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設想和發現高價值 Power Platform 用例

投資 Power Platform 需要時間和資源。 確定平臺提高效率、降低成本和改進決策的領域有助於組織充分利用該技術的潛力。 高價值用例通常涉及自動執行重複性任務、提供即時數據洞察和簡化流程，這些共同提高了員工的工作效率和工作滿意度。

解決方案設想研討會是發現高價值用例的有效方式，它將利益相關者聚集在一起，共同探索機會並定義解決方案。 本文將指導您組織這些研討會以及識別和完善高價值用例所涉及的活動。

提示

查看有關衡量解決方案 價值 Power Platform 的 指南，瞭解如何衡量和報告有形和無形價值，並從示例價值度量中學習。

組織解決方案設想研討會

本節提供了一種組織解決方案設想研討會的方法。

  1. 定義目標和範圍：明確定義研討會的目標。 您是否正在嘗試改進特定流程、探索使用新技術的機會或增強客戶體驗？ 定義研討會的範圍，包括要解決的業務領域和預期成果。
  2. 確定並邀請利益相關者：根據研討會的目標確定關鍵利益相關者。 該組包括業務領導者、IT 專業人員和最終使用者。 這樣一個多元化的群體提供了對組織需求的全面瞭解。 根據範圍，針對特定部門或整個組織，以收集廣泛的見解和觀點。
  3. 邀請和溝通：提前發送邀請，明確說明研討會的目的、議程和預期成果。
  4. 準備研討會材料：為參與者提供相關背景資訊，例如組織中現有的高價值 Power Platform 解決方案。 準備用於頭腦風暴、優先順序排序和文檔編製的範本。 白板、便簽和 Microsoft 白板 等工具可以促進這一過程。
  5. 選擇主持人：指定某人領導和管理研討會。 此人負責解釋規則、設定時間限制、指導參與者完成每個階段並促進討論。

確定高價值用例

首先，通過要求研討會參與者準備他們想法的電梯推銷來確定用例。 根據出席者的數量，您可能希望在此活動之前將他們分成幾組。 電梯推銷活動的目標是確定組織內解決方案可以解決的 Power Platform 具體問題，併為該想法制定令人信服的推銷。

準備一個範本，提示研討會參與者：

  1. 為他們的想法命名：首先命名這個想法。 一個令人難忘的名字會吸引注意力並使宣傳引人入勝。
  2. 確定一個重要流程：考慮組織內的一個重要流程。 解釋該過程及其重要性。 本練習為想法設定背景並強調所解決問題的重要性。
  3. 強調挑戰：確定與此過程相關的挑戰。 是否有經常發生人為錯誤的步驟？ 是否存在影響效率的不一致之處？ 清楚地概述這些困難，以強調自主解決方案的必要性。
  4. 設想解決方案：想像一個 Power Platform 解決方案可以解決流程中具有挑戰性的方面。 描述解決方案的作用及其工作原理。 它是否使用流來自動執行容易出錯的流程？ 應用程式是否有助於從任何地方訪問數據？ 本節應清楚地說明所提出的解決方案。
  5. 解釋好處：強調實施解決方案的好處。 考慮節省時間、降低成本和提高準確性等因素。 還要考慮組織內可能從類似自動化中受益的其他領域。

示例音高

為了説明您入門，下面是一個示例推介來說明該過程：

  1. 概念名稱：智慧費用跟蹤器
  2. 重要流程：管理費用報告可確保員工獲得與業務相關的費用報銷，並有助於維護準確的財務記錄。 然而，當前的手動過程既耗時又容易出錯。
  3. 挑戰：
    • 手動數據輸入：員工手動將費用輸入電子錶格，這通常會導致錯誤和不一致。
    • 審批延遲：審批過程很慢，因為管理人員需要單獨審查和批准每份報告。
    • 缺乏可見性：財務團隊難以即時瞭解費用數據，因此難以有效管理預算。
  4. 解決方案：
    • 自動化雲流程：智慧費用跟蹤器使用雲流程自動 Power Automate 執行整個費用報告流程。 員工通過使用者友好的應用程式提交費用，該應用程式會自動對條目進行分類和驗證。
    • Power App 應用：該應用為員工提供了上傳收據的無縫介面， AI Builder 模型提取相關數據，使員工無需手動輸入費用詳細資訊。 該應用程式還允許員工跟蹤其報告的狀態。 經理會收到自動批准通知，財務團隊可以訪問即時儀錶板來監控費用。
  5. 好處：
    • 節省時間：自動化費用報告流程可以減少員工花在數據輸入上的時間，減少經理花在審批上的時間。
    • 提高準確性：自動驗證檢查可最大限度地減少費用報告中的錯誤和不一致。
    • 增強可見性：即時儀錶板為財務團隊提供對費用數據的最新見解，從而實現更好的預算管理。
    • 可擴展性：該解決方案可以輕鬆擴展到其他部門或流程，例如差旅請求或採購審批，進一步提高組織效率。

