Häufig gestellte Fragen zum Verbindlichkeitsagenten

Diese häufig gestellten Fragen (FAQ) beschreiben die KI-Auswirkungen der Funktion „Verbindlichkeitsagent“ in Business Central.

Was ist der Verbindlichkeits-Agent?

Der Kreditorenagent ist ein autonomer, KI-basierter Agent, der in Microsoft Dynamics 365 Business Central die Lieferantenrechnungsverarbeitung automatisiert. Es arbeitet unabhängig, um Ihren vorgesehenen E-Mail-Posteingang auf PDF-Rechnungsanhänge zu überwachen, die Rechnungsdaten zu extrahieren, Lieferanten abzugleichen, Kontoklassifizierungen vorzuschlagen und Entwürfe von Kaufdokumenten zur Überprüfung zu erstellen.

Das System kombiniert die Dokumentverarbeitungstechnologie mit generativer KI, um Finanzteams dabei zu helfen, manuelle Dateneingaben zu reduzieren und Workflows in der Kreditorenbuchhaltung zu beschleunigen. Wenn Sie eine Lieferantenrechnung per E-Mail erhalten, verarbeitet der Kreditorenberater die PDF-Anlage autonom, identifiziert den Lieferanten aus Ihrer vorhandenen Lieferantenliste, analysiert jeden Artikel, um geeignete Buchhaltungsbehandlungen vorzuschlagen, und erstellt einen vollständigen Entwurf der Einkaufsrechnung, der für Ihre Genehmigung bereit ist.

Was kann ein Zahlungsvermittler tun?

Der Kreditorenberater verarbeitet den End-to-End-Prozess der Umwandlung von Lieferantenrechnungen in Entwürfe von Kaufdokumenten:

• E-Mail-Verarbeitung: Überwacht Ihren vorgesehenen E-Mail-Posteingang für eingehende PDF-Rechnungsanlagen und startet automatisch die Verarbeitung gültiger Rechnungen.

• Dokumentextraktion: Verwendet Azure Document Intelligence, um Text, Beträge, Datumsangaben, Positionen und Lieferantendetails aus PDF-Rechnungen zu extrahieren.

• Anbieteridentifikation: Vergleicht Anbieter mit mehreren Ansätzen:

  • Exakter Abgleich mit staatlichen Registrierungsnummern (Umsatzsteuer-Registrierungsnummern, globale Standortnummern)

  • Namens- und Adressähnlichkeitsabgleich

  • KI-gestützte Anbietersuche, die Lieferantendetails analysiert und historische Transaktionen und Ihre Lieferantenliste durchsucht, wenn der genaue Abgleich fehlschlägt

• Kontoklassifizierung: Schlägt geeignete Buchhaltungsbehandlungen für jede Rechnungszeile vor:

  • Vergleicht Linienbeschreibungen mit Hauptbuchkonten basierend auf Ihrem Kontodiagramm und Transaktionsverlauf

  • Empfiehlt Abgrenzungsvorlagen, wenn Elemente über einen bestimmten Zeitraum zurückgestellt werden sollen.

  • Identifiziert Elemente, die Ihrem vorhandenen Bestand entsprechen

• Anbietererstellung: Wenn keine vorhandene Lieferanten-Übereinstimmung gefunden wird, wird die Option angeboten, neue Lieferantendatensätze basierend auf Rechnungsinformationen zu erstellen, vorbehaltlich Ihrer Überprüfung und Genehmigung.

• Entwurfserstellung: Generiert vollständige Kaufentwürfe mit allen extrahierten Daten und KI-Vorschlägen, die für Ihre Überprüfung und Genehmigung bereit sind.

• Menschliche Aufsicht: Beendet die Verarbeitung und fordert Ihre Hilfe an, wenn sie auf Unsicherheiten stößt, z. B. nicht identifizierte Lieferanten oder unklare Zeilenklassifizierungen. Der Agent eskaliert Aktionen mit hohem Risiko, beispielsweise die Erstellung von Kreditoren oder ungewöhnliche Kontozuweisungen für die obligatorische menschliche Genehmigung.

• Agent Identity: Der Kreditorenagent arbeitet mit einer eigenen eindeutigen Benutzeridentität in Business Central. Alle Aktionen, die der Agent ausgeführt hat, werden diesem Agent-Benutzer eindeutig zugeordnet und bieten vollständige Überwachungspfade und Rückverfolgbarkeit.

