推動採用 Microsoft 365 的文件處理

Microsoft 365 的文件處理是一套雲端式服務，可使用人工智慧 (AI) 將內容處理自動化，並從非結構化數據擷取知識。 這些服務可協助將您的內容轉換成結構化、可採取動作的資訊，以便在整個組織中輕鬆地搜尋、分析和重複使用。

藉由將文件處理整合到您的工作流程中，您可以簡化作業、改善合規性，以及增強可探索性。 以下是如何套用服務的一些範例：

• 組織和管理檔。 從上傳至 SharePoint 文件庫的檔案自動擷取、摘要或產生內容。

• 展開全域觸達。 以所有支持的語言建立所選檔案或一組檔案的翻譯複本。

• 自動產生例程檔。 簡化週期性檔的建立，例如維護報告、狀態更新或合規性摘要。

• 大量產生檔。 使用內容元件工具，自動建立大量類似的檔，例如合約更新或上線封包。

• 處理傳入檔。 管理和擷取傳入商務文件中的數據，包括保險窗體、商務驗證和租用合約。

• 增強內容可探索性。 改善檔庫中組織和呈現商務文件和員工資訊的方式，例如原則和程式。

• 擷取特定內容詳細數據。 集中和擷取重要資訊，例如專利號碼或合規性數據，讓您更容易找到並採取行動。

• 支持合規性和治理。 套用文件處理以協助符合商務檔的保留和敏感性需求，包括事件數據和會議檔案。

識別商務案例

在組織中實作文件處理服務之前，請務必先找出這些功能所新增最大價值的商務案例。 瞭解使用案例背後的「原因」有助於判斷哪些功能最有説明，以及是否需要文件處理。 它也會引導選取適當的模型類型。

若要達成您想要的業務成果，您可能想要結合多個功能。 使用 範例案例和使用案例 來激發文件處理如何支持組織目標的想法。

為何如此重要

內容是組織的生命週期。 許多業務單位都依賴數據處理，通常使用牽涉到多個步驟的手動或半自動化工作流程。 文件處理服務可以簡化這些工作，並藉由啟用下列專案來增強您的內容管理做法：

• 進階搜尋和篩選可改善探索性和擷取能力。

• 簡化檔檢閱和篩選的條件式格式設定。

• 使用擷取的元數據按兩下 Power BI 報表產生。

• 透過Power Automate自動化規則和工作流程。

• 透過保留和敏感度標籤強制執行合規性。

考慮您的內容生命週期

內容會經歷一般生命週期，從建立和重新建立到了解、處理、探索和搜尋。 在這些階段中，有許多服務可用來支援您的業務。

內容建立和重複使用

在內容的生命週期內，可能會有自動化內容建立的使用案例，特別是交易式或標準化的內容，而且 內容元件 對此很有用。 內容元件可以自動建立一般或重複的商業檔，例如合約、工作聲明、服務合約、同意書、銷售宣傳和其他例行通訊。

識別重複的檔類型之後，您想要識別可用來作為檔來源的數據源。 擁有清單或數據源來填入檔，可讓您藉由建立新式範本並使用這些範本來產生檔，更快速、更一致地執行這項工作，並減少錯誤。

內容共同作業

批註功能可用來將附註和批註新增至文檔庫中的內容，不論是您自己或與其他人共同作業。 批註功能可在不修改原始檔案的情況下使用，因此會保留原始記錄。

批註工具目前包含手寫筆和螢光筆，您可以在其中選取色彩以及用來移除筆墨筆劃和先前批注的橡皮擦。 一旦您在租用戶中設定 Azure 訂用帳戶以進行隨用隨付服務，就會為您的使用者啟用此功能。 您可能想要考慮提供功能的詳細數據給終端使用者，特別是可能大量標記或批註檔的商務群組。

內容了解和處理

使用文件處理模型，使用 檔處理 和 分類標記 或 影像標記 功能，將內容的分類和數據擷取自動化，可節省時間和金錢，同時將錯字或遺漏資訊的風險降至最低。

文件處理模型可以在您的內容中執行不同類型的工作，包括分類、擷取和關鍵詞。 下表顯示這些工作和相關功能。

內容合規性

文件處理模型也可用來新增合規性，方法是讓它們將 敏感度標籤 和 保留標籤 套用至已設定模型的文件庫中新增的內容。

一旦文檔庫中提供內容類型和元數據，商務使用者就可以利用數個功能。 他們可以建立內容的新檢視、建置報表，以及使用以特定元數據為基礎的規則自動移動內容。 此外，他們可以設計工作的商業程式工作流程，例如核准、整合數據與其他系統、產生工作訂單，以及自動化先前手動完成的許多工作。

內容可探索性

使用文件處理服務可以改善搜尋體驗，因為從內容擷取的每個元數據現在都可以搜尋。 內容查詢功能可讓您在 SharePoint 文件庫上執行特定的元數據型查詢。 您可以根據特定的中繼資料欄值，而不只是搜尋關鍵字，以進行更快速、更精確的查詢。

除了分類和擷取新增至 SharePoint 文檔庫的內容中的數據之外，貴組織目前可能會將內容鎖定在難以找到的影像中。 OCR) 服務 (光學字元識別 可讓您從影像和檔擷取印刷或手寫文字。 影像範例包括海報、繪圖和產品標籤。 檔範例包括文章、報表、表單和發票。 文字通常會擷取為單字、文字行、段落或文字塊，讓您能夠存取掃描文字的數位版本。 擷取的資訊會在搜尋中編製索引，並可用於合規性功能，例如 數據外洩防護 (DLP) 。

規劃用戶入門

若要開始使用文件處理服務，請從評估貴組織的目前狀態和內容管理、處理和分析需求開始。 識別不同小組所使用的重要內容存放庫，並與這些群組互動，以瞭解其商務程式和案例。

尋找可自動化手動內容處理的機會。 這些工作可能包括：

• 針對 exmaple、HR 表單或採購單) (標準表單或檔的取用和處理。

• 大規模產生可重複的內容 (例如，提供信件或提案) 。

• 手動批注工作流程 (例如，手寫筆和紙張檢閱或合作夥伴工具) ，可能會轉換成您的 SharePoint 環境。

引導案例規劃的問題

評估要排定優先順序的商務案例時，請考慮下列問題：

• 它能解決真正的問題嗎？ 著重於解決痛點或效率不佳的案例。

• 其是否會廣泛使用或有廣泛的影響？ 優先處理對多個小組或部門有利的使用案例。

• 是否可行? 請確定目前的工具和資源可行。

• 您可以測量成功嗎？ 定義清楚的計量以追蹤影響和結果。

Microsoft 365 評定工具也有助於識別 SharePoint 環境中可能受益於文件處理服務的區域。

開始使用網站範本

如果您不確定要從何處開始，請在設定隨用隨付並設定您的 Azure 訂用帳戶之後，探索租使用者中可用的 網站範本 。 這些範本包括:

• 預先建置並準備好進行部署。
• 可自定義以符合貴組織的需求。
• 可在所有小組網站上使用。

使用這些範本快速啟動專業網站，以使用多個Microsoft 365 功能來協助管理、處理及追蹤商務檔。 這些網站非常適合：

• 向商務項目關係人示範功能。
• 加速案例規劃和構想。
• 顯示業務領域的價值，例如合約管理和會計。

它們可為建置解決方案提供強大的基礎，以簡化檔工作流程並改善內容生命週期管理。

識別角色與責任

當您規劃文件處理專案時，請務必識別組織中需要涉及的人員。 首先，對應您打算使用的功能。 此程式有助於釐清哪些角色是不可或缺的。

例如，如果您專注於文件處理，則 SharePoint 系統管理員角色是建立和管理大規模管理模型所需的內容中心的關鍵。 如果您著重於 OCR 和合規性等功能，則需要 Purview 合規性系統管理員。 如果分類法標記很重視，請務必瞭解您的公司字詞庫管理，或判斷您是否使用內容中心。

及早將角色對應至功能有助於確保有適當的人員參與，而且您的專案已設定為成功。

設定和組態考慮

規劃使用文件處理服務牽涉到使用 Microsoft SharePoint 成本計算機 來判斷您計劃啟用和規劃成本的功能，以協助預測隨用隨付服務的成本。 此工具可讓您進一步了解組織的使用模式和預估成本，以便做出更明智的決策。 它也有助於與 Microsoft 365 評定工具搭配使用，此工具會分析您的信息架構，並醒目提示具有自定義內容類型和延伸數據行的連結庫，這些連結庫可受益於 AI 支援的自動化。

整備檢查清單

若要準備好實作文件處理服務，您需要：

1. 規劃

   • 規劃在下列區域中利用文件處理服務的價值：
     • 搜尋
     • 篩選和檢視格式設定
     • 合規性
     • 自動化

2. 找出

   • 瞭解現有的信息架構和內容管理功能使用方式。
   • 是否有任何現有的內容類型適合模型？
   • 元數據會改善哪些現有的進程？
   • 您將處理多少內容？

3. 設計

   • 設計信息架構、Managed 元數據和內容類型的方法。
   • 設計定義、建立和管理的程式。