刪除電子檔探索中保留信箱的 [可復原項目] 資料夾中的專案

Exchange Online 信箱的 [可復原專案] 資料夾可防止意外或惡意刪除。 它也可用來儲存合規性功能保留和存取的專案，例如保留和電子檔探索搜尋。 不過，在某些情況下，組織可能需要刪除無意中保留在 [可復原項目] 資料夾中的資料。

例如，使用者可能會在不知不覺中傳送或轉寄包含敏感性資訊或可能造成嚴重業務後果的資訊的電子郵件訊息。 即使郵件已永久刪除，它也可能會無限期保留，因為信箱上已放置合法保留。 此案例稱為資料溢出，因為資料無意中溢出至 Office 365。 在這些情況下，您可以刪除 Exchange Online 信箱的使用者 [可復原郵件] 資料夾中的項目，即使您使用 Office 365 中的其中一個不同保留功能將信箱置於保留狀態也一樣。 這些類型的保留包括訴訟 保留、 電子檔探索保留，以及在 Microsoft Purview 中建立的 保留原則 。

本文說明系統管理員如何從保留之雲端式信箱的 [可復原項目] 資料夾中刪除專案。 此程式牽涉到停用信箱的存取權和停用單一專案復原、停用 Managed Folder Assistant 處理信箱、暫時移除保留、從 [可復原的郵件] 資料夾中刪除專案，然後將信箱還原為先前的設定。

以下是該過程的摘要：

• 步驟 1：收集信箱相關資訊
• 第二步：準備郵箱
• 步驟 3：移除信箱中的所有保留
• 步驟 4：從信箱中移除延遲保留
• 步驟 5：刪除 [可復原的專案] 資料夾中的專案
• 步驟 6：將信箱還原為先前的狀態

刪除項目之前

• 若要建立和執行搜尋，您必須是電子檔探索管理員角色群組的成員，或獲指派合規 性搜尋 管理角色。 若要刪除郵件，您必須是 [組織管理] 角色群組的成員，或獲指派 [搜尋和清除] 管理角色。 如需新增使用者至角色群組的詳細資訊，請參閱 指派電子文件探索權限。
• 如果您將信箱指派給組織範圍的保留原則，您必須先從原則中排除信箱，才能從 [可復原的郵件] 資料夾中刪除專案。 最多可能需要 24 小時才能同步處理原則變更，並從原則中移除信箱。 如需詳細資訊，請參閱本文從 信箱移除所有保留 一節中的「全組織保留原則」。
• 您無法針對已指派保留設定的信箱執行此程式，並使用保留鎖定鎖定保留原則。 此鎖定可防止您從原則中移除或排除信箱，以及停用信箱上的受管理資料夾小幫手。 如需鎖定保留原則的詳細資訊，請參閱 使用保留鎖定來限制保留原則和保留標籤原則的變更。
• 本文中所述的程式不支援非使用中信箱。 這是因為您無法在移除非使用中信箱之後，將保留 (或保留原則) 重新套用至非使用中信箱。 當您從非使用中的信箱移除保留時，它會變更為一般虛刪除信箱，並在受控資料夾小幫手處理之後從您的組織中永久刪除。
• 如果信箱未保留 (或未啟用單一專案復原) ，您可以從 [可復原的專案] 資料夾中刪除專案。

步驟 1：收集信箱相關資訊

在此步驟中，您會從影響此程式的目標信箱中收集選取的屬性。 請務必記下這些設定或將它們儲存到文字檔，因為您變更了其中一些屬性，然後在從 [可復原的專案] 資料夾中刪除專案之後，還原為步驟 6 中的原始值。 以下是您需要收集的信箱屬性清單。

• SingleItemRecoveryEnabled 和 RetainDeletedItemsFor。 如有必要，您可以在步驟 3 中停用單一復原並增加已刪除專案保留期間。
• LitigationHoldEnabled 和 InPlaceHolds。 您需要識別信箱上放置的所有保留，以便可以在步驟 3 中暫時刪除它們。 如需如何識別可能放置在信箱上的類型保留的秘訣，請參閱 [ 其他資訊 ] 一節。

