重要事項
經典的電子檔探索體驗已 於 2025 年 8 月 31 日淘汰。 此淘汰包括傳統內容搜尋、傳統電子檔探索 (Standard) ，以及傳統電子檔探索 (進階) 。 這些選項無法作為 Microsoft Purview 入口網站中的體驗選項使用。
除非您在針對特定短期轉換案例使用這些舊版功能時直接與 Microsoft 合作，否則請使用 Microsoft Purview 入口網站中新電子檔探索體驗的指引。
電子檔探索 (進階) 版中的保留報表可讓具有 電子檔探索系統管理員 或 電子檔探索管理員 (預覽) 許可權的使用者存取內建報表，其中包含與 Microsoft Purview 入口網站中電子檔探索案例相關聯之所有保留資訊。 此報告包含與電子檔探索 (Standard) 和電子檔探索 (進階) 案例相關聯的電子檔探索保留。 保留報告目前不會顯示每個資料來源的監管人關聯，但會顯示位置。
保留報告是租用戶內所有保留原則的報告，並列出屬於這些保留原則的所有位置 (無論是已啟用還是停用) 。 電子檔探索 (Standard) 案例的保留是由 [案例類型] 資料行中的Standard值來識別。 您可以使用 [案例類型群組] 選項，將電子檔探索保留分組為電子檔探索 (Standard) 案例。
步驟 1：驗證您的訂閱和權限
- 您的組織必須具有支援電子檔探索 (進階) 的 組織訂用帳戶 ，才能產生和存取保留報告。
- 存取保留報告的使用者必須獲指派電子 檔探索系統管理員 或 電子檔探索管理員 (預覽) 角色。 組織中的所有電子檔探索系統管理員和電子檔探索管理員都可以在電子檔探索 (進階) 的 [報表] 區段中的 [保留報表 (預覽) ] 索引標籤上存取它。 電子檔探索管理員 (預覽) 只能檢視與其所屬案例相關的保留報告。 如需電子檔探索許可權和電子檔探索系統管理員和電子檔探索管理員角色的詳細資訊，請參閱 指派電子檔探索許可權。
步驟 2：檢視保留報告
- 移至 電子檔探索>進階報>表>保留報表 (預覽) 以檢視您的保留報表。
- 排序、篩選、分組依據和自訂欄，以自訂您的保留報告。
- 將保留報告下載至 CSV 檔案以進行進一步分析。 無論報表套用的任何篩選或分組選項為何，都會下載整個報表。
保留報告頂端的專案計數是租用戶中保留原則內位置的總計數。 如果相同的位置在不同的原則下處於保留狀態，則相同的位置會在報表中根據個別案例和保留原則多次顯示，並參與多個專案計數。
當您搜尋報告時，只會搜尋 「案例名稱 」和 「位置」 欄。 例如，如果您搜尋關鍵字 測試 ，則搜尋只會傳回與包含一詞 測試 的觀察值或位置相關聯的項目。
預設保留報表欄
案例名稱：與保留原則相關聯的案例名稱。 如果案例名稱已變更，且與案例相關聯的保留原則也已更新，則相關聯列的案例名稱變更會立即反映在報告中。 當報告的完整同步處理 (目前每 3 到 7 天) 發生一次時，案例名稱也會更新。
保留名稱：包含相關聯位置的保留原則名稱。
上次修改時間：電子檔探索保留原則上次更新的日期。
位置：保留原則中的 Exchange 信箱或 SharePoint 網站。 如果此欄位顯示 [無]，則表示保留原則內沒有作用中位置。 任何先前屬於原則一部分的位置都會解除保留，並從原則中移除。
位置錯誤：顯示與保留原則內位置相關聯的錯誤訊息。 如果此欄位顯示 [無]，則表示相關聯的位置沒有錯誤，即使它是 部分套用/已發行 原則的一部分。
位置類型：指出位置是 SharePoint 網站還是 Exchange 信箱。
