Utiliser des modèles Word pour créer des documents standardisés

Après avoir créé et importé des modèles Office Word dans des applications d’engagement client (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing et Dynamics 365 Project Service Automation), les utilisateurs sélectionnent un bouton pour générer automatiquement des documents standardisés remplis avec des données. Cette fonctionnalité comporte des considérations particulières que vous devez savoir pour créer correctement des modèles Word.

Versions prises en charge de Word

Suivez les étapes décrites dans cet article pour créer et utiliser des modèles Word dans les applications d’engagement client.

Étape 1 : Créer un modèle Word

Où créer un modèle

Il existe deux emplacements dans les applications d’engagement client où vous pouvez créer un modèle Word :

• À partir du Centre d’administration Power Platform.

  L’accès requiert des autorisations suffisantes, telles que le rôle Administrateur système ou Personnalisateur système. Pour vérifier votre rôle de sécurité, consultez Afficher votre profil utilisateur. Si vous n’avez pas les autorisations appropriées, contactez votre administrateur système.

  1. Connectez-vous au Centre d’administration Power Platform.

  2. Dans le volet de navigation, sélectionnez Gérer.

  3. Dans le volet Gérer , sélectionnez Environnements et choisissez un environnement.

  4. Dans la page Environnements, accédez à la barre de commandes et sélectionnez Paramètres.

  5. Développez Modèles, puis sélectionnez Modèles de document.

  6. Dans Microsoft Dynamics 365, accédez à la barre de commandes et sélectionnez Nouveau pour ouvrir la boîte de dialogue Créer un modèle à partir des données CRM.

• À partir d’une liste d’enregistrements. Par exemple:

  1. Connectez-vous à l’application Centre de ventes.
  2. Dans le volet de navigation, sélectionnez Opportunités.
  3. Dans le sélecteur d'affichage de la grille de la barre de commandes, sélectionnez Mes opportunités ouvertes pour afficher une liste de dossiers.
  4. Dans la liste, sélectionnez Modèles Word, puis Créer un modèle Word pour ouvrir la boîte de dialogue Créer un modèle à partir des données CRM.

  

Dans la boîte de dialogue Créer un modèle à partir de données CRM :

1. Sélectionnez Modèle Word.
2. Choisissez une entité avec laquelle filtrer.
3. Sélectionnez Sélectionner une entité pour ouvrir la boîte de dialogue Sélectionner une entité .

Dans la boîte de dialogue Sélectionner une entité, vous configurez les relations d’entité.

Qu’est-ce que sont les relations 1 à N, N à 1 et N à N ?

Cet écran nécessite de comprendre la structure des données des applications d’engagement client. Votre administrateur ou personnalisateur peut fournir des informations sur les relations d’entité. Pour connaître le contenu administrateur, voir : Présentation des relations des entités.

Voici quelques exemples de relations pour l’entité Compte.

Relation	Description
	Un compte peut posséder plusieurs contacts.
	Un prospect, un compte, un contact ou peuvent posséder plusieurs comptes.
	Un compte peut posséder plusieurs listes marketing. Une liste marketing peut posséder plusieurs comptes.

Les relations que vous sélectionnez dans cet écran déterminent les entités et les champs qui seront disponibles ultérieurement quand vous aurez défini le modèle Word. Sélectionnez uniquement les relations dont vous avez besoin pour ajouter des données au modèle Word.

Télécharger le modèle

Sélectionnez Télécharger le modèle dans la page Sélectionner une entité pour créer un fichier Word sur votre ordinateur local avec l’entité exportée incluse en tant que données XML.

Étape 2 : activer l’onglet Développeur

Ouvrez le fichier de modèle Word. À ce stade, le document semble être vide.

Pour afficher et ajouter les données XML des applications d’engagement client, vous devez activer l’onglet Développeur de Word.

1. Accédez à Fichier>Options>Personnaliser le ruban, puis activez Développeur.

   

2. Cliquez sur OK.

   Développeur s’affiche maintenant dans le ruban Word.