此外，您必須取得信箱用戶端存取設定，以便暫時停用它們，讓擁有者 (或其他使用者) 在此程式期間無法存取信箱。 最後，您會取得 [可復原項目] 資料夾中項目的目前大小和數目。 在步驟 5 中刪除 [可復原的項目] 資料夾中的項目之後，您可以使用這項資訊來確認項目是否已移除。

1. 連線至 Exchange Online PowerShell。 請務必針對已在 Exchange Online 中指派適當管理角色的系統管理員帳戶使用使用者名稱和密碼。

2. 執行下列命令，以取得單一專案復原和已刪除專案保留期間的相關資訊。

   Get-Mailbox <username> | FL SingleItemRecoveryEnabled,RetainDeletedItemsFor
   

   如果啟用了單個項目恢復，則必須在步驟 2 中禁用它。 如果刪除項目保留期間未設定為 30 天 (Exchange Online) 中的最大值，則可以在步驟 2 中增加它。

3. 執行下列命令，以取得信箱的信箱存取設定。

   Get-CASMailbox <username> | FL EwsEnabled,ActiveSyncEnabled,MAPIEnabled,OWAEnabled,ImapEnabled,PopEnabled
   

   您可以在步驟 2 中停用所有這些存取方法。

4. 執行下列命令，以取得套用至信箱之保留和保留原則的相關資訊。

   Get-Mailbox <username> | FL LitigationHoldEnabled,InPlaceHolds
   

   提示

   如果 InPlaceHolds 屬性中有太多值，而且不會顯示所有值，您可以執行命令 Get-Mailbox <username> | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds ，在個別行上顯示每個值。

5. 執行下列命令，以取得任何組織範圍保留原則的相關資訊。

   Get-OrganizationConfig | FL InPlaceHolds
   

   如果您的組織有任何組織範圍的保留原則，您必須在步驟 3 中從這些原則中排除信箱。 複製變更最多可能需要 24 小時。

   提示

   如果 InPlaceHolds 屬性中有太多值，而且不會顯示所有值，您可以執行命令 Get-OrganizationConfig | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds ，在個別行上顯示每個值。

6. 執行下列命令，以判斷是否已將延遲保留套用至信箱。

   Get-Mailbox <username> | FL DelayHoldApplied,DelayReleaseHoldApplied
   

   如果 DelayHoldApplied 或 DelayReleaseHoldApplied 屬性的值設定為 True，則會將延遲保留套用至信箱，而且必須移除。 如需延遲保留的詳細資訊，請參閱 步驟 4：從信箱移除延遲保留。

   如果任一屬性的值設定為 False，則不會將延遲保留套用至信箱，而且您可以略過步驟 4。

7. 執行下列命令，以取得使用者主要信箱中 [可復原的郵件] 資料夾中資料夾和子資料夾中的目前大小和專案總數。

   Get-MailboxFolderStatistics <username> -FolderScope RecoverableItems | FL Name,FolderAndSubfolderSize,ItemsInFolderAndSubfolders
   

   如果已啟用使用者的封存信箱，請執行下列命令，以取得其封存信箱中 [可復原的郵件] 資料夾中資料夾和子資料夾中的專案大小和總數。

   Get-MailboxFolderStatistics <username> -FolderScope RecoverableItems -Archive | FL Name,FolderAndSubfolderSize,ItemsInFolderAndSubfolders
   

   當您在步驟 5 中刪除專案時，您可以選擇刪除或不刪除使用者主要封存信箱中 [可復原的專案] 資料夾中的專案。 如果已啟用信箱的自動展開封存，則不會刪除輔助封存信箱中的專案。

