Enregistrer les achats avec les factures achat et les commandes

Vous créez une facture achat ou une commande achat pour enregistrer le coût d’achats et suivre les créances. Si vous devez contrôler un stock, les factures achat et les commandes achat sont également utilisées pour mettre à jour de manière dynamique les niveaux de stock afin que vous puissiez réduire vos coûts et fournir un meilleur service client. Les coûts d’achat, y compris les dépenses de service et les valeurs d’inventaire résultant de la publication de factures d’achat ou de commandes contribuent aux chiffres des bénéfices et des indicateurs de performance clés financiers (KPI).

Enregistrer les achats avec les factures achat

Lorsque vous réceptionnez des articles de stock ou lorsque le service acheté est terminé, vous validez la facture achat pour mettre à jour le stock et les enregistrements financiers et activer le paiement au fournisseur selon les conditions de paiement. Effectuer des paiements.

Créer et valider une facture achat

Les étapes suivantes décrivent comment créer une facture achat. La procédure de création d’une commande achat sont similaires. La principale différence est que les commandes achat ont des champs et des actions supplémentaires pour la manutention des articles.

1. Sélectionnez Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, entrez Factures d’achat, puis choisissez le lien associé.

2. Dans le champ Nom fournisseur, entrez le nom d’un fournisseur existant.

   D’autres champs de la page Facture achat sont désormais renseignés avec les informations standard sur le fournisseur sélectionné. Si le fournisseur n’est pas enregistré, procédez comme suit :

   1. Dans le champ Nom fournisseur, entrez le nom du nouveau fournisseur.
   2. Dans la boîte de dialogue d’enregistrement du nouveau fournisseur, cliquez sur le bouton Oui.
   3. Pour en savoir plus sur la façon de remplir la carte du fournisseur, consultez Enregistrer de nouveaux fournisseurs.
   4. Une fois que vous avez terminé la fiche fournisseur, cliquez sur le bouton OK pour revenir à la page Facture achat.

3. Renseignez les champs restants de la page Facture achat, selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.

   Vous êtes maintenant prêt à renseigner les lignes facture achat avec les articles ou ressources achetés au fournisseur.

   Note

   Si vous configurez des lignes d’achat périodiques pour le fournisseur, comme une commande de réapprovisionnement mensuelle, vous pouvez ajouter ces lignes sur la facture en choisissant l’action Obtenir les lignes d’achat périodiques .

4. Dans le raccourci Lignes, dans le champ N° article, entrez le numéro d’un article de stock ou d’un service.

5. Dans le champ Quantité , entrez le nombre d’éléments à acheter.

   Le champ Montant ligne est mis à jour pour indiquer la valeur du champ Coût unitaire direct multipliée par la valeur du champ Quantité.

   Le prix et le montant ligne sont affichés avec ou sans la Sales Tax en fonction de ce que vous sélectionnez dans le champ Prix comprenant les taxes de la fiche fournisseur.

   Les champs totaux sous les lignes sont automatiquement mises à jour comme vous créez ou modifiez des lignes pour afficher les montants validé en comptabilité.

6. Dans le champ Montant remise facture, entrez un montant qui doit être déduit de la valeur indiquée dans le champ Total TTC au bas de la facture.

   Note

   Si vous configurez des remises de facture pour le fournisseur, la valeur du pourcentage est automatiquement insérée dans le champ Remise de facture du fournisseur % si les critères sont remplis. Le montant remise calculé est alors inséré dans le champ Montant remise facture.

7. Lorsque vous recevez les articles ou services achetés, sélectionnez Valider.

L’achat est désormais visible dans le stock, les écritures ressource et les enregistrements financiers, et le paiement fournisseur est activé. La facture achat est supprimée de la liste des factures achat et remplacée par un nouveau document dans la liste des factures achat validées. Pour plus d’informations sur ce qui se passe lorsque vous validez des documents achat, consultez Valider des achats.

Factures enregistrées

Une fois la facture validée, vous pouvez la retrouver dans la liste des factures validées. La liste Factures vente enregistrées et la liste Factures achat enregistrées affiche les factures enregistrées avec les numéros de facture définitifs. Dans la liste, vous pouvez rechercher chaque facture enregistrée et vous pouvez corriger ou annuler une facture enregistrée.

Pour chaque facture enregistrée, vous pouvez rechercher des statistiques, des Axes analytiques et les écritures comptables qui résultent de la facture enregistrée. Vous pouvez également imprimer ou envoyer la facture enregistrée.

Vous pouvez facilement corriger ou annuler une facture achat validée avant de payer le fournisseur. Par exemple, si vous souhaitez corriger une coquille, ou si vous souhaitez modifier l’achat assez tôt dans le processus de commande. En savoir plus, Corriger ou annuler des factures achat impayées Pour contrepasser l’achat pour des articles ou services sur la facture achat validée pour lesquels le paiement est traité, créer un avoir achat. En savoir plus, Traiter les retours ou annulations d’achats

Ouvrez la liste Factures achat validées dans Business Central.

