Exportar registos de vendas para PDF

Partilhe registos de vendas com os seus clientes num formato PDF profissional e só de leitura criado utilizando os seus modelos Word padrão.

Pré-requisitos

O seu administrador tem de,

• Ativar a geração de PDF a partir de registos de vendas.
• Certifique-se de que os modelos do Word estão disponíveis para as entidades para as quais pretende gerar ficheiros PDF. Estão disponíveis modelos de origem para as entidades Conta, Oportunidade, Encomenda, Proposta e Fatura. Para ativar a geração de PDF para outras entidades, o seu administrador tem de criar novos modelos Word.

Exportar para PDF

Utilize a capacidade de geração de PDF para criar e partilhar ficheiros PDF de aparência profissional para registos do Dynamics 365 com os seus clientes. O ficheiro PDF é gerado utilizando um modelo padrão do Word da sua organização. Pode criar ficheiros PDF de registos de todas as entidades que têm a capacidade de geração de PDF ativada. Se você precisar de arquivos PDF acessíveis, siga as etapas em Como gerar um arquivo PDF acessível?.

1. Abra o registo que pretende exportar como PDF. Por exemplo, se pretender criar um ficheiro PDF para uma proposta, abra o registo da proposta.

2. Na barra de comandos, selecione Export para PDF.

   Nota

   Se não vir a opção Exportar para PDF na barra de comando, procure-a em Mais comandos (⋮). Se ainda não a vir, contacte o administrador para ativar a geração de ficheiros PDF para a entidade.

   É apresentada a caixa de diálogo Exportar para PDF.

   

   É apresentada uma pré-visualização com base no modelo selecionado e o nome do ficheiro PDF é preenchido. Se quiser utilizar um modelo diferente do selecionado, procure-o e selecione-o na caixa Selecionar um modelo para gerar documento PDF. Depois de selecionar o modelo, a pré-visualização será atualizada.

   Importante

   • Se existirem vários modelos de Word disponíveis para a entidade, por predefinição, o primeiro modelo da lista é selecionado.
   • Se a definição para visualizar ou transferir um ficheiro PDF for automaticamente desativada nas definições do seu browser, a funcionalidade de pré-visualização não funcionará.

3. No campo Guardar como, altere o nome do ficheiro PDF se quiser.

4. Efetue um dos seguintes procedimentos:

   1. Para transferir o ficheiro PDF para o seu computador, selecione Transferir.

   2. Para enviar o ficheiro PDF ao seu cliente por e-mail, selecione E-mail.

      O formulário de e-mail abre com os campos importantes preenchidos automaticamente.

      

      Nota

      O campo Relativo a é preenchido com o registo a partir do qual o e-mail foi acionado. O sinalizador Enviar e-mail na entidade primária tem de estar ativado na área Personalização para o campo Relativo a a ser preenchido. Para obter mais informações sobre esta bandeira, consulte Opções de entidade que só podem ser ativadas.

   3. Selecione Guardar para SharePoint ou Guardar para o Dynamics.

   • Utilizar Guardar para SharePoint para guardar o ficheiro PDF num local do SharePoint. Este botão só está disponível quando a integração com o SharePoint está ativada para a sua organização e a caixa de verificação de Gestão de Documentos é selecionada na página da entidade na área de Personalização. Se não vir este botão, contacte o seu administrador do sistema.
   • Se a integração com o SharePoint não estiver ativa, verá o botão Guardar para o Dynamics. Este comando guarda o ficheiro PDF como nota para o registo primário. O botão Guardar no Dynamics está disponível se as notas estiverem ativadas para a entidade primária. Se não vir este botão, contacte o seu administrador do sistema.

Exportar para PDF a partir da aplicação móvel Dynamics 365 para telemóveis

Se estiver a utilizar o Dynamics 365 para telemóveis num dispositivo móvel, a capacidade de gerar ficheiros PDF é limitada às seguintes entidades: Conta, Contacto, Oportunidade Potencial, Oportunidade, Proposta, Encomenda e Fatura.

1. Abra o registo que pretende exportar como PDF. Por exemplo, se pretender criar um ficheiro PDF para uma proposta, abra o registo da proposta.

2. Na barra de comando, selecione Criar PDF e, em seguida, selecione o modelo que pretende utilizar para criar o PDF.

   

3. Na caixa de diálogo que aparece, guarde ou transfira o PDF.

   • Se selecionar Guardar, o ficheiro PDF é armazenado no local predefinido do SharePoint, se o SharePoint estiver configurado e ativado para a entidade principal. Se o SharePoint não estiver configurado, o PDF é guardado como um anexo de Notas ao registo da entidade primária no Dynamics 365 Sales.