第二步：準備郵箱

收集並儲存信箱的相關資訊之後，請執行下列工作來準備信箱：

• 停用用戶端對信箱的存取 ，讓信箱擁有者無法存取其信箱，或在此程式期間對信箱資料進行任何變更。
• 將已刪除的專案保留期間增加到 30 天 (Exchange Online) 中的最大值，這樣就不會先清除專案，然後才能在步驟 5 中刪除專案。
• 停用單一項目復原 ，以便在已刪除項目保留期間期間) 步驟 5 中從 [可復原項目] 資料夾中刪除項目後，不會保留 (項目。
• 停用受控資料夾小幫手 ，使其不會處理信箱，並保留您在步驟 5 中刪除的專案。

在 Exchange Online PowerShell 中執行下列步驟。

1. 執行下列命令，以停用信箱的所有用戶端存取。 命令語法假設信箱上已啟用所有用戶端存取方法。

   Set-CASMailbox <username> -EwsEnabled $false -ActiveSyncEnabled $false -MAPIEnabled $false -OWAEnabled $false -ImapEnabled $false -PopEnabled $false
   

   注意事項

   停用信箱的所有用戶端存取方法最多可能需要 60 分鐘。 如果信箱擁有者目前已登入，停用這些存取方法並不會中斷信箱擁有者的連線。 如果擁有者未登入，則在停用這些存取方法之後，他們就無法存取其信箱。

2. 執行下列命令，將已刪除的項目保留期間增加至最多 30 天。 此步驟假設目前的設定少於 30 天。

   Set-Mailbox <username> -RetainDeletedItemsFor 30
   

3. 執行下列命令以停用單一項目復原。

   Set-Mailbox <username> -SingleItemRecoveryEnabled $false
   

   注意事項

   停用單一項目復原最多可能需要 240 分鐘。 在此期間過去之前，請勿刪除 [可復原的項目] 資料夾中的項目。

4. 執行下列命令，以防止 Managed Folder Assistant 處理信箱。 只有在未將具有保留鎖定的保留原則套用至信箱時，您才能停用受控資料夾小幫手。

   Set-Mailbox <username> -ElcProcessingDisabled $true
   

   注意事項

   將 ElcProcessingDisabled 參數設定為 True 並不會防止處理 [可復原的專案] 資料夾內的所有郵件。 如果從信箱中移除保留，則會隨著時間刪除 Substrate 保留資料夾。

步驟 3：移除信箱中的所有保留

您必須先移除步驟 1 中識別的所有保留 (，才能從 [可復原的郵件] 資料夾中刪除項目，) 先移除步驟 1 中識別的所有保留。 您必須移除所有保留，以便在從 [可復原的項目] 資料夾中刪除項目後不會保留項目。 下列各節說明如何移除信箱上不同類型的保留。 如需如何識別可能放置在信箱上的保留類型的提示，請參閱 [詳細資訊 ] 一節。 如需詳細資訊，請參閱 如何識別 Exchange Online 信箱上放置的保留類型。

訴訟暫止

在 Exchange Online PowerShell 中執行下列命令，以從信箱中移除訴訟保留。

Set-Mailbox <username> -LitigationHoldEnabled $false

套用至特定信箱的保留原則

在 安全性 & 合規性 PowerShell 中執行下列命令，以識別套用至信箱的保留原則。 此命令也會傳回套用至信箱的任何 Teams 交談保留原則。 使用 GUID (，不包含 mbx 您在步驟 1 中識別之保留原則的 或 skp 前置詞) 。

Get-RetentionCompliancePolicy <retention policy GUID without prefix> | FL Name

識別保留原則之後，請移至 Microsoft Purview 入口網站中的 資料生命週期管理>保留原則 ，編輯您在上一個步驟中識別的保留原則，然後從保留原則中包含的收件者清單中移除信箱。

全組織的保留原則

全組織、全 Exchange 和全 Teams 的保留原則會套用至組織中的每個信箱。 您可以在組織層級套用這些原則， (而不是信箱層級) 。 當您在步驟 1 中執行 Get-OrganizationConfig Cmdlet 時，它會傳回這些原則。 在 安全性 & 合規性 PowerShell 中執行下列命令，以識別整個組織的保留原則。 使用 GUID (，不包含 mbx 您在步驟 1 中識別的組織全組織保留原則的前置詞) 。

Get-RetentionCompliancePolicy <retention policy GUID without prefix> | FL Name

識別全組織的保留原則之後，請移至 Microsoft Purview 入口網站中的 [數據生命週期管理>保留原則] 頁面，編輯您在上一個步驟中識別的每個全組織保留原則，並將信箱新增至排除的收件者清單。 此動作會從保留原則中移除使用者的信箱。

保留標籤

當使用者套用設定為保留內容或保留內容，然後刪除內容至其信箱中的任何資料夾或專案時， ComplianceTagHoldApplied 信箱屬性會設定為 True。 設定此屬性時，信箱會被視為保留狀態，就像它已置於訴訟保留狀態或指派給保留原則一樣。

若要檢視 ComplianceTagHoldApplied 屬性的值，請在 Exchange Online PowerShell 中執行下列命令：

Get-Mailbox <username> |FL ComplianceTagHoldApplied

在您識別信箱因保留標籤套用至資料夾或專案而處於保留狀態之後，您可以使用 Microsoft Purview 入口網站中的搜尋，使用 [ 保留標籤 ] 條件來搜尋已標記的專案。 如需詳細資訊，請參閱：

• 瞭解保留原則和保留標籤中的「使用內容搜尋來尋找具有特定保留標籤的所有內容」一節
• 使用條件產生器在電子檔探索中建立搜尋查詢中的「搜尋條件」區段。

如需標籤的詳細資訊，請參閱 瞭解保留原則和保留標籤。

電子文件探索保留

在安全性 & 合規性 PowerShell 中執行下列命令，以識別與您套用至信箱的電子檔探索案例相關聯的保留 (稱為電子 檔探索保留) 。 使用 GUID (，不包含 UniH 您在步驟 1 中識別的電子檔探索保留的前置詞) 。 第二個命令會顯示與保留相關聯的電子檔探索案例名稱;第三個指令會顯示保留的名稱。

$CaseHold = Get-CaseHoldPolicy <hold GUID without prefix>

Get-ComplianceCase $CaseHold.CaseId | FL Name

$CaseHold.Name

識別電子檔探索案例和保留的名稱之後，請移至 Microsoft Purview 入口網站中的 電子檔探索 ，開啟案例，然後從保留中移除信箱。 如需識別電子檔探索保留的詳細資訊，請參閱如何識別 Exchange Online 信箱上放置的保留類型中的「電子檔探索保留」一節。

步驟 4：從信箱中移除延遲保留

從信箱移除任何類型的保留之後，下次 Managed Folder Assistant 處理信箱並偵測到已移除保留時，它會將 DelayHoldApplied 或 DelayReleaseHoldApplied 信箱屬性的值設定為 True。 此值稱為 延遲保留 ，表示保留的實際移除會延遲 30 天，以防止從信箱中永久刪除資料。 延遲保留的目的是讓系統管理員有機會搜尋或復原移除保留之後清除的信箱專案。 當信箱上放置延遲保留時，信箱仍會被視為無限保留，就像信箱處於訴訟保留狀態一樣。 30 天後，延遲保留會到期，Microsoft 365 會自動嘗試移除延遲保留 (，方法是將 DelayHoldApplied 或 DelayReleaseHoldApplied 屬性設定為 False) ，以便移除保留。 如需延遲保留的詳細資訊，請參閱如何識別 Exchange Online 信箱上的保留類型中的「管理延遲保留的信箱」一節。

如果 DelayHoldApplied 或 DelayReleaseHoldApplied 屬性的值設定為 True，請執行下列其中一個命令來移除延遲保留：

Set-Mailbox <username> -RemoveDelayHoldApplied

或

Set-Mailbox <username> -RemoveDelayReleaseHoldApplied

您必須在 Exchange Online 中獲指派 [法律保留] 角色，才能使用 RemoveDelayHoldApplied 或 RemoveDelayReleaseHoldApplied 參數。

