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OneDrive 保留與刪除

本文說明當您刪除組織的使用者 Microsoft 365 帳戶時，如何管理使用者的 OneDrive，以及自動發生的步驟。

重要事項

所有沒有有效 OneDrive 授權的 OneDrive 帳戶都會在其第 93 個未授權的日期自動封存。 當未授權的帳戶處於封存狀態時，仍會接受保留設定、保留原則、電子檔探索和所有保留。 如需詳細資訊，請參閱 管理未授權的 OneDrive 使用者帳戶。

從 Microsoft 365 系統管理中心刪除使用者

當您從 Microsoft 365 系統管理中心中的 [作用中使用者] 頁面刪除使用者時，您可以選擇要使用使用者的產品授權、電子郵件和 OneDrive 執行的動作。 如需詳細資訊，請參閱＜刪除貴組織中的使用者＞(部分機器翻譯)。

從 Microsoft 365 系統管理中心刪除使用者的面板

如果您授與另一個使用者 OneDrive 的存取權，該使用者預設有 30 天的時間來存取和下載他們想要保留的檔案。 (若要變更保留時間，請參閱 設定 已刪除使用者的 OneDrive 保留時間) 。

設定自動存取委派

根據預設，刪除使用者時，使用者的管理員會自動授與使用者 OneDrive 的存取權。 請遵循下列步驟，確認已為您的組織啟用此自動存取委派，並在使用者沒有指定的管理員時設定次要擁有者。 如果已停用存取委派，或未為使用者設定管理員或次要擁有者，則在刪除使用者時，沒有人有自動存取權，或收到 OneDrive 將會刪除的警告。 如需員工離職時安全傳輸檔案的指引，請參閱 離 職員工的簡化檔案傳輸。

  1. 移至 [新 SharePoint 系統管理中心中的更多功能]，然後使用具有組織系統 管理員許可權 的帳戶登入。

    注意事項

    如果您使用由 21Vianet (中國) 提供的 Office 365，請登入 Microsoft 365 系統管理中心，然後瀏覽至 SharePoint 系統管理中心，並開啟 [更多功能] 頁面。

  2. 在 [使用者設定檔] 底下，選取 [ 開啟]。

  3. 在 [我的網站設定] 之下，選取 [設定「我的網站」]。

  4. 在 [我的網站清除] 旁，確認已選取 [啟用存取委派]。

  5. 我們建議您也在 [我的網站清除] 中指定第二擁有人帳戶。 如果未在 Microsoft Entra ID 中設定使用者的管理員，則此帳戶是 OneDrive 的指定擁有者。 填寫第二擁有人帳戶的值時，系統會傳送電子郵件通知給第二擁有人帳戶。

  6. 選取 [確定]。

OneDrive 刪除程序

清除 OneDrive 的 OneDrive 保留期間會在從 Microsoft Entra ID 刪除使用者帳戶時開始。 沒有其他動作會導致清除程式發生，包括封鎖使用者登入或移除使用者的授權。 如需移除使用者授權的相關資訊，請參閱 從商務用 Microsoft 365 中的使用者移除授權。

OneDrive 刪除過程的工作原理如下：

  1. 您可以在 Microsoft 365 系統管理中心刪除使用者，或是透過 Active Directory 同步處理來移除使用者。

  2. 帳戶刪除會同步處理至 SharePoint。

  3. 系統會執行 OneDrive 清除工作，並將 OneDrive 標示為刪除。 已刪除的使用者會出現在 Microsoft 365 系統管理中心 30 天。 OneDrive 的預設保留期間也是 30 天，但您可以在 SharePoint 系統管理中心變更此期間。 請參閱 設定 已刪除使用者的 OneDrive 保留， 或使用 PowerShell Cmdlet Set-SPOTenant -OrphanedPersonalSitesRetentionPeriod <int32>。 如需使用此 Cmdlet 的詳細資訊，請參閱 Set-SPOTenant。

  4. 如果為已刪除的使用者指定管理員，管理員會收到一封電子郵件，告知他們有權存取 OneDrive，而且 OneDrive 將在 OneDrive 保留期間結束時刪除。 如需在 Microsoft Entra 系統管理中心指定使用者管理員的相關資訊，請參閱 新增或更新使用者的配置檔資訊。

    如果未為使用者帳戶指定管理員，但在 SharePoint 系統管理中心輸入次要擁有者，次要擁有者會收到一封電子郵件，告知他們有 OneDrive 的存取權，而且 OneDrive 會在保留期間結束時刪除。

  5. 在 OneDrive 保留期間到期前 7 天，系統會傳送第二封電子郵件給管理員或次要擁有者，提醒 OneDrive 將在 7 天內刪除。

  6. 七天後，已刪除使用者的 OneDrive 會移至網站集合資源回收筒，並保留 93 天。 使用者在這段期間將無法存取 OneDrive 中任何共用的內容。 若要還原 OneDrive，您必須使用 PowerShell。 如需資訊，請參閱＜還原已刪除的 OneDrive＞ (部分機器翻譯)。

    注意事項

    回收站未編製索引，因此搜尋不會在那裡找到內容。 也就是說，為了保留內容，電子文件探索保留無法在資源回收筒中找到任何內容。

保留原則和保留標籤中的 Microsoft 365 保留設定一律優先於標準 OneDrive 刪除程式，因此 OneDrive 保留所包含的內容可能會在 30 天之前刪除，或保留的時間超過 OneDrive 保留期間。 同樣地，如果 OneDrive 在電子檔探索案例中保留，系統管理員和次要擁有者會收到有關擱置 OneDrive 刪除的電子郵件，但在移除保留之前，不會刪除 OneDrive。

  • 經理或指定的次要使用者可以將檔案從離職員工的 OneDrive 移至他們自己的 OneDrive 或 SharePoint 網站。 請遵循引導式逐步解說以安全地完成傳輸，請參閱離 職員工的簡化檔案傳輸。
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