Substituição de suspensões para limpo ficheiros para o Copilot e recuperar o armazenamento

Diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para segurança e conformidade.

Utilize a funcionalidade Limpeza de prioridade em Gestão do Ciclo de Vida de Dados no Microsoft Purview quando precisar de substituir as definições de retenção existentes ou as suspensões de Deteção de Dados Eletrónicos para eliminar conteúdos do OneDrive e do SharePoint. Apesar das retenções existentes, os itens são movidos para a Reciclagem de segunda fase e, a partir daí, passam pelos mesmos processos com os mesmos períodos de tempo para garantir um processo de eliminação em conformidade.

Embora possa ser necessária uma limpeza de prioridade para segurança ou privacidade em resposta a um incidente ou para conformidade com os requisitos regulamentares, os casos de utilização típicos do SharePoint e do OneDrive incluem o seguinte;

• Eliminar gravações e transcrições de reuniões do Teams obsoletas, ativada para recapitulação copilot: a funcionalidade de recapitulação copilot no Teams utiliza gravações e transcrições de reuniões do Teams que podem ser abrangidas por uma política de retenção. Normalmente, estes ficheiros são grandes e têm pouco valor comercial após 1 a 3 meses. Para recuperar o espaço destes ficheiros ou de quaisquer outros ficheiros igualmente grandes que não precisem de ser retidos enquanto as políticas de retenção, pode tomar medidas para os remover.

  Dica

  A maioria das gravações e transcrições de reuniões são guardadas no OneDrive. No entanto, as gravações de reuniões de canal são armazenadas no SharePoint. Para obter mais informações, consulte Utilizar o OneDrive e o SharePoint para armazenar gravações de reuniões.

  A limpeza da prioridade permite-lhe eliminar estes ficheiros ao substituir as políticas de retenção existentes para que possa gerir melhor os seus requisitos de armazenamento. Uma vez que estes ficheiros são criados continuamente, deixe a política de limpeza de prioridade em execução para localizar e eliminar automaticamente os ficheiros obsoletos.

• Eliminar itens etiquetados na biblioteca Detenção de Preservação do OneDrive quando um utilizador sair da organização: quando um ou mais itens numa biblioteca de Preservação têm um período de retenção não expirado, o site do OneDrive para o utilizador não pode ser eliminado. Como resultado, quando os utilizadores saem da organização, poderá não conseguir eliminar o respetivo site do OneDrive até que o período de retenção mais longo expire. A limpeza da prioridade pode eliminar estes ficheiros em vez de aguardar que o período de expiração termine, para que possa eliminar o site da conta do OneDrive e recuperar esse espaço de armazenamento do OneDrive. Crie uma política de limpeza prioritária depois de um utilizador sair da organização e a respetiva conta do OneDrive ser bloqueada da eliminação.

Uma vez que a eliminação da limpeza de prioridade pode substituir as suspensões existentes e até mesmo o Bloqueio de Preservação quando as definições de retenção são apenas para eliminação, o processo requer múltiplas aprovações, funções específicas e é auditado. Depois de considerar estas salvaguardas, se a sua organização ainda estiver preocupada com esta capacidade, pode continuar a utilizar políticas de retenção e etiquetas de retenção para garantir uma eliminação compatível dos conteúdos em vez de utilizar a limpeza prioritária.

Nos bastidores, a limpeza prioritária utiliza etiquetas de retenção com políticas de aplicação automática. No entanto, não interage manualmente com estas etiquetas e políticas e estas substituem os princípios de retenção para que não tenha de esperar que o período de retenção mais longo expire.

Exceções importantes para a limpeza da prioridade:

• Não pode utilizar a limpeza de prioridade para itens marcados como registos ou registos regulamentares.

• Embora a limpeza de prioridade possa substituir as retenções da Deteção de Dados Eletrónicos, os dados podem já ter sido copiados para um conjunto de revisão de Deteção de Dados Eletrónicos onde não podem ser eliminados por limpeza de prioridade. Estes dados são eliminados automaticamente quando todo o caso de Deteção de Dados Eletrónicos é eliminado por um administrador de Deteção de Dados Eletrónicos.