步驟 5：刪除 [可復原的專案] 資料夾中的專案

現在，您已準備好使用 Security & Compliance PowerShell 中的 New-ComplianceSearch 和 New-ComplianceSearchAction Cmdlet 來刪除 [可復原的專案] 資料夾中的專案。

以下是搜尋和刪除使用者「可復原項目」資料夾中項目的程式概觀：

1. 複製 [可復原項目] 資料夾中所有子資料夾的資料夾識別碼。 或者，您可以將指令碼的輸出重新導向至文字檔。

   以下是 [可復原的項目] 資料夾中子資料夾的清單和描述，您可以從中搜尋和刪除項目：

   • 刪除：包含已刪除專案保留期間尚未到期的虛刪除專案。 使用者可以使用 Outlook 中的 [復原已刪除的郵件] 工具，從此子資料夾復原虛刪除的專案。
   • DiscoveryHolds：包含電子檔探索保留或保留原則保留的硬刪除專案。 此子資料夾對使用者不可見。
   • SubstrateHolds：包含保留原則或其他類型的保留所保留的 Teams 和其他雲端式應用程式的硬刪除專案。 此子資料夾對使用者不可見。

2. 使用安全性 & 合規性 PowerShell) 中的 New-ComplianceSearch Cmdlet (，或使用 Microsoft Purview 入口網站中的電子檔探索搜尋工具來建立內容搜尋，以從目標使用者的 [可復原專案] 資料夾傳回專案。 您可以在搜尋查詢中包含 FolderId 來執行此操作，以取得您要搜尋之所有子資料夾。 例如，下列查詢會傳回 Deletions 和 eDiscoveryHolds 子資料夾中的所有訊息：

   folderid:<folder ID of Deletions subfolder> OR folderid:<folder ID of DiscoveryHolds subfolder>
   

   注意事項

   如果您使用 New-ComplianceSearch Cmdlet 來搜尋 [可復原的專案] 資料夾，請務必使用 Start-ComplianceSearch Cmdlet 來執行搜尋。

3. 建立內容搜尋並驗證它是否傳回您要刪除的專案之後，請使用 New-ComplianceSearchAction -Purge -PurgeType HardDelete 安全性 & 合規性 PowerShell) 中 (的命令，永久刪除您在上一個步驟中建立的內容搜尋所傳回的專案。 例如，您可以執行類似下列命令的命令：

   New-ComplianceSearchAction -SearchName "RecoverableItems" -Purge -PurgeType HardDelete
   

4. 當您執行上一個命令時，它會刪除每個信箱最多 10 個項目。 這表示您可能必須多次執行命令 New-ComplianceSearchAction -Purge ，才能刪除 [可復原項目] 資料夾中要刪除的所有專案。 若要刪除更多項目，您必須先移除先前的合規性搜尋清除動作。 您可以執行 Remove-ComplianceSearchAction Cmdlet 來執行此動作。 例如，若要刪除您在上一個步驟中執行的清除動作，請執行下列命令：

   Remove-ComplianceSearchAction "RecoverableItems_Purge"
   

   執行此步驟之後，您可以建立新的合規性搜尋清除動作，以刪除更多專案。 您必須先刪除每個清除動作，才能建立新的清除動作。

   若要取得合規性搜尋動作的清單，您可以執行 Get-ComplianceSearchAction Cmdlet。 清除動作會以附加至搜尋名稱來 _Purge 識別。

確認項目已刪除

若要確認您已從信箱的 [可復原的專案] 資料夾中刪除專案，請使用 Exchange Online PowerShell 中的 Get-MailboxFolderStatistics Cmdlet 來檢查 [可復原的專案] 資料夾中專案的大小和數目。 您可以將這些統計資料與您在步驟 1 中收集的統計資料進行比較。

執行下列命令，以取得使用者主要信箱中 [可復原的郵件] 資料夾中資料夾和子資料夾中的目前大小和專案總數。

Get-MailboxFolderStatistics <username> -FolderScope RecoverableItems | FL Name,FolderAndSubfolderSize,ItemsInFolderAndSubfolders

