Pedir atestados de sites periódicos para sites do SharePoint

As funcionalidades de gestão do ciclo de vida do site da Gestão Avançada do Microsoft SharePoint permitem-lhe melhorar a governação do site ao configurar políticas automatizadas no centro de administração do SharePoint. As políticas de atestado de sites, que fazem parte das funcionalidades de gestão do ciclo de vida do site do SharePoint, ajudam-no a gerir o atestado periódico de sites em escala. Este atestado envolve revisões regulares por proprietários ou administradores do site para marcar e confirmar a exatidão das informações do site, incluindo a necessidade do site, os proprietários, os membros, as permissões e as definições de partilha do site. Para sites que permanecem pouco atraentes, pode optar por automatizar as ações de imposição, para evitar riscos de conteúdo sobre exposição. Esta abordagem garante a conformidade contínua do site e reduz ativamente os riscos, como a partilha excessiva de informações.

O que precisa para criar uma política de atestado de site

Quais são os requisitos de licença?

A sua organização tem de ter a licença correta e cumprir determinadas permissões ou funções administrativas para utilizar a funcionalidade descrita neste artigo.

Em primeiro lugar, a sua organização tem de ter uma das seguintes licenças base:

• Office 365 E3, E5 ou A5
• Microsoft 365 E1, E3, E5 ou A5

Além disso, precisa de, pelo menos, uma destas licenças:

• Microsoft 365 Copilot licença: tem de ser atribuída uma licença copilot a pelo menos um utilizador na sua organização (este utilizador não precisa de ser administrador do SharePoint).
• Licença de Gestão Avançada do Microsoft SharePoint: Disponível como uma compra autónoma.

Requisitos de administrador

Tem de ser um administrador do SharePoint ou ter permissões equivalentes.

Informações adicionais

Se a sua organização tiver uma licença copilot e, pelo menos, uma pessoa na sua organização lhe for atribuída uma licença copilot, os administradores do SharePoint obterão automaticamente acesso às funcionalidades de Gestão Avançada do SharePoint necessárias para a implementação do Copilot.

Para organizações sem uma licença copilot, pode utilizar as funcionalidades de Gestão Avançada do SharePoint ao comprar uma licença de Gestão Avançada do SharePoint autónoma.

Como funciona a política de atestado de sites?

Âmbito das políticas de atestado de site

Pode criar políticas de ciclo de vida do site com âmbitos diferentes com base nos requisitos da sua organização. Pode escolher os sites a definir no âmbito da política com base em:

• Modelos de site
• Origens de criação
• Rótulos de confidencialidade
• E se deve incluir sites em políticas de retenção e retenção

Se pretender excluir sites específicos, pode adicionar os URLs do site de até 100 sites na secção Excluir sites enquanto configura a política.

Modos de política

Ao configurar uma política de ciclo de vida do site, pode escolher entre uma política de simulação e uma política ativa.

Modo de simulação

A política de simulação é executada uma vez e gera um relatório com base nos parâmetros definidos. Se falhar, terá de eliminá-lo e criar um novo. Depois de validar uma política de simulação, pode convertê-la numa política ativa.

Modo ativo

A política ativa é executada mensalmente, gerando relatórios e enviando notificações aos proprietários do site para confirmar a status do site. Se falhar durante um mês específico, será novamente executado na agenda seguinte. A política impõe ações em sites que permanecem não certificados ou não são registados pelo proprietário ou administrador do site, desde que o tenha configurado para efetuar ações de imposição.

Criar políticas de atestado de site

Para criar uma política de atestado de site, comece com estes passos:

1. Inicie sessão no centro de administração do SharePoint com as credenciais de administrador do SharePoint para a sua organização.
2. No painel esquerdo, expanda Políticas e selecione Gestão do ciclo de vida do site.

3. Em Políticas de atestado de site, selecione Abrir.
4. Selecione Criar uma política.
5. Na página Descrição geral do atestado Gerir site, selecione Seguinte.

Na página seguinte, irá definir o âmbito da política.

Definir o âmbito da política de atestado do site

Para definir o âmbito da política de atestado do site, na página Selecionar âmbito da política , pode começar por selecionar os sites para a política com uma das seguintes abordagens:

• Carregar um ficheiro CSV com uma lista de até 10 000 URLs
• Selecionar sites em escala

Carregar um ficheiro csv com a lista de sites

Se selecionar Carregar um ficheiro CSV com uma lista de até 10 000 URLs, pode carregar uma lista de URLs de sites selecionados para a política.

Selecionar sites em escala

Se escolher Selecionar sites em escala, pode selecionar modelos de site para incluir nesta política e filtre-os por:

• Rótulo de confidencialidade
• Origem da criação do site

Também pode escolher se pretende:

• Incluir sites com políticas de retenção e retenção
• Excluir sites específicos desta política

Selecionar tipos de modelo de site

Pode selecionar tipos de modelo de site do seguinte modo:

• Todos os sites
• Sites clássicos
• Sites de comunicação
• Agrupar sites ligados sem equipas
• Sites de equipa sem grupo do Microsoft 365
• Sites ligados ao Teams

Filtrar sites por etiquetas de confidencialidade

Pode definir o âmbito da política ao filtrar sites com as respetivas etiquetas de confidencialidade.