   

Éviter un problème connu lors de la création de modèles

Il existe un problème connu avec les modèles Word générés par les applications d’engagement client et Office Word. Suivez les instructions de cette section pour éviter les problèmes liés aux champs de contrôle avant de passer à l’étape 3 dans laquelle vous ajoutez des champs de contrôle de contenu XML au modèle Word.

Ajoutez uniquement les champs en tant que Texte brut ou Image

Vous utilisez le volet de mappage XML pour ajouter des champs d’entités à votre modèle Word. Assurez-vous de n’ajouter de champs qu’en tant que Texte brut ou Image.

N’effectuez aucune modification au texte du contrôle de contenu ajouté

Vous pouvez apporter des modifications de format aux champs de contrôle de contenu, comme mettre le texte en gras, mais aucun autre changement textuel, ce qui inclut l’utilisation de majuscules.

Si vous rencontrez une dégradation des performances ou du gel de Word, essayez de désactiver la correction automatique.

Désactiver la correction automatique

1. Le fichier modèle étant ouvert dans Word, accédez à Fichier>Options>Révision>Options de correction automatique.

   

2. Désélectionnez Mettre en majuscule la première lettre des phrases et Utiliser automatiquement les suggestions du vérificateur d’orthographe.

   

3. Désélectionnez Traits d’union (--) avec tiret (-) dans les onglets Format automatique et Mise en forme pendant la frappe.

4. Cliquez sur OK.

Étape 3 : Définir le modèle

Utilisez le volet de mappage XML pour définir le modèle Word avec les champs d’entité.

1. Dans votre modèle Word, sélectionnez Développeur>Volet Mappage XML pour sélectionner le schéma XML par défaut.

   

   

2. Sélectionnez le schéma XML. Il va commencer par « urn:microsoft-crm/document-template/ ».

   

   Important

   Si vous avez des modifications accidentelles fréquentes qui entraînent le gel de Word ou une dégradation des performances, veillez à désactiver les options de correction automatique en fonction de la section, évitez un problème connu lors de la création de modèles.

3. Développez l’entité, cliquez avec le bouton droit sur le champ d’entité, puis sélectionnez Insérer un contrôle de contenu>Texte brut.

   

   Le champ d’entité est ajouté au modèle Word.

   

   Ajoutez des champs d’entité supplémentaires, ajoutez des étiquettes et du texte descriptifs et mettez le document en forme.

   Un modèle terminé peut ressembler à ceci :

   

   Certains champs de contrôle de contenu que vous avez entrés comportent probablement plusieurs lignes de données. Par exemple, des comptes comportent plus d’un contact. Pour inclure toutes les données dans votre modèle Word, définissez le champ de contrôle de contenu pour la répétition.

Définir le champ de contrôle de contenu pour la répétition

1. Placez les champs avec des données répétitives dans une ligne du tableau.

2. Sélectionnez la ligne complète du tableau dans le modèle.

   

3. Dans le volet Mappage XML, cliquez avec le bouton droit sur la relation qui contient les champs de contrôle de contenu, puis cliquez sur Répétition.

   

   Lorsque vous utilisez le modèle Word dans les applications d’engagement client pour créer un document, le tableau remplit plusieurs lignes de données.

   Lorsque le modèle comporte les champs et la mise en forme que vous souhaitez, enregistrez-le et téléchargez-le dans les applications d’engagement client.

Étape 4 : Télécharger à nouveau le modèle Word dans les applications d’engagement client

Lorsque votre modèle Word est établi tel que vous le souhaitez, enregistrez-le pour pouvoir le télécharger dans les applications d’engagement client.

L’accès au modèle Word récemment créé dépend de la manière dont vous l’avez téléchargé et de l’accès accordé au rôle de sécurité. Veillez à consulter la rubrique Utiliser les rôles de sécurité pour contrôler l’accès aux modèles.

Les administrateurs peuvent utiliser la page Paramètres pour télécharger le modèle Word dans les applications d’engagement client. Un modèle téléchargé dans les Paramètres est accessible à tous les utilisateurs de votre organisation.

