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Verbindlichkeitsagent – Überblick

Der Verbindlichkeits-Agent löst eine jahrzehntelange Herausforderung: die End-to-End-Verarbeitung von Kreditorenrechnungen. Die Verarbeitung von Kreditorenrechnungen führt häufig zu Engpässen und erfordert Buchhaltungskenntnisse sowie die Zuordnung von Daten und Geschäftsregeln, um Rechnungen korrekt erfassen zu können.

Das Kernziel des Verbindlichkeits-Agent ist einfach: Buchhaltungskenntnisse zu erwerben und bei der korrekten Erfassung von Rechnungen zu helfen, um im Idealfall Engpässe in der Kreditorenbuchhaltung zu beseitigen, damit die Finanzunterstützung das Unternehmenswachstum nicht verlangsamt. Der Agent benötigt fast keine Einrichtung, sondern nur die Konfiguration und Aktivierung.

Der Verbindlichkeits-Agent überwacht Postfächer auf eingehende Kreditorenrechnungen, verwendet KI zur Analyse des Rechnungsinhalts und zeigt den Agentenbetreuern Rechnungsentwürfe zur Überprüfung. Im Idealfall nehmen die Benutzer nur wenige oder gar keine Korrekturen vor, bevor sie Entwürfe fertigstellen, sodass die Rechnungen zur Genehmigung und Buchung bereit sind.

Hinweis

Dieses Copilot-Feature wurde nur in Englisch überprüft und wird nur in Englisch unterstützt. Obwohl er in anderen Sprachen verwendet werden kann, funktioniert er dann möglicherweise nicht wie vorgesehen. Die Sprachqualität kann je nach Benutzerinteraktion oder Systemeinstellungen variieren, was sich auf die Genauigkeit und der Benutzererfahrung auswirken kann. Weitere Informationen zur geografischen und zur Verfügbarkeit von Sprachen finden Sie unter Internationale Verfügbarkeit von Copilot.

Verbindlichkeitsagent-Prozessablauf

Der Ende-zu-Ende-Prozess, der vom Verbindlichkeitsagent verarbeitet wird, ist in der folgenden Abbildung dargestellt. Der tatsächliche Flow kann je nach Faktoren wie der Klarheit der analysierten Rechnungsdetails, dem vorhandenen Einkaufsrechnungsverlauf und Blockierungsproblemen variieren.

Zeigt den Verbindlichkeitsagent-Flow

Die gestrichelten Schritte in der Abbildung stellen Schritte dar, die je nach Konfiguration optional sein sollen. In der öffentlichen Vorschauversion sind diese Schritte nicht optional.

  1. Kreditor oder Mitarbeiter: Der Kreditor sendet eine E-Mail an ein Postfach, das vom Agent überwacht wird. Alternativ leitet ein Mitarbeiter eine Kreditorenrechnung an das Postfach weiter.
  2. Verbindlichkeitsagent: Holt ungelesene E-Mails im überwachten Postfach ab. Anschließend wird die E-Mail importiert und für jeden PDF-Anhang, sofern vorhanden, ein Posten in der Tabelle Eingehende E-Belege erstellt.
  3. Agent-Vorgesetzter: Überprüft die E-Mail und die PDF-Datei, falls welche angehängt wurden.
  4. Verbindlichkeitsagent: Extrahiert Rechnungsinformationen aus der PDF-Datei mithilfe von Azure Document Intelligence.
  5. Verbindlichkeitsagent: Identifiziert einen Kreditor in Business Central basierend auf den extrahierten Rechnungsinformationen.
  6. Agent-Vorgesetzter: Kann den Agent bei der Identifizierung des Kreditors unterstützen, wenn der Agent nicht sicher den richtigen Kreditor identifizieren kann. Der Agenten-Supervisor kann den Agent anweisen, den Kreditor zu erstellen, wenn er es vorzieht, dass der Agent die Kreditoreninformationen basierend auf den OCR-extrahierten Kreditorendetails vorab ausfüllt.
  7. Verbindlichkeitsagent: Der Agent versucht, den Kreditor zu erstellen, und verwendet die verfügbaren OCR-extrahierten Kreditorendetails, um so viele Felder wie möglich auf der Kreditorenkarte auszufüllen.
  8. Agent-Vorgesetzter: Wird aufgefordert, den neu erstellten Kreditor zu überprüfen, der für die Verarbeitung gesperrt ist, bis die Blockierung durch einen relevanten Stakeholder aufgehoben wird.
  9. Verbindlichkeitsagent: Verwendet KI, um Rechnungsdetails basierend auf den extrahierten Rechnungsinformationen vorzuschlagen.
  10. Agent-Vorgesetzter: Kann die vorgeschlagenen Rechnungsdetails in einem Einkaufsbelegentwurf überprüfen, bestätigen oder ändern, abhängig von den Einstellungen der Agent-Konfiguration und dem Vertrauen des Agenten in die Vorschläge.
  11. Verbindlichkeitsagent: Schließt den Einkaufsbelegentwurf in einer Einkaufsrechnung ab. Den Benutzern wird die Rechnung jetzt in der Liste Einkaufsrechnungen angezeigt.

E-Mail-Überwachung

Der Agent verwendet einen internen E-Mail-Dispatcher, der als Hintergrund-Aufgabe ausgeführt wird, um ein bestimmtes Postfach kontinuierlich auf eingehende Kreditorenrechnungen als PDF-Belege zu überwachen. Der Dispatcher veranlasst den Agent, Aufgaben auszuführen, und importiert dann den PDF-Beleg in Eingehende E-Belege.

Jeder PDF-Beleg, der in einer E-Mail gefunden wird, wird zu einem Posten in Eingehende E-Belege. Wenn sich also mehrere PDF-Anhänge in derselben E-Mail befinden, wird für jeden von ihnen ein Posten in Eingehende E-Belege erstellt. Jeder Posten wird von einer eigenen Agent-Aufgabe bearbeitet.

Verwenden Sie ein freigegebenes Postfach, um Rechnungen zu verwalten und Störungen zu minimieren.

Der Agent verarbeitet alle E-Mails, die an das überwachte Postfach gesendet werden. Es wird empfohlen, ein freigegebenes Postfach zu verwenden, das Sie als nur internes Postfach beibehalten und dieses Postfach nicht für Ihre Anbieter verfügbar machen. Die Wahl ist Ihre. Indem Sie jedoch keine Rechnungen an Lieferanten weitergeben, ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitern, potenziellen Betrug zuerst zu überprüfen und zu identifizieren, während sie gleichzeitig den Agenten von überflüssigen Informationen entlasten. Es wird empfohlen, ein gemeinsames Postfach in Microsoft 365 einzurichten, Mitglieder Ihres Kreditorenteams zu diesem Postfach hinzuzufügen und dieses als das Postfach zu verwenden, das vom Kreditoren-Agent überwacht wird. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines freigegebenen Postfachs.

Hinweis

Verwenden Sie ein ausgewiesenes Postfach für den Empfang von Kreditorenrechnungen. Wenn andere Agenten, wie z. B. der Verkaufsauftragsagent, das gleiche Postfach verwenden, kann dies zu Konflikten mit dem Besitz eingehender E-Mails führen.

Vorsicht

Ein Grundprinzip des Verbindlichkeitsagent ist es, alle E-Mails zu importieren, nicht nur diejenigen, die PDF-Dateien enthalten. Ergreifen Sie Maßnahmen, um sicherzustellen, dass der Agent prozessual den vollständigen Besitz des Postfachs hat und Benutzer E-Mails nicht versehentlich lesen oder entfernen können:

  • Das überwachte Postfach sollte nur in Business Central beaufsichtigt werden
  • Benutzer sollten nicht von Outlook aus auf das überwachte Postfach zugreifen.
  • Verwenden Sie nach Möglichkeit ein freigegebenes Postfach.

