Descripción de cómo se usan y conservan los datos de la organización en Microsoft 365

Puede usar datos de la organización para potenciar varias funcionalidades en aplicaciones y servicios de Microsoft 365, Microsoft 365 Copilot y Viva.

Revise la siguiente información para comprender cómo se usan, almacenan y eliminan los datos de la organización.

Uso de datos

Viva, los servicios de Microsoft 365 y los servicios que no son de Microsoft que tienen acceso a través de Microsoft Graph API pueden usar los datos de la organización que cargue. Estos datos se tratan como disponibles públicamente dentro de la organización, lo que significa que se pueden mostrar a cualquier usuario final de la organización.

Para el perfil de usuario de Microsoft

En el perfil de usuario de Microsoft 365, los datos de Microsoft Entra tienen prioridad sobre los datos de la organización en Microsoft 365 de forma predeterminada. Cuando un servicio consulta un perfil de usuario de Microsoft 365, si hay datos de la organización y datos de Microsoft Entra para un único atributo, se devuelve el valor de Microsoft Entra. Por ejemplo, un usuario final determinado tiene "Ingeniero de software" como la propiedad jobTitle en Microsoft Entra identificador. El administrador de origen de datos organizativo de su organización usa la característica Datos organizativos en Microsoft 365 para cargar un valor de "Ingeniero de software sénior" para el atributo Microsoft_JobTitle para ese mismo usuario final. Después de la carga, ambos valores se almacenan en el perfil de usuario de Microsoft 365 del usuario final. Cuando una experiencia como las tarjetas de perfil de Microsoft 365 consulta el perfil de usuario de Microsoft 365 para obtener la propiedad jobTitle para ese usuario final, se devuelve "Ingeniero de software" (en lugar de "Ingeniero de software sénior").

Sin embargo, si no hay datos para un atributo en Entra ID, se usa el valor de datos de la organización correspondiente. Por lo tanto, en el ejemplo anterior, si no hay ningún valor para jobTitle en Entra ID, la tarjeta Perfil de Microsoft 365 usa "Ingeniero de software sénior" de Datos organizativos de Microsoft 365.

Obtenga más información sobre la privacidad de análisis avanzado de Viva Insights.

Obtenga más información sobre la seguridad y el cumplimiento de Viva Glint para el uso de datos.

Eliminación de datos

El administrador del origen de datos de la organización podría eliminar involuntariamente los datos personales actualizando el origen de datos con valores NULL. Consulte Actualización o realización de otros cambios en los datos de la organización para obtener información sobre cómo eliminar datos de usuario. En cuanto se procesa la actualización, los datos de usuario asociados se sobrescriben con campos en blanco, lo que significa que sus datos se eliminan de forma eficaz inmediatamente.

Cuando se quita un inquilino de Microsoft 365, todos los datos del inquilino se purgan en un plazo de 30 días.

Retención de datos

Los datos de la organización se almacenan siempre que el usuario final esté activo y tenga una licencia válida y el usuario final o el administrador del origen de datos de la organización no hayan realizado ninguna solicitud de eliminación.

Residencia de datos

Al cargar datos de la organización, los datos se almacenan en la ubicación geográfica correspondiente a la ubicación predeterminada del buzón, tal como se configura en Microsoft 365. Obtenga más información sobre:

• Data Residency para SharePoint
• Data Residency para Exchange Online
• Data Residency para Viva Insights
• Data Residency para Viva Glint

Administrar solicitudes de interesados.

Una solicitud de interesado o DSR es una solicitud formal de un interesado (un usuario final) a un controlador para realizar una acción sobre sus datos personales. Para comprender qué derechos tienen los usuarios finales del interesado, consulte Office 365 solicitudes de interesados en virtud del RGPD y CCPA.

Use la siguiente información para satisfacer los DSR de los usuarios finales:

• Acceso y exportación: los usuarios finales pueden acceder a los datos de la organización cargados por un administrador de origen de datos de la organización y exportarlos mediante los siguientes recursos:
  • Perfil de usuario de Microsoft 365: mediante la función de exportación de datos en la tarjeta de perfil. Obtenga más información.
  • Información viva: mediante el conector de Power BI. Obtenga más información.
• Editar: consulte Actualización o realización de otros cambios en los datos de la organización.
• Eliminar: consulte Actualización o realización de otros cambios en los datos de la organización y la eliminación de datos.

Acceso y exportación de registros de auditoría

Para supervisar los datos organizativos relacionados con la seguridad y el cumplimiento en eventos de Microsoft 365 para su organización, active el registro de auditoría. Los registros de auditoría están disponibles en el portal de Microsoft Purview o mediante la API de actividad de administración de Microsoft 365. Más información.

Para poder ver el registro de auditoría, habilite la búsqueda de registros de auditoría de Microsoft 365. Solo tiene que hacer este paso una vez. Después de activarlo, se tardan unas horas en buscar en los registros.

Para ver el registro de auditoría:

1. Vaya al portal de Microsoft Purview e inicie sesión con su cuenta profesional o educativa.

2. En el panel izquierdo del portal, seleccione Auditar.

3. Siga estas instrucciones para buscar registros de auditoría. Obtenga más información.

   • Seleccionar tipo de registro: OrganizationalDataInM365 para eventos de metadatos
   • Seleccionar tipo de registro: WorkplaceAnalytics para eventos de ingesta