À semelhança das etiquetas de retenção aplicadas automaticamente, a limpeza de prioridade suporta a simulação, para marcar os exemplos devolvidos, caso a configuração da política precise de otimização. Para o SharePoint e o OneDrive, tem de executar a simulação pelo menos uma vez e para qualquer alteração que não seja a descrição da política.

Comparar a limpeza de prioridade para diferentes cargas de trabalho

Embora possa utilizar a funcionalidade de limpeza prioritária para caixas de correio e ficheiros no SharePoint e no OneDrive, os casos de utilização típicos são diferentes. Existem outras diferenças no comportamento e na configuração que estão resumidas na tabela seguinte. Como resultado destas diferenças, não pode criar uma política de limpeza para as três localizações na mesma política.

Além disso, as permissões necessárias para o Exchange são diferentes das permissões necessárias para o SharePoint e o OneDrive.

Pré-requisitos para a limpeza prioritária

Certifique-se de que consegue cumprir os pré-requisitos que têm de estar implementados antes de poder utilizar a limpeza prioritária para substituir as suspensões existentes no SharePoint e no OneDrive. Estes requisitos incluem permissões e aprovadores.

Devido às salvaguardas incorporadas, a funcionalidade em si está ativada por predefinição ao nível do inquilino. No entanto, a limpeza da prioridade pode ser desativada na página de definições de limpeza prioritária. Se não conseguir criar novas políticas de limpeza de prioridade, veja as instruções para desativar a funcionalidade para marcar o status e reverter a configuração.

Permissões para limpeza de prioridade

Para aceder e gerir com êxito a Limpeza de prioridades no portal do Microsoft Purview, tem de ter a função de Limpeza da Prioridade Administração. Para o SharePoint e o OneDrive, esta função é necessária para criar e gerir políticas de limpeza prioritárias e ativar ou desativar a funcionalidade. Esta função é adicionada automaticamente ao grupo de funções Gestão da Organização, mas tem de ser adicionada manualmente a qualquer outro grupo de funções.

Em alternativa, a função Visualizador de Limpeza prioritária permite apenas a visibilidade das políticas e definições de limpeza prioritárias sem a capacidade de fazer alterações ou criar novas políticas.

As funções Visualizador de Conteúdo Explorer Lista e Visualizador de Conteúdo Explorer são necessárias para ver os conteúdos e detalhes dos itens no modo de simulação e as fases de aprovação.

À semelhança da disposição de gestão de registos, cada pessoa que acede à página Limpeza> deprioridades Limpeza pendente vê apenas os itens que estão atribuídos para aprovar. Para monitorizar o processo ponto a ponto de uma limpeza prioritária, utilize a auditoria e o ID de limpeza de prioridade como um termo de pesquisa.

Aprovadores de políticas

Como salvaguarda contra eliminações acidentais ou maliciosas, cada item sujeito a limpeza prioritária requer sempre que, pelo menos, uma outra pessoa aprove a eliminação, além da pessoa que criou a política de limpeza prioritária. Os aprovadores têm de ser utilizadores individuais. Atualmente, os grupos de segurança com capacidade de correio não são suportados.

• A aprovação do administrador de limpeza de prioridade é necessária para todas as políticas.
• Se um item também estiver sujeito a uma ou mais retenções de Deteção de Dados Eletrónicos, também é necessária a aprovação do administrador da Deteção de Dados Eletrónicos.
• A aprovação separada de um administrador de retenção não é necessária para substituir as definições de retenção.

Requisitos de função de aprovador

O aprovador em cada fase do processo de revisão tem de ter as funções corretas atribuídas.

Para obter instruções para adicionar utilizadores às funções predefinidas ou criar os seus próprios grupos de funções, utilize a seguinte documentação de orientação:

• Permissões no portal do Microsoft Purview

Embora possa especificar vários aprovadores para Deteção de Dados Eletrónicos, apenas uma pessoa é obrigada a aprovar a substituição de retenções de Deteção de Dados Eletrónicos.