Infolgedessen werden E-Mails ohne PDFs als Agent-Aufgaben angezeigt und benötigen Agentenaufseher, um zu entscheiden, wie sie behandelt werden sollen. PDF-Dateien, die nicht als Rechnungen erkannt werden, werden als unbekannter Belegtyp markiert. Sie können diese Belege filtern, indem Sie auf der Seite Eingehende E-Belege die Ansicht Unbekannter Belegtyp wählen und sie dann entfernen. Auf diese Weise können Sie auch nicht unterstützte Dateien entfernen, die in diesem Postfach empfangen wurden.

Zeigt die Ansicht „Unbekannter Belegtyp“ auf der Seite „Eingehende E-Belege“ an

Extraktion von Rechnungsdaten

Die PDF-Datei wird zur OCR-Datenextraktion (Optischer Zeichenerkennung) mit Azure Document Intelligence gesendet, und das Ergebnis wird im selben E-Document-Datensatz gespeichert.

Der Agent hilft bei der Kategorisierung importierter PDF-Belege, wenn nicht sicher ist, ob es sich bei dem PDF-Beleg um eine Kreditorenrechnung handelt. Sie können diese Belege in Eingehende E-Belege anhand von Unbekannter Belegtyp identifizieren.

Entwerfen von Rechnungsdetails

Wenn der Agent ein PDF-Dokument mit hoher Sicherheit als gültige Kreditorenrechnung einstuft, identifiziert er zunächst den Kreditoren, um den Entwurf für die Einkaufsrechnung zu erstellen. In diesem Prozess benötigt der Agent möglicherweise die Hilfe eines Agent-Vorgesetzten, wenn er den richtigen Kreditor nicht sicher identifizieren kann. Wenn der Agent den Anbieter nicht identifizieren konnte, kann der Agent-Betreuer den Agenten anweisen, den Anbieter in ihrem Auftrag zu erstellen, indem er die Anweisungen an das Agent-Feld auf der Registerkarte " Agentaufgaben " im Bereich "Copilot" verwendet.

Der Agent stoppt, wenn er den Kreditor nicht identifizieren kann:

Der Kreditor wird vom Agent nicht identifiziert.

Vorgesetzte des Agenten können den Agent anweisen, den Kreditor zu erstellen, indem sie die OCR-Daten als Eingabe verwenden:

Der Agent wird angewiesen, den Kreditor zu erstellen

Sie können weitere Anweisungen bereitstellen, indem Sie eine der vorgeschlagenen Aktionen auswählen oder ihre eigenen Anweisungen im Feld " Anweisungen eingeben" eingeben. Nachdem Sie eine dieser Optionen ausgewählt haben, wählen Sie Bestätigen aus. Im obigen Beispiel ist die Anweisung Kreditor erstellen ausgewählt. Weitere Informationen finden Sie unter "Anweisungen für den Agent".

Wenn der Agent den Kreditor erstellt hat, wird er den Agent-Vorgesetzten auffordern, den neu erstellten Kreditor zu überprüfen:

Der Vorgesetzte des Agent wird gebeten, den Kreditor zu überprüfen

Wenn der Agent-Betreuer die Kreditorenkarte öffnet, kann er die vom Agent festgelegten Felder leicht identifizieren und die restlichen Felder nach Bedarf ausfüllen. Wenn Sie möchten, dass der Agent sofort mit der aktuellen Rechnung arbeitet, heben Sie die Blockierung des Kreditors mithilfe des Felds Gesperrt auf der Kreditorenkarte auf.

