使用 Excel 範本分析和共用資料

Excel 提供強大的功能分析與呈現您的資料。 透過使用 Excel 範本，您可以輕鬆建立並分享自訂分析給組織內的其他人。

使用 Excel 範本，進行：

• 銷售預測

• 準銷售案源管理

• 潛在客戶評分

• 領域規劃

• 還有更多......

想快速了解可進行哪些分析，可以試試客戶互動應用程式附帶的 Excel 範本（Dynamics 365 Sales、Dynamics 365 Customer Service、Dynamics 365 Field Service、Dynamics 365 Marketing 以及 Dynamics 365 專案服務自動化）。

建立新的 Excel 範本

依照下列步驟建立 Excel 範本。

步驟 1：從現有資料建立新範本

你可以在兩個地方建立 Excel 範本：

• 從 Power Platform 系統管理中心。

你需要足夠的權限，例如系統管理員或系統自訂者角色。 若要檢查您的資訊安全角色，請參閱查看您的使用者設定檔。 如果您沒有正確的權限，請聯絡您的系統管理員。

1. 登入 Power Platform 系統管理中心。
2. 在導覽窗格中，選擇管理。
3. 在管理窗格中，選擇環境。
4. 在環境頁面上，選擇環境。
5. 在命令列中，選取設定。
6. 展開 範本，然後選擇 文件範本。
7. 在指令列中，選擇 「新」，然後選擇 「Excel 範本」。
8. 在對話框視窗中，選擇要篩選的 實體 和要使用的 檢視，然後選擇 下載 範本。

• 從記錄清單。 例如:

1. 登入銷售中心應用程式。
2. 在導覽窗格中，選取商機。
3. 從命令列的網格檢視選取器中，選取我開啟的商機以顯示記錄清單。
4. 在指令列中，選擇 Excel 範本，然後選擇 建立 Excel 範本 - 下載範本。
5. 在對話框視窗中，選擇要篩選的 實體 和要使用的 檢視 ，然後選擇 下載 來建立範本檔案。

選取要包含在範本中的資料

請依照前面描述的步驟操作：

1. 在對話框視窗中，選擇要篩選的實體和要使用的檢視。
2. 選擇 編輯欄位 以自訂欄位——根據需要新增、移除及調整屬性。
3. 選擇下載檔案以建立範本檔案。

步驟 2：自訂 Excel 中的資料

在你本機的 Excel 實例中開啟新範本，以自訂資料。

讓我們來看看一個簡單的範例，如何利用範例資料自訂 Excel 範本。

自訂商機資料的範例

1. 選取啟用編輯，允許自訂 Excel 試算表。

2. 加入新欄，並將其命名為預期營收。

   

3. 建立預期營收的公式。 不要用儲存格位址來參照儲存格。 相反地，請定義並使用名稱。

   

4. 建立樞紐分析表與圖表。 這些以及其他示範步驟會在未來的更新中說明。

   將使用者新增的內容放置在現有資料表的上方或右側。 這個位置可以防止你之後新增資料並建立新的 Excel 範本時，內容會被覆寫。 您可以在文章中瞭解更多資訊，使用 Excel 範本的最佳做法和注意事項。

   

5. 儲存試算表。

   現在您可以上傳 Excel 範本。

步驟 3：上傳範本並與其他人共用

當你自訂 Excel 範本時，可以上傳它。 上傳範本的位置決定其可用性。

管理員可以轉到 Power Platform 系統管理中心上傳 Excel 範本。 所有使用者都可以存取管理員上傳的範本。

針對管理員：將 Excel 範本上傳至範本

1. 登入 Power Platform 系統管理中心。
2. 在導覽窗格中，選擇管理。
3. 在管理窗格中，選擇環境。
4. 在環境頁面上，選擇環境。
5. 在命令列中，選取設定。
6. 展開 範本，然後選擇 文件範本。
7. 在指令列中，選擇 「上傳範本」，然後選擇 「Excel 範本」。
8. 在對話框視窗中，選擇要上傳的檔，然後選擇上傳以上傳範本檔。