Habilitar auditoria

Certifique-se de que a auditoria está ativada, pelo menos, um dia antes de criar e executar a política de limpeza de primeira prioridade. A auditoria também é necessária para ver os resultados da simulação. Para obter mais informações, veja Pesquisar o registo de auditoria.

Limitações da limpeza prioritária

• No modo de simulação, os itens sob bloqueio de preservação onde as definições de retenção estão configuradas para apenas eliminação podem aparecer. Na verdade, estes itens não estão no âmbito da limpeza de prioridade fora do modo de simulação.

• Ao contrário da revisão da disposição das etiquetas de retenção:

  • Não pode personalizar a notificação por e-mail
  • Os aprovadores não podem nomear aprovadores adicionais
  • Não existe aprovação automática após um período de tempo especificado

• Se um aprovador não concordar em eliminar um item identificado, tem de atribuir uma etiqueta de retenção existente (qualquer configuração) ao item. Certifique-se de que os aprovadores sabem que etiquetas de retenção são adequadas para esta ação.

• Embora possa eliminar uma política de limpeza de prioridade, se o processo de aprovação estiver concluído, os itens ainda poderão ser eliminados.

Criar uma política de limpeza prioritária

Decida antes de criar a sua política de limpeza prioritária para torná-la adaptável ou estática. Para obter mais informações, consulte Escopos de política adaptáveis ou estáticos para a retenção. Se decidir utilizar uma política adaptável, tem de ter um ou mais âmbitos adaptáveis antes de criar a sua política de limpeza de prioridade para poder selecioná-los durante a configuração da política. Para obter mais instruções, consulte Informações de configuração dos escopos adaptáveis.

1. Iniciar sessão no portal> do Microsoft PurviewSoluções>Gestão do Ciclo de Vida de> DadosLimpeza da prioridade e, em seguida, selecione + Criar uma limpeza de prioridade.

   Se não vir a opção Limpeza da prioridade, marcar as suas permissões.

2. Introduza um nome e uma descrição para esta política de limpeza de prioridade e, em seguida, selecione Seguinte. O nome é visível para os utilizadores finais, mas a descrição opcional só é visível para os administradores de limpeza prioritários e para os aprovadores especificados da política. Esta restrição significa que quaisquer detalhes introduzidos podem ser informativos e específicos, sem se preocupar com pessoas não autorizadas que veem estes detalhes.

3. Em Escolher o tipo de limpeza de prioridade, selecione Adaptável ou Estático e, em seguida, selecione Seguinte.

   1. Para Âmbito adaptável, adicione um ou mais âmbitos adaptáveis. Para contas do OneDrive, adicione um âmbito para os utilizadores. Para sites, adicione um âmbito para sites do SharePoint ou Grupos do Microsoft 365, conforme necessário. Em seguida, selecione uma ou mais das localizações para corresponder aos seus âmbitos.
   2. Para Âmbito estático, selecione Política para SharePoint/OneDrive e, em seguida, selecione uma ou mais das localizações para sites e contas do OneDrive. Opcionalmente, pode editar os sites e contas de utilizador a incluir ou excluir.

4. Selecione Avançar.

5. Para a página Diga-nos o que procura, introduza texto na caixa KeyQL editor para construir uma consulta para filtrar ficheiros específicos. Pode refinar a consulta com operadores de pesquisa como E, OU e NÃO.

   Por exemplo, para localizar gravações e transcrições de reuniões do Teams, utilize ProgID:Media AND ProgID:Meeting. Para ficheiros numa biblioteca Da Preservação, utilize ParentLink:PreservationHoldLibrary.

   Para obter mais informações sobre a sintaxe da consulta que utiliza QL por palavra-chave (KeyQL), consulte QL por palavra-chave (KeyQL) eAplicar automaticamente uma etiqueta de retenção para reter ou eliminar conteúdos.

   Esta política baseada em consultas utiliza o mesmo índice de pesquisa que a pesquisa de conteúdos da Deteção de Dados Eletrónicos para identificar conteúdos.