   • Se selecionar Transferir, o PDF é transferido para a sua unidade local. Depois de ser transferido, pode adicionar este ficheiro a uma nota, enviá-lo como anexo num e-mail ou carregá-lo no SharePoint.

Enviar um PDF por e-mail a partir da aplicação móvel Dynamics 365 para telemóveis

Também pode gerar um ficheiro PDF e enviá-lo diretamente por e-mail para um cliente.

1. Abra o registo que pretende exportar como PDF.

2. Na barra de comandos, selecione Enviar PDF por e-mail e, em seguida, selecione um modelo de documento.

   

   O formulário de e-mail abre com os campos importantes preenchidos automaticamente.

3. Verifique ou altere os detalhes no formulário de e-mail conforme necessário e, em seguida, selecione Enviar.

FAQ

O que acontece se mais de um local de documento do SharePoint estiver associado a um registro?

Independentemente do número de locais de documentos do SharePoint que existem para um registro, o arquivo PDF gerado é sempre salvo no local padrão: [<record_name>_<record_id>].

Como gerar um arquivo PDF acessível?

A funcionalidade Exportar para PDF aproveita um recurso do Word que não gera um PDF totalmente acessível. Se o PDF gerado não for suficiente do ponto de vista da acessibilidade, siga estas etapas:

1. Crie um modelo de palavra que esteja em conformidade com os seus padrões de acessibilidade.
2. Carregue o modelo para o aplicativo de vendas.
3. Exporte um registro para o Word e use o modelo que você criou.
4. Abra o documento no Microsoft Word.
5. SelecioneExportar>arquivo>Criar documento PDF/XPS.
6. Selecione Opções e verifique se a opção Marcas de estrutura do documento para acessibilidade está selecionada.

Este método gera um ficheiro PDF mais acessível.

Posso especificar um nome diferente para o arquivo PDF antes de gerá-lo?

Yes. Pode especificar um nome de ficheiro diferente se não estiver a utilizar o Dynamics 365 para telemóveis num dispositivo móvel.

Posso optar por guardar o ficheiro PDF na aplicação Vendas como notas ou no SharePoint?

Não. Se o SharePoint estiver ativado para a entidade para a qual está a gerar um PDF, o ficheiro PDF será guardado na localização do SharePoint por predefinição.

A capacidade de geração de PDF está disponível em todas as entidades?

Yes. A capacidade de geração de PDF está disponível em todas as entidades de origem e entidades personalizadas que tenham modelos associados.

O arquivo PDF gerado suporta fontes personalizadas?

As fontes no arquivo gerado são limitadas às fontes instaladas no servidor que gera os arquivos PDF. Eis uma lista de tipos de letra suportados:

• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Courier
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Fixed
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Sans_Serif
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Serif
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-OEM
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Small
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-System
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Terminal
• Microsoft-Windows-Font-FMS
• Microsoft-Windows-Font-RegistrySettings
• Microsoft-Windows-Font-StaticCache
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Arial
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-ArialBlack
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Bahnschrift
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Calibri
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Cambria_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-ComicSansMS
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Consolas
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-CourierNew
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Ebrima
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-EbrimaBold
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-FontsRegistrySettingsMigration
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Gadugi
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Georgia
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Inkfree
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-JavaneseText
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LucidaConsole
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MalgunGothic
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftHimalaya
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftJhengHei
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftYaHei
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MongolianBaiti
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MVBoli
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MyanmarText
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NewTaiLue
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-PhagsPa
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoePrint
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SimSun
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TaiLe
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TimesNewRoman
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TrebuchetMS
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Verdana
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Webdings
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Wingdings
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-YiBaiti
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-YuGothicMedium
• Microsoft-Windows-Font-Vector
• Microsoft-Windows-Type1-Fonts

Não consegue encontrar a caraterística na sua aplicação?

Existem algumas possibilidades:

• Não tem a licença necessária para usar esta caraterística. Consulte a tabela de comparação e o guia de licenciamento para ver que caraterísticas estão disponíveis com a sua licença.
• Não tem o direito de acesso necessário para usar esta caraterística.
  • Para configurar uma caraterística, precisa de ter as Funções de administração e personalização
  • Para usar caraterísticas relacionadas com vendas, precisa de ter as Funções de vendas principais
  • Algumas tarefas requerem Funções funcionais específicas.
• O seu administrador não ativou a funcionalidade.
• A sua organização está a utilizar uma aplicação personalizada. Contacte o seu administrador para saber os passos exatos. Os passos descritos neste artigo são específicos das aplicações Hub de Vendas e Sales Professional de origem.

Informações relacionadas

Ativar ou desativar a geração de PDFs a partir de registos de vendas