualityDocs 結合，作為受控品質文件的唯一真實來源，該連接器提升了審計準備度、縮短變更週期，並支持品質、法規、製造及供應鏈團隊中更一致且合規的文件作業。
為什麼要使用 Veeva QualityDocs 連接器來索引你的資料？
生命科學及其他受監管產業的組織依賴 Veeva QualityDocs 作為標準作業程序（SOP）、工作指示、政策、批次紀錄及品質協議的中央資料庫。 然而，這些受控內容往往與日常協作工具分開，導致搜尋體驗分散、程序重複，以及額外的稽核與檢查準備工作。 Veeva QualityDocs Copilot 連接器透過將 QualityDocs 內容整合進 Microsoft 365，解決了這些問題。 這項整合讓員工能透過 Copilot 和 Microsoft Search——在日常應用程式如 Teams、Outlook 或 SharePoint 中——呈現受控的高品質文件，而不必離開工作流程。 結果是一個更緊密連結的高品質知識生態系統，支持合規同時推動生產力與協作。
主要權益
Veeva QualityDocs Copilot 連接器提供以下優點：
- 提升品質與營運效率。 團隊可以找到並摘要標準作業程序（SOP）、工作指示、政策、CAPAs及批次記錄，而不必手動瀏覽資料夾與多個系統。
- 提升稽核與檢查準備度。 Copilot 可以推理已索引的 QualityDocs 內容，以標示缺口、比較版本，並協助草擬法規查詢的回應，提升首次就診的正確結果。
- 加速文件撰寫與審查。 自動化摘要、文法與清晰度檢查，以及基於現有程序的術語建議，幫助作者與審稿人加快迭代速度，同時維持 GxP 合規性。
- 促進跨部門協作。 品質、製造、法規及供應鏈團隊皆直接參考 Microsoft 365 的受控文件，減少系統間重複與不一致。
- 強化訓練與變革管理。 訓練與學習發展團隊可根據最新的標準作業程序（SOP）與工作指示，在品質文件中建立基於角色的培訓教材，確保員工接受最新核准版本的培訓。
- 維護安全性與合規性。 該連接器尊重 QualityDocs 的細緻權限模型與 ACL，確保敏感且高品質的內容僅對授權使用者可見。
使用案例
下表列出 Veeva QualityDocs 連接器的常見使用案例。
| 部門/角色 | 使用案例 | 商業利益 |
|---|---|---|
| 品質保證 (品質保證) | 摘要最近修訂的標準作業程序（SOP）、工作指示或CAPA程序。 | 更快理解變更、更佳的偏差與 CAPA 處理。 |
| 製造/營運 | 取得產品或生產線的逐步工作指示與批次紀錄。 | 減少停機時間，車間執行更穩定。 |
| 監管事務 | 識別引用特定法規的程序， (例如ICH Q9或21 CFR Part 211) 。 | 提升監管準備度及更便捷的檢查準備。 |
| 品質管控/實驗室 | 尋找與產品或方法相關的測試程序、取樣指示或實驗室相關標準作業程序（SOP）。 | 更快取得受控方法;實驗室執行錯誤更少。 |
| 訓練/L&D | 從 QualityDocs 中儲存的標準作業程序（SOP）、政策與工作環境（WI）中生成基於角色的培訓大綱。 | 縮短訓練與開發時間;訓練與受控醫師相符。 |
| 供應鏈/場地品質 | 總結影響供應商與外部製造商的全球與在地程序。 | 更清晰的交接，更好地控制外包活動。 |
| 主管/經理 | 請向 Copilot 索取關鍵品質程序摘要、近期修訂或與稽核相關的變更。 | 更快速的決策與品質系統健康監督。 |
使用 Veeva QualityDocs 連接器來建立建置代理
開發者可以在使用 Copilot Studio、Microsoft 365 Copilot 中的 Agent Builder，或 Microsoft 365 Agents 工具包時，將此連接器作為知識來源。
代理提示
代理建構者可利用以下提示協助使用者從 Veeva QualityDocs 檢索並推理資訊：
- 總結 Veeva QualityDocs 最新修訂的清潔驗證標準作業程序中的關鍵變更，並強調對包裝線的影響。
- 根據近期稽核觀察，建議更新我們的偏差管理程序，並利用儲存在 QualityDocs 中的相關 CAPA 及偏差標準作業程序（SOP）。
- 根據 QualityDocs 最新核准的程序，總結平板壓縮過程的工作指示與關鍵步驟。
