共用方式為

使用 Word 範本建立標準化文件

建立 Office Word 範本並將其匯入 Customer Engagement 應用程式 （Dynamics 365 Sales、Dynamics 365 Customer Service、Dynamics 365 Field Service、Dynamics 365 Marketing 和 Dynamics 365 Project Service Automation） 之後，使用者會選取一個按鈕來產生自動填入資料的標準化文件。 此功能有一些您需要了解的特殊注意事項才能成功建立 Word 範本。

警告

在 Word 中建立範本時，有一個已知問題。 請務必檢閱並遵循本文建立 範本時避免已知問題 一節中的指引，以防止可能破壞 Word 穩定的互動。

支援的 Word 版本

區域 Word 版本
建立 Word 範本 2013、2016
使用在客戶參與應用程式中產生的 Word 文件 2010、2013、2016

Note

不支援巨集功能啟用的 Word 文件 (.docm)。

請遵循本文中的步驟，在 Customer Engagement 應用程式中成功建立和使用 Word 範本。

步驟 1：建立 Word 範本

可以建立範本的位置

在 Customer Engagement 應用程式中有兩個位置，您可以在其中建立 Word 範本：

  • 從 Power Platform 系統管理中心。

    存取需要足夠的權限，例如系統管理員或系統自訂者角色。 若要檢查您的資訊安全角色，請參閱查看您的使用者設定檔。 如果您沒有正確的權限，請聯絡您的系統管理員。

    1. 登入 Power Platform 系統管理中心。

    2. 在導覽窗格中，選擇管理。

    3. 在 [管理] 窗格中，選取 [環境] ，然後選擇環境。

    4. 在環境頁面上，移至命令列並選取設定。

    5. 展開範本，然後選取文件範本。

    6. 在 Microsoft Dynamics 365 中，移至命令列並選取 新增 以開啟 從 CRM 資料建立範本 對話方塊。

  • 從記錄清單。 例如：

    1. 登入銷售中心應用程式。
    2. 在導覽窗格中，選取商機。
    3. 從命令列的網格檢視選取器中，選取我開啟的商機以顯示記錄清單。
    4. 在清單中，選取 Word 範本，然後選取 建立 Word 範本 以開啟 從 CRM 資料建立範本 對話方塊。

    從實體建立 Word 範本。

小費

若要刪除個人文件範本，請遵循下列步驟：

  1. 選取進階尋找 ([進階尋找] 按鈕螢幕擷取畫面。)。
  2. 針對尋找，選取個人文件範本。
  3. 選取 結果 （！）。
  4. 選擇要刪除的個人文件範本，然後選取 [刪除 ] （[刪除] 按鈕。）。

若要更新範本，請刪除範本，然後上傳更新版本。

在 [ 從 CRM 資料建立範本 ] 對話方塊中：

  1. 選取 [Word 範本]。
  2. 選擇要篩選的實體。
  3. 選取 選取實體 以開啟 選取實體 對話方塊。

選擇 Word 範本並選取實體。

在 [選取實體 ] 對話方塊中，您可以設定實體關聯性。

為 Word 範本選取實體。

什麼是 1:N、N:1 和 N:N 關聯？

此畫面需要您了解客戶參與應用程式資料結構。 您的系統管理員或自訂者可以提供實體關係的相關資訊。 如需管理員內容，請參閱： 實體關聯概觀。

以下是客戶實體的一些範例關聯。

關聯 描述:
1:N 實體關聯。 客戶可以有多個連絡人。
N:1 實體關聯。 潛在客戶、客戶或連絡人可以有多個客戶。
N:N 實體關聯。 客戶可以有多份行銷名單。