6. Para a página Escolher quando o conteúdo deve ser eliminado , escolha se pretende eliminar os itens correspondentes o mais rapidamente possível ou mantê-los durante um período específico e, em seguida, eliminá-los. Na maioria das vezes, irá selecionar a primeira opção para que possa eliminar o item o mais rapidamente possível. Utilize a opção alternativa apenas se os itens deverem ser retidos por motivos de conformidade e não puder utilizar uma etiqueta de retenção para esta finalidade. Por exemplo, o item já tem uma etiqueta de retenção aplicada com um período de retenção mais longo.

   Observação

   Uma política de limpeza prioritária substitui os princípios de retenção que normalmente determinam quando um item deve ser retido ou eliminado.

7. Para a página Atribuir quem vai aprovar o que é eliminado , é aqui que tem de especificar um aprovador para quando um item identificado tem uma ou mais retenções de Deteção de Dados Eletrónicos aplicadas:

   • Administradores da Deteção de Dados Eletrónicos: tem de ser atribuída a função de Administrador de Deteção de Dados Eletrónicos. A aprovação de utilizadores especificados é necessária se o conteúdo identificado estiver sujeito a uma ou mais retenções de Deteção de Dados Eletrónicos.

8. Para a página Escolher o modo de política , escolha se pretende executar a política primeiro no modo de simulação ou se a deixa desativada.

   A execução da política no modo de simulação é necessária para configurar inicialmente a limpeza de prioridade para as localizações do SharePoint e do OneDrive. O modo de simulação permite-lhe verificar se os resultados de exemplo correspondem à consulta, para que possa ajustá-la antes da aprovação. Também facilita a revisão com outro administrador de limpeza prioritário.

9. Específico da limpeza de prioridade, tem de reconhecer ao selecionar uma caixa de verificação que compreenda como esta política pode substituir retenções de Deteção de Dados Eletrónicos e outras definições de retenção aplicadas. Selecione Submeter

10. Na página A sua política de limpeza prioritária foi criada , verá o ID de Limpeza utilizado para monitorizar e monitorizar esta política. Utilize a função Copy ou copie-a mais tarde a partir dos detalhes da política para que possa monitorizar o progresso desta política a partir dos detalhes de auditoria.

11. Assim que os resultados da simulação estiverem disponíveis, peça a um administrador de limpeza de segunda prioridade para rever os resultados da página Políticas de Limpeza prioritárias . Devem selecionar a política na lista e, em seguida, selecionar Ver detalhes da simulação.

12. Se os resultados forem satisfatórios, este administrador de limpeza de segunda prioridade pode selecionar Ativar política. No entanto, se a política precisar de reconfiguração para adicionar ou remover itens, deve efetuar essas edições e executar novamente a simulação e ver os resultados novamente. Devem continuar a efetuar edições e executar novamente a simulação de cada vez. Quando os resultados são satisfatórios, pode ativar a política como administrador de limpeza de primeira prioridade.

    Importante

    A última pessoa a editar a política também não pode ativá-la. Recomendamos que apenas um administrador prioritário edite a política depois de ser criada pela primeira vez. Como variação do passo 12, o administrador de limpeza de prioridade original pode editar a política e executar novamente a simulação e o administrador de limpeza de segunda prioridade ativa-a.

A caixa Localizações mostra as áreas analisadas e as contagens de exemplo podem diferir das contagens de correspondência. Depois de ativar a política, aguarde pelo status "Ativado (Êxito)", que pode demorar até sete dias.

Processo de aprovação para uma política de limpeza prioritária

Quando a política de limpeza de prioridade está ativada e os itens são identificados que estão sujeitos à Deteção de Dados Eletrónicos, os aprovadores de Deteção de Dados Eletrónicos atribuídos para a política são notificados por e-mail, com um lembrete uma vez por semana. Podem selecionar a ligação nos e-mails de notificação e lembrete para aceder diretamente à página Gestão> do ciclo de vida de dadosLimpeza> da prioridadeLimpeza pendente no portal para rever o conteúdo a aprovar. Em alternativa, os aprovadores podem navegar manualmente para esta página no portal.

Quando todas as aprovações necessárias estiverem concluídas, os itens são movidos para a Reciclagem de segunda fase.