- 識別產品X的所有批次記錄範本，並總結全球程序與現場特定變體的主要差異。
- 請列出Veeva QualityDocs中引用ICH Q9或21 CFR Part 211的程序，並總結其主要控制措施。
- 利用 QualityDocs 中儲存的相關標準作業程序（SOP）與政策，草擬對監管檢查查詢的初步回應。
- 為新進QA助理準備一份基於角色的培訓簡報，使用相關政策、標準作業程序（SOP）及Veeva QualityDocs的工作指示。
- 產生更新的培訓模組，說明最新的變更控制程序，並參考 QualityDocs 最新的標準作業程序修訂。
- 釐清規範供應商資格與品質協議的程序，並總結外部製造商的主要義務。
- 總結全球產品發布程序與儲存在 QualityDocs 中的本地站點程序的主要差異。
- 總結Veeva QualityDocs中最近修訂的十大品質程序，並突顯可能影響稽核準備度的主題。
- 找出標準作業程序中缺少或不一致的法規用語模式，並建議持續改進的領域。
連接器的功能與限制
Veeva QualityDocs 連接器具備以下主要功能：
- 透過產生 AI 驅動的摘要，快速理解標準作業程序（SOP）、工作指示、政策、CAPA 及批次紀錄，以支持品質與法規行動。
- 使用語意搜尋、篩選器及建議查詢，讓 QualityDocs 內容在 Teams、Outlook 和 SharePoint 上更容易被發現。
- 表露如重複術語或程序中缺少必要詞彙等模式，支持持續改進與標準化。
- 使用 Copilot 時，使用者可存取 QualityDocs 內容、電子郵件、Teams 聊天和 SharePoint 檔案，讓使用者能更完整地掌握高品質資訊。
- 自動執行存取控制清單（ACL）及文件層級權限，降低存取設定錯誤及受控文件意外暴露的風險。
- 僅包含使用查詢字串條件的相關文件，以實現針對性且高效的索引。
此連接器有以下限制：
- 支援檔案類型，包括 Microsoft Office 文件、PDF 及其他文字型檔案;它不支援 PNG、JPG 或影片檔案。
- 部分索引大於 4 MB 的檔案，這可能會限制 Copilot 與搜尋可用的大型文件內容。
- 索引速度受 Veeva 平台 API 速率限制。 如果你的文件量很大，完成時間可能會變長。
資料型別索引自 QualityDocs
Veeva QualityDocs 連接器索引關鍵品質與製造內容類型，使其可用於 Copilot 與 Microsoft 搜尋。 它同時拉取文件內容及豐富的元資料 (，如生命週期、擁有設施、產品、參考模型類別及審查頻率) ，以實現精確的篩選與檢索。
權限模型與存取控制
你可以設定 Veeva QualityDocs 連接器，確保只有有 QualityDocs 項目存取權的使用者才能在 Copilot 回應和搜尋結果中看到它。 系統使用 Veeva QualityDocs 的存取控制清單 (ACL) 及文件層級權限作為真實來源。
- Veeva Vault 權限與文件層級控制：連接器遵循 Veeva QualityDocs 定義的 ACL。 只有在 QualityDocs 中擁有查看權限的使用者，才能在 Microsoft 365 中看到索引內容。 管理員可選擇性地允許所有使用者存取所有已索引的內容，但此做法不建議用於受規範的資料庫。
- 使用者身份映射：該連接器依賴將 Veeva QualityDocs 的使用者身份映射 (例如聯邦身份) 以Microsoft Entra ID使用者帳號。 請確保 Microsoft Entra UPN 與 QualityDocs 中使用的聯邦 ID 相符，或設定自訂身份映射以強制執行安全權限。
- 對所有人可見選項：在Microsoft 365 系統管理中心中，你可以選擇索引資料是只對推薦給 GxP 內容) (資料來源的人看到，還是租戶中所有人都能看到。 對於 QualityDocs，我們建議使用 ACL 模式來維持合規性。
- 同步與權限更新行為：預設情況下，連接器每日執行完整爬行，期間會刷新內容與權限。 Veeva Vault 中群組或權限的變更可能不會立即在搜尋中顯示，通常會在下一次完整爬取後才反映。 在 Copilot 體驗中，新的存取設定可能會有短暫延遲。