Pour les administrateurs : Télécharger le modèle Word dans les applications d’engagement client

1. Accédez à Paramètres>Modèles>Modèles de documents.

2. Sélectionnez Télécharger le modèle.

3. Faites glisser le fichier Word dans la boîte de dialogue ou accédez au fichier.

   

4. Sélectionnez Téléverser .

   Les utilisateurs non administrateurs peuvent télécharger un modèle pour leur utilisation personnelle à partir d’une liste d’enregistrements.

Pour les administrateurs ou non qui souhaitent créer un modèle personnel : Télécharger le modèle Word dans les applications d’engagement client

1. Ouvrez une page de liste des enregistrements, par exemple, la liste des comptes clients dans Sales.

2. Sélectionnez un élément unique tel qu’un compte, sélectionnez Plus (...) >Modèles> WordCréez un modèle Word.

3. Sélectionnez Modèle Word>Télécharger.

   

4. Faites glisser le fichier Word dans la boîte de dialogue ou accédez au fichier.

5. Sélectionnez Téléverser .

Étape 5 : Générer un document à partir du modèle Word

Pour utiliser le modèle Word que vous avez créé, procédez comme suit :

1. Ouvrez un enregistrement avec les informations que vous souhaitez pour créer un document. Par exemple, ouvrez un enregistrement de compte client dans Sales.

2. Sélectionner plus (...) > Modèles Word, puis, sous Modèles Word , sélectionnez le modèle que vous avez créé.

   Si le modèle créé n’apparaît pas, il y a deux possibilités :

   1. Seuls les modèles construits pour le type d’enregistrement sélectionné (entité) apparaissent. Par exemple, si vous ouvrez un enregistrement d’opportunité, vous ne verrez pas de modèle créé avec l’entité Compte.

   2. Vous devez actualiser les applications d’engagement client pour voir le modèle. Actualisez votre navigateur, ou fermez et rouvrez les applications d’engagement client.

   Après avoir sélectionné votre modèle Word, les applications d’engagement client créent un document Word à partir de l’enregistrement sélectionné.

Essayez les exemples de modèles Word

Cinq modèles Word sont inclus avec les applications d’engagement client.

Les exemples de modèles Word ont été créés avec un type d’enregistrement particulier (entité). Vous pouvez uniquement appliquer le modèle aux enregistrements du même type d’enregistrement.

Pour appliquer un exemple de modèle Word

1. Ouvrez un enregistrement avec les informations avec le type d’entité qui corresponde à l’exemple du modèle. Par exemple, ouvrez un enregistrement de compte client dans Sales pour appliquer le modèle Résumé du compte.

2. Sélectionner plus (...) > Modèles Word, puis, sous Modèles Word , sélectionnez l’exemple de modèle.

   Ouvrez le modèle récemment créé Word et regardez-le.

Considérations supplémentaires

Utiliser les rôles de sécurité pour contrôler l’accès aux modèles

Les administrateurs peuvent contrôler l’accès aux modèles Word avec une certaine granularité. Par exemple, vous pouvez donner aux commerciaux l’accès en lecture mais pas en écriture à un modèle Word.

1. Sélectionnez Paramètres>Sécurité>Rôles de sécurité.

2. Sélectionnez un rôle, puis cliquez sur l’onglet Gestion d’entreprise.

3. Sélectionnez Modèle de document pour définir l’accès aux modèles disponibles à l’ensemble de l’organisation. Sélectionnez Modèle de document personnel pour les modèles partagés avec des utilisateurs individuels.

4. Sélectionnez les cercles pour ajuster le niveau d’accès.

   

Les listes figurant dans les documents créés ne sont pas dans le même ordre que les enregistrements

Les listes d’enregistrements créés à partir d’un modèle personnalisé peuvent ne pas apparaître dans le même ordre dans les documents Word que dans les applications d’engagement client. Les enregistrements sont répertoriés dans l’ordre de l’heure et de la date de leur création.

Problème avec les langues de droite à gauche

Le contenu dans les langues de droite à gauche (RTL) peut avoir des problèmes de formatage dans le fichier Word après la création du document.

Voir aussi

Analysez vos données avec des modèles Excel

Résolution des problèmes des modèles Word