Filtrar sites por origem de criação

Pode filtrar sites para o âmbito da política por origem de criação de sites:

• Página inicial do SharePoint
• Centro de administração do SharePoint
• PowerShell
• PnP
• Teams

Incluir sites com políticas de retenção e retenção

Por predefinição, é selecionada a caixa Incluir sites com políticas de retenção e retenção, sites só de leitura e sites bloqueados , o que significa que os sites num estado só de leitura ou estados bloqueados estão incluídos no âmbito da política, com quaisquer outros filtros aplicados.

Excluir sites específicos da política

Pode introduzir até 100 sites que pretende excluir da política. Certifique-se de que separa cada URL por novas linhas.

Depois de definir o âmbito da política, selecione Seguinte. Em seguida, irá configurar as definições da política de atestado do site.

Configurar definições de política de atestado de site

Na página Configurar política, pode:

• Escolha a frequência com que pretende que os sites sejam atestados (3 meses, 6 meses e 12 meses)
• Identificar quem é responsável por atestar o site (proprietários do site, administradores do site ou ambos)
• Excluir proprietários ou administradores do site da receção de pedidos
• Especificar a ação que a política deve tomar após 3 notificações

Excluir proprietários ou administradores do site da receção de pedidos

Pode excluir até 100 utilizadores ou o Microsoft 365 ou grupos de segurança de receberem pedidos de atestado, mesmo que sejam proprietários de sites ou administradores de sites dos sites incluídos na política.

Ações a tomar em sites não atraentes após três notificações

Para sites que não são apresentados após 3 notificações mensais, pode optar por não fazer nada ou efetuar uma das seguintes ações de imposição. A tabela seguinte resume o comportamento da política de site inativo para cada ação de imposição selecionada:

Depois de configurar as definições de política, selecione Seguinte para concluir a política. Atribua um nome à política, adicione uma descrição (opcional) e selecione um modo de política.

Selecione Concluir. A política foi criada e pode ser visualizada e gerida a partir da política de atestadosite de gestão> do ciclo de vida do site dashboard.

Site definido como modo só de leitura

Uma política de site não atraente configurada com a ação de imposição só de leitura envia notificações adicionais para informar os proprietários do site ou os administradores do site quando o site entra no modo só de leitura.

Assim que o site estiver no modo só de leitura, é adicionada a seguinte faixa ao site:

Remover site do modo só de leitura

Para remover um site do modo só de leitura no centro de administração do SharePoint, aceda à página Sites ativos , selecione o site e, em seguida, selecione Desbloquear no painel da página do site.

Os proprietários do site não podem remover um site do modo só de leitura e têm de contactar o administrador do inquilino para remover o modo só de leitura.

Anular a arquivo de um site

Para desbloquear um site no centro de administração do SharePoint, expanda Sites e selecione Sites arquivados. Selecione o site que pretende anular e selecione Reativar.

Sites geridos por várias políticas de atestado de sites

Para cada tipo de política de gestão do ciclo de vida do site — política de propriedade do site, política de site inativa e política de atestado de site — se forem criadas várias políticas com o mesmo tipo, os e-mails de notificação não são repetidos. Se uma notificação tiver sido enviada nos últimos 30 dias a partir de qualquer política desse tipo e o site permanecer não formatado ou não certificado, não serão enviadas mais notificações. O relatório de execução de políticas mostra a status do site como "Notificado por outra política".

Por exemplo, se um site for abrangido por duas políticas de atestado de site diferentes e receber um e-mail de notificação da primeira política, não serão enviadas notificações adicionais a partir da segunda política nos próximos 30 dias se o site permanecer pouco atraente.

Recomenda-se garantir que as políticas do mesmo tipo não têm âmbitos sobrepostos. Se os sites estiverem no âmbito de várias políticas do mesmo tipo, a agenda de notificação e as ações de imposição no site poderão tornar-se imprevisíveis.

Reporting

Após cada execução da política configurada, pode ver um relatório detalhado sobre os sites identificados. Na página Políticas de atestado de site, selecione a política pretendida na lista. O painel descreve os números de:

• Sites a serem atestados
• Sites que não tinham ninguém para notificar
• Sites atestados
• Sites definidos como apenas prontos
• Sites arquivados Também pode ver o âmbito, a configuração e as informações gerais da política no relatório.

Também pode ver o âmbito, a configuração e as informações gerais da política no painel. Selecione a opção Transferir relatório detalhado para transferir o relatório no CSV que contém os seguintes detalhes para cada um dos sites identificados devido ao atestado: