設定電子簽名

這是一個按需付費的服務，設置在 Microsoft 365 系統管理中心。 在開始之前，請閱讀「 開始前」部分，判斷此功能是否適合你的需求。

電子簽名管理檢查清單

必要條件

授權

在使用電子簽名之前，你必須先將 Azure 訂閱連結到隨用付費模式。 帳單是根據 交易類型和數量來決定的。

權限

您必須是 SharePoint 管理員或全域管理員，才能存取 Microsoft 365 系統管理中心並設定電子簽章。

設定電子簽名

要讓你組織內的人使用電子簽名，請遵循以下步驟。

1. 在 Microsoft 365 系統管理中心，選擇「設定>」組織設定。

2. 在 組織設定 頁面，選擇 「隨用付費服務」。

3. 在「 隨用隨付服務 」頁面，選擇 設定 標籤。

4. 在 「文件 & 影像服務」中，選擇 電子簽章。

5. 在 電子簽名 面板中，選擇 「讓你組織內的人使用電子簽名」。

設定完成後，多個背景程序會自動開始無縫整合此功能到您現有的 Microsoft 365 租戶與服務中。 這些流程包括資料同步、設定更新及效能優化。 服務將在啟用後24小時內全面運作。

新增簽章提供者

要選擇要使用的簽章服務提供者，請依照以下步驟操作。

1. 在 電子簽章 面板的「 哪些簽章提供者可以使用？」 區塊中，選擇你想使用的提供者。 您可以選擇一個提供者、所有提供者，或多個提供者的組合。

   

2. 選取 [儲存]。

允許在 Microsoft Word 中進行簽章請求

要讓使用者在 Word 中使用電子簽章，你需要開啟 Word 功能並套用 Office 群組政策。

開啟 Word 功能

1. 在電子簽名面板的「哪些應用程式可以使用電子簽名？」區塊，選擇桌面Word () 。

   

2. 選取 [儲存]。

套用 Office 群組政策

「允許使用電子簽章Microsoft Word群組政策設定控制使用者是否能直接向已啟用Microsoft原生電子簽章服務的租戶中的Word請求電子簽章。 如果政策處於非啟用狀態或未套用，電子簽名動作在 Word 的插入功能區上不會顯示或啟動。

1. 透過以下標準方法取得並部署允許使用 Microsoft Word 電子簽章群組政策：

   • Microsoft 365 的雲端政策服務
   • Microsoft Intune
   • 群組原則管理器

   或者，您也可以透過Microsoft下載中心： 行政範本檔案 (Microsoft Office 的 ADMX/ADML) 取得該政策。

2. 套用政策設定。

作為替代套用政策的替代方案，可以使用登錄指令啟用 Word 的電子簽章

在 Windows 裝置上，你可以從提升的命令提示字元執行「reg add」指令。

以下指令會更新登錄檔，顯示 Word 桌面插入功能區上的「eSignature fields」動作。

reg add HKCU\software\policies\microsoft\office\16.0\word\options /v isesignenabled /t REG_DWORD /d 1 /f

管理網站

要指定使用者可以使用電子簽名的網站，請依照以下步驟操作。

1. 在 電子簽名 面板的「 電子簽名可在哪裡使用？」 區塊中，選擇 「所有網站 」或「選擇」 (最多 100) 。 依照指示選擇網站或上傳一份最多列出 100 個網站的 CSV 文件。 如果你想讓內容中心被納入，請務必加入你的內容中心網站。 接著你可以管理你所選擇網站的存取權限。

2. 選取 [儲存]。

關閉電子簽名

1. 在「 隨用隨付服務 」頁面，選擇 設定 標籤。

2. 在 「文件 & 影像服務」中，選擇 電子簽章。

3. 在 電子簽名 面板中，清除「 讓你組織內的人使用電子簽名 」勾選框。

4. 停用政策 允許使用 Microsoft Word 的電子簽章以移除 Word 中的電子簽章動作。

外部得獎者

Microsoft Entra B2B

Microsoft Entra B2B 提供新訪客的認證與管理。 外部簽署人或接收者被視為您的租戶中的訪客。 要將請求傳送給組織外的新簽署者，你需要啟用 SharePoint 和 OneDrive 的 Microsoft Entra B2B 整合。 啟用電子簽章時，請考慮這是否符合您的合規與安全要求。