Hinweis

Wenn der Agent einen neuen Kreditor erstellt, wird das Feld Gesperrt auf der Kreditorenkarte auf Alle festgelegt. Durch dieses Verhalten wird sichergestellt, dass die ordnungsgemäße Verarbeitung der Kreditorengenehmigung erfolgen kann. In der Regel werden Kreditoren und ihre Bankkonten genehmigt, indem man mit dem Kreditor kommuniziert und die Finanzabteilung des Kreditors persönlich kontaktiert. Vielerorts ist diese Maßnahme Voraussetzung für ein erfolgreiches Audit. Wenn Sie also den neu erstellten Kreditor in einem gesperrten Zustand belassen, wird sichergestellt, dass keine Fakturierung erfolgen kann, bis die Blockierung des Kreditors aufgehoben wurde. Der Agent selbst bietet keine Funktionen für Kreditorengenehmigungen.

Nachdem Sie im Bereich "Copilot" die Option " Bestätigen" im Bereich " Agentaufgaben " ausgewählt haben, versucht der Agent erneut, den Anbieter zu identifizieren, der nun erfolgreich sein sollte, da er soeben erstellt wurde, da Sie die Blockierung des Anbieters aufgehoben haben.

Nachdem der Agent den Kreditor identifiziert hat, beginnt er mit der Verarbeitung der Rechnungsdetails auf Zeilenebene. Der Agent verwendet verschiedene Methoden, um die bestmöglichen Details zu formulieren. Er kann z. B. KI, die Historie von Kreditorenrechnungen, die Zuordnung von Text zu Finanzbuchhaltung, Artikelreferenzen und vieles mehr verwenden. Der Agent zeichnet alle Entwurfsdetails für die spezifische Kreditorenrechnung in einem Einkaufsbelegentwurf auf, der sich auf den eingehenden E-Beleg bezieht. Sie können über das eingehende E-Dokument auf diesen Entwurf zugreifen, wenn Sie nicht mit dem Agent interagieren. Er ist auch auf der Agent-Registerkarte Aufgaben des Copilot-Bereichs verknüpft, wenn ein Agent-Vorgesetzter beteiligt ist.

Finalisieren des Einkaufsbelegentwurfs

Im Entwurf für Einkaufsbeleg werden dem Benutzer die Entwurfsdetails des Agenten angezeigt und der Agent erklärt, warum er bestimmte Feldwertvorschläge gemacht hat. Der Entwurf hilft den Benutzern, mehr über die Argumentation des Agent zu erfahren und zu entscheiden, ob die Entwurfsdetails angepasst werden sollen, bevor der Entwurf fertiggestellt wird.

In jedem Abschnitt werden Hinweise darauf angezeigt, wie viele Felder überprüft werden sollten:

Der Agent zeigt Hinweise an, wie viele Felder überprüft werden sollen

Jedes Feld, in dem eine Überprüfung erforderlich ist, hat einen Tipp, der die Gründe des Agenten für das Festlegen des Feldwerts beschreibt:

Agent zeigt Gründe für das Festlegen des Feldwerts an

Diese Tipps helfen Ihnen, Vertrauen in die Arbeit des Agent zu gewinnen, und wenn Sie mit der Überprüfung fertig sind, stellen Sie die Rechnung fertig. Nach dem Abschließen eines Einkaufsentwurfs wird eine Einkaufsrechnung erstellt, die auf dem Entwurf basiert. Nachdem Sie einen Entwurf fertiggestellt haben, ist er mit der Einkaufsrechnung verknüpft und kann nicht mehr bearbeitet werden. Der Entwurf bleibt bestehen, solange die Einkaufsrechnung besteht.

Aktivierung und Konfiguration

Der Agent ist in Business Central verfügbar und steht Ihnen zur Verfügung. Informationen zur Aktivierung finden Sie unter Verbindlichkeitsagent – Einrichtung . Dort erfahren Sie, wie Sie den Verbindlichkeitsagent für die Agent-Vorgesetzten einrichten, die mit dem Agent zusammenarbeiten sollen.

Abrechnung der Nutzung

Der Verbindlichkeitsagent verwendet Copilot-Gutschriften für KI-Aktivitäten, die je nach Komplexität der Aktivität Gebühren verursachen können. Bevor Sie den Agent verwenden, richten Sie ein Abrechnungsmodell für Ihre Business Central-Umgebung ein. Mehr erfahren Sie in unter Verbrauchsabhängige Abrechnung verwalten.