Na página Limpezas pendentes, os itens identificados por uma política de limpeza de prioridade são listados com uma status de disposição Pendente e uma contagem estimada do número de itens identificados. Estes podem ser itens diferentes ou o mesmo item em várias localizações.

Quando o aprovador seleciona um dos itens de lista, a página seguinte mostra-lhes os itens individuais com os nomes dos itens, localizações e remetentes. Quando um item é selecionado, o painel de pré-visualização apresenta o assunto, a origem, os detalhes e o histórico do item. O histórico apresenta quaisquer aprovações de limpeza prioritárias até à data desse item, com comentários do aprovador, se disponíveis.

Depois de rever todos os itens, o aprovador pode selecioná-los individualmente ou selecioná-los com várias opções e selecionar Aprovar eliminação. Em seguida, têm de reconhecer a ação com um comentário opcional e selecionar Aplicar.

Em alternativa, se o item não deve ser eliminado, o aprovador tem de selecionar Relabel e selecionar uma etiqueta de retenção existente.

Os itens aprovados ou recautados são movidos para o separador Itens eliminados . Aguarde até sete dias para que os itens sejam eliminados.

Exportar as vistas

Um aprovador pode utilizar a opção Exportar das páginas Limpezas pendentes e Itens eliminados para exportar informações sobre os itens em ambas as vistas como um ficheiro de .csv que, em seguida, podem ordenar e gerir com o Excel.

Como monitorizar a limpeza de prioridades

Pode monitorizar a status de limpezas prioritárias para cada política a partir daLimpeza da Prioridade da gestão> do ciclo de vida de dados. Por exemplo, o status apresenta Em simulação ou Ativado (Pendente) que muda para Ativado (Êxito).

Utilize os detalhes de uma política para identificar o ID de limpeza e cole este número como uma cadeia de pesquisa palavra-chave da solução de auditoria. Para utilizar o intervalo de datas, lembre-se de especificar as datas em UTC.

Existem dois eventos de auditoria específicos para a limpeza prioritária do SharePoint e do OneDrive:

• Nome da operação priorityCleanupTagApplied: quando um item é identificado para limpeza de prioridade e se tal resultou na remoção de uma etiqueta de retenção existente.
• Nome da operação priorityCleanupFileRecycled: a eliminação de um item no SharePoint ou no OneDrive por limpeza de prioridade.

Atualmente, estes eventos não têm nomes amigáveis para selecionar no portal do Microsoft Purview.

Outros eventos de auditoria são os mesmos que os utilizados para criar e configurar uma etiqueta de retenção e uma política de etiquetagem automática e eventos para revisão da eliminação.

A experiência do utilizador final para a limpeza prioritária

Os ficheiros identificados para limpeza prioritária são apresentados aos utilizadores como uma etiqueta de retenção aplicada que tem o mesmo nome que a política de limpeza de prioridade.

Se os utilizadores removerem ou substituirem esta etiqueta de retenção, esta será automaticamente reaplicada pela política.

Desativar a limpeza de prioridade para o inquilino

Depois de considerar as salvaguardas de permissões adicionais e múltiplas aprovações, se a sua organização ainda tiver preocupações sobre esta capacidade, pode desativar a capacidade de criar políticas de limpeza prioritárias. Ao desativar a limpeza de prioridades, está a desativá-la para o Exchange , bem como para o SharePoint e o OneDrive.

1. Iniciar sessão no portal> do Microsoft PurviewSoluções>Gestão do Ciclo de Vida de Dados.
2. No canto superior direito, selecione Definições de limpeza da prioridade.
3. Na página Configuração , desative o controlo para limpeza de prioridade e selecione Guardar.

Não é possível criar novas políticas de limpeza de prioridade até que ative o controlo e selecione Guardar novamente.

Se já tiverem sido criadas políticas de limpeza prioritárias quando desativar o controlo:

• As políticas de limpeza de prioridade existentes continuam a funcionar

• As políticas de limpeza de prioridade existentes podem ser eliminadas

• As políticas de limpeza de prioridade existentes não podem ser modificadas

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