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Pour les organisations qui intègrent des Microsoft 365 Copilot, il est essentiel de maintenir des contrôles de gouvernance des données forts pour le contenu SharePoint pour déployer Copilot de manière sécurisée. Les sites identifiés avec le risque le plus élevé de surpartage peuvent utiliser la découverte de contenu restreint pour protéger le contenu tout en prenant le temps de s’assurer que les autorisations sont précises et bien gérées.
Avec la découverte de contenu restreint, les organisations peuvent limiter la capacité des utilisateurs finaux à rechercher des fichiers à partir de sites SharePoint spécifiques. L’activation de la découverte de contenu restreint pour chaque site empêche les sites d’apparaître dans organization recherche à l’échelle de organization et Microsoft 365 Copilot Conversation professionnelle, sauf si un utilisateur a eu une interaction récente.
La découverte de contenu restreinte est un paramètre au niveau du site qui doit être propagé à l’index de recherche. Un grand nombre de transactions peut entraîner une longue file d’attente dans le pipeline d’ingestion et des temps de latence de mise à jour plus élevés.
Bien que le contenu enfant soit masqué par défaut, les utilisateurs de votre organization peuvent toujours découvrir les fichiers qu’ils possèdent ou avec lesquels ils ont récemment interagi. Les utilisateurs finaux peuvent toujours trouver le contenu pertinent dont ils ont besoin pour leurs tâches quotidiennes, même si la découverte de contenu restreint est appliquée au site parent.
La découverte de contenu restreinte n’affecte pas les recherches provenant d’un contexte de site ou d’autres fonctionnalités intelligentes telles que le flux et les recommandations Microsoft 365.
Remarque
- La découverte de contenu restreinte n’affecte pas les autorisations existantes sur les sites. Les utilisateurs disposant d’un accès peuvent toujours ouvrir des fichiers sur les sites avec la découverte de contenu restreint activée.
- Cette fonctionnalité ne peut pas être appliquée aux sites OneDrive.
Attention
La surutilisation de la découverte de contenu restreint peut affecter négativement les performances dans la recherche, SharePoint et Copilot. La suppression de sites ou de fichiers de la découverte à l’échelle du locataire signifie qu’il y a moins de contenu pour la recherche et Copilot, ce qui entraîne des résultats inexacts ou incomplets.
Cas d’usage pour la découverte de contenu restreint
La découverte de contenu restreinte peut être appliquée à n’importe quel site SharePoint dans votre organization. Le cas d’usage clé de cette fonctionnalité est d’empêcher la découverte accidentelle de sites à haut risque.
Nous vous recommandons d’utiliser des outils tels que les rapports de gouvernance d’accès aux données et l’onglet Sites actifs du Centre d’administration SharePoint pour commencer par compiler une liste sélective de sites ciblés.
De quoi avez-vous besoin pour restreindre un accès SharePoint spécifique ?
Quelles sont les exigences de licence ?
Votre organization doit disposer de la licence appropriée et répondre à certaines autorisations ou rôles administratifs pour utiliser la fonctionnalité décrite dans cet article.
Tout d’abord, votre organization doit avoir l’une des licences de base suivantes :
- Office 365 E3, E5 ou A5
- Microsoft 365 E1, E3, E5 ou A5
En outre, vous avez besoin d’au moins une de ces licences :
- Microsoft 365 Copilot licence : au moins un utilisateur de votre organization doit se voir attribuer une licence Copilot (cet utilisateur n’a pas besoin d’être administrateur SharePoint).
- Licence Microsoft SharePoint Advanced Management : Disponible en tant qu’achat autonome.
Configuration requise pour l’administrateur
Vous devez être administrateur SharePoint ou disposer d’autorisations équivalentes.
Informations supplémentaires
Si votre organization dispose d’une licence Copilot et qu’au moins une personne de votre organization se voit attribuer une licence Copilot, les administrateurs SharePoint ont automatiquement accès aux fonctionnalités de gestion avancée sharePoint nécessaires au déploiement de Copilot.
Pour les organisations sans licence Copilot, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de gestion avancée sharePoint en achetant une licence SharePoint Advanced Management autonome.
En plus de ce qui précède, vous avez également besoin de la dernière version de Microsoft Office SharePoint Online Management Shell.
Configurer la découverte de contenu restreint
Par défaut, la découverte de contenu restreint est désactivée pour tous les sites. En tant qu’administrateur informatique, vous pouvez activer ou désactiver cette fonctionnalité et case activée l’état actuel d’un site donné. Vous pouvez également déléguer le paramètre De découverte de contenu restreint à tous les administrateurs de site de votre organization.
Activer la découverte de contenu restreint pour un site
Vous pouvez activer la découverte de contenu restreint à partir du Centre d’administration SharePoint ou via PowerShell.
Pour activer la découverte de contenu restreint pour un site à l’aide du Centre d’administration SharePoint :
- Dans le Centre d’administration SharePoint, développez Sites et sélectionnez Sites actifs.
- Sélectionnez le site dont vous souhaitez restreindre la découverte de contenu, et le panneau détails du site s’affiche.
- Sous l’onglet Paramètres, activez ou désactivez la section Restreindre le contenu de Microsoft 365 Copilot.
- Sélectionnez Enregistrer.
Remarque
L’efficacité des modifications peut prendre du temps.
Pour activer la découverte de contenu restreint pour un site à l’aide de PowerShell, exécutez la commande suivante :
Set-SPOSite –identity <site-url> -RestrictContentOrgWideSearch $true
Vérifier status de la découverte de contenu restreint
Pour case activée la status de la découverte de contenu restreint, exécutez la commande suivante :
Get-SPOSite –identity <site-url> | Select RestrictContentOrgWideSearch
Supprimer la découverte de contenu restreint d’un site
Pour supprimer la découverte de contenu restreint sur un site SharePoint, exécutez la commande suivante :
Set-SPOSite –identity <site-url> -RestrictContentOrgWideSearch $false
Déléguer la gestion de la découverte de contenu restreint aux administrateurs de site
En tant qu’administrateur SharePoint, vous pouvez également déléguer la gestion du contrôle de découverte de contenu restreint à l’administrateur de site. Lors de la gestion de la stratégie, les administrateurs de site doivent fournir une justification appropriée sur la raison pour laquelle la stratégie est mise à jour.
Par défaut, la délégation est désactivée. Si vous décidez de l’activer, exécutez la commande suivante :
Set-SPOTenant -DelegateRestrictedContentDiscoverabilityManagement $true
Vérifier status de déléguer la gestion de la découverte de contenu restreinte aux administrateurs de site
Pour case activée le status de délégation, exécutez la commande suivante :
Get-SPOTenant | Select-Object DelegateRestrictedContentDiscoverabilityManagement
Une fois que le paramètre Découverte de contenu restreint est délégué à tous les administrateurs de site, ils peuvent gérer la stratégie.
Les administrateurs de site doivent fournir une justification chaque fois que le paramètre De découverte de contenu restreint est mis à jour par eux, comme indiqué ci-dessous :
Une fois la stratégie activée sur le site, la balise Restricted est visible sous l’onglet Accueil du site, comme indiqué ci-dessous :
Audit
Les événements d’audit sont disponibles dans le journal d’audit unifié de Microsoft pour vous aider à surveiller les activités liées à la gestion de la découverte de contenu restreint. Les événements d’audit sont enregistrés :
Activation du paramètre De découverte de contenu restreint pour le site
Désactivation du paramètre De découverte de contenu restreint pour le site
Justification de la mise à jour du paramètre de découverte de contenu restreint pour le site
Informations sur les stratégies de découverte de contenu restreinte
Vous pouvez afficher les rapports suivants pour obtenir des insights sur les sites SharePoint protégés par la découverte de contenu restreint :
Générer un rapport d’insights
Pour générer une liste de sites avec la découverte de contenu restreint activée, exécutez la commande suivante :
Start-SPORestrictedContentDiscoverabilityReport
Afficher le rapport d’insights
Pour afficher un rapport affichant le GUID de rapport, l’horodatage DateTime créé et status de la génération du rapport, exécutez la commande suivante :
Get-SPORestrictedContentDiscoverabilityReport
Télécharger le rapport d’insights
Pour télécharger un rapport Insights de découverte de contenu restreint, vous devez exécuter la commande suivante en tant qu’administrateur :
Get-SPORestrictedContentDiscoverabilityReport –Action Download –ReportId <Report GUID>
Le rapport téléchargé se trouve sur le chemin d’accès où la commande a été exécutée.
Étapes suivantes
La découverte de contenu restreinte donne aux organisations le temps d’examiner et/ou d’auditer les autorisations et de déployer des contrôles d’accès tout en intégrant Copilot en toute sécurité.
En fin de compte, pour les sites qui sont surpartagés, l’objectif est de s’assurer que des contrôles appropriés sont en place pour gérer l’accès. SharePoint Advanced Management propose une suite de fonctionnalités, telles que la gestion avancée du cycle de vie du contenu de site, pour aider les propriétaires et les administrateurs de site à créer une infrastructure de gouvernance SharePoint robuste.
Forum Aux Questions
Mon organization peut-il utiliser la découverte de contenu restreint ?
Les clients disposant d’une licence pour Copilot et disposant d’une gestion avancée SharePoint peuvent configurer la découverte de contenu restreint.
Quels scénarios de recherche appliquent la découverte de contenu restreint ?
La découverte de contenu restreinte affecte uniquement la recherche à l’échelle du locataire (accueil SharePoint, Office.com, Bing) et Microsoft 365 Copilot. Seuls les scénarios de découverte Copilot sont dans l’étendue ; Les expériences Copilot qui utilisent des données en cours d’utilisation, telles que « résumer le document actif » dans Word ne sont pas affectées.
La découverte de contenu restreint a-t-elle un impact sur d’autres fonctionnalités ayant des dépendances sur l’index de recherche, telles que la suite de produits Microsoft Purview ?
Non, la découverte de contenu restreint ne supprime pas le contenu de l’index de recherche de locataire, ce qui signifie que les fonctionnalités Microsoft Purview telles que eDiscovery et l’étiquetage automatique ne sont pas affectées.
Combien de temps puis-je m’attendre à ce que Search et Copilot reflètent une mise à jour apportée à la configuration de découverte de contenu restreint d’un site ?
La découverte de contenu restreinte est une propriété au niveau du site. La latence de mise à jour d’index dépend fortement du nombre d’éléments dans le site et du nombre de sites mis à jour en même temps. Pour les sites contenant plus de 500 000 éléments, la mise à jour de découverte de contenu restreint peut prendre plus d’une semaine pour traiter et refléter entièrement dans la recherche et Copilot.
Comment la découverte de contenu restreint affecte-t-elle l’expérience de l’utilisateur final dans Copilot ?
En fonction de l’utilisation de cette fonctionnalité, Copilot dispose de moins d’informations à référencer, ce qui pourrait nuire à sa capacité à fournir des réponses précises et complètes.
Comment la découverte de contenu restreint s’intègre-t-elle dans une approche globale de préparation des données SharePoint pour Microsoft 365 Copilot ?
La découverte de contenu restreinte est conçue pour limiter la capacité des utilisateurs finaux à rechercher du contenu à partir de sites SharePoint spécifiques. Pour obtenir des conseils plus complets sur la préparation de vos données pour Copilot, case activée ce blueprint.