Aussagekräftige Power Platform-Anwendungsfälle konzipieren und vorstellen

Die Investition in Power Platform kostet Zeit und Ressourcen. Die Identifizierung von Bereichen, in denen die Plattform die Effizienz steigert, Kosten senkt und die Entscheidungsfindung verbessert, hilft Unternehmen, das volle Potenzial der Technologie auszuschöpfen. Zu den hochwertigen Anwendungsfällen gehören häufig die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, die Bereitstellung von Echtzeit-Dateneinblicken und die Rationalisierung von Prozessen, die gemeinsam die Produktivität und Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter steigern.

Workshops zur Lösungsfindung sind ein effektiver Weg, um hochwertige Anwendungsfälle aufzudecken, indem sie Stakeholder zusammenbringen, um gemeinsam Möglichkeiten zu erkunden und Lösungen zu definieren. Dieser Artikel führt Sie durch die Organisation solcher Workshops und die Aktivitäten, die mit der Identifizierung und Ausarbeitung aussagekräftiger Anwendungsfälle verbunden sind.

Workshop zu Lösungen organisieren

Dieser Abschnitt bietet einen Ansatz für die Organisation von Workshops zur Lösungsfindung.

1. Ziele und Umfang definieren: Legen Sie klare Ziele für den Workshop fest. Versuchen Sie, einen bestimmten Prozess zu verbessern, Möglichkeiten zur Nutzung neuerer Technologien zu erkunden oder das Kundenerlebnis zu verbessern? Definieren Sie den Umfang des Workshops, einschließlich der zu behandelnden Geschäftsbereiche und der erwarteten Ergebnisse.
2. Stakeholder ermitteln und einladen: Ermitteln Sie die wichtigsten Stakeholder basierend auf den Zielen des Workshops. Zu dieser Gruppe gehören Führungskräfte, IT-Experten und Endbenutzer. Eine so vielfältige Gruppe bietet einen umfassenden Überblick über die Bedürfnisse der Organisation. Richten Sie sich je nach Umfang an eine bestimmte Abteilung oder das gesamte Unternehmen, um eine breite Palette von Erkenntnissen und Perspektiven zu sammeln.
3. Einladung und Kommunikation: Versenden Sie rechtzeitig Einladungen, und nennen Sie klar und deutlich Zweck, Agenda und erwartete Ergebnisse des Workshops.
4. Materialien für den Workshop erstellen: Stellen Sie den Teilnehmern relevante Hintergrundinformationen zur Verfügung, z. B. zu vorhandenen Power Platform-Lösungen in Ihrer Organisation. Bereiten Sie Vorlagen für Brainstorming, Priorisierung und Dokumentation vor. Tools wie Whiteboards, Haftnotizen und Microsoft Whiteboard können den Prozess unterstützen.
5. Moderator auswählen: Bestimmen Sie jemanden für die Leitung und Steuerung des Workshops. Diese Person ist dafür verantwortlich, die Regeln zu erklären, Zeitlimits festzulegen, die Teilnehmer durch jede Phase zu führen und Diskussionen zu moderieren.

Identifizieren Sie hochwertige Anwendungsfälle

Identifizieren Sie zunächst Anwendungsfälle, indem Sie die Workshop-Teilnehmer bitten, einen Elevator Pitch ihrer Idee vorzubereiten. Abhängig von der Anzahl der Teilnehmer können Sie diese vor dieser Aktivität in Gruppen aufteilen. Das Ziel der Elevator Pitch-Aktivität ist es, ein spezifisches Problem innerhalb der Organisation zu ermitteln, das durch eine Power Platform-Lösung gelöst werden kann, und einen überzeugenden Pitch für die Idee zu entwickeln.