對於想要建立個人範本的非管理員或管理員：上傳 Excel 範本

非管理使用者可以從記錄清單上傳供自用的範本。

例如:

1. 登入銷售中心應用程式。
2. 在導覽窗格中，選取商機。
3. 從命令列的網格檢視選取器中，選取我開啟的商機以顯示記錄清單。
4. 在指令列中，選擇 Excel 範本，然後選擇 建立 Excel 範本 - 上傳範本。
5. 在對話框視窗中，選擇要上傳的檔，然後選擇上傳以上傳範本檔。

步驟 4：選擇可以使用新範本的人員

新建立的 Excel 範本是根據您上傳的方式存取，以及授與資訊安全角色的存取權限而定。 可以參考 「使用安全角色來控制範本存取」。

如果從系統管理中心上傳 Power Platform 範本

所有使用者都能存取範本。 您不需要再採取任何其他動作。

如果您從記錄清單上傳範本

你可以存取範本。 要與他人分享範本，請遵循以下步驟：

1. 從範本的資訊頁面選擇共用。

2. 使用共用個人文件範本頁面與其他人共用 Excel 範本及設定權限。

   

使用新範本匯出並分析資料

使用 Excel 範本的程序如下所示。

步驟 1：選取要分析的實體

選取要使用您建立的 Excel 範本分析的實體 (記錄類型)。 例如，前往銷售>商機>我待處理的商機。 範本建立時會新增兩個新商機。

步驟 2：使用新的 Excel 範本匯出資料

選擇您要建立的 Excel 範本。

您的範本是從設定頁面建立，因此將會出現在功能表的 Excel 範本底下。 如果從記錄清單創建範本，則可以在個人 Excel 範本下找到它。

如果您有 Microsoft Excel Online，您可以在客戶參與應用程式 (例如 Dynamics 365 Sales 和 Customer Service) 中的 Excel 視窗看到就定位的資料。 如果沒看到，或是您寧願建立 Excel 檔案，請選擇下載<範本名稱>。

步驟 3：在 Excel 中分析資料

您在 Excel 試算表中看見的內容是根據下列兩項而來：

• 記錄。 您選擇從中匯出的檢視表會決定您在所匯出 Excel 檔案中看見的記錄。 例如，如果您選取 [關閉的商機]，就會看到這些記錄，即使您使用的範本是透過 [我待處理的商機] 所建立。

• 欄位。 您使用的範本決定匯出的 Excel 檔案的資料表中出現的資料行。 例如，關閉的商機檢視表包含這些資料行：潛在客戶、狀態、實際營收及實際結案日期。 但是，如果您使用的範本是根據我待處理的商機，則會看見與該檢視表相關聯的欄，以及建立範本時所執行的任何欄篩選。

