Word-sjablonen gebruiken voor het maken van gestandaardiseerde documenten

Nadat u Office Word-sjablonen hebt gemaakt en geïmporteerd in customer engagement-apps (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing en Dynamics 365 Project Service Automation), selecteren gebruikers één knop om gestandaardiseerde documenten te genereren die automatisch worden gevuld met gegevens. Deze functie heeft enkele speciale overwegingen die u moet weten om Word-sjablonen te maken.

Ondersteunde versies van Word

Volg de stappen in dit artikel om Word-sjablonen te maken en te gebruiken in customer engagement-apps.

Stap 1: Een Word-sjabloon maken

Waar u een sjabloon kunt maken

Er zijn twee locaties in customer engagement-apps waar u een Word-sjabloon kunt maken:

• Vanuit het Power Platform-beheercentrum.

  Voor toegang zijn voldoende machtigingen vereist, zoals de rol Systeembeheerder of Systeemaanpasser. Als u uw beveiligingsrol wilt controleren, raadpleegt u Uw gebruikersprofiel bekijken. Als u niet over de juiste machtigingen beschikt, neemt u contact op met uw systeembeheerder.

  1. Meld u aan bij het Power Platform-beheercentrum.

  2. Selecteer in het navigatiedeelvenster de optie Beheren.

  3. Selecteer omgevingen in het deelvenster Beheren en kies een omgeving.

  4. Ga op de pagina Omgevingen naar de opdrachtbalk en selecteer Instellingen.

  5. Vouw Sjablonen uit en selecteer vervolgens Documentsjablonen.

  6. Ga in Microsoft Dynamics 365 naar de opdrachtbalk en selecteer Nieuw om de sjabloon Maken te openen vanuit het dialoogvenster CRM-gegevens .

• Vanuit een lijst met records Voorbeeld:

  1. Meld u aan bij de app Verkoophub.
  2. Selecteer Verkoopkansen in het navigatievenster.
  3. Selecteer in de rasterweergavekiezer in de opdrachtbalk Mijn openstaande verkoopkansen om een lijst met records weer te geven.
  4. Selecteer Word-sjablonen in de lijst en selecteer Maak Word-sjabloon om het dialoogvenster Sjabloon maken van CRM-gegevens te openen.

  

In het dialoogvenster Sjabloon maken op basis van CRM-gegevens :

1. Selecteer Word-sjabloon.
2. Kies een entiteit waarmee u wilt filteren.
3. Selecteer Entiteit selecteren om het dialoogvenster Entiteit selecteren te openen.

In het dialoogvenster Entiteit selecteren configureert u de entiteitsrelaties.

Wat zijn 1: N-, N:1- en N:N-relaties?

Dit scherm vereist kennis van uw gegevensstructuur in apps voor klantbetrokkenheid. Uw beheerder of aanpasser kan informatie geven over entiteitsrelaties. Raadpleeg Overzicht van entiteitsrelaties voor meer informatie voor beheerders.

Hier volgen enkele voorbeeldrelaties voor de entiteit Account.

relatie	Beschrijving
	Een account kan meerdere contactpersonen hebben.
	Een potentiële klant, account of contactpersoon kan meerdere accounts hebben.
	Een account kan meerdere marketinglijsten hebben. Een marketinglijst kan meerdere accounts hebben.

De relaties die u selecteert in dit scherm bepalen welke entiteiten en velden later beschikbaar zijn wanneer u de Word-sjabloon definieert. Selecteer alleen de relaties die u nodig hebt om gegevens toe te voegen aan de Word-sjabloon.

De sjabloon downloaden

Selecteer Sjabloon downloaden op de pagina Entiteit selecteren om een Word-bestand op uw lokale computer te maken met de geëxporteerde entiteit die is opgenomen als XML-gegevens.

Stap 2: Schakel het tabblad Ontwikkelaar in

Open het Word-sjabloonbestand. Op dit punt lijkt het document leeg te zijn.

Om de XML-gegevens uit apps voor klantbetrokkenheid te bekijken en toe te voegen, moet u het tabblad Word-ontwikkelaar inschakelen.

1. Ga naar Bestand>Opties>Lint aanpassen en schakel vervolgens Ontwikkelaar in.

   

2. Kies OK.

   Ontwikkelaar wordt nu op het Word-lint weergegeven.