Was ist die beabsichtigte Verwendung von Payables Agent?

Der Zahlungsagent soll die routinemäßige Verarbeitung von Lieferantenrechnungen für Business Central-Kunden automatisieren, mit dem Hauptziel, genaue Entwürfe von Einkaufsrechnungen aus über E-Mail empfangenen Lieferantenrechnungen zu erstellen. Das System wurde entwickelt, um Standard-Geschäftsrechnungen von bekannten Lieferanten zu verarbeiten, wo sie Rechnungsdaten zuverlässig extrahieren und mit vorhandenen Lieferanten und Buchhaltungscodes abgleichen kann.

Der Agent wurde für Finanzteams entwickelt, die regelmäßig Lieferantenrechnungen verarbeiten und die manuelle Dateneingabe reduzieren möchten und gleichzeitig die volle Kontrolle über ihre Buchhaltungsdatensätze behalten möchten. Alle Entwürfe, die vom Zahlungsagent erstellt wurden, erfordern vor der Buchung eine manuelle Überprüfung und Genehmigung.

Hochrisikoaktionen: Der Agent behandelt die Erstellung von Kreditoren und die Umwandlung von Entwürfen in Einkaufsrechnungen als Hochrisikoaktionen, die eine obligatorische menschliche Genehmigung erfordern, bevor mit ihnen fortgefahren wird.

Wie wurde der Verbindlichkeitsagent bewertet? Welche Metriken werden verwendet, um die Leistung zu messen?

Der Verbindlichkeits-Agent wurde durch umfangreiche manuelle und automatisierte Tests bewertet, die sowohl Genauigkeit als auch Sicherheit abdecken.

Für Genauigkeitstests wurde der Agent auf Hunderten von Rechnungsszenarien getestet, die unterschiedliche Lieferanten, Rechnungsformate und Komplexitäten bei den Posten abdecken. Die Tests haben gemessen, wie genau das System Rechnungsdaten extrahierte, Lieferanten zuordnete und im Vergleich zu menschlichen Prüfern geeignete Kontenklassifizierungen vorschlug.

Für Sicherheitstests wurden die Antworten des Agenten auf potenziell schädliche Inhalte, gegnerische Eingaben und Versuche zur Manipulation des KI-Systems ausgewertet. Dazu gehörten Tests mit bösartigen Rechnungsinhalten und Benutzeranweisungen zur Umgehung von Sicherheitsmaßnahmen.

Die Agentleistung wird durch Benutzerfeedback und automatisierte Qualitätsprüfungen auf allen verarbeiteten Rechnungen überwacht.

Was sind die Einschränkungen des Zahlungsagents? Wie können Benutzende die Auswirkungen von diesen Einschränkungen eindämmen?

• Dateiformat- und Sprachunterstützung: Der Agent funktioniert nur mit PDF-Rechnungen – andere Dateiformate werden nicht unterstützt. Die Rechnungen müssen per E-Mail an überwachte Postfächer eintreffen, Benutzer können Dateien nicht direkt hochladen. Der Agent unterstützt nur Englisch.

• AI-generierte Inhaltsgenauigkeit: Der Verbindlichkeits-Agent schreibt Vorschläge auf klare Weise, aber die generierten Kontoklassifizierungen und Kreditorenabgleiche können ungenau sein. Das System kann den geschäftlichen Kontext nicht verstehen oder die Genauigkeit nicht so bewerten wie Menschen, daher sollten Sie immer überprüfen, was es vorschlägt und Ihr Urteil anwenden, bevor Sie einen Entwurf genehmigen.

• Datenabhängigkeiten: Kontovorschläge verbessern sich mit historischen Transaktionsdaten. Unternehmen mit eingeschränkter Transaktionshistorie erhalten weniger automatisierte Vorschläge, da der Agent aus früheren Rechnungen und Buchhaltungsentscheidungen lernt.

• Volumenbeschränkungen: Der Verbindlichkeits-Agent verarbeitet bis zu 100 E-Mails pro Tag und bis zu 50 E-Mails in einem Batch. PDF-Anlagen müssen 5 MB oder kleiner sein und maximal 10 Seiten enthalten. Bei der Verarbeitung mit hohem Volumen kann es zu Verzögerungen bei Spitzenauslastungsperioden kommen.

Um diese Einschränkungen zu beheben, überprüfen Sie immer Entwürfe vor der Genehmigung, und pflegen Sie gute Lieferanten- und Diagramme von Kontendaten in Business Central.

