Avaliar a gestão de conteúdos da sua organização status

A Gestão Avançada do SharePoint (SAM) fornece um conjunto abrangente de ferramentas para avaliar e melhorar as práticas de gestão de conteúdos da sua organização com informações e recomendações acionáveis. A Avaliação da Gestão de Conteúdos é o hub para estas capacidades.

O que é a Avaliação da Gestão de Conteúdos?

A Avaliação da Gestão de Conteúdos é uma funcionalidade incorporada e fácil de utilizar da Gestão Avançada do SharePoint. Com apenas um clique, pode marcar e melhorar rapidamente a forma como a sua organização gere os conteúdos em ambientes do SharePoint. A Avaliação da Gestão de Conteúdos fornece um processo simples e orientado para os administradores:

• Identificar conteúdo potencialmente partilhado em excesso
• Encontrar problemas ou riscos (como sites inativos ou sem proprietário)
• Definir a preparação do Copilot para a organização
• Garantir a conformidade e manter a integridade dos dados
• Receber recomendações acionáveis para remediação
• Controlar o progresso ao longo do tempo com avaliações periódicas

A avaliação utiliza o toolkit de Gestão Avançada (SAM) do SharePoint, executando um conjunto de relatórios essenciais para encontrar as principais descobertas e categorizar sites que possam necessitar de atenção. Destina-se a tornar a governação de conteúdos acessível e acionável, mesmo para administradores que possam não ter conhecimentos técnicos profundos.

Relatórios incluídos

Atualmente, a Avaliação da Gestão de Conteúdos inclui os seguintes relatórios:

• Sites inativos – identifica sites sem atividade nos últimos 180 dias
• Propriedade do site – deteta sites sem proprietários ou apenas com um proprietário
• Herança quebrada – localiza sites onde a herança de permissões foi interrompida
• Partilha interna sem restrições através de EEEU (Todos, exceto Utilizadores Externos) – localiza conteúdo partilhado com todos os utilizadores internos
• Partilha sem restrições através de ligações de partilha – deteta conteúdos partilhados através de ligações de partilha demasiado permissivas

Porquê Utilizar a Avaliação da Gestão de Conteúdos?

As organizações enfrentam uma complexidade crescente na gestão de conteúdos em grandes inquilinos do Microsoft 365. Os desafios comuns incluem:

• Incerteza sobre por onde começar a governação.
• Dificuldade em identificar se existem problemas ou riscos reais.
• Falta de clareza sobre se as medidas de governação existentes são suficientes.
• A necessidade de monitorização e melhoria contínuas.

A Avaliação da Gestão de Conteúdos aborda estes desafios ao:

• Automatizar a deteção: detetar e categorizar automaticamente sites potencialmente afetados sem intervenção manual
• Resultados claros e acionáveis: forneça uma lista clara de problemas com passos seguintes recomendados específicos para cada localização
• Eliminar o trabalho manual: reduza a necessidade de scripts personalizados ou auditorias manuais, que podem ser morosas e propensas a erros
• Reavaliação a pedido: Permitir que os administradores executem novamente a avaliação mensalmente para garantir uma melhoria e conformidade contínuas

O que precisa para aceder à Avaliação da Gestão de Conteúdos?

Quais são os requisitos de licença?

A sua organização tem de ter a licença correta e cumprir determinadas permissões ou funções administrativas para utilizar a funcionalidade descrita neste artigo.

Em primeiro lugar, a sua organização tem de ter uma das seguintes licenças base:

• Office 365 E3, E5 ou A5
• Microsoft 365 E1, E3, E5 ou A5

Além disso, precisa de, pelo menos, uma destas licenças:

• Microsoft 365 Copilot licença: tem de ser atribuída uma licença copilot a pelo menos um utilizador na sua organização (este utilizador não precisa de ser administrador do SharePoint).
• Licença de Gestão Avançada do Microsoft SharePoint: Disponível como uma compra autónoma.

Requisitos de administrador

Tem de ser um administrador do SharePoint ou ter permissões equivalentes.

Informações adicionais

Se a sua organização tiver uma licença copilot e, pelo menos, uma pessoa na sua organização lhe for atribuída uma licença copilot, os administradores do SharePoint obterão automaticamente acesso às funcionalidades de Gestão Avançada do SharePoint necessárias para a implementação do Copilot.

Para organizações sem uma licença copilot, pode utilizar as funcionalidades de Gestão Avançada do SharePoint ao comprar uma licença de Gestão Avançada do SharePoint autónoma.

Onde Encontrar a Avaliação da Gestão de Conteúdos

Pode aceder à Avaliação da Gestão de Conteúdos no Centro de Administração do SharePoint:

1. Inicie sessão no centro de administração do SharePoint com as credenciais de administrador do SharePoint para a sua organização.
2. No painel de navegação esquerdo, selecione Gestão Avançada.
3. Procure o novo ecrã inicial da avaliação (a vista baseada no menu anterior ainda está disponível em "Todas as Funcionalidades").
4. Selecione Iniciar avaliação.

A avaliação executa automaticamente os relatórios SAM relevantes, analisa os resultados e apresenta as conclusões num dashboard amigável.

• Lado esquerdo: Resumo visual dos sites afetados
• Lado direito: o Painel de Resultados do Relatório lista cada site afetado, as conclusões específicas e as ações recomendadas para remediação. Selecione cada um dos resultados, verá mais detalhes e documentação relacionada do Microsoft Learn para resolver o problema.
• Abaixo dos resultados: verá as diretrizes e documentação mais recentes relacionadas com estas políticas.

Passos Seguintes Após Executar a Avaliação

1. Rever Resultados: examine a lista de sites sinalizados como potencialmente afetados. O dashboard mostra o número e os detalhes destes sites.
2. Tomar Medidas: para cada localização, siga os passos recomendados fornecidos. Estes passos podem incluir:
   • Criar ou ajustar políticas de site (por exemplo, para potencial partilha excedida, inatividade ou propriedade).
   • Utilizar ferramentas incorporadas para remediar problemas.
   • Consulte a documentação ligada para obter mais orientações.
3. Monitorizar o Progresso: execute novamente a avaliação a cada 30 dias para acompanhar os melhoramentos e detetar novos problemas.

Resumo

A Avaliação da Gestão de Conteúdos é um conjunto de ferramentas avançado e em evolução para os administradores do Microsoft 365, concebido para simplificar e automatizar o processo de governação de conteúdos. Ao fornecer avaliações claras, recomendações acionáveis e monitorização contínua, permite que as organizações mantenham um ambiente seguro e em conformidade.