Acheter des articles hors stock

Les lignes d’une facture d’achat peuvent être de type Ressource ou Article. Les fiches article peuvent être classées comme étant de type Stock, Service ou Hors stock pour spécifier si l’article est une unité de stock physique, une unité de temps de travail (applicable pour les ressources) ou une unité physique qui n’est pas suivie dans le stock. En savoir plus sur Enregistrer de nouveaux articles. Le processus de facture achat est identique pour tous les types mentionnés.

Quand utiliser les commandes achat

Utilisez les bons de commande si vous devez enregistrer des réceptions partielles d’une quantité commandée. Par exemple, parce que la quantité totale n’est pas disponible chez le fournisseur. Si vous commercialisez des articles en les livrant directement depuis votre fournisseur auprès de votre client, vous devez également utiliser les commandes achat. En savoir plus sur Créer des livraisons directes.

Pour tous les autres aspects, les commandes achat fonctionnent de la même manière que les factures achat. La procédure suivante se base sur une facture achat. La procédure est identique pour une commande achat.

Pour réceptionner des articles avec une commande achat

Les étapes suivantes décrivent comment réceptionner des articles avec une commande achat.

1. Sélectionnez Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, entrez Commandes d’achat, puis choisissez le lien associé.

2. Ouvrez une commande achat existante, ou créez-en une nouvelle.

3. Dans le champ Qté à recevoir, indiquez la quantité reçue.

   Note

   Si la quantité reçue est supérieure à la quantité sur la commande d’achat et que le fournisseur est configuré pour autoriser les sur-reçus, utilisez le champ Sur-réception pour gérer la quantité excédentaire. Pour en savoir plus, consultez la section Pour réceptionner plus d’articles que vous commandés.

4. Sélectionnez l’action Valider.

La valeur du champ Qté reçue est mise à jour en conséquence. Si c’est une réception partielle, la valeur est inférieure à la valeur dans le champ Quantité.

Réceptionner plus d’articles que commandés

Lorsque vous recevez plus de produits que commandés, vous pouvez les réceptionner au lieu d’annuler la réception. Par exemple, il peut être moins coûteux de conserver articles en stock que de les retourner, ou votre fournisseur peut vous proposer un rabais pour les conserver.

La vidéo suivante montre comment gérer les reçus excédentaires.

Configurer des sur-réceptions

Créez des codes de sur-réception pour définir un pourcentage par lequel une quantité reçue peut dépasser la quantité commandée. Spécifiez le pourcentage dans le champ % de tolérance de sur-réception. Vous affectez ensuite le code sur les pages Fiche article ou Fiche fournisseur pour les articles et les fournisseurs.

1. Sélectionnez Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, entrez Over-Receipt Codes, puis choisissez le lien associé.
2. Renseignez les champs selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.

Attribuer le code de sur-réception à un article

1. Sélectionnez Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, entrez Éléments, puis choisissez le lien associé.
2. Ouvrez la page Fiche article pour l’article.
3. Dans le champ Code de sur-réception, choisissez le code qui contient le pourcentage que vous souhaitez autoriser pour les sur-réceptions.

Le code de sur-réception est affecté à l’article. Les commandes achat ou les réceptions entrepôt pour l’article vous permettent désormais de réceptionner une quantité supérieure à celle commandée, à hauteur du pourcentage de tolérance de sur-réception indiqué.

Sur-réception d’une commande

Sur les lignes achat et les lignes réception entrepôt, le champ Quantité de sur-réception permet d’enregistrer les quantités excédentaires reçues, c’est-à-dire les quantités dépassant la valeur dans le champ Quantité, la quantité commandée.

Lorsque vous traitez une sur-réception, vous pouvez augmenter la valeur dans le champ Qté à recevoir pour la faire correspondre à la quantité reçue. Le champ Quantité de sur-réception se met à jour pour afficher la quantité excédentaire. Vous pouvez également saisir la quantité excédentaire dans le champ Quantité de sur-réception. Le champ Qté à recevoir se met à jour pour afficher la quantité commandée augmentée de la quantité excédentaire. La procédure suivante décrit comment renseigner le champ Qté à recevoir.

1. Sur une commande achat ou un document réception entrepôt où la quantité reçue est supérieure à celle commandée, saisissez la quantité reçue dans le champ Qté à recevoir.

   Si l’augmentation est inférieure ou égale à la tolérance indiquée par le code de sur-réception attribué, le champ Quantité de sur-réception est mis à jour pour afficher la quantité de dépassement de la valeur dans le champ Quantité.