Welche Betriebsfaktoren und -einstellungen ermöglichen effektive und verantwortungsvolle Nutzung des Zahlungsagenten?

• E-Mail-Konfiguration: Richten Sie eine dedizierte E-Mail-Adresse für Kreditorenrechnungen ein, die der Verbindlichkeits-Agent überwacht. Dadurch wird sichergestellt, dass nur legitime Geschäftsrechnungen verarbeitet und klare Überwachungspfade bereitgestellt werden.

• Benutzerberechtigungen und ‑kontrollen: Der Verbindlichkeits-Agent arbeitet im Standardsicherheitsmodell von Business Central mit zusätzlichen Schutzmaßnahmen für autonome Agents. Beim Einrichten des Agents weisen Administratoren bestimmte Benutzerprofile und Berechtigungssätze zu, die genau definieren, auf was der Agent zugreifen und ändern kann. Benutzer können konfigurieren, welche anderen Benutzer Rechnungsverarbeitungsaufgaben an den Agent delegieren können. Der Agent kann nur auf Daten innerhalb dieser vordefinierten Grenzen zugreifen und die ihm erteilten Berechtigungen nicht überschreiten.

• Überprüfungs- und Genehmigungsprozess: Überprüfen Sie immer Entwürfe vor der Genehmigung. Der Verbindlichkeits-Agent erstellt Entwürfe, stellt aber niemals automatisch Rechnungen ab. Das System bietet detaillierte Informationen zu seinen Vorschlägen und Gründen, die Ihnen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen.

• Datenqualität: Verwalten Sie genaue Lieferanteninformationen und ein Diagramm von Konten in Business Central. Die Vorschläge des Systems verbessern sich, wenn Ihre Stammdaten vollständig und aktuell sind.

• Überwachung und Feedback: Achten Sie auf Benachrichtigungen des Verbindlichkeits-Agent, wenn er Hilfe benötigt. Geben Sie Feedback zu Vorschlägen, um die Systemgenauigkeit im Laufe der Zeit zu verbessern.

• Benutzersteuerungsmechanismen: Benutzer können Agentaufgaben jederzeit während der Verarbeitung beenden und den automatischen E-Mail-Überprüfungsschritt überspringen, um die Verarbeitung bei Bedarf zu beschleunigen. Der Agent stellt klare Benachrichtigungen bereit, wenn er Unterstützung oder Genehmigung benötigt.

• Administratorensteuerung: Administratoren können den Kreditoren-Agent jederzeit pro Unternehmen deaktivieren. Das Feature berücksichtigt alle vorhandenen Business Central-Sicherheitsberechtigungen und Genehmigungsworkflows.

Wie gebe ich Feedback zum Zahlungssachbearbeiter?

Ihr Feedback trägt dazu bei, die Genauigkeit und Nützlichkeit des Zahlungsberaters zu verbessern. Business Central bietet integrierte Feedbackoptionen direkt auf der Benutzeroberfläche, in der Sie vom Agent generierte Inhalte überprüfen.

• Daumen hoch/runter Feedback: Wenn Sie zu einem Entwurf navigieren, der vom Verbindlichkeits-Agent erstellt wurde, sehen Sie Daumen hoch und Daumen runter neben den von der KI ausgefüllten Zeilen. Verwenden Sie die Daumen nach oben, wenn Sie mit den Vorschlägen des Agent zufrieden sind. Wählen Sie "Gefällt mir nicht", wenn Sie mit den Ergebnissen nicht zufrieden sind.

• Detailliertes Feedback: Wenn Sie Daumen nach unten auswählen, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie bestimmtes Feedback an Microsoft übermitteln können. Sie können das Problem kategorisieren als: ungenau, anstößig/unangemessen für den Arbeitsplatz oder anderes. Anschließend können Sie weitere Details dazu angeben, was in einem Textfeld schief gelaufen ist. Vermeiden Sie die Einbeziehung persönlicher oder vertraulicher Informationen in Ihr Feedback.

• Datenschutzhinweis: Wenn Sie Feedback übermitteln, wird es verwendet, um Microsoft-Produkte und -Dienste zu verbessern. It-Administratoren Ihrer Organisation können Ihre Feedbackdaten anzeigen und verwalten.

Für technische Probleme oder Fragen zur Einrichtung und Konfiguration wenden Sie sich über Ihre standardmäßigen Business Central-Supportkanäle an den Microsoft-Support.