執行下列命令，以取得使用者封存信箱中 [可復原的專案] 資料夾中資料夾和子資料夾中的專案大小和總數。

Get-MailboxFolderStatistics <username> -FolderScope RecoverableItems -Archive | FL Name,FolderAndSubfolderSize,ItemsInFolderAndSubfolders

步驟 6：將信箱還原為先前的狀態

最後一步是將郵箱恢復到其先前的配置。 此步驟會重設您在步驟 2 中變更的內容，並重新套用您在步驟 3 中移除的保留。 此步驟包括：

• 將已刪除的項目保留期間變更回其先前的值。 或者，您可以將此值設定為 30 天，這是 Exchange Online 中的最大值。
• 重新啟用單件物品恢復。
• 重新啟用用戶端存取方法，讓擁有者可以存取其信箱。
• 重新套用您移除的保留和保留政策。
• 重新啟用受控資料夾小幫手來處理信箱。

執行下列步驟， (Exchange Online PowerShell 中指定的順序) 。

1. 執行下列命令，將已刪除的專案保留期間變更回其原始值。 此範例假設先前的設定少於 30 天;例如，14 天。

   Set-Mailbox <username> -RetainDeletedItemsFor 14
   

2. 執行下列命令以重新啟用單一項目復原。

   Set-Mailbox <username> -SingleItemRecoveryEnabled $true
   

3. 執行下列命令，以重新啟用信箱的所有用戶端存取方法。

   Set-CASMailbox <username> -EwsEnabled $true -ActiveSyncEnabled $true -MAPIEnabled $true -OWAEnabled $true -ImapEnabled $true -PopEnabled $true
   

4. 重新套用您在步驟 3 中移除的保留。 根據保留類型，請使用下列其中一個程序。

   訴訟保留

   執行下列命令，以重新啟用信箱的訴訟保留。

   Set-Mailbox <username> -LitigationHoldEnabled $true
   

   套用至特定信箱的保留原則

   使用 Microsoft Purview 入口網站將信箱新增回保留原則。 移至 Microsoft Purview 入口網站中的 [數據生命週期管理>保留原則 ] 頁面，編輯保留原則，並將信箱新增回套用保留原則的收件者清單。

   全組織的保留原則

   如果您從原則中排除全組織或 Exchange 全層級的保留原則，請使用 Microsoft Purview 入口網站從排除的使用者清單中移除信箱。 移至 Microsoft Purview 入口網站中的 [數據生命週期管理>保留原則 ] 頁面，編輯全組織的保留原則，然後從排除的收件者清單中移除信箱。 這樣做會將保留原則重新套用至使用者的信箱。

   電子檔探索案例保留

   使用 Microsoft Purview 入口網站將信箱新增回與電子檔探索案例相關聯的保留。 移至 電子檔探索，開啟案例，然後將信箱新增回保留。

5. 執行下列命令，以允許 Managed Folder Assistant 再次處理信箱。

   Set-Mailbox <username> -ElcProcessingDisabled $false
   

6. 若要確認信箱已還原為先前的設定，請執行下列命令，然後將設定與您在步驟 1 中收集的設定進行比較。

   Get-Mailbox <username> | FL ElcProcessingDisabled,InPlaceHolds,LitigationHoldEnabled,RetainDeletedItemsFor,SingleItemRecoveryEnabled
   

   Get-CASMailbox <username> | FL EwsEnabled,ActiveSyncEnabled,MAPIEnabled,OWAEnabled,ImapEnabled,PopEnabled
   

其他相關資訊

下表說明當您執行 Get-Mailbox 或 Get-OrganizationConfig Cmdlet 時，如何根據 InPlaceHolds 屬性中的值來識別不同類型的保留。 如需詳細資訊，請參閱 如何識別 Exchange Online 信箱上放置的保留類型。

您必須先從信箱中移除所有保留和保留原則，才能成功刪除 [可復原的郵件] 資料夾中的專案。