Bereiten Sie eine Vorlage vor, die die Workshop-Teilnehmer auffordert:

1. Die Idee zu benennen: Beginnen Sie damit, der Idee einen Namen zu geben. Ein einprägsamer Name erregt Aufmerksamkeit und macht den Pitch ansprechend.
2. Einen wichtigen Prozess zu ermitteln: Denken Sie an einen wichtigen Prozess innerhalb der Organisation. Erklären Sie den Prozess und warum er wichtig ist. Diese Übung legt den Kontext für die Idee fest und betont die Bedeutung des zu lösenden Problems.
3. Die Herausforderungen hervorzuheben: Ermitteln Sie die Herausforderungen, die mit diesem Prozess verbunden sind. Gibt es Schritte, bei denen häufig menschliche Fehler auftreten? Gibt es Inkonsistenzen, die sich auf die Effizienz auswirken? Beschreiben Sie diese Schwierigkeiten deutlich, um die Notwendigkeit einer autonomen Lösung zu betonen.
4. Lösung vorzustellen: Entwickeln Sie eine Power Platform-Lösung, mit denen sich die Herausforderungen des Prozesses lösen lassen. Beschreiben Sie, was die Lösung macht und wie sie funktioniert. Verwendet sie Flows zur Automatisierung fehleranfälliger Prozesse? Erleichtert eine App den Zugriff auf Daten von überall? Dieser Abschnitt soll ein klares Bild der vorgeschlagenen Lösung vermitteln.
5. Die Vorteile zu erläutern: Heben Sie die Vorteile der Implementierung der Lösung hervor. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Zeitersparnis, Kostenreduzierung und verbesserte Genauigkeit. Denken Sie auch an andere Bereiche innerhalb der Organisation, die von einer ähnlichen Automatisierung profitieren könnten.

Beispiel-Pitch

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, finden Sie hier ein Beispiel für einen Pitch, das den Prozess veranschaulicht:

1. Name der Idee: Intelligente Ausgabenverfolgung
2. Wichtiger Prozess: Die Verwaltung von Spesenabrechnungen stellt sicher, dass Mitarbeitern geschäftsbezogene Ausgaben erstattet werden, und trägt dazu bei, genaue Finanzunterlagen zu führen. Der derzeitige manuelle Prozess ist jedoch zeitaufwändig und fehleranfällig.
3. Herausforderungen:
   • Manuelle Dateneingabe: Mitarbeiter geben Ausgaben manuell in Tabellen ein, was häufig zu Fehlern und Inkonsistenzen führt.
   • Genehmigungsverzögerungen:Der Genehmigungsprozess ist langsam, da Manager jeden Bericht einzeln überprüfen und genehmigen müssen.
   • Mangelnde Transparenz: Finanzteams haben Schwierigkeiten, Echtzeiteinblicke in Ausgabendaten zu erhalten, was es schwierig macht, Budgets effektiv zu verwalten.
4. Lösung:
   • Automatisierte Cloud-Flows: Die intelligente Ausgabenverfolgung verwendet Power Automate-Cloud-Flows, um den gesamten Spesenabrechnungsprozess zu automatisieren. Die Mitarbeiter reichen ihre Ausgaben über eine benutzerfreundliche App ein, die die Einträge automatisch kategorisiert und validiert.
   • Power App-App: Die App bietet den Mitarbeitern eine nahtlose Schnittstelle zum Hochladen von Belegen, und ein AI Builder-Modell extrahiert die relevanten Daten, was den Mitarbeitern die manuelle Eingabe von Ausgabendetails erspart. Mit der App können Mitarbeiter auch den Status ihrer Berichte verfolgen. Manager erhalten automatisierte Benachrichtigungen für Genehmigungen, und Finanzteams greifen auf Echtzeit-Dashboards zu, um Ausgaben zu überwachen.
5. Vorteile:
   • Zeitersparnis: Durch die Automatisierung des Spesenabrechnungsprozesses reduziert sich die Zeit, die Mitarbeiter für die Dateneingabe und Manager für Genehmigungen aufwenden.
   • Höhere Genauigkeit: Automatisierte Validierungsprüfungen minimieren Fehler und Inkonsistenzen in Spesenabrechnungen.
   • Verbesserte Transparenz: Echtzeit-Dashboards bieten Finanzteams aktuelle Einblicke in Ausgabendaten und ermöglichen so eine bessere Budgetverwaltung.
   • Skalierbarkeit: Die Lösung kann leicht auf andere Abteilungen oder Prozesse skaliert werden, z. B. auf Reiseanträge oder Beschaffungsgenehmigungen, wodurch die organisatorische Effizienz weiter gesteigert wird.