Welche Daten sammelt Microsoft und wie wird sie verwendet?

Die Microsoft-Datenschutzbestimmungen gelten für Dynamics 365 Business Central und andere Microsoft-Produkte und -Dienste. Die folgenden Informationen bieten zusätzliche Transparenz darüber, welche Daten gesammelt werden und wie sie verwendet werden, wenn Sie auf die Copilot- und Agent-Features von Microsoft in Business Central zugreifen.

• Diagnosedaten: Alle Eingabeaufforderungen (Eingaben) und Antworten (Ausgaben) werden für einen Zeitraum von 20 Tagen sicher in Business Central gespeichert, um die Beantwortung von Supportanfragen zu erleichtern. Diese Diagnosedaten werden zusammen mit Ihren Business Central-Unternehmensdaten innerhalb derselben geografischen und Compliancegrenze gespeichert. Die Daten werden nicht für Datenbankkontingente gezählt. Aufforderungen und Antworten können Unternehmensdaten und personenbezogene Daten umfassen. Auf die Daten kann nur von Microsoft-Mitarbeitern als Teil einer Kundensupportanfrage zugegriffen werden. Organisationen, die Kunden-Lockbox-Richtlinien implementieren, erhalten eine Datenzugriffsanforderung für ihre Genehmigung, bevor Microsoft im Rahmen einer Supportanfrage auf diese Daten zugreifen kann. Erfahren Sie mehr über lockbox in Business Central Security.

  Microsoft verwendet keine Unternehmensdaten, Eingabeaufforderungen oder Antworten zum Trainieren von KI-Modellen. Erfahren Sie mehr in Dynamics 365-Ausdrücken für Azure OpenAI-basierte Features.

• Nutzungsdaten: Microsoft sammelt die Mindestdaten, die erforderlich sind, um den Business Central-Dienst zu betreiben und zu verbessern, einschließlich anonymisierter Daten über Ihre Nutzung von KI. Nutzungsdaten enthalten keine Eingabeaufforderungen (Eingaben) oder Antworten (Ausgaben) und enthalten keine Kundendaten oder personenbezogene Daten.

• Feedback: Microsoft sammelt Feedback, das Benutzer mithilfe der Symbole "Gefällt mir" (Daumen nach oben) oder "Gefällt mir nicht" (Daumen nach unten) in der Benutzeroberfläche bereitstellen. Wenn Sie Feedback geben, zeichnen wir auf, ob Ihnen etwas gefällt oder nicht gefällt, den Grund für das Nichtgefallen (falls Sie einen angeben), und auf welches KI-Feature sich Ihr Feedback bezieht.

  Wir erfassen Ihre Eingabeaufforderung (Eingabe) oder die KI-Antwort (Ausgabe) nicht automatisch, wenn Sie Feedback geben.

Wie zeigt mir der Zahlungsagent, was er gerade macht?

• Autonome Agent-Schnittstelle: Der Verbindlichkeits-Agent verwendet ein dediziertes Seitenpanel in Business Central, das für Interaktionen mit autonomen Agenten konzipiert ist. Dieses Panel unterscheidet sich von anderen Business Central-Features und identifiziert eindeutig, wenn Sie mit einem KI-Agent interagieren.

• Real-Time Sichtbarkeit: Während der Agent arbeitet, können Sie den Fortschritt, die Überlegungen und Entscheidungen im Seitenbereich sehen. Das System erklärt, warum es bestimmte Lieferanten-Übereinstimmungen oder Kontovorschläge gemacht hat.

• Vollständige Zeitachse: Nach der Verarbeitung erhalten Sie eine detaillierte Zeitachsenansicht, in der jeder Schritt angezeigt wird, den der Agent ausgeführt hat, einschließlich des Empfangs der E-Mail, extrahierter Daten, getroffener Entscheidungen und erstellter Entwürfe. Die Zeitleiste bietet volle Transparenz über die autonomen Aktionen des Agenten.

• Eindeutige KI-Offenlegung: Alle vom Agent generierten oder vorgeschlagenen Inhalte sind eindeutig als KI-generiert gekennzeichnet. Sie wissen immer, wenn Sie vom Agent erstellte Inhalte im Vergleich zu von Menschen eingegebenen Daten überprüfen.

Informationen zum Thema

Verbindlichkeitsagent – Überblick
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