若在申請進行期間，房客被從租戶中刪除，他們將無法再存取請求文件或最終簽署的文件。 在這種情況下，你需要重新寄送電子簽名申請。 刪除訪客前，請確認他們沒有參與任何持續的請求。 此設定不會影響您現有的 Microsoft Entra ID 訪客。

網站敏感性標籤

若需簽署的 Word 或 PDF 文件位於帶有敏感標籤的網站，該標籤可能會阻止使用者向外部使用者發送請求。 解決方法是啟用標籤設定， 讓使用此標籤的人與組織外的人分享網站 ，或將文件移至啟用該標籤的網站。

驗證

外部收件人可能需要先驗證，才能取得文件簽署。 外部接收者所需的認證類型，取決於 SharePoint 層級或租戶層級的訪客設定。 此外，若訪客屬於擁有 Microsoft 365 租戶的組織，該組織的設定可能會影響其簽署文件時的認證體驗。 欲了解更多資訊，請參閱 「與訪客在網站上的合作」。

條件式存取

某些 條件存取 可能決定外部接收者 (組織外或 365 租戶) Microsoft簽署者是否能簽署文件。 根據管理員的設定，外部簽署者可能無法存取或閱讀文件進行簽署。 在其他情況下，他們可能能存取文件進行簽署，但簽署操作失敗。 解決此問題的常見方法是將正式稱為 Microsoft eSignature Service) 的電子簽名 (加入 Microsoft Entra 系統管理中心 核准應用程式清單。

文件儲存與保存

文件儲存

電子簽章服務允許請求者從儲存在啟用電子簽章的 SharePoint 函式庫中的 PDF 文件中發起簽章請求。 所有必要當事人簽署後，服務會將簽署文件的副本儲存到原始文件的資料夾 (起始資料夾) 。 寄件人會收到一封電子郵件通知，郵件中包含一個連結可查看該文件，以及一個獨立連結到儲存簽署文件的 SharePoint 資料夾。

在發送簽名請求前及請求完成後，會進行特定檢查以確保發送者有權寫入該文件及原始資料夾。 若在簽章請求進行時權限變更，服務可能無法將簽署文件的副本存入原始資料夾。 此事件可能發生於：

• 請求的發送者已無法存取原始資料夾。 例如，原始資料夾的擁有者或 SharePoint 管理員已撤銷寄件者的存取權。

• 寄件者對原始資料夾的初始寫入權限被降級為僅可查看。

• 原始資料夾已被刪除。

文件保存

當 SharePoint 中為文件建立簽章請求時，服務會建立該文件的工作副本。 這是一份工作副本，會寄給所有收件人簽名，也是寄件人追蹤請求狀態的方式。 請求的工作副本儲存在 SharePoint 中的隱藏文件庫中。 只有在所有當事人簽署後，簽名才會加入申請文件的工作副本。 如果有任何一方尚未簽署，該文件會顯示為未簽署，即使其中一方已經簽名。

請求的工作副本會根據 SharePoint 或租戶管理員所訂定的文件保存政策，儲存並保存五年。了解更多關於 留任政策的資訊。

電子郵件中 URL 連結的過期

每封與簽名請求相關的電子郵件通知都會包含一個網址連結，讓收件人能夠查看、審閱並簽署文件。 當請求進入終端狀態 (狀態為 完成、 取消或 拒絕) 時，收件人有30天時間查看、下載並儲存該文件至偏好位置。 連結過期後，無法再用來存取該文件。

為了加強保護，當寄件人取消請求時，收件人會立即失去對請求文件的存取權。 收件人收到的電子郵件通知不會包含可查看請求的網址連結。

其他電子簽章供應商

簽署過程結束時，當所有必要方簽署完成後，簽署文件的副本會自動儲存到 SharePoint。 簽署文件會儲存在 SharePoint 中一個特定 Apps 資料夾的提供者專用資料夾中。 每個文件庫都有一個提供者專用的資料夾，所有使用該提供者簽署的文件都會被儲存。 簽署文件儲存在資料夾路徑 Document library\Apps\Signed documents\Provider。

簽署文件副本在對方平台保留的時間完全取決於你對該服務的文件儲存與保存政策設定。