Vorstellung der Anwendungsfälle

Sobald die Workshop-Teilnehmer potenzielle Anwendungsfälle identifiziert haben, besteht der nächste Schritt darin, sie ihre Ideen der Gruppe vorzustellen und sie durch gemeinsame Aktivitäten zu verfeinern. Jeder Teilnehmer stellt seinen Anwendungsfall vor und beschreibt das Problem, die vorgeschlagene Lösung und die potenziellen Auswirkungen. Die Gruppe gibt Feedback, stellt Fragen und schlägt Verbesserungen vor. Um die besten Ideen voranzubringen, stimmen die Teilnehmer über die Ideen der anderen ab, und die Ideen mit den meisten Stimmen gehen in die nächste Aktivität. In diesem Prozess werden nicht nur die Anwendungsfälle gründlich geprüft und entwickelt, sondern auch das gegenseitige Lernen zwischen den Teammitgliedern gefördert. Die Teilnehmer tauschen Fachwissen aus und erlernen neue Fähigkeiten, um sicherzustellen, dass die Anwendungsfälle robust, machbar und auf die Ziele des Workshops abgestimmt sind.

Anwendungsfälle verfeinern

Teilen Sie als Nächstes die Teilnehmer in kleine Gruppen auf. Jede Gruppe bewertet die vorgestellten Ideen auf der Grundlage von Stakeholdern, Zielen, Herausforderungen und Ergebnissen.

Ziel dieser Aktivität:

• Stimmen Sie sich auf die wichtigsten Stakeholder und Ziele ab.
• Identifizieren und mindern Sie die wichtigsten Herausforderungen.
• Definieren Sie Erfolgskennzahlen anhand von Ergebnissen.

Bereiten Sie Ausdrucke der Beispielliste der Stakeholder, Ziele, Herausforderungen und Ergebnisse vor, und verteilen Sie sie. Stellen Sie Marker, Haftnotizen und Vorlagen zum Dokumentieren von Diskussionen bereit.

Gruppen wählen Elemente aus der Liste aus und diskutieren die Relevanz der einzelnen Elemente für den Anwendungsfall unter Berücksichtigung der folgenden Kategorien:

• Ziele:
  • Primär: Ziele, die für den Erfolg des Anwendungsfalls essentiell sind.
  • Sekundär: Ziele, die wichtig, aber nicht von kritischer Bedeutung sind.
• Stakeholder:
  • Kritisch: Stakeholder, die einen wesentlichen Einfluss auf den Erfolg des Anwendungsfalls haben.
  • Einflussreich: Stakeholder, die den Anwendungsfall beeinflussen können, aber nicht so kritisch sind.
• Herausforderungen:
  • Hohe Auswirkung: Herausforderungen, die den Erfolg des Anwendungsfalls erheblich behindern könnten.
  • Überschaubar: Herausforderungen, die relativ einfach bewältigt werden können.
• Ergebnisse
  • Essentiell: Ergebnisse, die für den Erfolg des Anwendungsfalls unabdingbar sind.
  • Vorteilhaft: Ergebnisse, die einen Mehrwert schaffen, aber nicht unbedingt notwendig sind.

Gruppen weisen jedem Element auf der Grundlage ihrer Diskussion eine Wichtigkeitsstufe zu und dokumentieren die zugewiesenen Wichtigkeitsstufen und die Gründe für jede Entscheidung.

Das erwartete Ergebnis dieser Aktivität besteht darin, die wichtigsten Stakeholder und Ziele für den Anwendungsfall zu verstehen, die wichtigsten Herausforderungen und ihre potenziellen Auswirkungen zu identifizieren und mit der Definition konkreter Erfolgskennzahlen durch klar definierte Ergebnisse zu beginnen. Diese Ergebnisse bieten einen klaren Weg, um den Erfolg der vorgeschlagenen Lösungen zu messen.

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, finden Sie hier eine Liste mit Beispielen für Stakeholder, Ziele, Herausforderungen und Ergebnisse. Verfeinern Sie diese Liste basierend auf Ihren Zielen und stellen Sie sicher, dass sie den Teilnehmern zur Verfügung steht, z. B. in Form von Ausdrucken am jeweiligen Tag.

Präsentieren Sie Ihre Idee

Am Ende des Workshops stellt jede Gruppe ihre Lösungsideen und Überlegungen dem gesamten Workshop vor. Fördern Sie konstruktives Feedback und Diskussionen, um die Lösungen weiter zu verfeinern.

Nächster Schritt

Planen und führen Sie Hackathons durch, um die nächsten Schritte zu unternehmen und Ideen in Lösungen umzuwandeln.

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