推介用例

一旦研討會參與者確定了潛在的用例，下一步就是讓他們向小組提出他們的想法，並通過協作活動來完善它們。 每位出席者都展示了他們的用例，詳細說明了問題、提出的解決方案和潛在影響。 該小組提供反饋、提出問題並提出改進建議。 為了推進最佳想法，出席者對彼此的想法進行投票，投票最多的想法進入下一個活動。 這個過程不僅徹底審查和開發用例，還促進了團隊成員之間的交叉教育。 出席者分享專業知識並學習新技能，確保用例穩健、可行並符合研討會的目標。

優化用例

接下來，將出席者分成小組。 每個小組都會根據利益相關者、目標、挑戰和結果來評估提出的想法。

此活動的目標是：

  • 在最關鍵的利益相關者和目標上保持一致。
  • 識別並緩解關鍵挑戰。
  • 通過結果定義成功指標。

準備並分發利益相關者、目標、挑戰和結果示例清單的列印輸出。 提供用於記錄討論的標記、便簽和範本。

小組從清單中選擇專案，並討論每個專案與用例的相關性，同時考慮以下類別：

  • 研究目的：
    • 主要：對用例的成功至關重要的目標。
    • 次要：重要但不重要的目標。
  • 利益相關者：
    • 關鍵：對用例的成功有重大影響的利益干系人。
    • 有影響力：可以影響用例但不那麼重要的利益相關者。
  • 挑戰：
    • 高影響：可能嚴重阻礙用例成功的挑戰。
    • 可管理：可以相對輕鬆地解決的挑戰。
  • 結果：
    • 基本：用例成功所需的結果。
    • 有益：增加價值但不是必需的結果。

小組根據他們的討論為每個專案分配一個重要性級別，並記錄分配的重要性級別和每個決定背後的理由。

此活動的預期結果是瞭解用例中最重要的利益相關者和目標，確定關鍵挑戰及其潛在影響，並通過明確定義的結果開始定義具體的成功指標。 這些結果為衡量所提議解決方案的成功提供了一條清晰的途徑。

為了説明您入門，下面列出了示例利益干系人、目標、挑戰和結果。 根據您的目標優化此清單，並確保出席者可以使用它，例如通過當天的列印輸出。

目標式 利害關係人 挑戰 結果
簡化流程以提高效率。 經理（監督運營流程並確保與業務目標保持一致。 重疊職責（與用例範圍無關的角色或任務中的冗餘。 縮短回應時間（查詢解決速度更快，提高效率和滿意度。
使系統和流程更加敏捷或使用者友好。 專家（處理需要詳細知識的專業運營和支持任務。 品牌認知（擔心專案如何影響公眾或員工對品牌的看法。 增強的數據安全性（員工和組織數據受到保護，防止洩露。
符合法律、法規或內部要求。 IT 管理員（管理技術基礎設施並確保 IT 系統的順利運行。 培訓和技能差距（解決提高員工技能以有效使用新工具的需求。 改進資源分配（員工專注於複雜的戰略任務，而不是重複的查詢。
釋放資源以專注於更複雜或增值的任務。 開發人員（設計、開發和維護軟體應用程式以滿足使用者需求。 系統集成（確保新解決方案與當前基礎設施無縫協作。 提高員工滿意度（由於流程的改進，員工感到更多的支持和參與。
改善團隊之間更好的溝通和協作。 變革經理（協調和監督關鍵的組織變革以確保成功實施。 預算有限（在財務限制下實施解決方案。 未來增長的可擴充性（系統適應不斷增長的需求，無需大量返工。
提高公眾對組織品牌或使命的認識。 員工（參與組織流程並通過日常任務幫助實現業務目標。 沒有明確的目標（項目目標和成功標準的不確定性。 節省運營成本（隨著時間的推移，自動化會降低運營成本。
鼓勵對現有問題採用創造性的解決方案。 合規官（確保組織流程符合監管標準和內部策略。 員工抵制（克服員工不願採用新系統或流程的情緒。 提高品牌知名度（外部品牌認知度與內部效率無關。
構建新的電子商務功能以吸引新客戶或市場。 RAI 冠軍（提供有關組織內人工智慧技術的道德使用的見解。 數據隱私（確保敏感資訊受到保護並符合法規。 增強決策能力（用戶通過改進的數據分析獲得更好的洞察力。
縮短完成關鍵業務流程所需的時間。 客戶（提供有關產品或服務的可用性、性能和滿意度的反饋。 過度依賴自動化（該系統將流程自動化得如此廣泛，以至於減少了人工監督。 提高流程彈性（系統或流程更穩健，能夠適應意外挑戰。
確保收集和處理的數據可靠且沒有錯誤。 供應商（提供對組織運營至關重要的商品或服務。 提高使用者信任度 (使用者對系統性能、透明度和可靠性充滿信心)
促進跨團隊或部門更好地共用和管理知識。 總監（定義組織的戰略方向，確保與總體願景保持一致。 簡化的報告（自動化系統為利益相關者提供更快、更準確的報告。
CxO（定義組織願景和戰略，批准高級決策。 增加收入來源（系統識別或釋放新的創收機會。

展示您的想法

在研討會結束時，每個小組都會向整個研討會展示其解決方案的想法和注意事項。 鼓勵建設性的反饋和討論，以進一步完善解決方案。

下一步

規劃和執行駭客馬拉松，以採取後續步驟並將想法轉化為解決方案。

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