行銷名單可以包含多個客戶。

您在此畫面上選取的關聯會決定之後您定義 Word 範本時，可用的實體和欄位。 僅選取您將 Word 資料新增至 Word 範本所需的關聯。

Note

為確保文件快速下載，每個關係最多只能傳回 100 筆相關記錄。 例如，如果您匯出帳戶的範本，並想要包含其聯絡人清單，則文件最多會傳回 100 個帳戶聯絡人。

下載範本

選取 [選取實體] 頁面上的 [下載範本] ，以在本機電腦上建立 Word 檔案，並將匯出的實體包含在 XML 資料中。

重要

您只能在下載文件範本的環境中使用文件範本。 不支援 Word 或 Excel 樣板的環境間移轉。

步驟 2：啟用 [開發人員] 索引標籤

開啟 Word 範本檔案。 此時文件會是空白。

初次開啟的 Word 範本。

若要查看和新增客戶參與應用程式 XML 資料，您必須啟用 Word 開發人員索引標籤。

  1. 移至檔案>選項>自訂功能區，然後啟用開發人員。

    新增開發人員至 Word 功能區。

  2. 請選擇 [確定]。

    開發人員現在會顯示在 Word 功能區。

    Word 功能區上的開發人員工具。

避免建立範本時的已知問題

客戶互動應用程式生成的 Word 範本與 Office Word 存在已知問題。 請遵循本節中的指引，以防止控制項欄位發生問題，再進行 步驟三 ，將 XML 內容控制項欄位新增至 Word 範本。

警告

某些項目會造成 Word 凍結，您需要使用工作管理員停止 Word：

  • 您插入圖片或純文字以外的內容控制項。
  • 您對內容控制項進行文字變更，例如變更大小寫或加入文字。 這些變更可能透過自動校正以及使用者編輯發生。 根據預設，Microsoft Word 自動校正會將句子首字母變成大寫。 當您新增內容控制項欄位時，Word 會將它視為新句子，並將它的首字母變成大寫，當焦點移出欄位時。