   Si l’augmentation est supérieure à la tolérance, la sur-réception n’est pas autorisée. Vérifiez si un autre code de sur-réception le permet. Sinon, seule la quantité commandée peut être réceptionnée et la quantité excédentaire doit être traitée autrement, par exemple en la renvoyant au fournisseur.

2. Validez la réception comme vous le feriez pour toute autre réception.

Numéro de document externe

Sur les documents et les feuilles achat, vous pouvez spécifier un numéro de document faisant référence au système de numérotation du fournisseur. Utilisez ce champ pour enregistrer le numéro que le fournisseur a attribué à la commande, à la facture ou à l’avoir. Vous pouvez utiliser ce numéro ultérieurement, si vous avez besoin de retrouver l’écriture validée à l’aide de ce numéro.

Le champ N° doc. ext. obligatoire de la page Paramètres achats et &fournisseurs précise s’il est obligatoire de saisir un numéro de document externe dans les situations suivantes :

• dans les champs N° facture fournisseur, N° commande fournisseur ou N° avoir fournisseur d’un en-tête achat

• Dans le champ N° doc. externe d’une ligne feuille comptabilité, dans laquelle la valeur du champ Type document est Facture, Avoir ou Facture d’intérêts, et la valeur du champ Type compte est Fournisseur.

Si vous sélectionnez ce champ, il est impossible de valider une facture, un avoir ou le type de ligne feuille comptabilité décrite plus avant sans numéro de document externe.

Le numéro de document externe est inclus dans les documents validés où vous pouvez effectuer une recherche d’après le numéro pertinent. Vous pouvez également effectuer une recherche à l’aide du numéro de document externe lors de la navigation sur les écritures comptables fournisseur.

Une autre façon de gérer les numéros de document externe consiste à utiliser le champ Votre référence. Si vous utilisez le champ Votre référence, le numéro sera inclus dans les documents validés, et vous pouvez le rechercher de la même manière que vous recherchez les valeurs dans les champs N° de document externe. Mais le champ n’est pas disponible sur les lignes feuille.

Validation des achats

Sur un document achat, vous pouvez faire votre choix parmi les actions de validation suivantes :

• Valider
• Aperçu validation
• Valider et Imprimer

• Valider par lot

Lorsqu’un document achat est validé, le compte du fournisseur, la comptabilité, les écritures comptables article et les écritures comptables ressource sont mis à jour.

Pour chaque document achat, une écriture achat est créée dans la table Ecriture comptable. Une écriture est également créée dans le compte fournisseur de la table Ecriture fournisseur et une autre dans le compte fournisseur approprié. De plus, la validation de l’achat peut entraîner la création d’une écriture TVA et d’une écriture comptable pour le montant de la remise. La validation d’une écriture pour la remise dépend de la valeur du champ Comptabilisation remises de la table Paramètres achats.

Pour chaque ligne achat, les écritures suivantes sont créées :

• la table Écriture comptable article si la ligne achat est de type Article.
• la table Écriture comptable si la ligne achat est de type Compte général.
• la table Écriture comptable ressource si la ligne achat est de type Ressource.

En outre, les documents achat sont toujours enregistrés dans les tables En-tête réception achat et En-tête facture achat.

Vous pouvez toujours vérifier les différentes écritures comptables qui sont créées à la suite des validations. Choisissez Aperçu compta. pour valider le document et inspecter les écritures comptables attendues.

Vous pouvez soit valider, soit valider et imprimer. Si vous choisissez de valider et d’imprimer, un rapport est imprimé lorsque la commande est validée. Vous pouvez aussi choisir l’action Valider par lot, qui vous permet de valider plusieurs commandes en même temps. En savoir plus, Valider plusieurs documents en même temps.

Affichage des écritures comptables

Lorsque la validation est terminée, les lignes achat validées sont supprimées de la commande. Un message vous indique lorsque la validation est terminée. Ensuite, les écritures validées sont disponibles dans les diverses pages qui contiennent les écritures validées, comme les pages Écritures comptables fournisseur, Écritures comptables, Écritures comptables article, Écritures comptables ressource, Réceptions achat et Factures achat enregistrées.

Dans la plupart des cas, vous pouvez ouvrir des écritures comptables à partir de la fiche ou du document concerné. Par exemple, sur la page Fiche fournisseur, sélectionnez l’action Écritures.

Modification des écritures comptables

Vous pouvez modifier certains champs dans les documents d’achat validés, tels que le champ Référence de paiement. En savoir plus sur Modifier les documents validés. Pour les champs plus critiques qui concernent la piste d’audit, vous devez inverser ou annuler la validation. En savoir plus, Inverser des validations feuille et annuler les réceptions/envois.

Informations connexes

Demande de devis
Achat des articles pour une vente
Préparer des livraisons directes
Achats
Définition des achats
Paramétrer des ressources
Enregistrer un nouveau fournisseur
Modifier des documents validés
Valider plusieurs documents en même temps
Achats
Validation des documents et des feuilles
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