   

Een bekend probleem bij het maken van sjablonen vermijden

Er is een bekend probleem met door apps gegenereerde Word-sjablonen van Customer Engagement-apps en Office Word. Volg de richtlijnen in deze sectie om problemen met besturingsvelden te voorkomen voordat u naar stap drie gaat waar u velden voor XML-inhoudsbeheer toevoegt aan de Word-sjabloon.

Voeg alleen velden toe als Tekst zonder opmaak of Afbeelding

U gebruikt het XML-toewijzingsvenster om entiteitsvelden toe te voegen aan uw Word-sjabloon. Voeg alleen velden toe als Tekst zonder opmaak of Afbeelding.

Voert geen tekstuele wijzigingen door in het toegevoegde inhoudsbesturingselement

U kunt opmaakwijzigingen doorvoeren aan inhoudsbesturingselementvelden, zoals de tekst vet maken, maar geen andere tekstuele wijzigingen zoals aanpassing van hoofdlettergebruik.

Als u merkt dat Word vastloopt of de prestaties verminderen, probeert u AutoCorrectie uit te schakelen.

AutoCorrectie uitschakelen

1. Met het sjabloonbestand geopend in Word, gaat u naar Bestand>Opties>Controleren>AutoCorrectie-opties.

   

2. Schakel de opties Zinnen met hoofdletters beginnen en Automatisch suggesties van het spellingcontroleprogramma gebruiken uit.

   

3. Schakel de optie Afbreekstreepjes (--) door gewoon streepje (—) uit op de tabbladen AutoOpmaak en AutoOpmaak tijdens typen.

4. Kies OK.

Stap 3: De sjabloon definiëren

Gebruik het XML-toewijzingsvenster om de Word-sjabloon te definiëren met entiteitsvelden.

1. Selecteer in uw Word-sjabloon Ontwikkelaar>deelvenster XML-toewijzing om het standaard-XML-schema te selecteren.

   

   

2. Selecteer het XML-schema. Het begint met urn:microsoft-crm/document-template/.

   

   Belangrijk

   Als u regelmatig onbedoelde bewerkingen hebt waardoor Word wordt geblokkeerd of prestatievermindering ondervindt, moet u de AutoCorrectie-opties uitschakelen volgens de sectie. Vermijd een bekend probleem bij het maken van sjablonen.

3. Vouw de entiteit uit, klik met de rechtermuisknop op het entiteitsveld en selecteer Inhoudsbesturingselement invoegen>Plain Text.

   

   Het entiteitsveld wordt toegevoegd aan de Word-sjabloon.

   

   Voeg extra entiteitsvelden toe, voeg beschrijvende labels en tekst toe en maak het document op.

   Een voltooide sjabloon kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:

   

   Sommige inhoudsbesturingselementvelden die u hebt toegevoegd, hebben waarschijnlijk meerdere regels met gegevens. Accounts kunnen bijvoorbeeld meer dan één contactpersoon hebben. Als u alle gegevens in uw Word-sjabloon wilt opnemen, stel dan het inhoudsbesturingselementveld in op herhalen.

Inhoudsbesturingselementvelden instellen op herhalen

1. Plaats velden met herhalende gegevens in een tabelrij.

2. Selecteer de volledige tabelrij in de sjabloon.

   

3. In het XML-toewijzingdeelvenster klikt u met de rechtermuisknop op de relatie met de inhoudsbesturingselementvelden en klik vervolgens op Herhalend

   

   Wanneer u de Word-sjabloon in customer engagement-apps gebruikt om een document te maken, wordt de tabel gevuld met meerdere rijen met gegevens.

   Als de sjabloon de gewenste velden en opmaak heeft, slaat u deze op en uploadt u deze naar apps voor klantbetrokkenheid.

Stap 4: upload de Word-sjabloon terug naar apps voor klantbetrokkenheid

Als uw Word-sjabloon aan al uw wensen voldoet, slaat u de sjabloon op, zodat u deze kunt uploaden naar apps voor klantbetrokkenheid.

De toegang tot de nieuwe Word-sjabloon is afhankelijk van de manier waarop u het hebt geüpload en de toegang die aan de beveiligingsrol is toegewezen. Controleer Beveiligingsrollen gebruiken om toegang tot sjablonen te beheren.

Beheerders kunnen de pagina Instellingen gebruiken om de Word-sjabloon te uploaden naar apps voor klantbetrokkenheid. Een sjabloon die is geüpload naar Instellingen is beschikbaar voor alle gebruikers in uw organisatie.

