部署 Microsoft Purview 資料生命週期和記錄管理解決方案

Microsoft 365 安全性與合規性的授權指引。

使用 Microsoft Purview 資料生命週期管理 和 Microsoft Purview 記錄管理 在 Microsoft 365 資料 & 記錄的整個生命週期中管理合規性或法規要求。

使用 Microsoft Purview 部署資料控管解決方案的步驟概觀

對於跨資料資產（包括多雲端和軟體即服務 (SaaS) ）對應和管理資料的資料控管，請使用 Microsoft Purview 資料對應和 Microsoft Purview 整合式目錄。

授權

若要了解授權需求和選項，請參閱來自 Microsoft 365 安全性與合規性指南的資訊，〈Microsoft Purview 資料生命週期管理與 Microsoft Purview 記錄管理〉章節，以了解功能層級授權需求。

資料生命週期管理解決方案的步驟

使用 Microsoft Purview 資料生命週期管理來保留您需要的內容，並刪除不需要的內容。

步驟	描述	其他資訊
1	瞭解保留和刪除如何用於 Microsoft 365 服務。瞭解如何使用保留原則和保留標籤之後，請識別需要保留原則的工作負載，以及是否需要為例外狀況建立保留標籤。	瞭解保留原則和保留標籤
2	建立保留原則，並視需要建立例外狀況的保留標籤。最常用的保留原則適用於 Exchange、SharePoint、Teams、Microsoft 365 群組和 Viva Engage。您可以設定文件和電子郵件的例外狀況，並為有風險的使用者動態套用保留標籤。在特殊情況下，您可能需要加快永久刪除敏感資訊。	建立保留原則針對例外狀況建立並套用保留標籤動態降低意外或惡意刪除的風險加快從信箱永久刪除敏感性資訊
3	管理信箱。啟用信箱以封存和自動展開封存、考慮您是否需要自訂何時將電子郵件移至封存信箱，以及讓信箱在使用者離開組織時處於非使用中狀態。	啟用封存信箱啟用自動展開封存功能建立和管理非使用中信箱
4	將 PST 檔案匯入線上信箱。如果您有包含要監督的資料的 PST 檔案，您可以使用網路上傳或磁碟傳送來匯入這些檔案。	使用網路上傳匯入組織的 PST 檔案使用磁碟機寄送來匯入您組織的 PST 檔案

若要深入了解此解決方案的功能，請參閱瞭解資料生命週期管理。

記錄管理解決方案的步驟

使用 Microsoft Purview 記錄管理來管理貴組織對於商務、法律或法規記錄保存需求的高價值項目。

步驟	描述	其他資訊
1	瞭解記錄管理解決方案。使用更具有彈性設定選項的保留標籤，並在必要時將其宣告為記錄。	了解記錄管理
2	使用檔案計畫來管理您的保留排程。檔案計畫讓您以互動方式建立保留標記或大量匯入，並匯出以進行分析。您以檔案計畫所建立之標籤支援其他系統管理資訊，可協助您識別及追蹤商務或法規需求。	使用檔計畫建立及管理保留標籤
3	套用您的保留標籤。您的保留標籤可以手動或自動在應用程式中發佈和套用，或根據敏感性資訊、關鍵字或可搜尋的屬性、可訓練分類器或雲端附件自動套用。	在應用程式中發佈保留標籤並套用自動將保留標籤套用到內容
4	管理資料的永久刪除。所謂的資料處置，是您可以要求在永久刪除內容之前手動檢查內容，並提供記錄的處置證明。	管理內容處置

提示

檢查記錄管理所支援之其他設定的 [常見案例] 清單。

若要深入了解此解決方案的功能，請參閱瞭解記錄管理。

適用於顧問和系統管理員的學習課程：

如需在部署這些解決方案時支援使用者的文件，請參閱資料生命週期管理和記錄管理的使用者文件章節。

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步驟	描述	其他資訊
1	瞭解保留和刪除如何用於 Microsoft 365 服務。瞭解如何使用保留原則和保留標籤之後，請識別需要保留原則的工作負載，以及是否需要為例外狀況建立保留標籤。	瞭解保留原則和保留標籤
2	建立保留原則，並視需要建立例外狀況的保留標籤。最常用的保留原則適用於 Exchange、SharePoint、Teams、Microsoft 365 群組和 Viva Engage。您可以設定文件和電子郵件的例外狀況，並為有風險的使用者動態套用保留標籤。在特殊情況下，您可能需要加快永久刪除敏感資訊。	建立保留原則針對例外狀況建立並套用保留標籤動態降低意外或惡意刪除的風險加快從信箱永久刪除敏感性資訊
3	管理信箱。啟用信箱以封存和自動展開封存、考慮您是否需要自訂何時將電子郵件移至封存信箱，以及讓信箱在使用者離開組織時處於非使用中狀態。	啟用封存信箱啟用自動展開封存功能建立和管理非使用中信箱
4	將 PST 檔案匯入線上信箱。如果您有包含要監督的資料的 PST 檔案，您可以使用網路上傳或磁碟傳送來匯入這些檔案。	使用網路上傳匯入組織的 PST 檔案使用磁碟機寄送來匯入您組織的 PST 檔案