Utilizar modelos do Word para criar documentos normalizados

Depois de criar e importar modelos do Office Word para aplicativos de envolvimento do cliente (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing e Dynamics 365 Project Service Automation), os usuários selecionam um botão para gerar documentos padronizados preenchidos automaticamente com dados. Esse recurso tem algumas considerações especiais que você precisa saber para criar modelos do Word com êxito.

Versões suportadas do Word

Siga as etapas neste artigo para criar e usar com êxito modelos do Word em aplicativos de envolvimento do cliente.

Passo 1: Criar um modelo do Word

Onde poderá criar um modelo

Há dois locais nos aplicativos de envolvimento do cliente onde você pode criar um modelo do Word:

• Do Centro de administração do Power Platform.

  O acesso requer permissões suficientes, como a função de Administrador do Sistema ou Personalizador de Sistemas. Para verificar o seu direito de acesso, consulte Ver o seu perfil de utilizador. Se não tiver as permissões corretas, contacte o administrador do sistema.

  1. Inicie sessão no Centro de administração do Power Platform.

  2. No painel de navegação, selecione Gerenciar.

  3. No painel Gerenciar , selecione Ambientes e escolha um ambiente.

  4. Na página Ambientes, vá para a barra de comandos e selecione Configurações.

  5. Expanda Modelos e, em seguida, selecione Modelos de documento.

  6. No Microsoft Dynamics 365, vá para a barra de comandos e selecione Novo para abrir a caixa de diálogo Criar modelo a partir de dados do CRM .

• A partir de uma lista de registos. Por exemplo:

  1. Inicie sessão na aplicação Hub de Vendas.
  2. No painel de navegação esquerdo, selecione Oportunidades.
  3. No seletor de exibição de grade na barra de comandos, selecione Minhas oportunidades abertas para exibir uma lista de registros.
  4. Na lista, selecione Modelos do Word e, em seguida, selecione Criar Modelo do Word para abrir a caixa de diálogo Criar modelo a partir de dados do CRM .

  

Na caixa de diálogo Criar modelo a partir de dados do CRM :

1. Selecione Modelo do Word.
2. Escolha uma entidade para filtrar.
3. Selecione Selecionar entidade para abrir a caixa de diálogo Selecionar entidade .

Na caixa de diálogo Selecionar entidade , você configura as relações de entidade.

O que são relações 1:N, N:1 e N:N?

Este ecrã exige um conhecimento da sua estrutura de dados das aplicações de interação com os clientes. O seu administrador ou personalizador pode fornecer informações sobre relações entre entidades. Para o conteúdo de administração, consulte: Descrição geral das relações entre entidades.

Seguem-se algumas relações de exemplo para a entidade Conta.

Relação	Descrição
	Uma conta pode ter vários contactos.
	Uma oportunidade potencial, uma conta ou um contacto pode ter várias contas.
	Uma conta pode ter vários listas de marketing. Uma lista de marketing pode ter várias contas.

As relações que selecionar neste ecrã determinam as entidades e os campos que estarão disponíveis posteriormente quando definir o modelo do Word. Selecione apenas as relações às quais precisa de adicionar dados do Word ao modelo do Word.

Transferir o modelo

Selecione Baixar modelo na página Selecionar entidade para criar um arquivo do Word em seu computador local com a entidade exportada incluída como dados XML.

Passo 2: Ativar o separador Programador

Abra o ficheiro de modelo do Word. Neste momento, o documento é apresentado vazio.

Para ver e adicionar dados XML das aplicações de cativação de clientes, é necessário ativar o separador Programador do Word.

1. Vá para Ficheiro>Opções>Personalizar Friso e, em seguida, ative Programador.

   

2. Selecione OK.

   Programador é agora apresentado no friso do Word.

   

Evite um problema conhecido ao criar modelos

Há um problema conhecido com os modelos do Word gerados por aplicativos de envolvimento do cliente e o Office Word. Siga as orientações nesta seção para evitar problemas com campos de controle antes de ir para a etapa três , onde você adiciona campos de controle de conteúdo XML ao modelo do Word.

Só adicionar campos como Texto Simples ou Imagem

Utilize o Painel de Mapeamento XML para adicionar campos de entidade ao seu modelo do Word. Certifique-se de que adiciona apenas campos como Texto Simples ou Imagem.

Não faça quaisquer alterações textuais ao controlo de conteúdo adicionado

Pode fazer alterações de formatação aos campos de controlo de conteúdo, tais como colocar o texto a negrito, mas não outras alterações textuais, incluindo alterações às maiúsculas.

Se você enfrentar congelamento do Word ou degradação de desempenho, tente desativar a AutoCorreção.

Desativar Correção Automática

1. Com o ficheiro de modelo aberto no Word, aceda a Ficheiro>Opções>Verificação Ortográfica>Opções de Correção Automática.

   

2. Anule a seleção de Primeira letra da frase em maiúscula e Utilizar automaticamente as sugestões do corretor ortográfico.

   

3. Anule a seleção de Hífenes (--) com tracejado (—) nos separadores Formatação Automática e Formatar ao Escrever.

4. Selecione OK.

Etapa 3: Definir o modelo

Utilize o Painel de Mapeamento XML para definir o modelo do Word com os campos de entidade.

1. No modelo do Word, selecionePainel de Mapeamento XML do> para selecionar o esquema XML padrão.

   

   

2. Selecione o esquema XML. Começa por "urn:microsoft-crm/document-template/".

   

   Importante

   Se você tiver edições acidentais frequentes que fazem com que o Word congele ou tenha degradação de desempenho, certifique-se de desativar as opções de AutoCorreção de acordo com a seção Evitar um problema conhecido ao criar modelos.