僅新增純文字或圖片欄位

使用 [XML 對應窗格] 新增實體欄位到 Word 範本。 確定僅新增純文字或圖片欄位。

插入純文字欄位。

請勿對新增的內容控制項進行任何文字變更

您可以對內容控制項欄位進行格式變更，例如，將文字設為粗體，但不可進行其他文字變更，包括大小寫變更。

不要變更這些欄位中的任何文字！。

如果您遇到 Word 凍結或效能下降的情況，請嘗試關閉 自動更正。

關閉自動校正

  1. 在 Word 中開啟範本檔案後，移至檔案>選項>校訂>自動校正選項。

    在 Word 中，選取 [校訂] > [自動校正選項]。

  2. 取消選取英文句子第一個字母大小和使用拼字檢查的自動建議功能。

    取消選取自動校正設定。

  3. 取消選取自動格式設定和輸入時自動套用格式索引標籤中的將連字號 (--) 取代為破折號 (-)。

  4. 請選擇 [確定]。

步驟 3：定義範本

使用 [XML 對應窗格] 定義 Word 範本與實體欄位。

  1. 在您的 Word 範本中，選取 [開發人員>XML 對應窗格 ] 以選取預設 XML 結構描述。

    在 Word 功能區選取 XML 對應窗格。

    預設 XML 對應結構描述。

  2. 選取 XML 結構描述。 它的開頭會是 "urn:microsoft-crm/document-template/"。

    選取 XML 結構描述。

    重要

    如果您經常進行意外編輯，導致 Word 凍結或效能下降，請務必根據該部分關閉自動更正選項， 避免建立範本時出現已知問題。

  3. 展開實體，以滑鼠右鍵按一下實體欄位，然後選取 [插入內容控制項>純文字]。

    插入純文字欄位。

    實體欄位會新增至 Word 範本。

    欄位會插入 Word 範本。

    新增其他實體欄位、新增描述標籤和文字，並格式化文件。

    完成的範本可能看起來像這樣：

    範例 Word 範本。

    您輸入的某些內容控制項欄位可能有多行資料。 例如，客戶有多個連絡人。 若要將所有資料包含在 Word 範本中，請設定讓內容控制項欄位重複。

設定讓內容控制項欄位重複

  1. 將具有重複資料的欄位放入表格列中。

  2. 選取範本中的整個表格列。

    建立表格並新增內容控制項欄位。

  3. 在 [XML 對應窗格] 中，使用滑鼠右鍵按一下包含內容控制項欄位的關聯，然後按一下重複。

    設定讓表格列重複。

    當您在 Customer Engagement 應用程式中使用 Word 範本建立文件時，資料表會填入多列資料。

    當範本內有您要的欄位和格式設定時，請將其儲存和上傳到客戶參與應用程式。

步驟 4：將 Word 範本上傳客戶參與應用程式

當您依照想要的方式建立 Word 範本後，請儲存它，藉此上傳到客戶參與應用程式。

新建立的 Word 範本是根據您上傳的方式存取，以及授與資訊安全角色的存取權限而定。 請務必查看使用資訊安全角色控制範本的存取。

管理員可使用設定頁面上傳 Word 範本到客戶參與應用程式。 在 [設定] 中上傳的範本可供您組織內的所有使用者使用。

限系統管理員：將 Word 範本上傳客戶參與應用程式

  1. 移至設定>範本>文件範本。

  2. 選取上傳範本。

  3. 在對話方塊中拖曳 Word 檔案，或瀏覽至檔案。

    [上傳範本] 對話方塊。

  4. 選取 上傳。

    非管理使用者可以從記錄清單上傳供自用的範本。

限想要建立個人範本的非管理員或管理員：將 Word 範本上傳客戶參與應用程式

  1. 開啟包含記錄清單的頁面，例如 [銷售] 中的客戶帳戶清單。

  2. 選取單一項目，例如帳戶，選取 更多 （...） >Word模板>創建 Word 模板。

  3. 選取 Word 範本>上傳。

    選取上傳以將範本帶入 Customer Engagement 應用程式。

  4. 在對話方塊中拖曳 Word 檔案，或瀏覽至檔案。

  5. 選取 上傳。

步驟 5：從 Word 範本產生文件

若要使用已建立的 Word 範本，請執行下列動作：

  1. 開啟包含您要建立文件的資訊的記錄。 例如，開啟 [銷售] 中客戶的客戶記錄。

  2. 選取 更多 （...） > Word 範本，然後在 Word 範本 下選取您建立的範本。

    如果您建立的範本未顯示，有兩種可能：

    1. 只有針對所選取記錄類型 (實體) 建立的範本會顯示。 例如，如果您開啟商機記錄，則不會看到您為客戶實體建立的範本。

    2. 您必須重新整理客戶參與應用程式才能查看範本。 重新整理您的瀏覽器或關閉後再重新開啟客戶參與應用程式。

    待您選取 Word 範本後，客戶參與應用程式會從您選取的記錄建立 Word 文件。

嘗試使用範例 Word 範本

客戶參與應用程式內含 5 個 Word 範本。

這些範本包含在客戶參與應用程式內。

範例 Word 範本是以特殊記錄類型 (實體) 建立。 您只能將範本套用至記錄類型相同的記錄。

名字 實體
商機摘要 商機 ([銷售] 區域)
行銷活動摘要 行銷活動 ([行銷] 區域)
案例摘要 案例 ([服務] 區域)
發票 發票 ([銷售] 區域)
客戶摘要 Client_Account ([銷售]、[服務] 和 [行銷] 區域)

若要套用範例 Word 範本

  1. 開啟包含資訊的記錄，其實體類型符合範例範本。 例如，在 [銷售] 中開啟客戶的客戶記錄，套用 [客戶摘要] 範本。

  2. 選取 更多 （...） > Word 範本，然後在 Word 範本 下選取範例範本。

    開啟新建的 Word 範本並查看內容。

Note

您可以複查但無法編輯 Customer Engagement 內的範本。

其他考量

使用 [資訊安全角色] 控制範本的存取

管理員可以對 Word 範本進行某種程度的細部存取控制。 例如，您可以讓銷售人員 [讀取]，但不可 [寫入] Word 範本。

  1. 選取設定>安全性>資訊安全角色。

  2. 選取角色，然後按一下 [商業管理] 索引標籤。

  3. 選取文件範本設定供整個組織使用的範本的存取權限。 針對與個別使用者共用的範本選取個人文件範本。

  4. 選取圓圈以調整存取層級。

    使用資訊安全角色調整存取權限。

所建立文件中的清單與記錄的順序不同

從自訂範本建立的記錄清單不會依照客戶參與應用程式的順序在 Word 文件中出現。 記錄是按建立的時間和日期順序列出。

從右向左的語言問題

從右向左 (RTL) 語言的內容在建立之後，Word 檔案中可能會有一些格式設定問題。

請參閱

使用 Excel 範本分析資料

疑難排解 Word 範本

  • Last updated on