Grundlegendes zur Verwendung und Aufbewahrung von Organisationsdaten in Microsoft 365

Sie können Organisationsdaten verwenden, um verschiedene Funktionen in Microsoft 365, Microsoft 365 Copilot und Viva-Anwendungen und -Diensten zu unterstützen.

Überprüfen Sie die folgenden Informationen, um zu verstehen, wie Organisationsdaten verwendet, gespeichert und gelöscht werden.

Datennutzung

Die von Ihnen hochgeladenen Organisationsdaten können von Viva, Microsoft 365-Diensten und nicht von Microsoft stammenden Diensten verwendet werden, die Zugriff über die Microsoft Graph-API haben. Diese Daten werden innerhalb des organization als öffentlich verfügbar behandelt, was bedeutet, dass sie jedem Endbenutzer im organization angezeigt werden können.

Für Microsoft-Benutzerprofil

Im Microsoft 365-Benutzerprofil haben Microsoft Entra Daten standardmäßig Vorrang vor Organisationsdaten in Microsoft 365. Wenn ein Dienst ein Microsoft 365-Benutzerprofil abfragt und sowohl Organisationsdaten als auch Microsoft Entra Daten für ein einzelnes Attribut enthält, wird der Microsoft Entra-Wert zurückgegeben. Beispielsweise verfügt ein bestimmter Endbenutzer über "Software Engineer" als jobTitle-Eigenschaft in Microsoft Entra ID. Der Organisationsdatenquellenadministrator für Ihre organization verwendet das Feature Organisationsdaten in Microsoft 365, um den Wert "Senior Software Engineer" für das attribut Microsoft_JobTitle für denselben Endbenutzer hochzuladen. Nach dem Upload werden beide Werte im Microsoft 365-Benutzerprofil des Endbenutzers gespeichert. Wenn eine Benutzeroberfläche wie Profilkarten in Microsoft 365 das Microsoft 365-Benutzerprofil abfragt, um die eigenschaft jobTitle für diesen Endbenutzer abzurufen, wird "Software Engineer" zurückgegeben (anstelle von "Senior Software Engineer").

Wenn jedoch keine Daten für ein Attribut in entra ID vorhanden sind, wird der entsprechende Organisationsdatenwert verwendet. Wenn also im vorherigen Beispiel kein Wert für jobTitle in Entra ID vorhanden ist, verwendet die Profil-Karte in Microsoft 365 "Senior Software Engineer" aus Organisationsdaten in Microsoft 365.

Erfahren Sie mehr über den Datenschutz für erweiterte Analysen von Viva Insights.

Erfahren Sie mehr über Viva Glint-Sicherheit und -Compliance für die Datennutzung.

Datenlöschung

Der Organisationsdatenquellenadministrator löscht möglicherweise versehentlich personenbezogene Daten, indem er die Datenquelle mit Nullwerten aktualisiert. Informationen zum Löschen von Benutzerdaten finden Sie unter Aktualisieren oder Andere Änderungen an Organisationsdaten . Sobald das Update verarbeitet wird, werden die zugehörigen Benutzerdaten mit leeren Feldern überschrieben, sodass ihre Daten sofort gelöscht werden.

Wenn ein Mandant aus Microsoft 365 entfernt wird, werden alle Mandantendaten innerhalb von 30 Tagen gelöscht.

Datenaufbewahrung

Organisationsdaten werden gespeichert, solange der Endbenutzer aktiv ist und über eine gültige Lizenz verfügt und keine Löschanforderung vom Endbenutzer oder vom Organisationsdatenquellenadministrator gestellt wurde.

Datenaufbewahrung

Wenn Sie Organisationsdaten hochladen, werden Ihre Daten am geografischen Standort gespeichert, der dem in Microsoft 365 konfigurierten Standardpostfachspeicherort entspricht. Weitere Informationen:

• Data Residency für SharePoint
• Data Residency für Exchange Online
• Data Residency für Viva Insights
• Data Residency für Viva Glint

Verwalten von Anforderungen betroffener Personen

Ein Antrag betroffener Personen oder anträge betroffener Personen ist ein formeller Antrag einer betroffenen Person (eines Endbenutzers) an einen Verantwortlichen, eine Maßnahme für ihre personenbezogenen Daten zu ergreifen. Informationen zu den Rechten betroffener Personen, die Endbenutzer haben, finden Sie unter Office 365 Anträge betroffener Personen gemäß dsgvo und CCPA.

Verwenden Sie die folgenden Informationen, um Anträge betroffener Personen von Endbenutzern zu erfüllen:

• Zugriff und Export: Endbenutzer können mithilfe der folgenden Ressourcen auf Organisationsdaten zugreifen und diese exportieren, die von einem Organisationsdatenquellenadministrator hochgeladen wurden:
  • Microsoft 365-Benutzerprofil: Mithilfe der Datenexportfunktion im Profil Karte. Anleitung.
  • Viva Insights: Mithilfe des Power BI-Connectors. Anleitung.
• Bearbeiten: Weitere Informationen finden Sie unter Aktualisieren oder Vornehmen anderer Änderungen an Organisationsdaten.
• Löschen: Weitere Informationen finden Sie unter Aktualisieren oder Vornehmen anderer Änderungen an Organisationsdaten und Löschen von Daten.

Zugreifen auf und Exportieren von Überwachungsprotokollen

Um sicherheits- und compliancebezogene Organisationsdaten in Microsoft 365-Ereignissen für Ihre organization zu überwachen, aktivieren Sie die Überwachungsprotokollierung. Die Überwachungsprotokolle sind im Microsoft Purview-Portal oder mithilfe der Microsoft 365-Verwaltungsaktivitäts-API verfügbar. Weitere Informationen.

Bevor Sie das Überwachungsprotokoll anzeigen können, aktivieren Sie die Microsoft 365-Überwachungsprotokollsuche. Sie müssen diesen Schritt nur einmal ausführen. Nachdem Sie sie aktiviert haben, dauert es einige Stunden, bis Sie die Protokolle durchsuchen können.

Anzeigen des Überwachungsprotokolls:

1. Wechseln Sie zum Microsoft Purview-Portal , und melden Sie sich mit Ihrem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto an.

2. Wählen Sie im linken Bereich des Portals Die Option Überwachen aus.

3. Befolgen Sie diese Anweisungen, um Überwachungsprotokolle zu durchsuchen. Anleitung.

   • Auswählen von Datensatztyp: OrganizationalDataInM365 für Metadatenereignisse
   • Auswählen von Datensatztyp: WorkplaceAnalytics für Erfassungsereignisse