步驟 4：與其他人共用結果

如果您使用 Excel，請在線上或電腦中儲存複本。 將檔案傳送給其他人，供他們檢閱和輸入。

試試 Excel 範本

客戶互動應用程式包含四個 Excel 範本。

創作者會為特定紀錄類型（實體）設計範例 Excel 範本。 你只能將範本套用到相同類型的紀錄上。

若要套用範例 Excel 範本

1. 開啟一份包含與範例範本相符實體類型的資訊的紀錄清單。 例如，開啟銷售商機清單以套用準銷售案源管理範本。

2. 展開 >Excel 範本，然後選擇範例範本。

3. 下載範本或在 Excel 中就地開啟它。

使用 Excel 範本的最佳作法和考量

為了建立並充分利用 Excel 範本，請注意以下幾點。

測試您的 Excel 範本

Excel 有很多功能。 測試你的自訂功能，確保所有 Excel 功能在範本中都能正常運作。

隱私權和樞紐分析圖

預設情況下，打開試算表時，樞紐圖的資料不會更新。 如果某些樞紐分析圖資料不應被權限不足的使用者看到，這種預設設定可能會導致安全問題。

試想以下情況：

• 系統管理員會建立在樞紐分析圖中包含機密資料的範本，並且上傳範本。

• 一位不應該有權存取樞紐分析圖敏感資料的業務人員，利用這個範本建立一個用於資料分析的 Excel 檔案。

  結果。 銷售人員可能會看見樞紐分析圖的資料，因為上傳的系統管理員具有存取檢視表的權限，即使銷售人員並沒有該權限。

  此外。 iOS 在使用 Excel 應用程式時，不支援更新樞紐資料和樞紐分析圖。

  建議。 樞紐分析表和樞紐分析圖中不包括機密資料。

設定自動重新整理樞紐分析圖資料

預設情況下，樞紐分析圖的資料不會在你打開試算表時自動刷新。 一般圖表會自動更新。

在[!INCLUDE[pn_Excel_short](../includes/pn-excel-short.md)]，右鍵點擊樞紐分析圖，然後選擇 樞紐分析圖選項>開啟檔案時刷新資料。

放置新資料

如果您要新增內容至 Excel 範本，請將資料放置在現有資料的上方或右側。 你也可以把新內容放在第二個工作表上。

包含影像的 Excel 範本會導致錯誤

如果你嘗試用帶有圖片的 Excel 範本來分析資料，可能會遇到以下錯誤： 在嘗試儲存你的工作簿時發生錯誤。結果，作業簿沒有被保存。 試著從範本中移除圖片再重新載入。

Windows 8.1 中的 Excel 範本和 Office 行動應用程式

Excel 範本無法在 Office Mobile 應用程式的 Windows 8.1 裝置上開啟。 您會收到以下錯誤訊息： 我們已盡可能恢復您的文件，但您無法編輯。試著在電腦上開啟並修復文件來解決問題。

這是已知的問題。

在公式中使用資料表資料行名稱和範圍名稱

建立 Excel 公式時，不要使用欄標題或儲存格號碼。 請改用資料表資料行名稱，並定義儲存格或儲存格範圍的名稱。

使用資訊安全角色控制範本的存取

管理員可以對 Excel 範本進行某種程度的細部存取控制。 例如，您可以讓銷售人員 [讀取]，但不可 [寫入] Excel 範本。

1. 選取設定>安全性>資訊安全角色。

2. 選取角色，然後選取商業管理索引標籤。

3. 選取文件範本設定供整個組織使用的範本的存取權限。 針對與個別使用者共用的範本選取個人文件範本。

4. 選取圓圈以調整存取層級。

   

若要檢視和刪除個人文件範本

依照下列步驟刪除個人文件範本：

1. 選取進階尋找 ()。

2. 針對尋找，選取個人文件範本。

3. 選取結果(!)。

4. 選取要刪除的個人文件範本，然後選擇刪除 (刪除按鈕)。

Excel 範本無法上傳到 Microsoft Edge

如果你的 Excel 範本在你使用 Microsoft Edge 作為瀏覽器時無法上傳，請更新 Microsoft Edge 再試一次。

隱私權通知

如果您使用 Microsoft Dynamics 365 (online)，則將資料匯出至「靜態」工作表會建立所匯出資料的本機複本，並將它儲存至您的電腦。 使用安全連線，將資料從 Dynamics 365 (online) 傳輸到您的電腦，並維持本機複本與 Dynamics 365 (online) 之間的連線。

當您匯出至「動態」工作表或樞紐分析表時，會維持 Excel 工作表與 Dynamics 365 (online) 之間的連結。 每次重新整理動態工作表或樞紐分析表時，都會使用您的認證向 Dynamics 365 (online) 驗證您。 您將可以看見您有權檢視的資料。

系統管理員會使用資訊安全角色，以決定是否允許組織的使用者將資料匯出至 Excel。

請參閱

• 下載資料匯入範本
• 使用 Word 範本