3. Expanda a entidade, clique com o botão direito do mouse no campo de entidade e selecione Inserir Controle de Conteúdo>Texto sem formatação.

   

   O campo de entidade é adicionado ao modelo do Word.

   

   Adicione mais campos de entidade, adicione texto e etiquetas descritivas, e formate o documento.

   Um modelo concluído pode ter o seguinte aspeto:

   

   Alguns campos de controlo de conteúdo introduzidos poderão ter várias linhas de dados. Por exemplo, as contas têm mais de um contacto. Para incluir todos os dados no modelo do Word, defina o campo de controlo de conteúdo para repetir.

Definir os campos de controlo de conteúdo para repetir

1. Coloque os campos com dados de repetição numa linha da tabela.

2. Selecione a linha da tabela completa no modelo.

   

3. No Painel de Mapeamento XML, clique com o botão direito do rato na relação que contém os campos de controlo de conteúdo e clique em Repetição.

   

   Quando você usa o modelo do Word em aplicativos de envolvimento do cliente para criar um documento, a tabela é preenchida com várias linhas de dados.

   Quando o modelo tiver os campos e a formatação pretendidos, guarde-o e carregue-o para as aplicações de interação com os clientes.

Passo 4: Carregar o modelo do Word de novo para as aplicações de interação com os clientes

Quando o modelo do Word tiver a estrutura pretendida, guarde-o para poder carregá-lo para as aplicações de cativação de clientes.

O acesso ao modelo do Word criado recentemente depende da forma como o carregou e do acesso concedido ao direito de acesso. Certifique-se de que consulta Utilizar Direitos de Acesso para controlar o acesso aos modelos

Os administradores podem utilizar a página Definições para carregar o modelo do Word para as aplicações de cativação de clientes. Um modelo carregado em Definições está disponível para todos os utilizadores da organização.

Para os administradores: Carregar o modelo do Word para as aplicações de interação com os clientes

1. Aceda a Definições>Modelos>Modelos de Documento.

2. Selecione Carregar Modelo.

3. Arraste o ficheiro do Word na caixa de diálogo ou vá para o ficheiro.

   

4. Selecione Carregar.

   Os utilizadores não administradores podem carregar um modelo para utilização pessoal a partir de uma lista de registos.

Para os não administradores ou os administradores que pretendem criar um modelo pessoal: Carregar o modelo do Word para as aplicações de interação com os clientes

1. Abra uma página com uma lista de registos; por exemplo, a lista de contas do cliente em Vendas.

2. Selecione um único item, como uma conta, selecione Mais (...) >Modelos> do WordCriar modelo do Word.

3. Selecione Modelo do Word>Carregar.

   

4. Arraste o ficheiro do Word na caixa de diálogo ou vá para o ficheiro.

5. Selecione Carregar.

Passo 5: Gerar um documento a partir do modelo do Word.

Para utilizar o modelo do Word que tenha criado, faça o seguinte:

1. Abra um registo com as informações que pretende para criar um documento. Por exemplo, abra um registo de conta de cliente em Vendas.

2. Selecione Mais (...) > Modelos do Word e, em Modelos do Word , selecione o modelo que criou.

   Se o modelo que criou não estiver visível, existem duas possibilidades:

   1. Só os modelos compilados para o tipo de registo selecionado (entidade) serão apresentados. Por exemplo, se abrir um registo de oportunidade, não verá um modelo que criou com a entidade Conta.

   2. Tem de atualizar as aplicações de interação com os clientes para ver o modelo. Atualize o browser ou feche e volte a abrir as aplicações de interação com os clientes.

   Depois de selecionar o modelo do Word, as aplicações de cativação de clientes criam um documento do Word a partir do registo que selecionou.

Experimentar os modelos do Word de exemplo

Existem cinco modelos do Word incluídos nas aplicações de cativação de clientes.

Os modelos do Word de amostra foram criados com um tipo de registo específico (entidade). Só poderá aplicar o modelo aos registos do mesmo tipo de registo.

Para aplicar um modelo do Word de amostra

1. Abra um registo com informações com o tipo de entidade que corresponde ao modelo de exemplo. Por exemplo, abra um registo de conta do cliente em Vendas para aplicar o modelo Resumo da Conta.

2. Selecione Mais (...) > Modelos do Word e, em Modelos do Word , selecione o modelo de exemplo.

   Abra o modelo do Word criado recentemente e analise-o.

Considerações adicionais

Utilizar Direitos de Acesso para controlar o acesso aos modelos

Os administradores podem controlar o acesso aos modelos do Word com alguma granularidade. Por exemplo, pode conceder aos representantes o acesso de Leitura mas não de Escrita a um modelo do Word.

1. Selecione Definições>Segurança>Direitos de Acesso.

2. Selecione um direito e clique no separador Gestão de Negócio.

3. Selecione Modelo de Documento para definir o acesso aos modelos disponíveis para toda a organização. Selecione Modelo de Documento Pessoal para os modelos partilhados com os utilizadores individuais.

4. Selecione os círculos para ajustar o nível de acesso.

   

As listas nos documentos criadas não estão na mesma ordem que os registos

As listas de registos criados a partir de um modelo personalizado podem não ser apresentadas pela mesma ordem nos documentos do Word que nas aplicações de cativação de clientes. Os registos são listados pela ordem de hora e data em que foram criados.

Problema com idiomas da direita para a esquerda

O conteúdo em idiomas da direita para a esquerda (RTL) poderá ter alguns problemas de formatação no ficheiro Word após a criação do documento.

Consultar também

Analisar os dados com modelos do Excel

Resolver problemas com modelos do Word