本文說明如何為 Microsoft Dataverse 資料表設定資料保留原則。
先決條件
您必須先完成這些先決條件，才能設定長期資料保留的資料表：
啟用表格的長期保留
在設定保留原則之前，請啟用父 （根） 資料表以進行長期保留。
備註
當啟用父 （根） 表格進行長期保留時，會自動啟用所有相關的子表格。 當父資料表已啟用保存設定時，不能停用子資料表的保存設定。 例如，假設自訂表格和附註表格是案例表格的子表格。 當父案例資料表已啟用時，這些子資料表無法取消保留功能。 製作者始終可以停用上層表格的長期保留，並單獨啟用子表格的保留。 不過，當透過解決方案匯入程式啟用長期保留時，此相關子資料表行為有例外狀況。 在此情況下，不會自動啟用相關的子資料表。
- 登入 Power Apps，移至 資料表，然後開啟您想要的資料表。 如果此項目不在側邊面板窗格中，請選取 ...其他 ，然後選取您想要的項目。
- 選取命令列上的屬性，展開進階選項，然後選取啟用長期保留。
- 選取 [儲存]。
在您儲存表格後的大約 15-30 分鐘，上層根表格和任何子表格就可進行原則設定。 子資料表數目越大，完成程序所需的時間就越長。
確定原則條件的 Dataverse 檢視
Dataverse 檢視用於使用長期保留原則來確定哪些資料表列 （記錄） 標示為保留。 在設定資料保留原則之前，您必須將 Dataverse 檢視設定為保留條件。
一旦您擁有用於特定長期保留原則的 Dataverse 檢視，您應該測試檢視結果。 一個好的做法是使用陳述式修改 TOP N 視圖查詢並對其進行測試，以確保傳回的結果集符合預期。 始終建議這樣做，尤其是在行數較大時。
例如，考慮建立一個 Dataverse 檢視，以選取 2015 年的所有已關閉案例。 病例數量可能非常大。 因此，您應該將 TOP N 新增至視圖，例如 TOP 10，並對其進行測試，以確認擷取到的案例的範例集。
執行資料保留原則時，會包含父資料表和所有子資料表的資料列，以進行長期資料保留。 上層案例可能會有子表格的相關列，如備註、工作和自訂表格等。 保留原則確保案件記錄及其所有相關子列在 Dataverse 中被標記並保留為長期資料。 此外，案例表格中的查找值，舉例來說，會用識別碼和名稱值去標準化，成為保留資料的一部份。 這允許在許多案例中單一查詢擷取相關的保留資料。
這很重要
我們建議您建立一個專屬於識別您想保留的資料列的 Dataverse 檢視。 然後，先建立和執行具有此檢視表的應用程式來驗證，再將它用為您原則中的準則。 如需如何建立資料表檢視的相關資訊，請前往建立及編輯公開或系統檢視。
設定保留原則
Power Platform 管理員會設定保留原則。
這很重要
一旦資料保留為長期 （非作用中） 資料，就無法移回作用中資料存放區。
執行保留原則時，該流程會在 Microsoft Power Platform 中提出 API 請求。 這些請求將計入您計劃中現有的 API 請求數量。 其他資訊：要求限制與分配
若要完成此工作，您必須具有 Power Platform 管理員角色。
- 啟用資料表以進行長期保留。
- 登入 Power Apps，然後在左側導覽窗格中選取保留 政策。 如果此項目不在側邊面板窗格中，請選取 ...其他 ，然後選取您想要的項目。
- 在命令列上，選取 新增保留原則。
- 完成保留原則的以下屬性：
- 表格。 選取要用于建立保留歷史冷數據策略的主要根資料表，以便將其存放於長期儲存中。
- 名稱. 輸入保留原則的名稱。
- 標準。 從清單選取檢視表。 必須先建立及測試該檢視表，才能確定選取了正確的歷史資料。 確定原則條件的 Dataverse 檢視
- 排程 - 開始日期。 輸入您要原則首次執行的日期。 原則會在您環境區域的下班時間執行。
-
頻率。 可用的選項包括 一次、 每日、 每週、 每月和 每年。
- 選取 [儲存]。
現在您可以檢視和管理政策。 其他資訊： 管理資料保留原則
這很重要
- 對於已啟用 管理模式 的環境，將不會啟動保留原則。
- 當您在上層表格上設定原則時，所有父級與相關的子級活動、電子郵件和附件都會保留為一組。 這類似於批量刪除策略。 例如，無法為活動指標、活動參與者及附件資料表設定明確的保留原則。 無法為不支援大量刪除的資料表設定長期保留原則。
- 父資料表和父資料表的子資料表中的所有相關資料列將被標記並儲存在 Dataverse 長期儲存體中。
- 在原則執行期間，將始終執行與任何表格 (上層表格與子表格) 的現有刪除動作相關的邏輯。
- 無論資料量如何，“策略運行”都需要 72-96 小時。 平台會給予資料保留原則較低的優先順序。 Dataverse 將一律在背景執行保留程序，以避免對其他平台服務 （例如應用程式和流程） 造成任何影響。
- 請試想在一個情況，當中兩個原則 (Policy1 和 Policy2) 在具有共同子表格的不同上層表格上執行。 Policy1 會在 Policy2 之前開始執行。 如果 Policy1 的狀態尚未進展到 [擱置中對帳] 以上，則 Policy2 狀態將保持在 [擱置刪除 ] 狀態，直到 Policy1 從 [ 擱置對帳 ] 進展為 [ 擱置刪除]。 發生此行為的原因是為了避免從兩個原則中的共同表格上，刪除任何共同記錄。
已知問題
如果上層表格有許多子表格，且上層表格或子表格的大小很大，您則有可能會遇到超時。 例如，當串聯關係鏈中的資料表數目較大時，例如二十五個或更多。 為了減少此問題的影響，請先個別啟用幾個子資料表。 然後返回並啟用父表。