原則狀態：下列原則狀態值可供使用：
已成功套用：指出保留原則的位置已開啟 (已啟用) ，已為原則啟用規則，且原則已成功套用。 此狀態表示該位置處於保留狀態。
正在套用：表示位置所屬的保留原則已設定為開啟 (啟用) ，並且正在進行中，以將保留套用至其中的位置。 此作業是非同步作業，這表示某些位置可能已擱置，而其他位置可能仍在進行中。 等待保留工作完成檢查最終狀態。
部分套用： — 表示位置所屬的保留原則已設定為開啟 (啟用) ，並且某些位置可能尚未套用保留。 檢查「位置錯誤」欄。 如果相關聯的結果為「無」，則位置會處於保留狀態。 如果有相關聯的錯誤，則位置不會保留，錯誤訊息會顯示在此處。 請檢查保留原則，以取得更多詳細資料，以補救並重試保留。
已成功釋放：表示位置所屬的保留原則已設定為關閉 (停用) ，並已成功完成。 此狀態表示關聯的位置已成功從保留中釋放。
釋放：表示位置所屬的保留原則已設定為關閉 (停用) ，並且正在從其中的位置釋放保留。 此作業是非同步作業，這表示某些位置可能已從保留中移除，而其他位置可能仍在進行中。 等待保留工作完成檢查最終狀態。
注意事項
Custodian/NCDS (系統預設原則) 只能透過關閉案例來關閉。 這些原則內的位置仍可從資料來源釋放，從作用中案例中移除保留。
部分釋放：表示位置所屬的保留原則已設定為關閉 (停用) ，並且某些位置可能尚未釋放保留。 檢查「位置錯誤」欄。 如果相關聯的結果為「無」，則位置會成功從保留中釋放。 如果發生相關聯的錯誤，則位置不會從保留中移除，錯誤訊息會顯示在此處。 請檢查保留原則，以取得補救並重試動作的詳細資訊。
原則失敗：表示原則設定不正確。 原則沒有規則，或已將規則設定為停用。 即使原則狀態為成功，也不會強制執行這些原則。 若要確保強制執行這些原則，請建立規則並重新同步原則。 如需詳細資訊，請參閱 New-CaseHoldRule。
其他可用的保留報告欄
- 案例類型：指出案例是電子檔探索 (Standard) 還是電子檔探索 (進階案例) 。
- 案例狀態：顯示案例的狀態。 值為 [作用中]、[關閉]、[已關閉並發生錯誤]、[擱置刪除] 或 [已關閉]。 如果案例狀態變更，且與案例相關聯的保留原則也已更新，則相關聯列的案例狀態變更會立即反映在報告中。 當報告的完整同步處理 (目前每 3 到 7 天) 一次時，所有案例狀態變更也會更新。
- 原則建立者：顯示建立初始保留原則的使用者。
- 原則上次修改者：顯示上次修改保留原則的使用者。
- 原則上次修改：顯示原則的最後更新日期。 此日期是原則更新日期，不一定與位置放置/解除保留的日期相符。
- 上次擷取的報告：顯示特定原則的報告最新擷取原則狀態和位置資訊的日期和時間戳記。
- 原則建立日期：顯示原則建立的第一個日期。 此日期是原則建立日期，不一定符合位置放置/解除保留的日期。
- 保留識別碼：保留原則的唯一識別碼。
- 案例識別碼：與保留原則相關聯的案例的唯一識別碼。
- 規則查詢：這會顯示套用至原則的任何內容比對查詢。 如果沒有套用至原則的內容比對查詢，則此欄位是空的。
- 規則識別碼：與保留原則相關聯之規則的唯一識別碼。 此狀態對於在報告任何保留錯誤時將資訊傳送至 Microsoft 很有用。 如果沒有與原則相關聯的規則，則此欄位中會顯示 規則不可用 。 規則無法使用的原則未正確設定且未強制執行。 建立規則並重新同步原則。 如需詳細資訊，請參閱 New-CaseHoldRule。