Allgemeine Agent-Operationen

Der Verbindlichkeitsagent wird autonom im Hintergrund ausgeführt, wobei KI verwendet wird, um seine Aufgaben zu erledigen, während die Benutzer über die wichtigsten Schritte informiert und bei Bedarf einbezogen werden. In bestimmten Szenarien kann eine Beteiligung erforderlich sein. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Benutzer vom Agent erstellte Entwürfe von Kreditorenrechnungen auf Basis von festgelegten Einstellungen prüfen.

Konzeptionell interagiert der Agent mit Business Central-Funktionen wie ein Business Central-Benutzer. Der Agent erhält allgemeine Anweisungen in natürlicher Sprache, die beschreiben, wie Kreditorenrechnungen zu verarbeiten sind. Er verwendet Benutzeroberflächenmetadaten wie Beschriftungen, Schnellinfos und andere Eigenschaften zusammen mit Daten auf den Business Central-Seiten und eigene Anweisungen, um jeden Schritt zu bestimmen, der zum Abschließen der Aufgabe erforderlich ist. Ausgehend vom vorgesehenen Rollencenter geht der Agent durch Seiten, wählt Benutzeroberflächenaktionen aus und gibt Daten wie ein Benutzer ein. Dieser Ansatz ermöglicht es dem Agent, flexibel und anpassungsfähig zu bleiben, da seine Interaktionsoberfläche und seine Schritte nicht fest codiert sind. Stattdessen bestimmt die KI sie basierend auf dem Kontext jedes Schrittes.

Diese Flexibilität ermöglicht es dem Agent, relevante benutzerdefinierte Felder und Aktionen zu erkennen und mit ihnen zu interagieren. Er kann auch versuchen, Validierungsfehler automatisch zu beheben, indem angezeigte Fehlermeldungen verarbeitet und die Eingabe angepasst wird.

Kunden- und Business Central Nutzerbeteiligung

Agentenbetreuer können die Schritte des Agent, importierte PDF-Rechnungen und die entworfenen Einkaufsrechnungsdetails prüfen. Sie können die Daten, die der Agent eingibt, leicht mit den Daten aus der Geschäftslogik von Business Central und den importierten OCR-Daten vergleichen und den Entwurf der Einkaufsrechnung wie gewünscht ändern.

Der Agent bezieht bestimmte Business Central-Benutzer ein, die Agent-Supervisoren oder Aufseher genannt werden, wenn er sich nicht sicher ist, wie die Rechnung registriert werden soll. Zum Beispiel, wenn der Kreditor nicht mit Sicherheit identifiziert werden kann.

Berechtigungen und Profile

Der Agent arbeitet in den Berechtigungen und im Profil (Rolle), die der Administrator zuweist. Mehr erfahren Sie unter Agentenberechtigungen und Benutzerzugriff verwalten.

Einschränkungen

Die folgenden Einschränkungen gelten für den Zahlungsvermittler:

Featurebeschränkungen

Der Verbindlichkeiten-Agent unterstützt derzeit nicht die folgenden Funktionen:

  • Bestellabgleich
  • Genehmigungsflows
  • Erkennung von Anomalien

Dokument- und Verwendungseinschränkungen

Die folgenden Einschränkungen gelten für die Dokumentverarbeitung und die tägliche Nutzung:

  • Der Agent verarbeitet PDF-Dateien nicht mit mehr als 10 Seiten.
  • Der Agent verarbeitet keine PDF-Dateien, die größer als 5 MB sind.
  • Der Agent verarbeitet nicht mehr als 100 E-Mails pro Tag.
  • Der Agent verarbeitet nicht mehr als 500 Rechnungen pro Tag.

Nächste Schritte

Copilot- und Agentenfunktionen konfigurieren
Häufig gestellte Fragen zur verantwortungsvollen KI für Verbindlichkeitsagent

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