Voor beheerders: upload de Word-sjabloon naar apps voor klantbetrokkenheid

1. Ga naar Instellingen>Sjablonen>Documentsjablonen.

2. Selecteer Sjabloon uploaden.

3. Sleep het Word-bestand naar het dialoogvenster of blader om het bestand te zoeken.

   

4. Selecteer Uploaden.

   Gebruikers zonder beheerdersrechten kunnen een sjabloon voor eigen gebruik uploaden vanuit een lijst met records.

Voor niet-beheerders of beheerders die een persoonlijke sjabloon willen maken: upload de Word-sjabloon naar apps voor klantbetrokkenheid

1. Open een pagina met een lijst van records, bijvoorbeeld de lijst met klantaccounts in Verkoop.

2. Selecteer één item, zoals een account, selecteer Meer (...) >Word-sjablonen>Word-sjabloon maken.

3. Selecteer Word-sjabloon>uploaden.

   

4. Sleep het Word-bestand naar het dialoogvenster of blader om het bestand te zoeken.

5. Selecteer Uploaden.

Stap 5: Een document genereren door middel van de Word-sjabloon

Als u de Word-sjabloon wilt gebruiken, doet u het volgende:

1. Open een record met de gegevens waarmee u een document wilt maken. Kies bijvoorbeeld in Verkoop een klantaccountrecord.

2. Selecteer Meer (...) > Word-sjablonen en selecteer vervolgens onder Word-sjablonen de sjabloon die u hebt gemaakt.

   Als de nieuwe sjabloon niet zichtbaar is, zijn er twee mogelijkheden:

   1. Alleen sjablonen die zijn gemaakt voor het geselecteerde recordtype (entiteit) worden weergegeven. Als u bijvoorbeeld een verkoopkansrecord opent, ziet u geen sjabloon die u met de entiteit Account hebt gemaakt.

   2. U moet apps voor klantbetrokkenheid vernieuwen om de sjabloon te zien. Vernieuw de browser of open apps voor klantbetrokkenheid opnieuw.

   Wanneer u uw Word-sjabloon hebt geselecteerd, wordt in apps voor klantbetrokkenheid een Word-document gemaakt op basis van de record die u hebt geselecteerd.

De Word-voorbeeldsjablonen uitproberen

Er zijn er vijf Word-sjablonen die zijn meegeleverd met apps voor klantbetrokkenheid.

De Word-voorbeeldsjablonen zijn gemaakt met een bepaald recordtype (entiteit). U kunt een sjabloon alleen toepassen op records van hetzelfde type.

Een Word-voorbeeldsjabloon toepassen

1. Open een record met gegevens van het entiteitstype dat past bij de voorbeeldsjabloon. Open bijvoorbeeld een klantaccountrecord in Verkoop om de sjabloon Kostenplaatsoverzicht toe te passen.

2. Selecteer Meer (...) > Word-sjablonen en selecteer vervolgens onder Word-sjablonen de voorbeeldsjabloon.

   Open de zojuist gemaakte Word-sjabloon en kijk het eens door.

Aanvullende overwegingen

Beveiligingsrollen gebruiken om toegang naar sjablonen te controleren

Beheerders kunnen toegang tot Word-sjablonen controleren met enige mate van detail. U kunt bijvoorbeeld verkopers wel leestoegang geven, maar geen schrijftoegang voor een Word-sjabloon.

1. Selecteer Instellingen>Beveiliging>Beveiligingsrollen.

2. Selecteer een rol en klik vervolgens op het tabblad Ondernemingsbeheer.

3. Selecteer Documentsjabloon om de toegang in te stellen voor sjablonen die beschikbaar zijn voor de gehele organisatie. Selecteer Persoonlijke documentsjabloon voor sjablonen die alleen met individuele gebruikers worden gedeeld.

4. Selecteer de cirkels om het toegangsniveau aan te passen.

   

De lijsten in de resulterende documenten worden niet weergegeven in dezelfde volgorde als in de records

De lijsten met records die met een aangepaste sjabloon worden gemaakt, hebben in Word-documenten mogelijk niet dezelfde volgorde als in apps voor klantbetrokkenheid. Records worden weergegeven in de volgorde van de tijd en de datum waarop ze zijn gemaakt.

Probleem met talen die van rechts naar links worden geschreven

Inhoud in talen die van rechts naar links worden geschreven (RTL) kan enkele opmaakproblemen hebben in het Word-bestand nadat het document is gemaakt.

Zie ook

Uw gegevens analyseren met Excel-sjablonen

Problemen met Word-sjablonen oplossen